Les nouveautés de l’Edition Pilotée V16

Un nouvel outil de personnalisation des indicateurs

• Il est désormais possible d’utiliser les indicateurs clefs de gestion par l’opération du « glisser – déposer »
• La personnalisation des états se réalise en un point unique
• Consolidations des données avec des plans comptables ou des plans de paiement différents
• Les états multi-sociétés sont facilités

Quels sont les bénéfices utilisateurs ?

• Ces améliorations fonctionnelles confèrent plus de visibilité et d’efficacité avec un accès facilité aux indicateurs clefs (par simple « clic »)
• La création des états est étendue à plus de profils techniques (gestionnaires, dirigeants…)
• La création d’états a été davantage simplifiée

Le guide interactif a été personnalisé

Un nouveau module d’organisation et d’accès à ses états « favoris » permet désormais de gérer les éléments par thématiques distinctes
Le chemin d’accès du catalogue d’états standards est dorénavant entièrement personnalisable

Auparavant, le catalogue standard était requis le poste. L’utilisateur ne bénéficiait pas d’accès à ses propres états ; de plus, les états régulièrement utilisés (les « favoris ») ne disposait pas d’un outil d’organisation, de classement.

Avec la V16, le catalogue standard est accessible sur le poste ou en réseau. L’accès aux états « favoris » est désormais présents (du catalogue d’états standard ou de ses propres états).

L’enrichissement des univers

L’univers classes et objets de « Ressources » et « Projets de fabrication » a bénéficié d’un important enrichissement.

Il est désormais possible de piloter des données de « recouvrement », de gestion des « ressources et des « projets de fabrication ».

Quelles sont les solutions équipées du module « Edition Pilotée » ?

Sage Gestion commerciale 100 Pack Edition Pilotée
Sage Gestion commerciale 100 Pack + Edition Pilotée

Sage Comptabilité 100 Pack Edition Pilotée
Sage Comptabilité 100 Pack + Edition Pilotée

Sage Paie 100 Pack Edition Pilotée
Sage Paie 100 Pack + Edition Pilotée

Sage 100 V 16 : une nouvelle ergonomie

Une refonte ergonomique et graphique

Cette évolution s’applique à l’ensemble des briques applicatives de l’offre produit. Elle s’inscrit dans le cadre d’un vaste projet d’harmonisation de la charte de communication de l’éditeur Sage. L’objectif de l’éditeur est de faire des différentes applications Sage une référence en matière d’ergonomie, d’intuitivité et d’aisance dans la prise en main.

L’adaptation à la nouvelle charte graphique

• au niveau de l’étape d’installation : la procédure d’installation et la mire d’accueil ont été remaniées
• de nouveaux assistants et de nouveaux icônes bureau sont disponibles
• refonte de la charte graphique du guide interactif de l’Edition Pilotée
• aide en ligne et PDF

Une refonte graphique de l’interface utilisateur

• modification de l’aspect graphique des fenêtres
• réorganisation de l’information dans les fenêtres : barre de fonctions, espace de saisie et consultation, actions de validation et options
• guidage : actions de validation explicites en saisie, actions possibles sur les listes

Sage 100 Gestion commerciale : vers plus de sectorisation

Le secteur de l’Industrie : la gestion des projets de fabrication

Les projets de fabrication sont gérés dans une interface unique regroupant l’intégralité du processus de production :

• planification de la fabrication dans le temps
• réservation des composants nécessaires
• inscription des ressources dans le planning de fabrication

Les différentes méthodes de saisie d’avancement permettent à chaque utilisateur d’alimenter le suivi de réalisation du projet de fabrication.

Le suivi précis des ressources consommées et les fonctions de suivi et de synthèse des projets de fabrication assurent une parfaite maîtrise de la consommation des ressources (gestion des coûts réels, recalcul des prix de revient, dépassement des coûts, états d’avancement).

Ces améliorations fonctionnelles concernent les responsables d’atelier et les directeurs de fabrication.

L’ensemble des ces évolutions permettent aux utilisateurs :

• de définir précisément les étapes de fabrication et de visualisation de l’ordonnancement
• d’avoir une vision synthétique de l’ensemble de fabrication : suivi des coûts précis de fabrication
• de maitriser l’ensemble des cycles de production : préparation, planification et suivi
• d’automatiser la planification : recalcul des dates, assistant de réservation et de planification des ressources

Le secteur des Services : la gestion des prestations

Une fonction de planning intégrée au système de facturation apporte performance et simplicité à l’ensemble de l’application Sage Gestion commerciale 100.

Qu’il soit question de personnel, d’équipe ou de matériels de location, avec la version 16, il sera dorénavant possible pour les entreprises de services de :

• gérer automatiquement les prestations et facturer depuis le planning
• contrôler rapidement la disponibilité ou la surcapacité des ressources
• réserver les ressources

Les nouvelles fonctions de la version 16 de Sage Gestion commerciale, offrent une vision simple et rapide de l’activité, et cela, quelque soit les contraintes de l’entreprise (disponibilité des ressources, centre de rattachement, coûts des ressources, calendrier de l’entreprise, jours fériés…).

La gestion des prestations proposée en V16 permet à tout instant de permuter/réserver une ressource (matérielle ou humaine) ou encore de repositionner une prestation sur le planning.

Grâce à la fonction d’interrogation des ressources, il est possible de suivre les capacités, la marge ou le taux d’utilisation de vos ressources.

Vous contrôlez ainsi de près les capacités restantes et le montant facturé. Ces améliorations fonctionnelles s’adressent au Responsable des plannings.

Elles permettent « in fine » :

• de gagner en rapidité et en simplicité dans la génération des interventions grâce à l’assistant « planning »
• d’offrir une solution complète d’outils de planning assurant ainsi une gestion quotidienne efficace (réservation, contrôle, permutation)
• de conférer à l’application performance et simplicité grâce à une fonction de planning intégrée au système de facturation
• de construire une vision synthétique de l’activité de ses équipes, de son parc locatif…
• de suivre et analyser l’utilisation de ses ressources

Le secteur du Négoce : de nombreuses améliorations fonctionnelles

En V16, il est dorénavant possible de suivre l’évolution des documents et de connaitre l’historique d’une facture par simple clic grâce à la fonction « traçabilité des documents de vente ».

