Les nouveautés de l’Edition Pilotée V16

Un nouvel outil de personnalisation des indicateurs

• Il est désormais possible d’utiliser les indicateurs clefs de gestion par l’opération du « glisser – déposer »
• La personnalisation des états se réalise en un point unique
• Consolidations des données avec des plans comptables ou des plans de paiement différents
• Les états multi-sociétés sont facilités

Quels sont les bénéfices utilisateurs ?

• Ces améliorations fonctionnelles confèrent plus de visibilité et d’efficacité avec un accès facilité aux indicateurs clefs (par simple « clic »)
• La création des états est étendue à plus de profils techniques (gestionnaires, dirigeants…)
• La création d’états a été davantage simplifiée

Le guide interactif a été personnalisé

Un nouveau module d’organisation et d’accès à ses états « favoris » permet désormais de gérer les éléments par thématiques distinctes
Le chemin d’accès du catalogue d’états standards est dorénavant entièrement personnalisable

Auparavant, le catalogue standard était requis le poste. L’utilisateur ne bénéficiait pas d’accès à ses propres états ; de plus, les états régulièrement utilisés (les « favoris ») ne disposait pas d’un outil d’organisation, de classement.

Avec la V16, le catalogue standard est accessible sur le poste ou en réseau. L’accès aux états « favoris » est désormais présents (du catalogue d’états standard ou de ses propres états).

L’enrichissement des univers

L’univers classes et objets de « Ressources » et « Projets de fabrication » a bénéficié d’un important enrichissement.

Il est désormais possible de piloter des données de « recouvrement », de gestion des « ressources et des « projets de fabrication ».

Quelles sont les solutions équipées du module « Edition Pilotée » ?

Sage Gestion commerciale 100 Pack Edition Pilotée
Sage Gestion commerciale 100 Pack + Edition Pilotée

Sage Comptabilité 100 Pack Edition Pilotée
Sage Comptabilité 100 Pack + Edition Pilotée

Sage Paie 100 Pack Edition Pilotée
Sage Paie 100 Pack + Edition Pilotée

Vépéciste, grande distribution ou intégrateur certifié ?

A la veille de s’équiper d’une solution de gestion, vous êtes à la recherche d’un prestataire capable de vous fournir les licences et les services associés adaptés à vos besoins.

Plusieurs questions se posent :

• Vers quelle marque d’éditeur me diriger : Sage, Ebp, Cegid, Ciel ?
• Quel logiciel de comptabilité choisir ?
• Quelle solution de gestion de la paye retenir ?
• Quel progiciel de gestion commerciale sélectionner ?
• Comment évaluer mes besoins ?
• Comment être formé ?
• Qui peut effectuer l’installation des applications ?
• Comment paramétrer mon logiciel ?
• Quels sont les tarifs des logiciels ? des formations ?
• Vers quel interlocuteur me tourner ?
• Existe-t-il des assistances ?

Principe de réflexion

Le domaine du logiciel de gestion est un environnement spécifique qui requiert la maîtrise des applications de gestion, la connaissance de la comptabilité, de la paye et la maîtrise des systèmes et réseaux.

Cette activité se situe à mi-chemin des activités dédiées aux systèmes d’information et à l’expertise en matière de comptabilité et de paie.

Le conseil, l’installation et la formation doivent donc être assurés par un professionnel expérimenté et certifié.

Les compétences ne s’improvisent pas, d’autant plus qu’un système de gestion est un élément essentiel au développement et à la pérennité de l’entreprise.

Conseiller dans le choix d’un logiciel de gestion

Seul un interlocuteur maîtrisant les différentes applications de gestion est capable de vous guider dans votre choix d’équipement.

La première démarche consiste à effectuer l’analyse de vos besoins en matière de gestion comptable, commerciale ou sociale. L’objectif est de vous aiguiller vers la solution précisément adaptée à votre activité, vos spécificités de gestion, votre taille d’entreprise, votre budget…

L’audit de vos besoins et la rédaction d’un cahier des charges constituent des phases qui détermineront le choix de votre futur système de gestion.

Outre le choix d’un progiciel adapté, il est également essentiel de vérifier les bonnes configurations techniques de votre équipement informatique : configuration des ordinateurs et du serveur, système d’exploitation…

Accompagner dans la mise en place et l’utilisation d’une solution de gestion

Avant de vous équiper d’une solution de gestion, il est impératif de bien vérifiez que votre interlocuteur dispose des capacités à vous accompagner dans l’installation et le paramétrage de votre logiciel.

Si l’installation d’un logiciel sur un poste demeure une opération relativement simple, l’installation en réseau ou en connexion à distance via TSE/VPN requiert l’intervention d’un professionnel.

Il en est de même pour l’ensemble des opérations complexes liées aux paramétrages des applications de gestion. Celles-ci doivent en effet être confiées à un professionnel expérimenté.

Afin de vous assurer des compétences de votre prestataire,  demandez lui s’il dispose de l’agrément éditeur et de références clients.

Votre interlocuteur doit également disposer des compétences pour vous accompagner dans l’utilisation de votre logiciel de comptabilité, de paie ou de gestion commerciale.

La formation est essentielle à l’utilisation préalable de votre logiciel. Elle permet de rendre les utilisateurs autonomes dans l’exploitation de leur système de gestion et permet ainsi d’importants gains de temps.

Privilégiez également les prestataires disposant d’un numéro de déclaration en tant qu’organisme de formation. Le numéro de déclaration permet en effet de demander la prise en charge totale ou partielle de l’intervention de formation par votre organisme collecteur.

Adapter les solutions de gestion à évolution de l’entreprise

Votre système de gestion comptable, sociale ou commerciale doit répondre à vos besoins actuels et futurs.

Seul un véritable professionnel est capable d’anticiper vos attentes et de faire évoluer vos logiciels vers plus de performances.

La solution préconisée doit, dès l’origine, être capable d’évoluer pour anticiper les futurs enjeux de l’entreprise. Le choix de départ est donc essentiel, c’est la raison pour laquelle il est nécessaire d’être conseillé avec pertinence.

