Recruter un apprenti peut constituer une opportunité en raison des exonérations qui y sont attachées. Attention toutefois aux erreurs d’appréciation. Elles ne profitent pas à tous et ne portent pas systématiquement  sur toutes les cotisations dues par l’employeur.

Définir précisément son effectif

Plus ou moins 11 salariés ?

Le seuil de 11 salariés gouvernant le régime d’exonération de l’apprentissage, un calcul correct de son effectif est indispensable.

Il est déterminé tous établissements confondus, en fonction de la moyenne des effectifs au dernier jour de chaque mois de l’année. En pratique, ce décompte se fait :

• au 31 décembre précédant la conclusion du contrat d’apprentissage
• selon les règles prévues par le code du travail

Les apprentis ne sont pas compris dans le calcul de l’effectif

Les apprentis doivent être exclus du décompte de cet effectif. Ainsi, une entreprise non artisanale employant 12 salariés et 2 apprentis bénéficie du régime « moins de 11 salariés ».

A l’inverse, la même entreprise comptant 13 salariés dont un seul apprentis n’en bénéficie pas.

Lisser l’effet de seuil

Pour les employeurs qui atteignent pour la première fois le seuil de 11 salariés, au titre de 2008, 2009 ou 2010, l’exonération plus favorable prévue pour les employeurs de moins de 11 salariés reste applicables aux contrats conclus pendant les deux années suivants celle du franchissement du seuil.

Par exemple, une entreprise dont l’effectif au 31 décembre 2008 était de 9 salariés est passée de 12 salariés au 31 décembre 2009. Elle embauche un apprenti le 1er septembre 2010. L’employeur pourra tout de même bénéficier du régime d’exonération « moins de 11″ sur la rémunération versée au salarié, jusqu’au terme du contrat d’apprentissage.

Moins de 11 et artisans

Qui est concerné ?

Les artisans, c’est-à-dire les employeurs inscrits au répertoire des métiers ainsi que les entreprises occupant moins de 11 salariés, bénéficient d’un régime favorable.

Une exonération presque totale

Pour ces employeurs, la rémunération de l’apprenti est exonérée de toutes les cotisations patronales et salariales (URSSAF, chômage, ARRCO, etc.) ainsi que de CSG et de la CRDS.

Ce qui reste à payer

Pour les contrats d’apprentissage signés depuis le 1er janvier 2007, la cotisation AT reste due. Le cas échéant, les employeurs de moins de 11 salariés et les artisans sont aussi redevables :

• d’éventuelles cotisations supplémentaires d’accidents du travail
• des cotisations salariales et patronales de retraite complémentaire pour la part excédent le taux effectif minimum de cotisation, si l’entreprise cotise à un taux supérieur

Dans tous les cas, les cotisations restant dues sont calculées sur des bases forfaitaires (voir plus bas).

11 salariés et plus

Une exonération partielle

Les autres entreprises, c’est-à-dire celles non inscrites au répertoire des métiers occupant 11 salariés ou plus, bénéficient d’un exonération partielle des cotisations.

Certaines entreprises bénéficient du lissage de l’effet de seuil et profitent donc du régime d’exonération totale, malgré leur effectif.

Ce qui est exonéré

L’employeur est alors exonéré :

• de cotisations patronales et salariales d’assurance maladie, d’assurance vieillesse et d’allocations familiales
• des cotisations salariales de retraite complémentaire, d’AGFF et de chômage

Ce qui reste dû

L’employeur reste, en revanche, redevable :

• de la part patronale des cotisations d’assurance chômage, AGS, ARRCO et AGFF
• de la cotisation FNAL (0.10% et, le cas échéant, 0.40%)
• de la contribution solidarité autonomie (0.30%)
• du versement transport
• des participations construction et formation
• de la taxe sur les salaires
• de la taxe d’apprentissage

La cotisation AT est également due, sauf si le contrat a été conclu avant le 1er janvier 2007.

Utiliser les bases forfaitaires

Les cotisations restant dues ne sont pas calculées sur le salaire réellement versé aux apprentis mais sur des bases forfaitaires déterminées en fonction du SMIC au 1er janvier de l’année. Ces bases sont fixées pour chaque année civile sur une assiette de 169 heures pour toutes les entreprises, quel que soit l’horaire collectif.

Une évolution était envisageable pour calculer l’assiette mensuelle des cotisations sur 151.67 heures (durée légale du travail) au lieu de 169 heures. Cette réforme est abandonnée pour le moment.

Bénéficier de la loi TEPA

Pas de réduction de cotisations salariales

L’apprenti peut, le cas échéant, bénéficier de la réduction de cotisations salariales liées aux heures supplémentaires.

Déduction patronale sous condition

L’employeur peut, le cas échéant, bénéficier de la déduction forfaitaire de cotisations patronales sur les heures supplémentaires. En pratique, la déduction s’impute sur les cotisations patronales de sécurité sociale, le FNAL, la contribution solidarité autonomie et le versement transport qui restent dus compte tenu du régime d’exonération applicable au contrat d’apprentissage en cause, mais dans la limite de ces mêmes cotisations.

La défiscalisation

La rémunération de l’apprenti peut aussi bénéficier de l’exonération d’impôt de la loi TEPA, sous réserve d’en remplir les conditions.

Il faut donc en tenir compte pour établir le net imposable sachant que pour la rémunération « normale », le salarié peut bénéficier du régime fiscal propre aux apprentis.

CSG-CRDS / impôt sur le revenu

CSG / CRDS

Les salaires versés à l’apprenti bénéficent d’une exonération de CSG / CRDS, à l’inverse de l’intéressement et de la participation qui sont soumis à CSG / CRDS.

Dans cette logique, l’abondement de l’employeur à un plan d’épargne salarial versé au profit d’un apprenti devrait être soumis à CSG / CRDS.