De nombreuses fonctions apportent encore plus de confort et d’efficacité dans l’exécution des tâches quotidiennes :

• génération automatique des fichiers attachés aux mails ou format pdf.
• visualisation des mail avant leur envoi
• prise en compte des périodes de fermeture annuelle des clients / fournisseurs pour les livraisons
• gestion des codes affaires et des informations libres dans les documents de stock
• recherche des articles sur base de leur désignation
• duplication en ligne avec remplacement du document d’origine
• référencement des sociétés sous forme de favori

Plus près des exigence métier…

En V16, de nombreuses fonctions évoluent s’adaptant ainsi davantage aux exigences métiers :

• personnalisation de la base de calcul de la marge
• personnalisation des libellés de poids afin d’extrapoler la gestion de la taxe parafiscale
• définition de rabais, remises, ristournes ainsi que des soldes et promotions fournisseurs

Simplification et sectorisation

Afin de répondre davantage aux besoins des entreprises, Sage Gestion commerciale 100 V16 propose un nouveau découpage fonctionnel. Qu’ils soient standards, sectoriels ou évolués, Sage 100 Gestion commerciale répond à l’ensemble des attentes des PME et PMI.

Sage Gestion commerciale 100 Base : devis, facturation, comptes clients, comptes fournisseurs, structuration du catalogue article.

Sage Gestion commerciale 10 Pack Services : gestion à l’affaire, gestion des plannings d’intervention, documents internes, contrôle des plannings, gestion du calendrier, réservation des ressources, facturation.

Sage Gestion commerciale 100 Pack Négoce : Picking, packing, réception fournisseurs, contremarque, gammes, gestion des tarifs, réapprovisionnement, priorité de livraison des commandes.

Sage Gestion commerciale 100 Pack Industrie : Gestion de la fabrication, simulation, calcul des besoins, réceptions fournisseurs, contremarque, ordonnancement, planning et réservation des ressources.

Vépéciste, grande distribution ou intégrateur certifié ?

A la veille de s’équiper d’une solution de gestion, vous êtes à la recherche d’un prestataire capable de vous fournir les licences et les services associés adaptés à vos besoins.

Plusieurs questions se posent :

• Vers quelle marque d’éditeur me diriger : Sage, Ebp, Cegid, Ciel ?
• Quel logiciel de comptabilité choisir ?
• Quelle solution de gestion de la paye retenir ?
• Quel progiciel de gestion commerciale sélectionner ?
• Comment évaluer mes besoins ?
• Comment être formé ?
• Qui peut effectuer l’installation des applications ?
• Comment paramétrer mon logiciel ?
• Quels sont les tarifs des logiciels ? des formations ?
• Vers quel interlocuteur me tourner ?
• Existe-t-il des assistances ?

Principe de réflexion

Le domaine du logiciel de gestion est un environnement spécifique qui requiert la maîtrise des applications de gestion, la connaissance de la comptabilité, de la paye et la maîtrise des systèmes et réseaux.

Cette activité se situe à mi-chemin des activités dédiées aux systèmes d’information et à l’expertise en matière de comptabilité et de paie.

Le conseil, l’installation et la formation doivent donc être assurés par un professionnel expérimenté et certifié.

Les compétences ne s’improvisent pas, d’autant plus qu’un système de gestion est un élément essentiel au développement et à la pérennité de l’entreprise.

Conseiller dans le choix d’un logiciel de gestion

Seul un interlocuteur maîtrisant les différentes applications de gestion est capable de vous guider dans votre choix d’équipement.

La première démarche consiste à effectuer l’analyse de vos besoins en matière de gestion comptable, commerciale ou sociale. L’objectif est de vous aiguiller vers la solution précisément adaptée à votre activité, vos spécificités de gestion, votre taille d’entreprise, votre budget…

L’audit de vos besoins et la rédaction d’un cahier des charges constituent des phases qui détermineront le choix de votre futur système de gestion.

Outre le choix d’un progiciel adapté, il est également essentiel de vérifier les bonnes configurations techniques de votre équipement informatique : configuration des ordinateurs et du serveur, système d’exploitation…

Accompagner dans la mise en place et l’utilisation d’une solution de gestion

Avant de vous équiper d’une solution de gestion, il est impératif de bien vérifiez que votre interlocuteur dispose des capacités à vous accompagner dans l’installation et le paramétrage de votre logiciel.

Si l’installation d’un logiciel sur un poste demeure une opération relativement simple, l’installation en réseau ou en connexion à distance via TSE/VPN requiert l’intervention d’un professionnel.

Il en est de même pour l’ensemble des opérations complexes liées aux paramétrages des applications de gestion. Celles-ci doivent en effet être confiées à un professionnel expérimenté.

Afin de vous assurer des compétences de votre prestataire,  demandez lui s’il dispose de l’agrément éditeur et de références clients.

Votre interlocuteur doit également disposer des compétences pour vous accompagner dans l’utilisation de votre logiciel de comptabilité, de paie ou de gestion commerciale.

La formation est essentielle à l’utilisation préalable de votre logiciel. Elle permet de rendre les utilisateurs autonomes dans l’exploitation de leur système de gestion et permet ainsi d’importants gains de temps.

Privilégiez également les prestataires disposant d’un numéro de déclaration en tant qu’organisme de formation. Le numéro de déclaration permet en effet de demander la prise en charge totale ou partielle de l’intervention de formation par votre organisme collecteur.

Adapter les solutions de gestion à évolution de l’entreprise

Votre système de gestion comptable, sociale ou commerciale doit répondre à vos besoins actuels et futurs.

Seul un véritable professionnel est capable d’anticiper vos attentes et de faire évoluer vos logiciels vers plus de performances.

La solution préconisée doit, dès l’origine, être capable d’évoluer pour anticiper les futurs enjeux de l’entreprise. Le choix de départ est donc essentiel, c’est la raison pour laquelle il est nécessaire d’être conseillé avec pertinence.