Il faut donc être capable d’anticiper les éléments suivants ou de se poser les questions suivantes (cette liste n’étant pas exhaustive) :

• Un accroissement des utilisateurs réseau et une augmentation de la taille de la base de données (c’est notamment le cas pour les applications de gestion commerciale)
• La possibilité de mise en place d’accès à distance (toutes les applications de gestion ne sont pas compatibles avec ce système)
• L’optimisation des différents paramétrages de l’application permettra-telle de gérer les futurs besoins de gestion (un cahier des charges est donc requis)
• Planifier des formations de niveau « expert » pour rendre les utilisateurs plus performants (mise en place des automatismes de gestion par l’intermédiaire des paramétrages par exemple…)
• Dans le cas d’une migration du système, il faut prévoir la faisabilité de la récupération des données (quelles données récupérer ? combien de temps ? quelles procédures ?)
• Changement de base : de C Base vers SQL (temps, coût et modalités de migration de la base)
• Mise en place d’une comptabilité analytique (combien d’axes analytiques ? comment mettre en oeuvre la structure comptable ?)…

Quels sont les points de distribution de logiciels ?

L’éditeur

En règle général, le principe qui prévaut est celui de la vente indirecte. Les éditeurs disposent en effet d’un réseau d’intégrateurs certifiés garantissant :

• le vente des solutions de gestion
• leur installation en monoposte ou réseau, en mode d’accès à distance TSE/VPN
• la récupération des données et leur intégration dans votre nouveau progiciel
• les paramétrages sur-mesure de vos applications
• les développements spécifiques
• la formation et l’accompagnement des utilisateurs
• la maintenance de vos applications (mise à jour, formation sur les nouveautés, assistances)

Les intégrateurs certifiés Ebp  disposent du label Centre de Compétences Ebp
Les professionnels certifiés et formés par Ciel disposent du label Centre Partenaire Ciel
Les intégrateurs certifiés par l’éditeur Sage disposent des certification Partenaire Conseil Sage ou Centre de Compétences Sage
Les revendeurs agréés par Cegid détiennent la certification Cegid Business Partner

Les « vendeur de boites » : la grande distribution, les vépécistes

Ces points de diffusion de logiciels ne disposent d’aucune certification éditeur. Il s’agit simplement de points de distribution ne possédant pas la connaissance du secteur d’activité dédié aux systèmes de gestion.

Les « vendeurs de boites » ne sont pas en mesure de conseiller dans le choix d’une solution de gestion comptable, commerciale ou sociale adaptée à vos besoins. Ils ne maîtrisent donc aucune des étapes liées à l’installation, aux différents paramétrages et à la formation de l’utilisateur.

Le seul avantage peut être celui d’un tarif légèrement plus bas résultant de commandes de stocks importantes. Le risque majeur est toutefois de recevoir une version qui n’est pas le dernière version commercialisée.

En effet, les éditeurs effectuent des mises à jour correctives et fonctionnelles plusieurs fois par an. Une version stockée depuis plusieurs semaines ne peut donc être être une version récente… Attention ne pas regarder uniquement le début de la version. Exemple. Une version 2010 après avoir bénéficié de correctives s’appellera  toujours « 2010″ mais  le contenu de l’application, lui ne sera pas identique…

Cet élément est à prendre en note en considérant que les remises proposées sont en moyenne supérieures de 5 à 10% sur un panier oscillant entre 300 à 700 euros h.t.

L’intégrateur certifié par l’éditeur

L’intégrateur certifié par l’éditeur s’engage à respecter une charte de qualité :

• Seules les dernières versions des logiciels sont proposées à la vente
• Les tarifs pratiqués sont les tarifs officiels de l’éditeur
• L’intégrateur s’engage à former régulièrement ses consultants sur les dernières évolutions des logiciels proposés
• Vous êtes conseillé dans le choix d’un logiciel précisément adapté à votre cahier des charges
• Vous bénéficiez d’un interlocuteur dédié tout au long de l’utilisation de votre système de gestion
• Le paramétrage de votre logiciel peut être proposé clef en main : cette possibilité peut se révéler particulièrement intéressante pour les solutions de gestion de la paie notamment
• Vous pouvez être formé à votre rythme sur vos propres données
• Pouvoir développer des passerelles ou des applications complémentaires sur-mesure…

L’ensemble des prestations (vente des logiciels, installation, paramétrages, formation des utilisateurs) effectuées par un intégrateur certifié sont donc garantie par l’éditeur.

En cas de litige, vous pouvez contacter l’éditeur, qui n’hésitera pas à « rappeler à l’ordre » le partenaire certifié si besoin.

Typologie des prestataires

La grande distribution

La grande distribution reste par nature un lieu de diffusion de produits diversifiés. Elle n’a donc pas vocation à être spécialisée dans le domaine des progiciels de gestion et des problématiques associées.

Le choix et l’achat que vous effectuerez seront donc motivés par la lecture de divers documents, par des conseils d’utilisateurs exploitant une solution de gestion dont ils sont satisfaits. Il convient toutefois de faire attention car ce qui vaut pour un profil d’entreprise ne vaut pas forcement pour tous…

Il est également impératif de bien vérifier que la version du logiciel achetée correspond à la dernière version de l’éditeur.

Les enseignes de la grande distribution stockent, en effet, les différents produits qu’elles diffusent ; leur objectif est donc tout naturellement d’écouler ces stocks. Les enseignes ne vérifient donc pas toujours  systématiquement les versions proposées.

Le vépéciste

Le vépéciste ne dispose pas de lieu physique de distribution. Les produits sont proposés via Internet avec d’autres produits plus ou moins connexes.

Ce ne sont pas des spécialistes de l’informatique de gestion, ils s’apparentent davantage à de simples lieux de distribution virtuels et ne sont pas compétents pour accompagner avec pertinence et professionnalisme dans la mise en oeuvre d’une solution de gestion.