Impôt sur le revenu

La rémunération de l’apprenti est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du SMIC calculé sur une base annuelle, soit 16 052 euros (elle devrait être de 16 125 euros pour les revenus 2010 déclarés en 2011).

C’est à l’apprenti (ou la personne à laquelle il est rattaché) d’en tenir compte dans sa déclaration de revenus. De son côté, l’employeur doit déclarer les sommes imposables dans la DADS.

Rappel

Rappelons que la production des bulletins de paye concernant les apprentis peut être facilitée par l’utilisation d’un progiciel de paye.

Les paramétrages disponibles dans les différents logiciels de paie permettent en effet de définir un profil de paye spécifique au statut des apprentis.

Pour rappel des solutions de gestion de la Paye – RH :

Sage Paie Pack
Sage Paie Pack +
Sage Suite RH

Cegid Paie Business Suite
Cegid Paie Business Place

Ebp Paye PRO

Ciel Paye Evolution

L’attestation Pôle Emploi est renseignée sous la seule responsabilité de l’employeur. Cette attestation permet au salarié de faire valoir ses droits aux prestations chômage.

Pour cette raison, aucun erreur ne doit s’y glisser, notamment concernant les rubriques chiffrées.

Quels sont les éléments à fournir obligatoirement ?

Quels sont les salariés concernés ?

L’employeur doit fournir l’attestation Pôle Emploi quels que soient :

• le mode de rupture du contrat de travail (par exemple : licenciement, démission, rupture conventionnelle, fin de CDD)
• le motif de la rupture (y compris la faute grave ou lourde)
• la nature du contrat (par exemple : CDD, CDI, contrat d’apprentissage, travail intermittent)

Où trouver l’attestation ?

L’employeur peut demander une attestation papier à son Pôle Emploi. Il peut se la procurer directement en ligne (http://www.pole-emploi.fr).

A quel moment remettre le document ?

L’attestation doit être remise au salarié lors de son départ de l’entreprise. Il s’agit, en pratique, du moment où le salarié ayant exécuté son préavis quitte l’entreprise.

En cas d’inexécution du préavis, il s’agira de la fin de celui-ci.

Il convient de souligner qu’encas de perte, l’employeur n’est pas tenu d’en délivrer un duplicata.

L’attestation Pôle emploi est tenu à disposition

L’employeur n’a pas à faire parvenir l’attestation Pôle Emploi. Il lui suffit de la tenir à disposition du salarié en l’informant, le cas échéant, dans sa lettre de licenciement. Toutefois, l’employeur condamné en justice à remettre au salarié son attestation doit alors la lui faire parvenir.

L’envoi au Pôle Emploi

L’employeur doit transmettre un exemplaire papier de l’attestation au centre de traitement de Pôle Emploi. Il peut également opter pour un envoi dématérialisé s’il préfère.

L’indication du dernier salaire

Mention du dernier jour travaillé et payé

L’employeur doit indiquer le dernier jour effectivement travaillé et payé. En cas de période non travaillée et rémunérée en fin de contrat, l’employeur doit remonter au dernier jour réellement travaillé par le salarié.

Dans ce contexte, les congés payés sont considérés comme travaillés sauf s’il sont payés par une caisse de congés payés.

Les salaires mensuels bruts

L’employeur doit mentionner, colonne 5 de la rubrique 7.1, les salaires bruts soumis à cotisations des 12 mois précédant le dernier jour travaillé et payé.

Le salaire brut s’entend avant retenue des charges sociales et après déduction des éventuels frais professionnels (exemple : BTP, VRP).

Il s’agit en pratique de porter toutes les sommes correspondant à la rémunération habituelle (ex. : salaire mensuel de base, indemnités et primes mensuelles).

Les autres indemnités et primes doivent être indiquées dans la rubrique 7.2.

Cas de la période non travaillée

L’employeur doit indiquer, en cas d’absence du salarié pendant la période de référence, le nombre de jours n’ayant pas été intégralement payés.

Le calcul doit être fait en jours calendaires : par exemple, si un salarié a été absent du 9 au 15 juin 2010, l’employeur mentionne 7 jours d’absence.

L’absence maladie

Lorsque le salarié a été absent pour maladie, l’employeur doit indiquer les jours d’absence sans porter de salaire dans la colonne 5. S’il a maintenu la rémunération intégrale du salarié, en versant un complément aux IJSS et que l’absence pour maladie n’a entraînée aucune réduction de prime, la rémunération totale doit être déclarée dans la colonne 5.

Dans ce cas, l’employeur n’indique aucun jour d’absence dans la colonne 4 et signale en observation (colonne 7) les incidences sur le montant du précompte d’assurance chômage.

Ces précisions valent aussi en cas de chômage partiel si le salaire a été intégralement maintenu.

Les indemnités non mensuelles

Le cadre 7.2 permet à l’employeur d’indiquer les primes ou indemnités liées aux salaires de s12 mois civils précédant le dernier jour travaillé payé mais dont la périodicité n’est pas mensuelle.

Leur nature doit être précisée (ex. : 13ème mois, prime exceptionnelle, indemnités afférentes aux journées de repos complémentaire acquises au titre d’un accord de RTT).

Elles sont prises en compte en totalité ou au prorata pour le calcul des allocations chômage.

Les sommes « du reçu pour solde de tout compte »

Les sommes versées lors de la rupture (rubrique 7.3)

L’employeur doit concrètement indiquer les montants perçus par le salarié au titre du solde de tout compte après le dernier mois civil  indiqué dans le cadre 7.1 et correspondant :

• au salaire, lorsque la fin du contrat de travail intervient en cours de mois
• à l’indemnité compensatrice de préavis si le préavis est non effectué et non payé
• à l’indemnité compensatrice de congés payés pour les congés non pris (l’employeur doit préciser le nombre de jours ouvrables correspondants et le nom de la caisse si cette indemnité est due par une caisse professionnelle)

L’employeur doit également détaillé les diverses indemnités légales dont notamment :

• l’indemnité légale de licenciement ou de départ à la retraite
• l’indemnité de fin de CDD ou de clientèle

La gestion du différé

L’employeur qui verse, après le solde de tout compte, de nouveaux éléments de salaire (par exemple : prime de bilan dont le montant était inconnu au moment du solde de tout compte), doit, en toute logique, établir une attestation complémentaire.