Il faut donc être capable d’anticiper les éléments suivants ou de se poser les questions suivantes (cette liste n’étant pas exhaustive) :

• Un accroissement des utilisateurs réseau et une augmentation de la taille de la base de données (c’est notamment le cas pour les applications de gestion commerciale)
• La possibilité de mise en place d’accès à distance (toutes les applications de gestion ne sont pas compatibles avec ce système)
• L’optimisation des différents paramétrages de l’application permettra-telle de gérer les futurs besoins de gestion (un cahier des charges est donc requis)
• Planifier des formations de niveau « expert » pour rendre les utilisateurs plus performants (mise en place des automatismes de gestion par l’intermédiaire des paramétrages par exemple…)
• Dans le cas d’une migration du système, il faut prévoir la faisabilité de la récupération des données (quelles données récupérer ? combien de temps ? quelles procédures ?)
• Changement de base : de C Base vers SQL (temps, coût et modalités de migration de la base)
• Mise en place d’une comptabilité analytique (combien d’axes analytiques ? comment mettre en oeuvre la structure comptable ?)…

Quels sont les points de distribution de logiciels ?

L’éditeur

En règle général, le principe qui prévaut est celui de la vente indirecte. Les éditeurs disposent en effet d’un réseau d’intégrateurs certifiés garantissant :

• le vente des solutions de gestion
• leur installation en monoposte ou réseau, en mode d’accès à distance TSE/VPN
• la récupération des données et leur intégration dans votre nouveau progiciel
• les paramétrages sur-mesure de vos applications
• les développements spécifiques
• la formation et l’accompagnement des utilisateurs
• la maintenance de vos applications (mise à jour, formation sur les nouveautés, assistances)

Les intégrateurs certifiés Ebp  disposent du label Centre de Compétences Ebp
Les professionnels certifiés et formés par Ciel disposent du label Centre Partenaire Ciel
Les intégrateurs certifiés par l’éditeur Sage disposent des certification Partenaire Conseil Sage ou Centre de Compétences Sage
Les revendeurs agréés par Cegid détiennent la certification Cegid Business Partner

Les « vendeur de boites » : la grande distribution, les vépécistes

Ces points de diffusion de logiciels ne disposent d’aucune certification éditeur. Il s’agit simplement de points de distribution ne possédant pas la connaissance du secteur d’activité dédié aux systèmes de gestion.

Les « vendeurs de boites » ne sont pas en mesure de conseiller dans le choix d’une solution de gestion comptable, commerciale ou sociale adaptée à vos besoins. Ils ne maîtrisent donc aucune des étapes liées à l’installation, aux différents paramétrages et à la formation de l’utilisateur.

Le seul avantage peut être celui d’un tarif légèrement plus bas résultant de commandes de stocks importantes. Le risque majeur est toutefois de recevoir une version qui n’est pas le dernière version commercialisée.

En effet, les éditeurs effectuent des mises à jour correctives et fonctionnelles plusieurs fois par an. Une version stockée depuis plusieurs semaines ne peut donc être être une version récente… Attention ne pas regarder uniquement le début de la version. Exemple. Une version 2010 après avoir bénéficié de correctives s’appellera  toujours « 2010″ mais  le contenu de l’application, lui ne sera pas identique…

Cet élément est à prendre en note en considérant que les remises proposées sont en moyenne supérieures de 5 à 10% sur un panier oscillant entre 300 à 700 euros h.t.

L’intégrateur certifié par l’éditeur

L’intégrateur certifié par l’éditeur s’engage à respecter une charte de qualité :

• Seules les dernières versions des logiciels sont proposées à la vente
• Les tarifs pratiqués sont les tarifs officiels de l’éditeur
• L’intégrateur s’engage à former régulièrement ses consultants sur les dernières évolutions des logiciels proposés
• Vous êtes conseillé dans le choix d’un logiciel précisément adapté à votre cahier des charges
• Vous bénéficiez d’un interlocuteur dédié tout au long de l’utilisation de votre système de gestion
• Le paramétrage de votre logiciel peut être proposé clef en main : cette possibilité peut se révéler particulièrement intéressante pour les solutions de gestion de la paie notamment
• Vous pouvez être formé à votre rythme sur vos propres données
• Pouvoir développer des passerelles ou des applications complémentaires sur-mesure…

L’ensemble des prestations (vente des logiciels, installation, paramétrages, formation des utilisateurs) effectuées par un intégrateur certifié sont donc garantie par l’éditeur.

En cas de litige, vous pouvez contacter l’éditeur, qui n’hésitera pas à « rappeler à l’ordre » le partenaire certifié si besoin.

Typologie des prestataires

La grande distribution

La grande distribution reste par nature un lieu de diffusion de produits diversifiés. Elle n’a donc pas vocation à être spécialisée dans le domaine des progiciels de gestion et des problématiques associées.

Le choix et l’achat que vous effectuerez seront donc motivés par la lecture de divers documents, par des conseils d’utilisateurs exploitant une solution de gestion dont ils sont satisfaits. Il convient toutefois de faire attention car ce qui vaut pour un profil d’entreprise ne vaut pas forcement pour tous…

Il est également impératif de bien vérifier que la version du logiciel achetée correspond à la dernière version de l’éditeur.

Les enseignes de la grande distribution stockent, en effet, les différents produits qu’elles diffusent ; leur objectif est donc tout naturellement d’écouler ces stocks. Les enseignes ne vérifient donc pas toujours  systématiquement les versions proposées.

Le vépéciste

Le vépéciste ne dispose pas de lieu physique de distribution. Les produits sont proposés via Internet avec d’autres produits plus ou moins connexes.

Ce ne sont pas des spécialistes de l’informatique de gestion, ils s’apparentent davantage à de simples lieux de distribution virtuels et ne sont pas compétents pour accompagner avec pertinence et professionnalisme dans la mise en oeuvre d’une solution de gestion.