Les précautions à prendre lors d’un achat sur le net

Plusieurs principes de sécurité sont à prendre en considération dans le cas d’un achat via Internet :

• Le vépéciste doit disposer d’un numéro de téléphone afin d’être contacté directement. Vous devez, bien entendu, avoir un interlocuteur au bout du fil
• Le vépéciste est une entreprise ; il doit donc présenter sur son site les mentions légales obligatoires : numéro de Siret, Siège social, numéro de RCS
• Il est préférable que le vépéciste dispose de locaux « physiques » dans le cas où vous seriez amener à vous déplacer pour d’éventuels litiges
• Vérifiez bien que le commerçant pratique les vrais tarifs publics de l’éditeur et non pas ses propres tarifs
• Vérifiez également que les remises proposées ne sont pas farfelues (par exemple, une remise de 20% sur 100 euros ne donne pas 95 euros…). Certains vépécistes peuvent afficher des tarifs doublés par rapport au tarif général de l’éditeur puis proposer une remise de 50%…
• Examinez ce que le commerçant va vous envoyer. Si vous commandez un progiciel, vérifiez quelle sera la forme de l’envoi : boite complète, simple CD sous enveloppe, téléchargement…
• Vous devez recevoir lorsque vous commandez un progiciel (sauf si vous demandez expressément le téléchargement) les éléments suivants : un CD estampillé de l’éditeur (attention aux copies illicites), les codes et clés sur un document portant mention de l’éditeur, un manuel pour les applications Ebp. L’ensemble des éléments mentionnés doivent être présenté dans un emballage de l’éditeur. Cet emballage doit être fermé.
• Attention ! Il n’existe pas de distributeur officiel Sage, Ciel, Ebp ou encore Cegid. Seuls les intégrateurs certifiés (Centre de Compétences Ebp, Centre Partenaire Ciel, Partenaire Conseil Sage, Centre de Compétences Sage, Cegid Business Partner) sont reconnus officiellement par les éditeurs.
• Il faut également faire attention aux fausses références et faux témoignages. Un témoignage doit comporter le nom et les coordonnées précises de l’entreprise ou de l’utilisateur. Ces coordonnées permettent de contacter le témoin pour vérifier la véracité des propos tenus.

L’intégrateur certifié par un ou plusieurs éditeurs

Un garantie de sécurité

Le prestataire certifié présente un gage de sécurité pour la vente des solutions de gestion et pour leur mise en oeuvre.

Plusieurs raisons prévalent :

• L’intégrateur est formé directement par l’éditeur et dispose d’une certification attestant de ses compétences
• Il a l’obligation de mettre à jour ses connaissances tous les ans. Il est donc formé sur l’intégralité des nouveautés développées par l’éditeur ou par les éditeurs. Le budget annuel dédié aux formation des consultants et formateurs est donc important.
• Il est soumis à une obligation de qualité dans l’ensemble de ses prestations. Faisant partie du réseau des certifiés, l’intégrateur est soumis à des contrôles « qualité » de l’éditeur. Ces contrôles portent à la fois sur les interventions effectuées et sur l’ensemble des relations clients.

Les avantages liés aux services

L’intégrateur est un partenaire reconnu auprès de l’éditeur, il dispose ainsi de prérogatives beaucoup plus étendues que les vépécistes ou la grande distribution. En cas de difficulté, l’intégrateur est un appui de premier ordre.

Il peut par exemple :

• Faire débloquer une assistance temporaire en urgence ou prolonger exceptionnellement une assistance de quelques semaines
• Faire accélérer une livraison de commande
• Demander le calcul des codes et clefs en express
• Négocier des remises spécifiques
• Etre un interlocuteur de poids auprès de l’éditeur en cas de litige…

Dans tous les cas, l’intégrateur est un professionnel dédié, compétent pour assurer, outre la fourniture des produits et leur mise en place, l’accompagnement des utilisateurs et le suivi de votre système de gestion.

L’installation d’un système de gestion comptable informatisée est une étape incontournable dans la vie de toute entreprise quels que soient sa taille, son statut juridique ou son secteur d’activité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité, quelle en est l’utilité ?

Un progiciel comptable automatise la saisie des opérations comptables et permet d’établir rapidement les états comptables les plus courants : le bilan, le compte de résultat, un tableau des flux de trésorerie.

L’époque où les comptables utilisaient encore les supports papier est donc révolue. Les progrès en informatique et en systèmes de gestion ont permis des gains de productivité considérables.

Fréquemment on y associe un reporting plus ou moins élaboré en fonction des attentes de l’entreprise pour synthétiser les données de la comptabilité analytique.

La solution de gestion comptable couvre parfois des besoins de gestion plus étendus, tels que le suivi des investissements, les tableaux d’emprunts, l’analyse financière, la gestion prévisionnelle, l’analyse des écarts entre prévisions et réalisations, etc.

Des gammes de progiciels prennent désormais en compte des fonctions d’analyse, permettant un pilotage de l’activité particulièrement poussé. On peut citer à titre d’exemple, le progiciel « Sage Comptabilité 100 Pack + Edition Pilotée » de l’éditeur britannique.

Plus le logiciel comporte de fonctions, plus il se rapproche de la définition d’un PGI (progiciel de gestion intégré).

Plus récemment, à l’heure de l’Internet et du travail collaboratif en réseau, apparaissent les applications de comptabilité en ligne de type ASP (Application Services Provider) qui permettent de partager sur le web en temps réel le travail du comptable d’entreprise, de l’expert comptable réviseur et des auditeurs commissaires aux comptes.

C’est notamment le cas d’Itool Comptabilité d’Ebp et de Cool Coala de Sage.

Le logiciel de comptabilité, pour quelle typologie d’entreprise ?

On peut regrouper les solutions de gestion comptable en catégories distinctes. Certaines applications sont destinées à de très petites entreprises ; d’autres répondent à des problématiques de gestion plus pointues.

Les solutions répondant aux attentes des professions libérales

Les logiciels de comptabilité dédiés aux professions libérales gère une comptabilité en mode Recettes-Dépenses ou en mode Créances-Dettes. Ces applications intègrent la déclaration  2035 (BNC) agréée par la DGFIP , le dossier de gestion pour les Associations de Gestion Agréées (ARAPL, UNASA, FNAGA…). Ils incluent généralement la gestion des immobilisations.

Quelles sont les applications adaptées à ce type de gestion ? : Ebp Compta Libérale ou Ciel Compta Libérale

Les logiciels dédiés aux TPE

Les TPE ont généralement des besoins comptables simples. Souvent épaulés par un expert, le logiciel leur permet d’effectuer leur saisie au quotidien.