Les sanctions

Les sanctions civiles

L’employeur qui ne remet pas, ou remet tardivement, l’attestation, peut être condamné à réparer le préjudice causé au salarié, en lui versant des dommages-intérêts.

Il en sera de même en cas de fausses indications pouvant entraîner une réduction des droits du salarié aux prestations chômage.

Les sanctions pénales

L’employeur peut aussi être condamné au paiement de l’amende prévue pour les contraventions de 5ème classe en cas de refus de délivrance.

La gestion automatique de l’attestation Pôle Emploi

Rappelons que l’attestation Pôle Emploi peut être remplie automatiquement par les progiciels de gestion de la paie (cf. logiciel de paye)

Le traitement automatique des données et le remplissage de l’attestation sont réalisés par les solutions de gestion de la paye telles que : Sage Paye Pack, Sage Paye Pack +, Sage Suite RH, Cegid Paie Business Suite, Cegid Paie Business Place, Ebp Paye PRO et Ciel Paye Evolution.

Ces applications permettent de gagner du temps et fiabilisent les données qui seront enregistrées dans l’attestation Pôle Emploi.

En principe, les jours fériés sont chômés et payés aux salariés.

Il arrive toutefois que les jours fériés soient travaillés, de manière régulière, dans certains secteurs d’activité ou de manière occasionnelle.

Les jours fériés prévus légalement

Liste des jours fériés

Le Code du travail prévoit une liste de 11 jours de fêtes légales :

• 1er janvier
• lundi de Pâques
• 1er mai
• 8 mai
• jeudi de l’Ascension
• lundi de Pentecôte
• 14 juillet
• 15 août
• 1er novembre
• 11 novembre
• 25 décembre (Code du travail art. L. 3133-1)

Les jours fériés en Alsace-Moselle

Dans les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle, le 26 décembre et le Vendredi Saint dans les communes où existe un temple protestant ou un église mixte sont des jours chômés, comme tous les jours fériés figurant dans l’ordonnance du 16 Août 1892 (loi 2005-296 du 31 mars 2005, art. 1).

Il convient de noter que dans le département de la Moselle, le préfet, après consultation des organismes professionnels concernés et des organisations syndicales des professions de commerce et de distribution, peut, par arrêté, autoriser ou interdire l’ouverture des établissements commerciaux le Vendredi Saint et ceci, de manière uniforme dans le département, indépendamment de la présence d’un temple protestant ou d’une église mixte dans les communes (code du travail L. 3134-14).

Les jours fériés dans les départements d’outre-mer

Le jour de la commémoration de l’abolition de l’esclavage est férié. Il s’agit du 27 mai en Guadeloupe, du 10 juin en Guyane, du 22 mai en Martinique, du 20 décembre à la Réunion et du 27 avril à Mayotte.

Le principe du repos des jours fériés

Chômage des jours fériés

Mis à part le 1er mai qui est obligatoirement chômé, le repos des jours fériés n’est pas légalement obligatoire.

Toutefois, il est largement pratiqué dans les entreprises : le jour férié est généralement un jour chômé.

Cas particulier des mineurs

L’interdiction de travailler les jours fériés ne joue que pour les jeunes de moins de 18 ans employés dans des établissements autres que les établissements commerciaux et les bureaux des établissements industriels.

Les conventions collectives et les usages peuvent étendre le principe à l’ensemble des salariés. Dans ce cas, le chômage s’impose à l’employeur et les salariés peuvent légitimement refuser de travailler.

Dans les usines à feu continu, les jeunes salariés peuvent être employés tous les jour de la semaine, à la condition qu’ils aient au moins un jour de repos par semaine.

Dans certains secteurs pour lesquels les caractéristiques particulières de l’activité le justifient, une convention ou un accord collectif étendu, ou une convention ou un accord d’entreprise ou d’établissement, peuvent définir les conditions dans lesquelles il peut être dérogé à ces dispositions, sous réserve que les jeunes de moins de 18 ans concernés bénéficient de 36 heures consécutives minimum, au titre du repos hebdomadaire.

Ces activités concernent l’hôtellerie, la restauration, les traiteurs et organisateurs de réception, les café-tabacs et débits de boissons, la boulangerie, la pâtisserie, la boucherie, la charcuterie, la fromagerie-crèmerie, la poissonnerie, les magasins de vente de fleurs naturelles, jardineries et graineteries, les établissements et autres secteurs assurant à titre principal la fabrication de produits alimentaires destinés à la consommation de produits alimentaires destinés à la consommation immédiate ou dont l’activité exclusive est la vente de denrées alimentaires au détail et les spectacles.

Rappel des mentions devant obligatoirement figurer sur le bulletin de paie

Le bulletin de paie comporte un certain nombre de mentions légales obligatoires (c. trav. art. R3243-1 à R3243-5). D’autres indications peuvent être exigées par les conventions collectives.

Identification de l’employeur

Il est nécessaire d’indiquer le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié.

Organisme de versement des cotisations de sécurité sociale

URSSAF, CGSS ou CMSA, etc. Indiquer également le numéro d’immatriculation auprès de l’organisme.

Code NAF

Pour les employeurs inscrits au répertoire national des entreprises et des établissements : indiquer le numéro de la nomenclature des activités françaises caractérisant l’activité de l’entreprise ou de l’établissement, attribué par l’INSEE.