Les précautions à prendre lors d’un achat sur le net

Plusieurs principes de sécurité sont à prendre en considération dans le cas d’un achat via Internet :

• Le vépéciste doit disposer d’un numéro de téléphone afin d’être contacté directement. Vous devez, bien entendu, avoir un interlocuteur au bout du fil
• Le vépéciste est une entreprise ; il doit donc présenter sur son site les mentions légales obligatoires : numéro de Siret, Siège social, numéro de RCS
• Il est préférable que le vépéciste dispose de locaux « physiques » dans le cas où vous seriez amener à vous déplacer pour d’éventuels litiges
• Vérifiez bien que le commerçant pratique les vrais tarifs publics de l’éditeur et non pas ses propres tarifs
• Vérifiez également que les remises proposées ne sont pas farfelues (par exemple, une remise de 20% sur 100 euros ne donne pas 95 euros…). Certains vépécistes peuvent afficher des tarifs doublés par rapport au tarif général de l’éditeur puis proposer une remise de 50%…
• Examinez ce que le commerçant va vous envoyer. Si vous commandez un progiciel, vérifiez quelle sera la forme de l’envoi : boite complète, simple CD sous enveloppe, téléchargement…
• Vous devez recevoir lorsque vous commandez un progiciel (sauf si vous demandez expressément le téléchargement) les éléments suivants : un CD estampillé de l’éditeur (attention aux copies illicites), les codes et clés sur un document portant mention de l’éditeur, un manuel pour les applications Ebp. L’ensemble des éléments mentionnés doivent être présenté dans un emballage de l’éditeur. Cet emballage doit être fermé.
• Attention ! Il n’existe pas de distributeur officiel Sage, Ciel, Ebp ou encore Cegid. Seuls les intégrateurs certifiés (Centre de Compétences Ebp, Centre Partenaire Ciel, Partenaire Conseil Sage, Centre de Compétences Sage, Cegid Business Partner) sont reconnus officiellement par les éditeurs.
• Il faut également faire attention aux fausses références et faux témoignages. Un témoignage doit comporter le nom et les coordonnées précises de l’entreprise ou de l’utilisateur. Ces coordonnées permettent de contacter le témoin pour vérifier la véracité des propos tenus.

L’intégrateur certifié par un ou plusieurs éditeurs

Un garantie de sécurité

Le prestataire certifié présente un gage de sécurité pour la vente des solutions de gestion et pour leur mise en oeuvre.

Plusieurs raisons prévalent :

• L’intégrateur est formé directement par l’éditeur et dispose d’une certification attestant de ses compétences
• Il a l’obligation de mettre à jour ses connaissances tous les ans. Il est donc formé sur l’intégralité des nouveautés développées par l’éditeur ou par les éditeurs. Le budget annuel dédié aux formation des consultants et formateurs est donc important.
• Il est soumis à une obligation de qualité dans l’ensemble de ses prestations. Faisant partie du réseau des certifiés, l’intégrateur est soumis à des contrôles « qualité » de l’éditeur. Ces contrôles portent à la fois sur les interventions effectuées et sur l’ensemble des relations clients.

Les avantages liés aux services

L’intégrateur est un partenaire reconnu auprès de l’éditeur, il dispose ainsi de prérogatives beaucoup plus étendues que les vépécistes ou la grande distribution. En cas de difficulté, l’intégrateur est un appui de premier ordre.

Il peut par exemple :

• Faire débloquer une assistance temporaire en urgence ou prolonger exceptionnellement une assistance de quelques semaines
• Faire accélérer une livraison de commande
• Demander le calcul des codes et clefs en express
• Négocier des remises spécifiques
• Etre un interlocuteur de poids auprès de l’éditeur en cas de litige…

Dans tous les cas, l’intégrateur est un professionnel dédié, compétent pour assurer, outre la fourniture des produits et leur mise en place, l’accompagnement des utilisateurs et le suivi de votre système de gestion.

Depuis le 8 février 2010, Sage propose une nouvelle offre « Sage 100 SQL Express ».

Les produits concernés

Cette nouvelle configuration SQL concerne les applications Sage suivantes :

• Sage 100 Express Comptabilité Edition Pilotée Pack/Pack +
• Sage 100 Express Gestion commerciale Edition Pilotée Pack/Pack+
• Sage 100 Express Saisie de Caisse Décentralisée
• Sage 100 Express Immobilisations (Base et Pack)
• Sage 100 Express Moyens de paiement EBICS
• Sage 100 Express Trésorerie (Base et Pack)

Il est possible d’acquérir l’option « Objet Métiers » en supplément.

Cette offre n’est pas proposée pour Sage 100 Entreprise et Sage Worflow.

L’offre Sage Express est disponible uniquement en monoposte et en réseau de 1 à 4 postes. Le découpage fonctionnel est identique aux versions Sage 100 déjà commercialisées.

Quel est l’intérêt de l’offre Sage Express ?

Sage Express accompagne les propriétaires des solutions Sage C Base. Ceux-ci ont désormais plusieurs possibilités d’évolution : soit vers SQL Express, soit vers SQL Server ou encore vers Sage Entreprise.

Des évolutions produits réalisées graduellement sont donc possible. Ainsi, les propriétaires de solutions C Base peuvent-ils migrer vers Sage Express puis ensuite vers SQL Server ou Sage entreprise. L’évolution peut être réalisée progressivement et, qui plus est, en fonction du budget disponible.

Quelles sont les préconisations techniques relative à Sage Express ?

Les pré-requis techniques

Sage Express est livré avec SQL Server 2008 et SQL Server 2008 Express Tools en mode 32 bits.

Les étapes d’installation

Sur le poste Serveur :

Environnement 32 bits ou 64 bits
Windows Server 2003 SP2 ou ultérieur
Windows Serveur 2008 SP1
Protocole de communication : TCP/IP
Matériel : Pentium double cœur – 2.2 Ghz – 3 Go RAM

Si des mises à jour de Windows Update sont en attente, il est nécessaire de procéder au préalable à leur installation et redémarrer le poste.

Sur le poste Client :

Environnement : Windows XP SP3, , Windows Vista ou Windows Seven
Matériel : Pentium IV 1.7 Ghz – 2 Go RAM
Protocole de communication : TCP/IP

Si des mises à jours Windows sont également à effectuer, veuillez procéder au préalable à leur installation et au redémarrage du poste.

Quelles sont les différences entre les moteurs SQL Server 2008 et SQL Server Express 2008

Les limites de SQL Express

• Gestion d’un seul processeur
• Gestion de 1 GO de mémoire maximum
• Gestion des bases de données d’une taille maximum de 4 GO (mdf)

Plan de maintenance

SQL Express Server 2008 propose les opérations de sauvegarde/restauration de base mains ne propose par la création du plan de maintenance sur la base de données. Par conséquent, la création de tâche planifiée pour effectuer des sauvegardes des bases n’est pas réalisable.