Des applications comptables intuitives et simples sont adaptées à leur besoins : Ebp Comptabilité Classic, Ciel Comptabilité Millésime, Sage Comptabilité 30

Le logiciel de comptabilité doit également leur permettre une souplesse d’évolution. Ainsi si, au départ, les besoins comptables sont simples, ils peuvent évoluer vers plus de complexité (gestion de l’analytique, comptabilité budgétaire, pilotage de la comptabilité…). La solution de gestion doit être capable de suivre l’évolution de l’entreprise au fil du temps.

Certains préféreront donc un équipement plus complet dès le départ. Dans ce cas, les applications suivantes sont conseillées : Ebp Comptabilité PRO, Ciel Comptabilité Evolution, Sage Comptabilité 30 Edition Pilotée, Sage Comptabilité 100 et Cegid Comptabilité Business Suite.

Les progiciels dédiés aux PME-PMI

Les Petites & Moyennes Entreprises et Industries ont une gestion comptable plus dense et plus complexe.

Leur niveau d’exigence, quant aux capacités fonctionnelles, de leur solution de gestion comptable est ainsi plus élevé : comptabilité analytique, gestion des budgets, suivi de trésorerie, télécommunication bancaire, analyse des ratios permettant une meilleure anticipation, optimisation de la visibilité à long terme, gestion des immobilisations, reporting…

Les besoins d’automatisation permettant d’optimiser la gestion des différentes opérations comptables sont primordiaux :

• gestion des modèles de saisie
• gestion des modèles d’abonnement
• glisser-déposer
• registres de taxes pour la déclaration de TVA de régimes et de taux différents
• révision comptable pour le calcul des charges et produits constatés d’avance
• gestion des devises
• analytique sur plusieurs plans
• reporting
• gestion des lots…

Les logiciels répondant à ces niveaux d’exigence sont les suivants : Sage Comptabilité 100 Pack, Sage Comptabilité 100 Pack +, Cegid comptabilité Business Place.

Vers une grande souplesse d’évolution d’un progiciel à l’autre

Quelque soit la solution de gestion retenue, vous avez toujours la possibilité d’évoluer vers un système plus performant. Les migrations d’une application vers une autre sont, en effet, possible.
Elles restent relativement simples à gérer lorsque le système reste affilié à une même marque d’éditeur.

Par exemple, vous pouvez dans un premier temps, opter pour un progiciel de gestion comptable de la ligne Sage 30 puis migrer vers une application Sage Comptabilité 100. L’évolution s’apparente à une mise à jour du logiciel ; l’intégralité des données comptables sont conservée.

La migration peut également être opérée vers une autre marque. Si vous êtes propriétaire d’une solution Ciel, par exemple, vous avez la possibilité d’évoluer vers un logiciel Ebp PRO ou Open Line, Cegid Business ou Sage 30 ou 100. L’intervention d’un professionnel vous permettra de récupérer l’intégralité de vos données comptables et de les importer dans votre nouveau logiciel comptable : récupération des données

Le coût d’installation d’un progiciel de comptabilité

Mettre en oeuvre un progiciel de comptabilité nécessite un budget dédié à son acquisition, son installation et sa maintenance.

Le coût d’installation comprend :

• l’audit et la rédaction du cahier des charges
• l’acquisition de la ou des licences
• l’installation de l’application de gestion comptable (monoposte, réseau, accès à distance via TSE/VPN)
• la réalisation des paramétrages sur-mesure
• l’éventuelle migration de la base
• la formation des utilisateurs

Le budget dédié à l’implémentation d’une solution de gestion comptable varie en fonction du progiciel retenu.

Le coût d’installation d’un progiciel Sage

• Le prix des licences Sage

Les premiers tarifs d’acquisition concernent Sage Comptabilité 30 et Sage Comptabilité 30 Edition Pilotée. Ces tarifs oscillent entre 495 euros h.t. pour la version standard et 695 euros h.t. pour la version Pilotée.  Ces prix s’appliquent pour une configuration monoposte Windows.

Pour une configuration correspondant à un réseau 1 à 4 postes, le budget d’achat est compris entre 995 euros h.t. et 1195 euros h.t. pour la version pilotée .

Ces tarifs ne comprennent pas les maintenances annuelles permettant de bénéficier des mises à jour et de l’assistance technique.

Les gammes dédiées aux PME-PMI (Sage ligne 100) nécessitent un budget minimum d’environ 2 300 euros (Sage Comptabilité 100 Base – monoposte – Windows). Il s’agit d’un prix de départ ; les versions Pack et Pack+ proposant de plus larges capacités fonctionnelles nécessitent des budgets plus étendus. Les prix des progiciels comptable de la ligne 100 comprennent obligatoirement la maintenance annuelle.

Pour une version monoposte Windows Pack 100, l’enveloppe budgétaire est d’environ 4 000 euros h.t. (assistance comprise).

Pour une configuration monoposte Windows Sage 100 Pack +, l’estimation est d’environ 5 800 euros h.t. (contrat d’assistance inclus).

Afin de pouvoir déterminer la gamme adaptée aux enjeux de chaque entreprise, il est nécessaire de recourir à un professionnel certifié. Cet intervenant va pouvoir élaborer votre cahier des charges en effectuant un audit de vos besoins et budgéter précisément l’implémentation de la solution retenue.

• La prestation liée à l’installation « clef en main »

La prestation de mise en place des solutions de gestion comptable comprend l’installation, les paramétrages spécifiques (avec étude du cahiers des charges au préalable) et la formation des utilisateurs garantissant le transfert de compétences.

Il est essentiel de faire intervenir un professionnel certifié Sage, à même d’assurer une mise en oeuvre fiable du système de gestion comptable.

Les tarifs d’intervention sont calculés sur la base d’un forfait journalier d’environ 900 euros h.t. / jour pour un prestataire certifié.

