Même si elle ne cherche pas le profit financier, l’association, pour perdurer doit être en bonne santé financière et donc être bien gérée.

Pourquoi tenir une comptabilité ?

Rien n’oblige une association à tenir une comptabilité. Toutefois, quelle que soit la taille de l’association et son budget, il est indispensable de tenir un minimum de comptes et de disposer d’un logiciel de comptabilité pour deux raisons :

Une plus grande transparence

Le « contrat associatif » donne aux dirigeants des droits et des devoirs envers les personnes qui composent l’association. Ils ont donc des responsabilités vis-à-vis des membres en matière d’information sur l’utilisation des fonds collectés.

Outre cet aspect légaliste, il est plus judicieux de fonder le fonctionnement de l’association sur la transparence des données financières pour motiver et responsabiliser les usagers.

Par ailleurs, la tenue d’une comptabilité même sommaire présente des commodités lors des demandes de subventions ou de prêts bancaires.

Elle facilite d’éventuels contrôles qui pourraient être affectés par les autorités compétences. Par exemple : en ce qui concerne la bonne utilisation des subventions ou pour pouvoir justifier du caractère non lucratif des activités auprès des services fiscaux, de l’Urssaf, etc.

Une gestion plus efficace

Une comptabilité est un outil de gestion indispensable :

  • pour contrôler tous les mouvements de trésorerie, évitant ainsi de se trouver face à des situations irréversibles : découvert bancaire, impossibilité de payer les salariés, de régler le loyer des locaux,
  • pour évaluer le coût réel des activités,
  • pour connaître la situation du patrimoine de l’association (notamment l’état de ses biens, de ses dettes),
  • pour prendre des décisions qui ont des incidences comptables,
  • pour prévoir l’avenir à partir de l’expérience passée et élaborer un budget.

Quelles sont les obligations comptables ?

Certaines associations sont soumises à des obligations comptables (comme les entreprises du secteur commercial). Elles doivent produire un bilan, un compte de résultat et une annexe.

Quelles sont les associations concernées ?

  • Les associations reconnues d’utilité publique,
  • Les associations percevant des subventions de la part de collectivités locales (communes de plus de 3 500 habitants, conseils généraux, conseils régionaux), dont le montant est supérieur à 75 000 euros ou représente plus de 50% du budget des associations bénéficiaires ; ou si la collectivité locale leur a garanti un emprunt. De plus, les comptes devront être certifiés par le président de l’association ou par un commissaire aux comptes professionnel.
  • Les associations percevant des subventions versées par l’État, les collectivités locales, les établissements publics, dont le montant est supérieur à 153 000 euros. De plus, la législation leur impose la désignation d’un commissaire aux comptes professionnel.
  • Les associations ayant des activités commerciales commerciales et assujetties à une fiscalité d’entreprise (impôt sur les sociétés, taxe professionnelle).
  • Les associations qui exercent une activité économique et remplissent deux des trois seuils suivants : 50 salariés (équivalents temps complet), 1 550 000 euros de total du bilan comptable, 3 100 000 euros de chiffre d’affaires hors taxes.
    Elles doivent désigner un commissaires aux comptes.
  • Les associations faisant appel à la générosité publique (dons/collectes). Elles doivent tenir un compte annuel  d’emploi et de ressources collectés auprès du public. Ce compte doit être distinct des comptes généraux de l’association et doit préciser l’affectation des dons par type de dépenses. Il doit être certifié par le président de l’association ou un représentant et peut être consulté par tout adhérent ou donateur.

L’application du plan comptable associatif (nomenclature propre aux associations) s’impose à toutes les associations et fondations qui sont soumises à des obligations légales ou réglementaires.

Une obligation de publicité des comptes financiers

Les associations et fondations soumises aux obligations comptables, recevant annuellement plus de 153 000 euros de subventions publiques ou de dons privés d’associations faisant appel à la générosité publique, sont tenus de publier leurs comptes annuels et de rapport du commissaire aux comptes sur le site internet du journal officiel.

Les documents à publier sont : le bilan, le compte de résultat et l’annexe, le rapport du commissaire aux comptes.

La procédure est la suivante : dans les 3 mois à compter de l’approbation des documents financiers par l’organe délibérant statutaire, l’association fait sa déclaration à l’aide d’un formulaire d’enregistrement en ligne disponible sur www.journal-officiel.gouv.fr, rubrique « Les annonces publiées sur J.O. des associations ». Le coût de l’enregistrement est une somme forfaitaire de 50 euros. Les documents doivent être transmis en format PDF.

Quelle méthode comptable mettre en place ?

Dans le cadre des pratiques associatives, l’emploi du terme « comptabilité » recouvre des modes d’organisation technique très divers. Cependant, ils dépendent l’un ou l’autre des deux systèmes comptables existants : la comptabilité simple ou de trésorerie, la comptabilité sur engagement ou à partie double.

Il est vivement recommandé d’utiliser des logiciels comptables afin de tenir avec rigueur la comptabilité de l’association.

La comptabilité simple ou de trésorerie

Pour la plupart des associations, la méthode la plus répandue est celle de la comptabilité simple. Elle consiste en une méthode d’enregistrement des rentrées et des sorties d’argent (encaissement/décaissement).

Cette méthode comptable permet de vérifier l’existant (la liquidité) en caisse et en banque. Elle présente une certaine souplesse d’adaptation.  Toutefois, elle a des limites car elle ne prend pas en compte les engagements financiers ainsi que la situation patrimoniale des l’association, c’est-à-dire les factures et les salaires non réglés, la subvention non virée sur le compte et surtout les investissements effectués les années précédentes.

Pour des petites associations qui ont une activité réduite, une comptabilité de trésorerie peut être suffisante.

Chaque cas est à analyser en fonction du volume, de la diversité des activités (emploi de salariés, investissements) et plus globalement de la nature du projet associatif.

La comptabilité sur engagement ou à partie double

Ce procédé comptable permet de connaître la situation patrimoniale et le résultat financier d’exploitation, à une date donnée. Contrairement à la comptabilité simple où il ne s’agit que de compter l’argent, la comptabilité sur engagement a pour but de calculer un résultat financier (bénéfice ou déficit).

L’association doit produire, chaque année, des documents de synthèses annuels que sont :

  • Le bilan : il retrace la situation financière à une date donnée. Il se présente sous forme d’un tableau à deux colonnes. a gauche, l’Actif » décrit les différentes composantes du patrimoine, les biens et les moyens dont dispose l’association (par exemple : immobilier, stocks, créances, liquidités). A droite, le ‘Passif » regroupe les ressources utilisées par l’association pour constituer son patrimoine, c’est-à-dire les fonds propres qui se composent des résultats financiers, de provisions, de subventions d’équipement  mais aussi des dettes (emprunts, factures non réglées…),
  • Le compte de résultat : il retrace une année de fonctionnement. Il récapitule les charges et produits liés au fonctionnement courant de l’association sur une période de 12 mois (soit un exercice). Il fait apparaître le résultat financier (bénéfice ou déficit) par la différence entre les charges et les produits,
  • L’annexe : c’est un simple document d’information qui apporte des précisions sur certains comptes de deux documents (bilan et compte de résultat).

Pour mettre en place cette méthode comptable, le trésorier va devoir se former à cette technique et se former à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, soit sous-traiter la tâche à un salarié ou à un cabinet comptable.