La sauvegarde des bases devra se réaliser depuis SQL Server Management Studio.

Autre

Les préconisations techniques (notamment la gestion des droits utilisateurs) sont identiques à SQL Server 2008 Standard Edition.

Pour toute installation ou extension, n’hésitez pas à nous contacter.

La gestion des stocks remplie deux objectifs majeurs. Son premier intérêt est l’optimisation des flux et des coûts inhérents aux stocks. Dans un second temps, l’évaluation des stocks est indispensable au service comptable en servant à la construction du bilan de l’entreprise.

Comment évaluer les entrées en stock ?

Le coût d’entrée d’un stock à l’actif (évalué pour faire le bilan) est constitué des éléments suivants :

• les coûts d’acquisition que sont les prix d’achat des matières premières, fournitures ou marchandises auquel s’ajoutent les éventuels frais de transport et de manutention, les droits de douane et autres taxes non récupérables ;
• les coûts de transformation que sont les coûts ajoutés au coût d’acquisition afin de parvenir au coût de production déterminé par la comptabilité analytique ;
• les coûts encourus pour amener les stocks à l’endroit et dans l’état où ils se trouvent.

Quels sont les coûts exclus du coût des stocks ?

• les frais de commercialisation tels que la publicité et le coût du personnel commercial ;
• les frais qui n’amènent pas les stocks à l’endroit et dans l’état où ils se trouvent ;
• les consommations anormales (matières premières, maintenance… exceptionnelles) ;
• les coûts de stockage non nécessaires au processus de production.

Trois méthodes autorisées pour obtenir le coût réel de stock

FIFO : le Premier entré, premier sorti (First in, first out)

Le coût unitaire de sortie d’un type d’article du stock est égal à la valeur de l’article qui est entré en premier chronologiquement dans le stock. Un article entre à 10€ puis 20€, il sortira en premier à 10€.

LIFO : le dernier entré, premier sorti (Last in, first out)

Le coût unitaire de sortie d’un type d’article du stock est égal à la valeur de l’article qui est entré en dernier chronologiquement dans le stock. Un article entre à 10€ puis 20€, il sortira en premier à 20€.

CUMP : le coût unitaire moyen pondéré périodique

Le coût unitaire de sortie d’articles du stock est égal à la somme (de la valeur initiale + celles d’entrées en stock) divisé par la somme (de quantité initiale et celles d’entrées en stock). Si ce sont des stocks de produits finis, le coût unitaire d’entrée sera le coût de production (voir pour sa détermination la comptabilité analytique).

Quels sont les logiciels de gestion commerciale permettant de gérer le coût réel de stock ?

Sage Gestion commerciale 100 Base : CMUP
Sage Gestion commerciale 100 Pack : CMUP
Sage Gestion commerciale 100 Pack + : CMUP, FIFO, LIFO

Cegid Gestion commerciale Business Suite : CMUP, FIFO, LIFO
Cegid Gestion commerciale Business Place : CMUP, FIFO, LIFO

Ebp Gestion commerciale PRO : CMUP
Ebp Gestion commerciale PRO Gammes : CMUP
Ebp Gestion commerciale PRO Multidépôts : CMUP

Ciel Gestion commerciale : CMUP
Ciel Gestion commerciale Evolution : CMUP

La méthode du prix de détail

Cette méthode des coûts standards calcule la valeur à partir des niveaux normaux d’utilisation de matières premières, de main-d’œuvre, d’efficience et de capacité.

Pour chaque groupe de produits homogènes, on détermine un pourcentage moyen de marge brute. La valeur du stock, par catégorie de produits homogènes, est obtenue en déduisant des ventes la marge brute ainsi calculée.

Évaluation selon le plan comptable français et obligation d’inventaire

Un inventaire annuel doit être effectué régulièrement une fois tous les 12 mois (en France : code du commerce article 123.12 du code de commerce) pour toute entreprise ayant la qualité de commerçant.

Il est contrôlé par un commissaire aux comptes. D’une manière plus générale, il est pertinent de réaliser régulièrement un inventaire des stocks afin de s’assurer une certaine homogénéité de la valeur des stocks entre les exercices comptables. Le but est aussi de confronter les comptes à l’observation directe. Cet inventaire et l’inventaire physique intermittent est généralement préconisé pour la comptabilité générale.

L’inventaire comptable permanent est une organisation des comptes de stocks qui, par l’enregistrement continu des mouvements, permet de connaître de façon constante, en cours d’exercice, les existants chiffrés en quantités et en valeur. Cet inventaire est généralement préconisé pour la comptabilité analytique mais peut aussi être réalisé en comptabilité générale par l’utilisation d’un compte de stock de régulation.

Méthode d’évaluation des entrées en stock

Coût = prix d’acquisition + frais accessoires + frais nécessaires pour que le stock arrive en état ou il se trouve (dont coûts d’emprunt : ce coût se calcul de la même manière que les acquisitions d’immobilisation).
Ne pas inclure les montants anormaux, les coûts de stockage hors exploitation, les frais généraux administratifs non utiles aux stocks et les frais de distribution et de change.

A noter qu’il est possible d’évaluer les stocks au prix de vente moins la marge normale pour les entreprises à faible chiffre d’affaires ou de contraintes excessives (France : 763000€ vente de biens, 230000€ vente de services, article 123.27).

Pour les biens interchangeables et non affectés à des projets spécifiques, seules les méthodes CUMP (coût unitaire moyen pondéré) et FIFO sont considérées comme « légales » par le fisc français (voir ci-dessus pour le calcul).

Les technique de comptabilisation

Les charges (stocks achetés) et produits (stocks vendus) comptabilisés durant l’année doivent être extournés à la fin de l’exercice. Cette écriture peut être réalisée sous la forme d’une variation des stocks constatée à l’inventaire.