Le budget nécessaire à la mise en oeuvre de Cegid PGI

• Les prix de l’offre modulaire Cegid
  

Les licences Cegid Comptabilité débutent à 1 600 euros h.t. pour une version Business Suite monoposte Windows. L’offre Cegid étant d’une grande modularité, la gestion du budget, les rapprochements bancaires, le suivi des règlements ou les télé-transmissions bancaires constituent des licences complémentaires qu’il convient d’ajouter. Il faut budgéter pour chaque module entre 550 à 1 100 euros h.t.

Là encore, il convient de déterminer avec un intégrateur certifié Cegid, l’équipement adapté aux enjeux de gestion de l’entreprise.

Les tarifs des licences Cegid ne comprennent pas les maintenances annuelles (mises à jour, hot-line technique…) qui seront à moduler avec un revendeur Cegid.

Les assistances offrent en effet la particularité de proposer des services sur-mesure. Élaboré avec un revendeur certifié « Cegid Business Partner », le contrat de maintenance peut comprendre  un ensemble de services à la carte. Les tarifs varieront donc d’un revendeur à l’autre.

• L’intervention de mise en place du progiciel Cegid Business Comptabilité

L’intervention liée à l’implémentation du progiciel Cegid comprend l’installation de l’application (en version monoposte ou réseau), les paramétrages permettant une gestion comptable sur-mesure, la récupération et la migration des données comptables et le transfert des compétences.

Les durées d’intervention sur des PGI tels que Cegid oscillent en moyenne entre 6 à 15 jours. Pour une mise en place complète de la comptabilité et de l’ensemble des modules complémentaires, la durée d’intervention est de 15 à 20 jours.

Le nombre de postes à équiper, le contenu du cahier des charges, le nombre de personnes à former sont des critères qui détermineront le temps d’intervention.

Le budget d’implémentation d’une solution Ebp Comptabilité

• Les tarifs des logiciels Ebp

Le prix des logiciels de comptabilité Ebp se situent entre 159 euros h.t. (gamme Classic) et 299 euros h.t. (gamme PRO) pour les versions monoposte.

Le tarif du PGI Open line PRO (intégré de gestion comprenant la comptabilité et la gestion commerciale) s’élève à 1 200 euros h.t. pour la version monoposte Windows. Cet intégré de gestion constitue désormais le haut de gamme des applications comptables et commerciales de l’éditeur Ebp.

Ces tarifs correspondent au montant d’acquisition des licences et ne comprennent pas l’assistance technique téléphonique et les mises à jour. Les contrats de maintenance (ou d’assistance) peuvent être pris en complément des solutions de gestion comptable. Les assistances proposées sont annuelles.

• Installer et paramétrer les logiciels Ebp

L’installation, le paramétrage « clef en main » et la formation des utilisateurs font l’objet d’une prestation distincte des licences logicielles. Ces prestations d’intervention sont assurées par les Centres de Compétences Ebp.

Les Centres de Compétences sont des professionnelles intégrés au réseau Ebp et assurant une qualité de prestation validée par l’éditeur lui-même.

Les tarifs d’intervention sont fixés à la journée (7 heures d’intervention) et se situent autour des 800 euros h.t. / jour. Certains professionnels disposent d’un numéro d’agrément permettant la prise en charge de leur intervention de formation par les organismes paritaires collecteurs agréés.

La formation peut être organisée dans les locaux de l’entreprise (intra entreprise) ou dans les locaux du Centre de Compétences s’il dispose de salles de formation (inter entreprise). Le tarif de prestation diffère selon qu’il s’agit de formation intra ou inter entreprise.

L’intervention de mise en place peut également intégrée la récupération des données comptables et leur transfert dans la solution Ebp. Ainsi, il est possible de récupérer les données comptables issues de Ciel, par exemple, et de les migrer intégralement vers une application de marque Ebp.

Le coût dédié à l’acquisition et la mise en oeuvre d’un logiciel Ciel

• Les prix des solutions Ciel

Le tarif d’une solution basique (Ciel Compta) débute à 159 euros h.t. La gamme Evolution, plus complète, est affichée à un tarif de 299 euros h.t.

Les licences achetées restent la propriété définitive de l’entreprise ; elles ne sont pas cessibles sauf réserve du rachat d’une entreprise par une autre entité. Dans ce cas, les licences sont légalement acquises.

Il n’est donc pas légalement possible d’acheter une licence Ciel Comptabilité d’occasion.

Les contrats d’assistance sont proposés indépendamment de l’acquisition des licences Ciel. Ils peuvent être souscrits pour un an et arrêtés au terme de l’année écoulée.

Pour tous les logiciels Ciel, une assistance téléphonique est proposée gratuitement pour un mois à compter du jour d’achat du logiciel comptable (c’est également le cas pour les solutions Ebp).

• Mise en place des logiciels comptables Ciel

Les prestations de mise en place d’une solution Ciel comprennent l’installation, le paramétrage et la formation des utilisateurs. Ces prestations doivent être réalisées par un Centre Partenaire Ciel disposant des compétences dans la mise en oeuvre des applications Ciel. Ce label constitue une garantie et assure le sérieux de l’intégrateur.

Les tarifs des prestations sont fixés à la journée ; ce tarif se situe autour de 800 /900 euros h.t. la journée.

La maintenance de votre application de gestion comptable

Qu’appelle-t-on « maintenance » ?

La maintenance est un ensemble de services proposés autour d’un logiciel permettant :

• de le maintenir à jour d’un point de vue fonctionnel
• de le mettre à jour afin qu’il reste en conformité avec les évolutions légales et réglementaires
• de garantir une assistance technique téléphonique permettant d’être accompagné au quotidien

Des contrats spécifiques avec un ensemble de services associés

• Sage propose des contrats d’assistance Classique et des contrats Premium
• Ebp propose des assistances Privilège et Premium
• Ciel propose 3 types de contrat : Privilège, Premier et Platine
• Les contrats Cegid sont entièrement sur-mesure

Les nouveautés d’Ebp États Financiers Entreprises Millésime 2010

La fiche technique concernant Ebp États Financiers Open Line (également nommé États Financiers Entreprises) est  consultable en ligne ; la version d’évaluation est également disponible au téléchargement.

Nouveautés en 10 points :

Récupération des valeurs des liasses  N-1

Le logiciel Ebp États Financiers Entreprise permet de récupérer, depuis les versions antérieures d’Ebp États Financiers PRO, les valeurs des liasses de l’année précédente (N-1).