Mention de la convention collective

Si aucune CCN n’est applicable dans l’entreprise, indiquer la référence aux articles du code du travail sur les durées des congés payés et du préavis : « Durée des congés payés : code du travail, art. L. 3141-3 à L.3141-21″ ; « Durée du préavis : code du travail, art. L. 1237-1, L. 1234-1 à L. 1234-8″.

Nom et emploi du salarié

Indiquer l’appellation courante sous laquelle sont reconnues les fonctions du salarié : métier dont la définition figure dans la classification de la convention collective, appellation spécifique à l’entreprise.

Cette mention permet de contrôler que la rémunération versée au salarié est conforme à la classification professionnelle de ce dernier.

Classification professionnelle

En l’absence de dispositif conventionnel applicable, il n’y a pas lieu d’indiquer une position.

Période et nombre d’heures de travail auxquels se rapporte la rémunération

Accessoires de salaires soumis à cotisations sociales

Indiquer : l’avantage en nature, les pourboires, le montant de l’indemnité de fin de CDD ou de fin de contrat de travail temporaire.

Dates et indemnités de congés payés

Si la méthode du dixième est appliquée, l’indemnité de congés payés doit être indiquée distinctement.

Rémunération totale brute

Cotisations salariales

L’employeur peut, s’il le souhaite, regrouper les cotisations salariales, dès lors qu’elles sont versées au même organisme collecteur.

Cotisations patronales

La nature, le montant et le taux des cotisations patronales d’origine législative, réglementaire ou conventionnelle assises sur la rémunération brute doivent être indiqués soit sur le bulletin de paie, soit sur un récapitulatif annuel.

Si elles sont mentionnées sur le bulletin de paye, les cotisations patronales peuvent être regroupées dans les mêmes conditions que les cotisations salariales, et avec les mêmes exigences d’information du salarié.

Retenues pour le compte de l’entreprise

Acomptes, avance sur salaire, titres-restaurant, etc.

Retenues pour le compte de tiers

Saisie de rémunération, avis à tiers détenteur, pension alimentaire, cession de créance, etc.

Versements non soumis aux cotisations

Indiquer  : les remboursements de frais professionnels, la participation aux frais de transport domicile-lieu de travail (ex. : 50% du titre du « passe Navigo »), certaines indemnités de rupture, les IJSS en cas de subrogation.

Net à payer

Date du paiement du salaire

Indication à conserver le bulletin

Le bulletin de paie doit comporter en caractères apparents une mention incitant le salarié à le conserver sans limitation de durée.

Cette obligation tend à faciliter au salarié sa reconstitution de carrière. Elle peut être satisfaite, par exemple, de la sorte : « Dans votre intérêt, et pour faire valoir vos droits, conservez ce bulletins de paie sans limitation de durée. »

Mentions complémentaires non obligatoires

Certaines taxes et contributions dues par les seuls employeurs (notamment : taxe d’apprentissage, participation à la formation professionnelle continue, contribution au FNAL) n’ont pas à figurer systématiquement.

L’administration préconise d’en indiquer le total dans une rubrique « Autres charges patronales », sachant qu’il faut alors mentionner le détail soit en pied de bulletin lors de la remise du premier bulletin de paie, soit sur un récapitulatif annuel.

Les mentions conseillées

Salaire net imposable

La mention du net imposable n’est pas obligatoire, mais dans la pratique elle est nécessaire.

Journée de solidarité

Pour des raisons de preuve, il est préférable de mentionner la date à laquelle le salarié a accompli la journée de solidarité ou, en cas de fractionnement, les dates auxquelles le salarié a travaillé les heures correspondantes.

Les mentions interdites

L’employeur ne doit faire figurer sur le bulletin aucune mention qui puisse porter atteinte au droit des personnes et aux libertés individuelles ou collectives.

Exercice du droit de grève

La grève ne doit pas être identifiable : la retenue est opérée sans préciser son origine exacte (par exemple : absence non rémunérée)

Activité de représentation du personnel

L’expression « heures de délégation » ne doit pas apparaître sur le bulletin. La nature et le montant de la rémunération de ces heures seront détaillés en annexe du bulletin de paie.

Autres formes de représentation des salariés

Conseiller prud’homal, membre d’une commission paritaire d’un conseil d’administration ou d’un organisme de sécurité sociale.

Tout congé pouvant déterminer un comportement du salarié

Solidarité internationale, etc.

Deux cas de figure se présentent :

Votre logiciel de paie est homologué DUCS EDI (Déclaration unifiée des cotisations sociales par échanges de données informatisés)

Il existe trois possibilités pour télé déclarer et payer vos cotisations sociales :

• l’e-mail sécurisé, si vous disposez d’un certificat électronique
• le dépôt direct de fichier
• le transfert par l’intermédiaire d’un portail de déclarations sociales

l’e-mail sécurisé

Vous devez disposez d’un certificat électronique Minefi.

Quelle procédure ?

• Envoyer votre fichier signé par l’intermédiaire de votre messagerie à l’une de deux adresses suivantes : coplat.s@declaration.urssaf.fr ou copaym.s@declaration.urssaf.fr
• Consultez vos comptes-rendus de traitement dans votre boîte e-mail

Le dépôt direct

• Connectez-vous sur www.urssaf.fr
• Saisissez votre Siret et le mot de passe délivré par votre Urssaf
• Cliquez sur la rubrique « dépôt direct de fichier » et laissez-vous guider
• consultez vos comptes-rendus de traitement dans votre boite e-mail

La liste des logiciels de paie homologués

(cette liste n’est pas exhaustive)

• Sage Paie Base
• Sage Paie Pack
• Sage Paie Pack +
• Cegid Paie Business Suite
• Cegid Paie Business Place
• Ebp Paye PRO
• Ciel Paye Evolution

Votre logiciel de paie n’est pas homologué DUCS EDI

Pour télé déclarer et payer vos cotisations sociales, adhérez à : www.net-entreprises.fr (site officiel des déclarations sociales)

• Saisissez vos données et votre mot de passe
• Compléter votre formulaire DUCS-Urssaf
• Validez votre saisie. Vous recevrez immédiatement un justificatif de vos déclarations

La DUCS sur www.net-entreprises.fr permet également de déclarer les cotisations obligatoires Pôle emploi, retraite complémentaire et prévoyance et des caisses de congés intempéries BTP.