Une façon simple de comptabiliser est d’extourner le montant du stock initial dans une première écriture en contrepartie d’un compte de gestion d’achat (stocks achetés) ou de vente (stocks vendus), puis de comptabiliser une écriture inverse pour le montant du stock final. Ces écritures peuvent être effectuées en une fois en constatant la variation de stock.

Après avoir constaté les factures nécessaires, une écriture de fin d’exercice pour les stocks « achetés » doit être enregistrée.

Méthodes d’évaluation à des fins d’analyse financière

La valeur du stock influence la trésorerie et en particulier le BFR ( Besoin en Fonds de Roulement). La valeur du stock correspond au coût de possession + coût de gestion des stocks

Les différents ratios de calcul

• Le coût de possession = coût de stockage unitaire * Quantité moyenne stockée
• Le coût de stockage unitaire correspond à la somme des coûts fixes : (Prix d’achat unitaire + frais d’acheminement unitaire)*% du coût moyen pondéré du capital

• La quantité moyenne stockée correspond soit

Annuellement : (stock initial + stock final)/2
A la quantité à stocker moyenne : demande (montant des livraisons) /2

• Le coût de gestion = coût de lancement unitaire * nombre de livraisons d’articles

Le coût de lancement (de transaction) est par exemple la passation des commandes, le transport, le traitement administratif…

Comment gérer les stocks ?

Les deux paramètres fondamentaux des modèles de gestion des stocks sont la date et la quantité commandée.

On peut donc commander à date fixe ou variable, et à quantité fixe ou variable.

• Méthode de réapprovisionnement ou méthode calendaire, on commande à date fixe une quantité fixe voisine de la quantité économique de commande.
• Méthode de gestion à Point de commande. C’est le modèle de commande à date variable et à quantité fixe. C’est l’atteinte d’un certain niveau de stock, le point de commande, qui déclenche la commande de réapprovisionnement.
• Méthode de « recomplètement », à date fixe la quantité variable permettant de reconstituer le niveau de stock défini est commandée.
• Méthode de réapprovisionnement à la commande, à date variable une quantité variable est commandée.

L’intérêt de la valorisation logistique du stock

Il existe des outils mathématiques permettant d’éviter la rupture de stock.

Le calcul du stock d’alerte : ce seuil de réapprovisionnement correspond au niveau du stock qui déclenche la commande. Il est égal au stock de sécurité plus le stock consommé pendant le délai de livraison
Le calcul du stock de sécurité : ce seuil est assumé pour diminuer le risque de rupture.
Le taux de rotation de stock : nombre de renouvellements/durée
La couverture de stock : la durée que le stock permet de couvrir en considérant la demande moyenne
Le taux de rupture : demandes non satisfaites/demandes totales
Le taux de service : probabilité de (1-demandes non satisfaites)/demande totale

Les outils techniques permettant d’éviter la rupture de stock :

• le juste-à-temps ou flux tendu
• le Kanban

Le service commercial et la rotation du stock

Pour un article considéré, le ratio des ventes (pour une période donnée) sur le stock moyen (durant cette période) permet de déceler les articles qui se vendent peu (vente<stock) ou bien (vente>stock).

Les différentes formules utiles

Ratio des ventes : Ratio des ventes d’un bien = somme des ventes sur une période donnée / stock cumulé sur une période donnée

Ratios de rotation des stocks :

• Stocks de marchandises (en jours de CAMV*) = (Stocks de march. / CAMV*) x 360
• Stocks de matières premières (MP) en jours de consommations = (Stocks de MP / consommations) x 360
• Stocks de produits (en jours de prix de revient) = (Stocks de produits / prix de revient) x 360 (*)

*CAMV = Coût d’Achat des Marchandises Vendues

Les moyens physique de stockage

Pour le stockage de matériel, les installations sont essentielles. On distingue le stockage sur convoyeurs, le stockage sans rayonnages, en bloc ou en rangées avec ou sans moyens de consolidation et le stockage sur rayonnages :

• Le stockage fixe
• Le stockage dynamique

Suivant les matériaux à stocker, on distingue : Le stockage de palettes ou de casiers, le stockage de produits longs, le stockage de plaques, le stockage d’outils, le stockage de petites pièces et le stockage de charges lourdes.

Stockage de produits longs

Le stockage de produits longs, barres, tubes ou profilés se fait en général horizontalement. Pour cela, on y utilise de préférence des cassettes qui sont empilées ou stockées dans des rayonnages. Un stockage sans cassettes peut se faire pour tout matériel rigide.

Ce stockage fait appel à des berceaux, des rayonnages cantilever, des rayonnages à nid d’abeille ou des systèmes de stockage automatique pour produits longs. Les systèmes de stockage automatique pour produits longs sont de 2 types : rotatif ou translatif.

• le système rotatif, ou carrousel, se compose de rayonnages fixés sur une chaîne qui met l’ensemble en rotation. Les temps d’accès sont relativement courts, mais les contraintes d’équilibrage sont sensibles.
• le système translatif, celui des tours de stockage, utilise un ascenseur pour le déplacement vertical, le déplacement vertical pouvant se faire par des bras articulés, des crémaillères ou des câbles. Les temps d’accès sont moyens mais le système permet de stocker des matières pour plus de 200 tonnes sans contrainte importante d’équilibrage.

Stockage de plaques

Généralement, les tôles ou plaques sont stockées horizontalement. On distingue généralement le stockage de tôles ou de bois qui ont des dimensions de 2000×1000 mm à 6000×2000 mm et de 500 à 3000 kg par paquet. Les plaques sont stockées sur des rayonnages cantilever, des rayonnages à tiroirs ou des stockage à ruche (nid d’abeille). En version automatique, il s’agit d’un stockeur simple ou double dont les tiroirs seront chargés à l’aide d’une table élévatrice. Dans certaines application, celle- ci peut glisser devant les rayonnages ou enter dans les travées.

Rayonnages à tiroirs pour plaques

Quant aux rayonnages à tiroirs, il s’agit des rayonnages spéciaux pour des dimensions jusqu’à 6000×2000mm et des charges jusqu’à 3 tonnes. Les tiroirs sont extraits manuellement. Le chargement se fait à l’aide d’un pont ou d’un chariot élévateur. Chaque tôle peut être prélevée individuellement à l’aide d’un palonnier à ventouse.