Les données concernant les dossiers clients (nom, coordonnées…) sont reprises dans États Financiers Entreprises Millésime 2010 et une note permet aux utilisateurs de repérer les dossiers importés.

Pour les liasses antérieures (N-2, N-3…), un accès direct depuis le logiciel permet de consulter les archives d’Ebp États Financiers.

L’import paramétrable de la balance permet également de récupérer des balances d’autres logiciels aux formats .txt ou .csv. Le paramétrage de l’import d’une balance peut être sauvegardé pour les balances suivantes.

Les notions de « campagne » et d’ »exercice » traitées dans la version d’États Financiers Open Line sont remplacées par la notion de « liasse ».

La gestion des dossiers

Ebp États Financiers Entreprises Millésime 2010 regroupe tous les dossiers (dossiers SIREN) dans un dossier unique (dossier Open Line). Ainsi, les informations relatives à l’entreprise sont saisies une seule fois et associées à l’intégralité des dossiers.

L’outil d’archivage et de restauration partiels permet d’exporter une ou plusieurs liasses ou un ou plusieurs dossiers clients sélectionnés. Cet outil destiné à l’échange de données se distingue de l’outil de sauvegarde qui, lui, enregistre l’intégralité du dossier Open Line.

Des plaquettes personnalisables

Comme pour les liasses, le logiciel permet d’ajouter ou de supprimer des pages dans les plaquettes. L’utilisateur a la possibilité de modifier l’ordre des feuillets, d’ajouter des documents au format .docx, d’intégrer des cellules, d’obtenir le détail du Bilan, Compte de Résultat, soldes Intermédiaires de Gestion…

Pour chaque liasse, il est possible de gérer 3 modèles de plaquettes dans le logiciel pour les personnaliser en fonction des différents destinataires (OGA, banque…)

Les liasses fiscales 2010

En plus des liasses BIC, BNC et SCI et des annexes fiscales, le millésime 2010 d’États Financiers intègre les liasses BA et SCM.

Les modèles utilisateurs

Ebp États Financiers Entreprises Millésime 2010 permet de créer ses propres modèles en y définissant le type de régime, les liasses et formules associées.

Un modèle créé pour un dossier SCI par exemple, peut être utilisé pour les autres dossiers SCI. Inutile de re-paramétrer les dossiers suivants, tous les paramétrages sont conservés et appliqués aux dossiers suivants.

Les exports de données

L’intégralité des liasses peut être exportées au format .csv : nom des feuillets, noms des cellules et valeur correspondant à chaque cellule.

Le logiciel peut également exporter les liasses ou les feuillets sélectionnés au format .pdf.

Gestion de la répétition des données

La répétition des données permet d’ajouter autant de lignes que nécessaire dans le tableau d’un feuillet (exemple : ajout du nombre d’associés au capital). Un bouton « ascenseur » permet de visualiser à l’écran les lignes supplémentaires.

A l’impression, les tableaux sont repris en annexes et le feuillet est repaginé, conformément aux attentes de la DGFIP. Ces données pouvant être répétées sont également transmises lors de la télédéclaration EDI.

Les contrôles de cohérence

L’utilisateur qui modifie le plan de regroupement a la possibilité de comparer le résultat de sa formule de calcul inscrit dans une cellule avec celui de la formule système.

Des contrôles de cohérence arithmétiques sont intégrés au logiciel et peuvent être paramétrés comme bloquants ou non. Pour plus de lisibilité, le logiciel affiche en couleur les éventuelles erreurs de saisie.

Un modèle d’impression reprend l’ensemble des erreurs contrôlées avec le détail pour permettre à l’utilisateur de les analyser et de les corriger si besoin.

La gestion des contacts

Le logiciel intègre une liste d’OGA modifiable ainsi qu’un fichier de contacts alimenté au fur et à mesure des saisies effectuées par l’utilisateur.

Le contact ou l’OGA créé pour un dossier client peut ainsi être sélectionné et associé à d’autres dossiers, sans aucune ressaisie.

La gestion des droits utilisateurs

Une gestion des droits utilisateurs par fonction permet d’attribuer ou non l’accès à certaines fonctionnalités. Il est possible, par exemple, de verrouiller une liasse pour qu’un utilisateur puisse la consulter et non la modifier.

La version Ebp Financiers Expert propose deux fonctions supplémentaires :

• Version Réseau
• La fonction Traitement par lots, permet de lancer de multiples impressions, de recalculer toutes les liasses préparatoires…

Depuis le 8 février 2010, Sage propose une nouvelle offre « Sage 100 SQL Express ».

Les produits concernés

Cette nouvelle configuration SQL concerne les applications Sage suivantes :

• Sage 100 Express Comptabilité Edition Pilotée Pack/Pack +
• Sage 100 Express Gestion commerciale Edition Pilotée Pack/Pack+
• Sage 100 Express Saisie de Caisse Décentralisée
• Sage 100 Express Immobilisations (Base et Pack)
• Sage 100 Express Moyens de paiement EBICS
• Sage 100 Express Trésorerie (Base et Pack)

Il est possible d’acquérir l’option « Objet Métiers » en supplément.

Cette offre n’est pas proposée pour Sage 100 Entreprise et Sage Worflow.

L’offre Sage Express est disponible uniquement en monoposte et en réseau de 1 à 4 postes. Le découpage fonctionnel est identique aux versions Sage 100 déjà commercialisées.

Quel est l’intérêt de l’offre Sage Express ?

Sage Express accompagne les propriétaires des solutions Sage C Base. Ceux-ci ont désormais plusieurs possibilités d’évolution : soit vers SQL Express, soit vers SQL Server ou encore vers Sage Entreprise.

Des évolutions produits réalisées graduellement sont donc possible. Ainsi, les propriétaires de solutions C Base peuvent-ils migrer vers Sage Express puis ensuite vers SQL Server ou Sage entreprise. L’évolution peut être réalisée progressivement et, qui plus est, en fonction du budget disponible.

Quelles sont les préconisations techniques relative à Sage Express ?

Les pré-requis techniques

Sage Express est livré avec SQL Server 2008 et SQL Server 2008 Express Tools en mode 32 bits.