Comment bénéficier de ces services ?

Votre logiciel de paye est homologué DUCS-EDI, il suffit de se connecter sur : https://mon.urssaf.fr

• Télécharger le dossier d’adhésion
• Compléter le dossier et retourner le à l’URSSAF

Votre logiciel de paye n’est pas homologué DUCS-EDI, connectez-vous sur : www.net-entreprises.fr

Complétez la rubrique « Vous inscrire »

Les charges sociales sont l’ensemble des cotisations et des taxes parafiscales assises sur les salaires ou certaines autres sommes à la charge du salarié et de son employeur.

Elles sont en général calculées en pourcentage de la rémunération brute. Certaines charges peuvent toutefois être forfaitaires (c’est le cas, par exemple, des cotisations mutuelle).

Sont essentiellement visées :

• les cotisations de sécurité sociale ;
• les cotisations d’assurance chômage et d’AGS ;
• les cotisations de prévoyance et de retraite complémentaire (dont AGFF et CET) ;
• les cotisations APEC ;
• la CSG et la CRDS ;
• la contribution solidarité autonomie ;
• le FNAL ;
• le forfait social ;
• le versement de transport ;
• la taxe sur les contributions patronales de prévoyance complémentaire ;
• la contribution sur les préretraites d’entreprise ;
• la contribution sur les régimes de retraite à prestations définies ;
• la pénalité 1% seniors ;
• la taxe sur les salaires, d’apprentissage ;
• la participation à la formation professionnelle continue, à l’effort de construction ;
• la contribution patronale sur les indemnités de mise à la retraite ;
• les contributions spécifiques au titre des attributions gratuites d’actions aux salariés ou sur stock-option.

Qu’est-ce que la DADS-U ?

La DADS-U est un fichier informatique extrait du logiciel de paie (Sage Paye Pack, Ebp Paye PRO, Cegid Paye Business Suite ou encore Ciel Paye Evolution…), qui fait apparaître, pour chacun des salariés occupés dans l’entreprise, différents renseignements.

Tout employeur est tenu de l’adresser avant le 31 janvier de chaque année.

La DADS-U sert notamment :

• à l’administration fiscale pour contrôler la déclaration de revenus des salariés contribuables et de mettre en oeuvre leur déclaration de revenus pré remplie et pour régulariser la taxe sur les salaires (pour les entreprises qui y sont assujetties);
• à la sécurité sociale, à l’ARRCO et à l’AGIRC, pour contrôler la bonne application des cotisations et contributions et pour déterminer les droits des salariés;
• à établissement de statistiques nationales pour permettre aux pouvoirs publics d’ajuster la politique sociale.

ARRCO et AGIRC

L’ARRCO, créée en 1961, fédère l’ensemble des caisses de retraites complémentaires pour les salariés du secteur privé non cadres sur la totalité de leur salaire limitée à 3 fois le plafond de la sécurité sociale et, d’autre part, pour les cadres sur la tranche A de leur rémunération.

L’AGIRC, créée en 1947, gère le régime de retraite complémentaire applicable aux salariés cadres et assimilés sur les tranches B et C. L’AGIRC fédère une trentaine d’institutions de retraite complémentaire cadre.

La règle générale qui prévaut est que le salarié doit être payé une fois par mois. Le code du travail ne précise toutefois pas la date précise du règlement.

Le code du travail impose,  en revanche, la régularité du paiement du salaire. Un retard de paiement, même en cas de situations exceptionnelles, peut engendrer des sanctions civiles et pénales.

Quelle est la périodicité de la paie ?

Dans le cas des salaires mensualisés

La rémunération des salariés mensualisés doit être versée au moins une fois par mois.

Un acompte doit être versé à tout salarié qui en fait la demande. Il correspond, pour une quinzaine, à la moitié de la rémunération mensuelle.

Il convient d’observer que les acomptes se compensent avec le salaire dans sa totalité. L’employeur peut, lors de l’échéance normale de la paie, se rembourser intégralement.

L’acompte qui ne serait pas retenu sur la prochaine échéance de paie devient une avance sur salaire qui est soumise à d’autres règles juridiques.

La retenue pour acompte doit être mentionnée sur le bulletin de salaire du mois. Toutefois, malgré la délivrance du bulletin, l’employeur doit être en mesure de prouver l’acompte. De ce fait, il peut être utile de faire remplir au salarié un reçu lors de son versement.

Dans le cas des salariés non mensualisés

Les travailleurs à domicile, saisonniers, intermittents et temporaires sont exclus du principe de mensualisation du salaire.

Lorsqu’aucun accord collectif plus avantageux n’est présent, les salariés doivent être payés au mieux deux fois par mois, à 16 jours au plus d’intervalle.

S’agissant du travail aux pièces dont l’exécution dure plus d’une quinzaine de jours, les dates de règlement peuvent être fixées d’un commun accord. Cependant, le salarié reçoit des acomptes chaque quinzaine et est intégralement rémunéré dans la quinzaine qui suit la livraison de l’ouvrage.

Les Voyageurs Représentants Placiers (VRP)

Le salaire fixe

Lorsque le représentant est rémunéré en tout au partie par un salaire fixe mensuel, ce salaire doit être payé une fois par mois.

