Comment établir la paie du dirigeant ?

Cet article est la suite du billet consacré à la paye du dirigeant. Cette seconde partie apporte un éclairage sur les points suivants : l’épargne salariale,  la gestion des frais professionnels, la cotisation sur les avantages en nature, les impôts sur le revenu et les indemnités de rupture.

Paie du dirigeant : l’épargne salariale

Contrat de travail nécessaire sauf dans certaines situations

Seuls les dirigeants titulaires d’un contrat de travail bénéficient à ce titre des différents mécanismes d’épargne salariale (participations, intéressements, plans d’épargne salariale).

Les dirigeants sans contrat de travail, peuvent également mais dans le respect de certaines conditions.

Intéressement

L’intéressement est ouvert aux chefs d’entreprise (ou aux présidents, directeurs généraux, gérants ou membres du directoire s’il s’agit de personne morales) ainsi qu’au conjoint du chef d’entreprise (s’il bénéficie du statut de conjoint collaborateur ou de conjoint associé) dans les structures dont l’effectif habituel comprend de 1  à 250  salariés. Encore faut-il que l’accord  d’intéressement prévoit expressément ce bénéfice…

Participation

La participation peut bénéficier aux dirigeants, même sans contrat de travail, dans les entreprises de moins de 50 salariés appliquant à titre volontaire un régime de participation.

Dans ce cas, les chefs d’entreprises ou leurs présidents, directeurs généraux, gérants ou membres du directoire ainsi que le conjoint du chef d’entreprise (s’il bénéficie du statut du conjoint de collaborateur ou de conjoint associé) peuvent bénéficier du régime de participation, même sans contrat de travail.

Dans les entreprises de 1 à 250 salariés, la participation est ouverte aux dirigeants si la réserve spéciale de participation est calculée selon la formule légale (on parle d’accord « dérogatoire »).

Dans ce cas, la part qui excède la formule légale peut être répartie entre les salariés, les chefs d’entreprise ou, s’il s’agit de personne morales, leurs présidents, directeurs généraux, gérants ou membres du directoire, ainsi que le conjoint du chef d’entreprise (s’il bénéficie du statut de conjoint collaborateur ou de conjoint associé).

Plan d’épargne salariale

Dans les entreprises dont l’effectif habituel comprend au moins entre 1 et au plus 250 salariés, les chefs de ces entreprises  ou, s’il s’agit de personnes, leurs présidents, directeurs généraux, gérants ou membres du directoire ainsi que le conjoint du chef d’entreprise (s’il a le statut de conjoint collaborateur ou de conjoint associé) peuvent participer au plan d’épargne logement (PEE).

La gestion des frais professionnels

 Déduction forfaitaire spécifique

Seul le dirigeant qui cumule mandat social et contrat de travail peut bénéficier de l’éventuelle déduction forfaitaire spécifique propre à certaines professions.

Dans ce cas, la déduction forfaitaire ne concerne que la seule rémunération de son activité salariée (et non pas celle de son mandat social).

Il convient de remarquer qu’aucune déduction forfaitaire spécifique ne s’applique au dirigeant qui est exclusivement mandataire social.

Allocations forfaitaires

Les allocations forfaitaires versés aux dirigeants rattachés au régime général de sécurité sociale sont soumises à cotisations de sécurité sociale ainsi qu’à CSG/CRDS.

Cependant, le dirigeant qui utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles peut obtenir une prise en charge de ses frais professionnels en exonération de cotisations sur la base des indemnités forfaitaires kilométriques dans les limites fixées par les barèmes publiés par l’administration fiscale.

En cas de cumul du mandat social et d’un contrat de travail, les indemnités forfaitaires exclusivement rattachées aux fonctions liées au contrat de travail peuvent être exclues de l’assiette des cotisations sociales sous les mêmes conditions que pour les autres salariés.

Les frais réels

Les remboursements de frais réels sur justificatifs au bénéfice des dirigeants sont exonérés selon les conditions habituelles.

Les cotisations sur les avantages en nature

Logement et nourriture

Les avantages en nature logement et nourriture peuvent être évalués forfaitairement sous trois conditions :

  • justifier d’un contrat de travail assurant une rémunération distincte de celle de leur mandat social,
  • être assujettis au régime d’assurance chômage,
  • pouvoir rattacher les avantages en nature au contrat de travail.

Dans toutes les autres situations, l’avantage en nature est évalué par rapport à sa valeur réelle et sur justificatifs.

L’employeur qui évalue l’avantage en nature logement du dirigeant au forfait doit tenir compte de la seule rémunération brute correspondant au contrat de travail. A l’inverse, il doit ignorer les rémunérations du mandat social.

Véhicule et NTIC

Les évaluations forfaitaires prévues pour l’avantage en nature véhicule peuvent être utilisées pour certains dirigeants (par exemple, le président du conseil d’administration d’un SA) affiliés de plein droit au régime général, même s’il ne cumulent pas contrat de travail et mandat social.