Les étapes d’installation

Sur le poste Serveur :

Environnement 32 bits ou 64 bits
Windows Server 2003 SP2 ou ultérieur
Windows Serveur 2008 SP1
Protocole de communication : TCP/IP
Matériel : Pentium double cœur – 2.2 Ghz – 3 Go RAM

Si des mises à jour de Windows Update sont en attente, il est nécessaire de procéder au préalable à leur installation et redémarrer le poste.

Sur le poste Client :

Environnement : Windows XP SP3, , Windows Vista ou Windows Seven
Matériel : Pentium IV 1.7 Ghz – 2 Go RAM
Protocole de communication : TCP/IP

Si des mises à jours Windows sont également à effectuer, veuillez procéder au préalable à leur installation et au redémarrage du poste.

Quelles sont les différences entre les moteurs SQL Server 2008 et SQL Server Express 2008

Les limites de SQL Express

• Gestion d’un seul processeur
• Gestion de 1 GO de mémoire maximum
• Gestion des bases de données d’une taille maximum de 4 GO (mdf)

Plan de maintenance

SQL Express Server 2008 propose les opérations de sauvegarde/restauration de base mains ne propose par la création du plan de maintenance sur la base de données. Par conséquent, la création de tâche planifiée pour effectuer des sauvegardes des bases n’est pas réalisable.

La sauvegarde des bases devra se réaliser depuis SQL Server Management Studio.

Autre

Les préconisations techniques (notamment la gestion des droits utilisateurs) sont identiques à SQL Server 2008 Standard Edition.

Pour toute installation ou extension, n’hésitez pas à nous contacter.

Le module de communication bancaire Sage est désormais compatible avec la nouvelle norme SEPA.

La nouvelle norme SEPA va entrainer de sensibles modifications dans la gestion des moyens de paiement en Europe et notamment en France.

Qu’est-ce que la communication bancaire ?

La communication bancaire désigne les entreprises qui échangent des ordres bancaires avec leurs banques via des fichiers électroniques.

Quels sont les changements engendrés par la nouvelle norme SEPA ?

Le protocole ETEBAC va disparaître définitivement en novembre 2011. L’ensemble des logiciels de communication bancaires seront donc à terme remis en question.

EBICS est un nouveau protocole de communication (comme http, ftp…) servant à diffuser les messages entre l’entreprise et la banque. Cette transmission d’information repose sur l’infrastructure du réseau Internet (protocole désormais géré sous IP).

SEPA est une zone géographique (Europe étendue) d’échange de données bancaires qui définit des formats d’échanges communs pour l’ensemble des 31 pays concernés.

Quels sont les nouveaux formats ?

• SDD (SEPA Direct Debit) : c’est le successeur du prélèvement national prévue à l’échelle européenne.
• SCT (SEPA Credit Transfert) : c’est le virement à l’échelle européenne.

D’autres formats seront également développés dans l’avenir.

Quel est l’impact de cette nouvelle norme sur les entreprises ?

Toutes les entreprises doivent faire un choix d’ici 2 ans entre deux alternatives :

• Le Protocole EBICS avec plusieurs solutions de communication bancaire qui vont fonctionner sous ce protocole.
• Ou le Protocole SWIFNET qui est un protocole intégré à un logiciel de communication bancaire : Swift Alliance Lite

Impact sur votre système de gestion informatisé Sage 30 ou 100

Si vous possédez le logiciel « Moyens de paiement » et/ou « Telbac », vous avez la possibilité de faire évoluer vos logiciels dans les dernières versions de « Moyens de paiement Pack » et/ou « Telbics » V16 qui supportent dès aujourd’hui cette norme.

Vous utilisez un outil de communication bancaire

Dans ce cas, vous devez vérifier que votre solution est bien à jour, et, si ce n’est pas le cas, d’acquérir le module Sage correspondant à votre gamme.

Pour plus d’information, nous contacter.

Les améliorations fonctionnelles d’EBP Compta 2010 se concentrent autour de trois points : les statistiques, les relances clients et la consultation de compte simplifiée.

Les statistiques

• Entreprise

Le menu statistiques a été entièrement revu pour améliorer la consultation des données et des graphiques.

Les informations disponibles sont :

• l’évolution et la répartition des soldes clients et fournisseurs
• le résultat de l’entreprise
• l’évolution des charges et des produits
• l’évolution du solde bancaire…

Les graphiques peuvent être personnalisés (titre, couleur de fond de page, type de graphique). Ils sont exportables vers Excel ou au formation « jpg » pour être intégrés dans une présentation Power Point par exemple.

Toutes ces informations permettent de suivre la rentabilité de l’entreprise et de contrôler son pilotage de manière quotidienne.

• Clients

Pour visualiser la situation d’un client, la représentation graphique des statistiques clients a été entièrement repensée. Les éléments clefs sont aisément accessibles : le chiffre d’affaires généré par client et le solde échu et à échoir.

Les relances Clients

Une nouvelle édition permet de visualiser par client le dernier niveau de relance effectué et la date de la relance. Cela vient enrichir la gestion des relances et améliorer le recouvrement des créances clients.

La consultation de compte simplifié

Pour plus de clarté en consultation de compte, la date d’échéance d’une facture est désormais indiquée et les écritures de simulations sont immédiatement identifiables grâce à leur jeu de couleur bleu.

Pour plus d’information sur la solution de gestion comptable EBP : EBP Compta Classic 2010

La nouvelle version 2010 d’EBP Compta PRO est désormais disponible à la vente.

Parmi les nouveautés de la version 2010, on peut recenser les fonctionnalités suivantes :

La gestion des immobilisations

• La fonction « recherche »

La fonction « recherche » rend désormais possible l’indication des critères de recherche dans la liste des immobilisations : nature de la description, montant, code. Cette nouvelle fonctionnalité d’EBP Compta PRO simplifie l’accès aux fiches d’immobilisation.

• De nouvelles impressions viennent compléter les états déjà disponibles :

Le suivi des immobilisations : montant de l’achat, amortissement en cours…

Les dotations mensuelles : choix de la date des dotations à calculer.