Les commissions

Le VRP statutaire peut être payé, au choix des parties, soit au fixe, soit à la commission, soit au deux.

Le montant de la rémunération fixe éventuelle ainsi que le taux des commissions doivent être précisés dans le contrat de travail.

Les commissions dues aux VRP donnent lieu à un règlement au moins tous les 3 mois. Le contrat de travail peut convenir une périodicité plus courte, mais en aucune façon, une périodicité plus longue.

L’acompte

L’employeur doit accorder au représentant qui en fait la demande un acompte, calculé sur les commissions effectivement dues au titre du trimestre en cours. Il s’agit donc du paiement anticipé d’une rémunération déjà acquise.

Cette disposition ne s’applique qu’en l’absence d’usage ou de clause ayant le même objet.

Le lissage des salaires

Rémunération non fixée en fonction de l’horaire réalisé

L’accord collectif qui organise le temps de travail sur une période supérieure à la semaine peut prévoir une rémunération lissée, c’est-à-dire indépendante de l’horaire réel effectué au cours de chaque mois. Dans cette situation, la rémunération se base sur l’horaire mensuel moyen.

Ce lissage a pour effet d’assurer une continuité de la rémunération aux salariés employés selon des modalités d’aménagement du temps de travail qui se traduisent par des horaires irréguliers d’un mois sur l’autre.

La mensualisation des  heures supplémentaires

Dans les entreprises dont la durée collective du travail est supérieure à la durée légale, la rémunération mensuelle due aux salariés peut être  calculée en multipliant la rémunération horaire par les 52/12 de cette durée hebdomadaire de travail, sans préjudice des majorations de salaires afférentes.

Il s’agit d’une mensualisation des heures supplémentaires habituelles, les heures supplémentaires exceptionnelles figurant à part sur le bulletin de salaire.

En cas d’inexécution par l’employeur de ses obligations légales, les salariés peuvent valablement refuser d’exécuter les heures supplémentaires demandées.

Le paiement du salaire

Les obligations de l’employeur

En plus de la délivrance du bulletin de paie, l’employeur doit être en mesure de prouver le paiement et la date du paiement du salaire. C’est l’employeur qui décide de cette date de paiement.

En raison du caractère alimentaire de la rémunération, le code du travail impose aux employeurs de payer les salaires à intervalles réguliers.

Ces dispositions sont respectées dès lors que le délai qui s’écoule entre deux dates de paiement n’excède par un mois. Si le paiement du salaire doit être effectué dans le délai le plus rapproché de la fin de période de travail, il peut être admis que l’établissement des comptes individuels exige un certain délai pour permettre aux employeurs l’achèvement des opérations de paie.

Toutefois, l’employeur ne peut en aucun cas différer le paiement du salaire au-delà d’un mois entre deux paies.

Par exemple, ne constitue pas un retard punissable, le paiement des heures supplémentaires et des jours fériés avec un décalage dans le temps résultant de l’organisation de l’entreprise (paiement en décembre d’heures supplémentaires effectuées en novembre).

L’employeur  ne peut pas, non plus, justifier un retard de paiement par la mise en place d’un nouveau système informatique.

Les sanctions pour non respect des obligations

Des difficultés financières ne justifient pas le manquement à l’obligation de payer les salaires

Des difficultés financières ne peuvent pas justifier le manquement à l’obligation de payer les salaires. Il appartient à l’employeur qui ne peut pas assurer la pérennité du travail et des règlements des salaires, en raison de telles difficultés, soit de licencier le salarié pour le motif économique, soit de se déclarer en état de cessation des paiements.

Les intérêts moratoires

Tout retard de paiement entraîne l’application d’un intérêt au taux légal sans que le salarié ait besoin de justifier d’un préjudice.

Les intérêts moratoires sont constitués par les intérêts au taux légal de la créance. Ils ne sont dus qu’à compter du jour de la sommation de payer ou d’un autre acte équivalent, telle une lettre missive, s’il en ressort une interpellation suffisante.

Les dommages-intérêts

Des dommages-intérêts peuvent également être obtenus si la mauvaise foi de l’employeur est avérée. Le salarié doit apporter la preuve du préjudice subi. C’est le juge qui fixe, au regard de ces éléments, le montant du préjudice causé.

L’arrêt de travail

Un salarié peut arrêter de travailler tant qu’il n’a pas été payé : le refus par un salarié de reprendre le travail peut être légitimé par un manquement de l’employeur à ses obligations légales.

Il faut noter que lorsque les salariés se trouvent dans un situation contraignante par suite d’un manquement grave et délibéré de l’employeur à ses obligations, les obligeant de cesser le travail pour se faire payer leur salaire, l’employeur peut être condamné à payer aux grévistes une indemnité compensant les pertes de salaire durant la grève.

Prise d’acte de la rupture du contrat de travail

La prise d’acte de la rupture d’un contrat de travail par un salarié en raison du non-paiement du salaire ou d’un paiement tardif peut, le cas échéant, aboutir à la condamnation de l’employeur pour licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Le manquement de l’employeur doit être suffisamment grave pour justifier la prise d’acte de la rupture du contrat par le salarié, comme cela a été jugé, par exemple, pour le non-paiement de commissions.

Convention de 3ème classe

Les infractions à la périodicité du paiement des salaires peuvent entraîner des sanctions pénales prévues par les contraventions de 3ème classe.

Les systèmes informatisés de gestion de la paie permettent de fiabiliser la régularité du versement des salaires

Rappelons que les différents progiciels de Paye-RH permettent d’assurer la gestion de la paie de manière régulière.

Pour plus d’information : logiciel de paye

L’automatisation de la gestion des paies permet en effet, quelque soit le nombre de salariés et la complexité des calculs dus aux différents statuts et conventions, d’assurer une régularité dans la production des bulletins.