Il en va de même pour l’avantage en nature lié à la part d’utilisation privée d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mis à disposition de façon permanente à titre professionnel.

Les avantages en nature

Évaluation selon le montant réel

Par principe, les avantages en nature consentis à des personnes qui ne sont pas seulement liés à l’entreprise par un contrat de travail, comme les dirigeants, sont évalués pour leur montant réel quel que soit le montant de leur rémunération.

Deux exceptions

Les avantages résultant de l’utilisation privée d’un véhicule de fonction ou d’outils issus des NTIC peuvent , même en l’absence de cumul d’un contrat de travail avec un mandat social, être évalués forfaitairement comme pour les cotisations.

A l’opposé, l’avantage en nature logement doit être évalué au réel, y compris pour les dirigeants et mandataires sociaux relevant du régime général (par exemple, les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ou de SELARL, les présidents-directeurs et directeurs généraux de SA et de SELAFA). Il en est de même pour les avantages nourriture.

Cumul du mandat social et du contrat de travail

Dans le cas du cumul d’un mandat social et d’un contrat de travail, les avantages en nature nourriture et logement consentis à certains dirigeants peuvent être évalués forfaitairement comme pour l’assiette des cotisations, sous réserve de justifier, le cas échéant, de la régularité du cumul du contrat de travail et du mandat social.

Remarquons que pour évaluer l’avantage en nature logement, l’employeur totalise toute la rémunération (contrat + mandat) pour appliquer le barème forfaitaire, dès lors que cet avantage se rapporte à l’ensemble des fonctions (dirigeants et salariés).

Les indemnités de rupture

Dirigeants concernés

Les indemnités de rupture versées aux mandataires sociaux et aux dirigeants mentionnés à l’article 80 ter du Code Général des Impôts bénéficient d’un régime spécifique. En pratique, les dirigeants concernés sont :

  • dans les Sociétés Anonymes : le président du conseil d’administration, le directeur général, l’administrateur provisoirement délégué, les membres du directoire et tout administrateur ou membre du conseil de surveillance chargé de fonctions spéciales (directeur du service comptable, directeur commercial…),
  • dans les Société à Responsabilité Limitée : les gérants minoritaires ou majoritaires,
  • dans les autres entreprises ou établissements passibles de l’impôt sur les sociétés, les dirigeants soumis au régime fiscal des salariés,
  • dans toute entreprise, les dirigeants de fait à savoir ceux qui occupent un emploi salarié dont la rémunération totale excède la plus faible des rémunérations allouées aux dirigeants de cette société, cette qualification variant cependant en fonction des circonstances de fait.

Cotisations sociales

Les indemnités de rupture sont en principe soumises à cotisations. Toutefois, en cas de cessation forcée des fonctions, la fraction d’indemnité exonérée d’impôt sur le revenu par le jeu des critères fiscaux est également exonérée de cotisations de sécurité sociale et des charges ayant la même assiette mais dans certaines limites depuis la loi du 1er janvier 2011.

CSG et CRDS

Les indemnités de cessation volontaire des fonctions sont assujetties à CSG et CRDS en intégralité.

Les indemnités de cessation forcée des fonctions sont exonérées de CSG et de CRDS à hauteur de leur montant exonéré de cotisation de sécurité sociale. Seule la fraction excédentaire est assujettie à CSG et CRDS.

Depuis le 1er janvier 2012, la CSG et la CRDS dues sur ces indemnités se calculent directement, sans abattement d’assiette.

La CSG qui porte sur des indemnités de cessation forcée exonérées à la fois d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales est intégralement non déductible, même pour la part qui l’est habituellement.

La CSG qui porte sur des indemnités de cessation forcée exonérée d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales est intégralement non déductible, même pour la part qui l’est habituellement. La CSG reste, en revanche, déductible pour 5.10% lorsqu’elle est calculée sur la fraction d’une indemnité imposable ou assujettis à cotisations de sécurité sociale.

Que faire en cas de cumul des contrats du dirigeant ?

Un dirigeant social peut cumuler contrat de travail et mandat social ou exercer plusieurs mandats sociaux. S’il est mis fin à son contrat de travail, il reçoit alors une indemnité de rupture du contrat de travail.

Lorsqu’il y a plusieurs ruptures en même temps, le problème des limite d’exonération se pose.

Pour l’impôt sur le revenu, l’administration fiscale a précisé que, lorsque le contribuable exerce au sein d’un même société (ou plusieurs société d’un même groupe) à la fois des fonctions de mandataire social et de salarié, les limites d’exonération d’impôt sur le revenu prévues pour les indemnités de rupture du mandat social s’appliquent au montant global perçu au titre de la rupture de l’ensemble de ces fonctions.

Il en est de même en cas d’exercice d’une pluralité de mandats sociaux auprès de société d’un même groupe. L’incidence de ces précisions fiscales n’a cependant pas été précisée concernant les cotisations.

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