La consultation analytique

Une nouvelle interrogation est disponible. Tout comme la consultation d’un compte en comptabilité générale, il est possible d’interroger :

• un axe analytique : il s’agit de choisir un intervalle de poste (du poste A au poste AAA)
• un poste analytique : il s’agit d’une consultation occasionnelle, sans passer par l’aperçu écran. Cette consultation vient compléter les éditions du résultat, de la balance et des ventilation analytiques.

Plus d’information sur les fonctionnalités et le tarif d’ EBP Compta PRO v14.

Conformément à la Loi 13L-1-06 de la direction générale des impôts concernant le contrôle des comptabilités informatisées : le contribuable est tenu d’archiver les données qui concourent directement ou indirectement aux écritures comptables.

Qui est concerné par cette loi ?

Cette loi relative à l’archivage des données comptables concerne toutes les entreprises, quelque soit leur activité (commerciale, industrielle, agricole ou non commerciale).

Tous les contribuables sont contraints de présenter l’ensemble des documents comptables et des pièces justificatives.

Quel type de documents doit-on archiver ?

Sont soumis à un contrôle toutes les solutions de gestion comptable dont les informations concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables. Sont ainsi également concernés les logiciels de gestion commerciale.

L’administration fiscale peut demander à tout moment tous les documents liés à :

• La comptabilité générale, analytique ou budgétaire, la gestion des immobilisations
• La gestion commerciale : tarifs, factures, remises, clients, fournisseurs…
• La gestion des stocks : quantité, valorisation, destruction, pertes
• La gestion de la production : prix de revient industriels…

Les fichiers de gestion commerciale doivent être archivés :

Historique des mouvements, commandes, livraisons, mouvements de stocks, factures, devis, bons de commande, bons de livraison, fichiers clients, fournisseurs, tarifs… Ces exemples ne sont pas exhaustifs.

Combien de temps ces documents doivent-ils être archivés ?

Tous les documents générés par votre logiciel de gestion commerciale doivent être conservés au moins 3 ans. La conservation informatique autorise l’entreprise à ne pas constituer d’archivage supplémentaire sur support papier.

L’utilisation des images « PDF », « Print » ou tout autre format « image standard » peuvent être utilisés par les entreprises à partir du moment ou ces informations sont validées, lisibles et chronologiquement classées.

Quelles sont les pénalités encourues en cas de non respect de la loi ?

L’administration fiscale dispose d’un droit d’accès, qui se traduit pour l’entreprise par une obligation de présentation des documents cités.

En cas de non présentation de ces documents, le contribuable est soumis à un procès verbal et encourt une majoration de 100% pour opposition au contrôle fiscal.

Exemple d’archivage d’une facture

L’archivage d’une facture, lorsqu’il est mis en oeuvre, devra comprendre l’intégralité des informations contenues dans le fichier source lisible par le logiciel qui l’a créé, de manière à reconstituer les pièces justificatives présentées à l’appui des déclarations fiscales.

L’archivage doit permettre la reconstitution de la facture avec l’intégralité des éléments existants lors de sa création. Il en sera de même pour les autres pièces justificatives, telles que les commandes et les bons de livraisons, qui obéissent aux mêmes règles d’archivage.

A noter que l’éditeur Sage propose d’ores et déjà une solution d’archivage et de numérisation de vos fichiers en format PDF. Pour plus d’information : Sage Scanfact 100.

A l’occasion de la 11eme édition de Sage Expo, l’éditeur vient de présenter les nouvelles versions de ses solutions de gestion de la paie, de la relation client, de la dématérialisation des factures et de métré.

Les nouvelles versions de Sage Paie & RH, Sage Paie Workflow, Sage Métricom et Sage CRM proposent de nombreuses améliorations fonctionnelles.

Sage Paie & RH v18 : la personnalisation des « indicateurs métier »

Sage Paie & RH v18 permet de personnaliser les états d’analyse (sage Paie Edition Pilotée) et d’afficher les données de chaque employé (date de fin de Contrat à Durée Déterminé, retour de congé maternité, entretien professionnel à organiser, etc.) directement au niveau du menu principal. Cette solution de gestion de la paie propose également une nouvelle fonctionnalité de gestion des acomptes.

Sage Paie Workflow s’enrichit, pour sa part, d’une saisie décentralisée pour les formulaires d’absence. Cette fonctionnalité permet ainsi de déléguer les taches de saisie et de validation. Sage Paie & RH v18 est commercialisé à partir de 900 euros HT dans sa version « Base ».

Sage CRM 6.2 : optimiser la gestion des e-mailings

Sage propose aux entreprises de personnaliser l’interface graphique de la nouvelle édition 6.2 de son logiciel de gestion de la relation clients (Customer Relationship Management ou CRM). Mais c’est surtout l’ajout d’un éditeur HTML, d’un correcteur orthographique et d’une fonction de prévisualisation dans le gestionnaire d’e-mailings qui retiendra l’attention des utilisateurs.

Sage CRM 6.2 permet également de visualiser les liens entre les contacts et typologies de contacts (prescripteur, décideur, etc.), les sociétés et leurs filiales, pour dresser une carte précise des réseaux d’influence. Sage CRM 6.2 concerne les sociétés de 20 à 300 salariés et est commercialisé 2 990 euros HT pour une configuration Windows 4 utilisateurs en réseau.

Sage Métricom v9 s’adresse aux professionnels du BTP

Destiné aux professionnels du bâtiment et des travaux publics (BTP) qui utilisent déjà Sage Multi Devis, ce nouveau module logiciel permet d’associer des métrés et des dessins techniques à un devis. Il divise par six le travail d’un métreur vérificateur. Cette nouvelle version supporte l’association de données à un plan au format PDF et propose une visualisation des symboles 3D en rendu photographique. À partir de 1 100 euros HT dès le mois de juillet 2009.

La nouveauté avec Sage 100 Scanfact : la dématérialisation des factures

Avec cet outil, l’éditeur Sage veut faciliter la dématérialisation des factures. Couplé à un scanner, le logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères (O.C.R) identifie les zones clés de la facture papier, récupère les données et les injecte sous la forme d’écritures comptables, puis sauvegarde l’image. De quoi gagner du temps et de l’efficacité.