Citons parmi les solutions reconnues sur le marché des progiciels de gestion :

Cegid

Cegid Paye Business Suite
Cegid Paye Business Place

Ciel

Ciel Paye
Ciel Paye Evolution

Ebp

Ebp Paye Classic
Ebp Paye PRO

Sage

Sage Paye Base
Sage Paye Pack
Sage Paye Pack +

Qu’est-ce qu’un logiciel de Paye-RH, quelle est son utilité ?

Qu’est-ce la paye, qu’est-ce qu’un logiciel de paye ?

Le travail et sa rémunération occupe une position essentielle dans notre système juridique. Le salaire est une obligation de l’employeur qui doit se conformer aux principes de protection des salariés.

Ces principes sont constitués des règles de protection sociale et des règles d’établissement du bulletin, lesquelles doivent respecter les lois et réglementations en vigueur.

Les solutions de gestion de la paie permettent de gérer la paye de manière automatisée et simplifiée en allégeant notamment cette dernière partie.

Les mécanismes de la paie sont en effet d’une grande complexité en raison de la multiplicité des caractères généraux du salaire et des différentes formes qu’il peut revêtir.

Deux étapes importantes prévalent lors de l’établissement de la paye :

La première étape est celle du recensement et de l’organisation de l’ensemble des données qui serviront à calculer la base de la rémunération. Par base de rémunération, on peut entendre le calcul des heures supplémentaires, les heures d’absence et les augmentations salariales…

La seconde étape concerne l’établissement des différentes obligations administratives telles que :

• L’établissement et le paiement des cotisations sociales et des charges obligatoires liées à la paie
• La production des différentes obligations administratives
• La réalisation de la Déclaration Annuelle des données Sociales (DADS)
• La tenue du livre de paie
• L’établissement de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE)
• La tenue d’un registre du personnel

Les solutions de gestion de la paie présentent deux à trois grandes fonctions majeures

Pour les applications simples (Ciel Paye, Ebp Paye par exemple), la première étape sera gérée.

Les applications « basiques » de gestion de la paie vont effectivement assurées  la production des bulletins de salaires mais ne génèreront pas l’intégralité des documents résultant des obligations administratives majeures (DADS-U, DUE…).

Les progiciels plus élaborés assureront ces deux étapes. On peut citer parmi ces applications Ebp Paye PRO, Ciel Paye Évolution, Sage Paye Pack…

Enfin la troisième grande fonctionnalité peut être résumée par la gestion des ressources Humaines. Au-delà des étapes 1 et 2 précitées, des fonctions poussées de gestion du personnel sont disponibles (gestion des temps, gestion des compétences et des carrières,  gestion de la formation, gestion des Workflow).

Les applications Paye-RH qui peuvent être citées en référence sont Sage Paie Pack +, Cegid Paye Business Place parmi les éditeurs les plus connus.

La complexité du bulletin de salaire en France n’est plus à démontrer. D’autant plus que les nombreuses évolutions réglementaires, l’aménagement du temps de travail,  la réintégration des cotisations de retraites et de prévoyances rendent la tâche difficile.

Les solutions de gestion de la paye interviennent pour alléger et fiabiliser l’ensemble de ces opérations.

Le rôle de la solution de gestion Paye-RH est effectivement d’automatiser et de sécuriser l’ensemble des données sociales.

Plusieurs avantages découlent  de l’utilisation d’un progiciel de gestion de la paye-RH

• Optimisation du temps de travail pour le gestionnaire de paie
• Fiabilité des données sociales
• Réalisation d’une économie résultant du gain de temps et de l’internalisation de la paie
• Sécurisation des données sociales via les différents systèmes de sauvegarde mis à disposition
• Transfert des écritures vers la comptabilité
• Automatisation des déclarations (DUE, DUCS, DADS-U)

Les logiciels de paye ne sont pas réservés aux grandes structures. Aujourd’hui, à peine 15% des entreprises de moins de 10 salariés sont  équipées d’une solution de gestion de la paye.

Cet état de fait est d’autant plus dommage qu’un logiciel de paye entraîne à court terme une économie de temps de 50% par rapport à l’utilisation d’un tableau Excel.

Outre l’économie de temps, l’utilisation d’une solution informatisée permet également une rigueur plus importante dans l’élaboration des paies et des documents obligatoires.

Des systèmes de gestion dédiés à l’organisation de l’entreprise

Quels sont les avantages d’un progiciel de paye par rapport à un tableur Excel ou aux autres types de tableur ?

Une solution informatisée dédiée à la gestion de la paye présente les avantages suivants :

• La gestion des nombreux et divers cumuls (brut, net imposable, congés, plafonds…). Prenons l’exemple du plafond mensuel de la Sécurité Sociale. Il s’agit en réalité d’un plafond annuel. Si les entreprises peuvent calculer les cotisations sur la base du salaire mensuel, elle devront, en fin d’année, établir une régularisation qui peut être importante si la rémunération du salarié fluctue autour du plafond mensuel.
• La production et l’édition d’un état préparatoire trimestriel permettant de remplir les bordereaux de cotisations.
• L’absence de ressaisies inutiles, source d’erreur et de perte de temps. Par exemple, les nouveaux taux et plafond doivent être ressaisis pour chaque salarié et chaque société (chaque dossier).
• L’établissement automatique de la DADS
• Les télédéclarations

Une solution Paye-RH optimise le temps de travail

L’installation d’une solution paye génère d’importants gains de temps. Par le biais des différents paramétrages disponibles, différents automatismes de gestion peuvent être mis en place. Ces automatismes permettent d’éviter les saisies répétitives et assurent une qualité et une efficacité de production homogène sur l’ensemble des bulletins.