Les nouvelles versions des logiciels de la gamme Bâtiment EBP sont en vente sur notre site.

Les versions 2010 de la gamme EBP Bâtiment proposent de nouvelles fonctionnalités en matière de gestion de l’historique des éléments, de l’indexation des devis, de la modification des tranches et sous-totaux, de l’import de bibliothèques des tarifs de fournisseurs, du choix du type d’heure salarié, de la solvabilité et la localisation des clients…

EBP Bâtiment PRO v11 :

EBP Bâtiment PRO v11 propose parmi ses principales fonctions, la gestion des devis et factures, le suivi de chantiers, les achats…

La nouvelle version EBP Bâtiment PRO v11 gère en plus :

• La mise à jour de tarifs fournisseurs pour récupérer ou mettre à jour les tarifs dans les fiches éléments,
• La création de champs personnalisés dans les lignes de document de vente, d’achat et de stock ainsi que dans le suivi de chantier,
• La gestion des affaires par l’apparition de deux nouveaux onglets « stock » et « contrats » afin d’ajouter à une affaire l’ensemble des documents rattachés à cette affaire.

EBP Bâtiment et Maintenance 2010 :

EBP Bâtiment et Maintenance gère les devis, la facturation, les contrats et le suivi des chantiers.

Il contient toutes les fonctionnalités d’EBP Bâtiment ainsi que les nouvelles fonctionnalités suivantes :

• Onglet « Entête » ajouté dans le document d’intervention,
• Regroupement de plusieurs interventions sur une même facture,
• Texte paramétrable avec les variables choisis comme le code de l’intervention, le libellé, les dates, les horaires… pour une intervention (ainsi, les éléments de l’intervention seront repris automatiquement dans la facturation),
• Texte paramétrable pour l’établissement d’un contrat avec les variables aux choix tels que le numéro de contrat, le libéllé, la description, la durée…(cela évite toute ressaisie dans la facturation),

EBP Bâtiment 2010 :

EBP Bâtiment 2010 permet de gérer les devis et la facturation, les ouvrages et le suivi de chantier.

Les nouveautés 2010 permettent désormais  de :

• gérer l’historique des éléments et trouver de manière trés précise un élément selon la période, le type, le document…
• d’indexer les devis pour une traçabilité des devis,
• de modifier des tranches et sous-totaux,
• d’ importer les tarifs du fournisseur « Chausson Matériaux » ainsi que les codes DEEE des tarifs Catelec, Cédéo et Clim+.
• du choix du type d’heure salarié pour le calcul des heures supplémentaires. Ainsi, le logiciel calcule automatiquement les majorations en cas d’heures supplémentaires.
• de la solvabilité des clients avec « Bilans gratuits », « Société.com », Manageo.fr
• la localisation des clients avec « Mappy », « Yahoo France », et « Bing ».

EBP Gestion commerciale Classic 2010 est désormais disponible à la vente.

Cette nouvelle version d’EBP Gestion commerciale s’enrichit de quatre fonctionnalités : l’inventaire par codes-barres, le champs date anniversaire, la gestion des frais de port par poids et des nouveautés de « Confort ».

L’inventaire par codes-barres

Le logiciel offre l’avantage de réaliser l’inventaire à l’aide d’une douchette (lecteur codes-barres) afin d’améliorer l’efficacité et la productivité de cette tâche souvent fastidieuse pour une entreprise.

Le champ date anniversaire

Pour optimiser la fidélité client, ce nouveau champ est mis à disposition afin de réaliser des opérations commerciales ciblées (envoi de courriers type « anniversaire »).

La gestion des frais de ports par poids

Le logiciel intègre un nouveau paramétrage dans le calcul des frais de port : des tarifs pour s’adapter au poids des articles. Cette amélioration permet d’automatiser l’envoi des frais de port en fonction du poids du produit et d’appliquer les tarifs du transporteur.

Les nouveautés de « Confort »

Des améliorations pratiques ont été apportées pour faciliter la gestion quotidienne de l’entreprise.

• Gestion des articles composés : prise en compte du taux de TVA de l’article composé (message d’avertissement) / nouvelles impressions (liste des composés et composants).
• Infos clés : nouveaux champs pour classifier les bases Clients (date de création du client et date de dernière pièce de vente) et Articles (date de création de l’article).
• Gestion des commissions : possibilité de rétribuer le commercial sur un règlement partiel et d’inclure les frais de port dans le calcul de la commission.
• Paramètres des boites d’impression : sauvegarde automatique des dernières saisies ce qui permet de récupérer les derniers filtres demandés et ainsi d’éviter les ressaisies suite à une mauvaise manipulation.
• Mise en sommeil des fournisseurs : ajout d’un champ supplémentaire pour classifier les fournisseurs non actifs.

Des informations plus détaillées sont disponibles sur ce lien : EBP Gestion commerciale 2010

EBP Gestion commerciale PRO v14 reprend l’ensemble des fonctions de la v13 avec en complément de nombreuses optimisations fonctionnelles.

La gestion des sous-familles

Afin d’affiner les statistiques, le logiciel étend sa classification aux « sous-familles ». Cette ajout permet de décliner une famille d’article en plusieurs groupes afin d’avoir une analyse approfondie et une visibilité plus détaillée.

Import/Export des contacts

Pour accentuer la volonté d’ouverture de l’éditeur, la fonction d’Import/Export de fichiers est élargie. Il est désormais possible d’y ajouter les contacts (par exemple, les contacts Outlook). A chaque mise à jour, les données « contacts » sont actualisés sans créer de doublons.

Les factures périodiques

Le logiciel liste les facture périodiques à venir et le chiffre d’affaires correspondant sur une période donnée. Cette information est très utile pour estimer un chiffre d’affaires prévisionnel.

L’inventaire tournant

Cette fonction permet de sélectionner une liste d’articles afin de réaliser l’inventaire selon sa convenance. Elle apporte de la flexibilité à l’utilisateur qui priorise l’inventaire sur certains articles (par exemple, les produits à forte valeur ajoutée).