L’application de gestion autorise également un traitement plus rapide des payes complexes. En effet, dès qu’il y a plusieurs salariés, des statuts différents, des entrées et sorties, la solution informatisée s’impose comme la seule à gérer rapidement et efficacement les calculs, l’édition des bulletins, les états récapitulatifs et déclaratifs.

Les progiciels Paye-RH fiabilisent les données

L’un des objectif des solutions Paye-RH est de réduire les risques d’erreurs et de mise en cause de l’agent.

Toute erreur ou inexactitude sur un bulletin de paye peut entraîner des conflits d’ordre juridique. Cette pression est d’autant plus accentuée que les gestionnaires ou responsables de paie se heurtent à des contraintes de temps. En effet, aucun retard n’est acceptable pour la remise de la paie sauf à s’exposer à des conséquences sociales…

La mise en place des différents paramétrages au sein d’une application Paye-RH permet donc d’éliminer les risques d’erreur de saisie ou les éventuelles omissions du gestionnaire de paie tout en permettant un niveau de production des bulletins qualitatif et quantitatif.

Un logiciel de paye génère des économies

Les économies générées sont deux ordres.

En terme de temps, tout d’abord, car une solution de gestion de la paie permet d’éliminer les tâches répétitives source d’erreur et d’accélérer la production des bulletins.

Le progiciel de paie génère également des économies financières. A partir d’un certain nombre de bulletins à produire, l’externalisation de la paie entraîne des coûts beaucoup trop importants. Il est donc nécessaire au-delà d’un certain nombre de salariés, pour des raisons financières, d’internaliser la paie.

L’implémentation d’un système de gestion de la paie et des ressources humaines permet, in fino, un très rapide retours sur investissement.

La sécurisation des données sociales

L’externalisation de la paie multiplie les risques de perte de fichiers, le blocage des systèmes, les saturations de fin d’année, les difficultés éventuelles de télé transmissions…

Sous-traiter la paie pose également la problématique de la récupération de ses données en cas d’arrêt du contrat avec le prestataire. Il n’y a donc aucune véritable certitude de récupérer l’ensemble de ses données sociales externalisées. D’autant plus que le risque d’un dépôt de bilan du sous-traitant  n’est jamais nul…

Internaliser la gestion de la paye, c’est maîtriser ses propres données sociales et en prévenir les pertes. Plusieurs méthodes de sauvegarde des données ayant fait leur preuve sont présentes :

• Sauvegarde sur support amovible (CD Rom, Zip, Clef USB…)
• Le mirroring ou disque miroir basé sur la technologie RAID et permettant de constituer une unité de stockage à partir de plusieurs disques durs
• Le back up permettant de sauvegarder un ensemble de fichier et de répertoire dans un fichier archive

Le transfert comptable et le transfert des données sociales

Le transfert comptable

Le transfert des écritures de paye (charges sociales, patronales, retraites, Assedic, Acomptes…) vers le logiciel de comptabilité permet d’éviter les ressaisies inutiles et les risques d’erreur résultant des interventions manuelles.

Outre l’optimisation du temps, le transfert automatique des données sociales élimine donc les risques d’inexactitude.

Afin d’assurer le plus simplement et le plus efficacement le transfert des données du progiciel de paye vers l’application de comptabilité, il est nécessaire d’opter pour des logiciels d’un même éditeur. Ainsi si vous optez pour une solution de gestion de la paye  Cegid, il est vivement requis que le progiciel de comptabilité soit de marque Cegid.

La déclaration automatisée des données sociales unifiées

La Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée (DADS-U) s’est substituée à la DADS-TDS et à la DADS-CRC des caisses complémentaires. Vous n’avez plus qu’une seule déclaration à effectuer pour l’ensemble des organismes.

La norme DADS-U est devenue un standard depuis le 1er janvier 2006.

Directement extraite du logiciel de paye, la déclaration est transmise en ligne par l’intermédiaire du site net-entreprises. La génération automatique du fichier DADS-U par les progiciels de paie permet une grande rapidité de traitement des informations ; elle permet également de sécuriser et fiabiliser les données transmises.

La plupart des entreprises utilisent, aujourd’hui la procédure de télé-transmission des données sociales. Outre le gain de temps et la fiabilité des données qu’elle engendre, la déclaration automatisée en ligne reste simple d’utilisation.

Elle peut être résumée en trois étapes :

• La première phase est celle de l’inscription sur le site : www.net-entreprises.fr
• Le mot de passe est ensuite adressé sous huitaine
• La dernière étape est celle de l’envoi du fichier DADS-U généré automatiquement par le logiciel de paye. Cette télé-déclaration peut être effectué entre le 1er et le 31 janvier

Souplesse d’utilisation et de pilotage des Ressources Humaines

Les progiciels de paye proposent désormais une gestion des Ressources Humaines développée. Certaines applications tels que Sage Suite RH ou Cegid Paye Business Place intègrent des fonctions étendues de gestion des compétences et des carrières, de gestion des formation, de gestion du recrutement…

Outre des fonctions RH évoluées, les solutions de gestion de la paie offrent également une plus grande souplesse d’utilisation avec notamment la gestion des « Worflow ».

La gestion des « Worflow » permet, par exemple, aux salariés de remplir directement leurs demandes de congés et de les envoyer à leur supérieur hiérarchique pour validation.

La gestion des « Worflow » permet également de faire parvenir ses notes de frais afin que celles-ci soient réintégrées sans ressaisies dans le bulletins de paye.

Quelle est la différence entre les jours ouvrés et les jours ouvrables ?

Les jours ouvrables

Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, sauf le repos hebdomadaire (fixé en règle général le dimanche) et les jours fériés habituellement chômés dans l’entreprise.

Les jours ouvrés

Les jours ouvrés sont tous les jours travaillés dans l’entreprise.

A titre d’exemple, dans une entreprise travaillant du lundi au vendredi, une semaine sans jour férié compte 6 jours ouvrables et 5 jours ouvrés.