L’optimisation des relances clients

Cette amélioration permet de gérer les relances par client en « one to one ». Vecteur de simplicité et de personnalisation, l’utilisateur bénéficie d’une fonction avancée en visualisant la liste des clients à relancer et les montants correspondants, en paramétrant l’envoi (fax, email, téléphone) ou en accédant directement au règlement client.

La personnalisation des listes

Il est possible d’identifier à l’aide d’un code couleur les listes (clients, articles, fournisseurs, commerciaux, familles d’articles) en fonction des filtres préalablement paramétrés. Cela permet de visualiser rapidement une information synthétique et personnalisable en fonction des besoins de l’utilisateur.

Conformément à la Loi 13L-1-06 de la direction générale des impôts concernant le contrôle des comptabilités informatisées : le contribuable est tenu d’archiver les données qui concourent directement ou indirectement aux écritures comptables.

Qui est concerné par cette loi ?

Cette loi relative à l’archivage des données comptables concerne toutes les entreprises, quelque soit leur activité (commerciale, industrielle, agricole ou non commerciale).

Tous les contribuables sont contraints de présenter l’ensemble des documents comptables et des pièces justificatives.

Quel type de documents doit-on archiver ?

Sont soumis à un contrôle toutes les solutions de gestion comptable dont les informations concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables. Sont ainsi également concernés les logiciels de gestion commerciale.

L’administration fiscale peut demander à tout moment tous les documents liés à :

• La comptabilité générale, analytique ou budgétaire, la gestion des immobilisations
• La gestion commerciale : tarifs, factures, remises, clients, fournisseurs…
• La gestion des stocks : quantité, valorisation, destruction, pertes
• La gestion de la production : prix de revient industriels…

Les fichiers de gestion commerciale doivent être archivés :

Historique des mouvements, commandes, livraisons, mouvements de stocks, factures, devis, bons de commande, bons de livraison, fichiers clients, fournisseurs, tarifs… Ces exemples ne sont pas exhaustifs.

Combien de temps ces documents doivent-ils être archivés ?

Tous les documents générés par votre logiciel de gestion commerciale doivent être conservés au moins 3 ans. La conservation informatique autorise l’entreprise à ne pas constituer d’archivage supplémentaire sur support papier.

L’utilisation des images « PDF », « Print » ou tout autre format « image standard » peuvent être utilisés par les entreprises à partir du moment ou ces informations sont validées, lisibles et chronologiquement classées.

Quelles sont les pénalités encourues en cas de non respect de la loi ?

L’administration fiscale dispose d’un droit d’accès, qui se traduit pour l’entreprise par une obligation de présentation des documents cités.

En cas de non présentation de ces documents, le contribuable est soumis à un procès verbal et encourt une majoration de 100% pour opposition au contrôle fiscal.

Exemple d’archivage d’une facture

L’archivage d’une facture, lorsqu’il est mis en oeuvre, devra comprendre l’intégralité des informations contenues dans le fichier source lisible par le logiciel qui l’a créé, de manière à reconstituer les pièces justificatives présentées à l’appui des déclarations fiscales.

L’archivage doit permettre la reconstitution de la facture avec l’intégralité des éléments existants lors de sa création. Il en sera de même pour les autres pièces justificatives, telles que les commandes et les bons de livraisons, qui obéissent aux mêmes règles d’archivage.

A noter que l’éditeur Sage propose d’ores et déjà une solution d’archivage et de numérisation de vos fichiers en format PDF. Pour plus d’information : Sage Scanfact 100.

A l’occasion de la 11eme édition de Sage Expo, l’éditeur vient de présenter les nouvelles versions de ses solutions de gestion de la paie, de la relation client, de la dématérialisation des factures et de métré.

Les nouvelles versions de Sage Paie & RH, Sage Paie Workflow, Sage Métricom et Sage CRM proposent de nombreuses améliorations fonctionnelles.

Sage Paie & RH v18 : la personnalisation des « indicateurs métier »

Sage Paie & RH v18 permet de personnaliser les états d’analyse (sage Paie Edition Pilotée) et d’afficher les données de chaque employé (date de fin de Contrat à Durée Déterminé, retour de congé maternité, entretien professionnel à organiser, etc.) directement au niveau du menu principal. Cette solution de gestion de la paie propose également une nouvelle fonctionnalité de gestion des acomptes.

Sage Paie Workflow s’enrichit, pour sa part, d’une saisie décentralisée pour les formulaires d’absence. Cette fonctionnalité permet ainsi de déléguer les taches de saisie et de validation. Sage Paie & RH v18 est commercialisé à partir de 900 euros HT dans sa version « Base ».

Sage CRM 6.2 : optimiser la gestion des e-mailings

Sage propose aux entreprises de personnaliser l’interface graphique de la nouvelle édition 6.2 de son logiciel de gestion de la relation clients (Customer Relationship Management ou CRM). Mais c’est surtout l’ajout d’un éditeur HTML, d’un correcteur orthographique et d’une fonction de prévisualisation dans le gestionnaire d’e-mailings qui retiendra l’attention des utilisateurs.

Sage CRM 6.2 permet également de visualiser les liens entre les contacts et typologies de contacts (prescripteur, décideur, etc.), les sociétés et leurs filiales, pour dresser une carte précise des réseaux d’influence. Sage CRM 6.2 concerne les sociétés de 20 à 300 salariés et est commercialisé 2 990 euros HT pour une configuration Windows 4 utilisateurs en réseau.

Sage Métricom v9 s’adresse aux professionnels du BTP

Destiné aux professionnels du bâtiment et des travaux publics (BTP) qui utilisent déjà Sage Multi Devis, ce nouveau module logiciel permet d’associer des métrés et des dessins techniques à un devis. Il divise par six le travail d’un métreur vérificateur. Cette nouvelle version supporte l’association de données à un plan au format PDF et propose une visualisation des symboles 3D en rendu photographique. À partir de 1 100 euros HT dès le mois de juillet 2009.

La nouveauté avec Sage 100 Scanfact : la dématérialisation des factures

Avec cet outil, l’éditeur Sage veut faciliter la dématérialisation des factures. Couplé à un scanner, le logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères (O.C.R) identifie les zones clés de la facture papier, récupère les données et les injecte sous la forme d’écritures comptables, puis sauvegarde l’image. De quoi gagner du temps et de l’efficacité.