Tenir une comptabilité, est-ce vraiment utile et est-ce facile ?
Nombreuses sont les personnes qui pensent qu’il n’est pas nécessaire de tenir une comptabilité parce qu’elles sont entrepreneurs, une toute petite entreprise, une association…
Pour de nombreux individus, tenir une comptabilité veut dire fournir un bilan comptable aux impôts, au greffe du commerce…
Ce n’est pas faux, mais ce qu’ils ne pensent pas c’est que la tenue comptable est une nécessité. Elle apporte, en effet, de nombreux avantages à l’entreprise.
La comptabilité, un bon outil :
La comptabilité d’une entreprise n’est pas que l’établissement d’un bilan pour les entités concernées.
C’est aussi l’unique moyen de voir les chiffres, les ventes, les achats, les charges, les ratios… Cela permet d’obtenir des réponses pertinentes et de prendre des décisions stratégiques.
Comment pouvez-vous connaître les dépenses qui nuisent à votre entreprise, Comment pouvez-vous savoir lesquelles diminuer ?
La comptabilité est utile pour identifier des tendances relatives aux ventes et aux dépenses. Elle permet les prises de décision qui augmenteront la rentabilité de votre entreprise.
La comptabilité vous transmet les informations nécessaires pour anticiper et agir.
1 Conseil à suivre avant de se mettre à la comptabilité :
Il faut être formé aux bases de la comptabilité. Les bases comptables peuvent être acquises en 1 à 6 jours selon le niveau d’études ou l’expérience professionnelle.
Il est très fréquent de nos jours de voir des gérants ou les non comptables se mettre à la comptabilité.
Ils pensent qu’une « petite comptabilité est facile à tenir, pas besoin de se former, c’est à la portée de tous. Saisir une comptabilité, faire un bilan, c’est facile. Des cases à remplir et le tour est joué… »
Mais la comptabilité est un métier qui demande de nombreuses années d’études, notamment pour établir un bilan.
Oui, il est possible pour un gérant ou un non comptable de saisir la comptabilité mais il faut connaître un minimum de bases :
- Plan comptable, c’est quoi et à quoi cela sert-il ?
- qu’est-ce qu’un journal et à quoi cela sert-il ?
- Ou saisir les factures, dans quels journal, au débit ou au crédit ?
- Comment saisir les factures d’achats, de ventes ?
- Pourquoi débit = crédit
- Comment saisir les opérations bancaires ? Un chèque client s’enregistre au débit du journal de banque, pourquoi ?
- On saisi une facture d’achat, on paye que doit-on faire ensuite ?
En clair, lorsque vous avez une facture, il y a de nombreuses procédures comptables à respecter.
Exemple : Achat d’un ordinateur
Achat d’un ordinateur pour l’entreprise de 1000 € ht à la FNAC avec 196 euros de TVA, soit un TTC de 1196 €. Que faudra t-il faire ?
Saisir la facture d’achat dans un journal d’achat avec le début du numéro de compte en 2 (2183…) pour le hors taxe car il s’agit d’une immobilisation.
| Date | Journal | Compte | Pièce | Libellé opération | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 010110 | AC | 2183 | 001 | Achat ordinateur FNAC | 1000.00 | |
| 010110 | AC | 44566 | 001 | Achat ordinateur FNAC | 196.00 | |
| 010110 | AC | 404FNAC | 001 | Achat ordinateur FNAC | 1196.00 |
Saisir le règlement dans un journal de banque pour solder le compte fournisseur d’immobilisation se terminant par 4 (404…) :
| Date | Journal | Compte | Pièce | Libellé opération | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 010110 | BQ | 404FNAC | 001 | Achat ordinateur FNAC | 1196.00 | |
| 010110 | BQ | 5121 | 001 | Achat ordinateur FNAC | 1196.00 |
Faire le lettrage des comptes.
| Date | Journal | Libellé opération | Pièce | Débit | Crédit | Lettrage | Solde |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 010110 | AC | Achat ordinateur FNAC | 001 | 1196.00 | A | 1196.00 | |
| 010110 | BQ | Règlement FNAC | 001 | 1196.00 | A | 0.00 |
Récupérer ou saisir l’immobilisation dans un logiciel d’immobilisation.
Saisir en fin d’année, lors de l’établissement du bilan, la dotation aux amortissements dans le journal d’OD.
| Date | Journal | Compte | Libellé opération | Pièce | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 010110 | OD | 681 | Dotation ordinateur FNAC | 62.50 | ||
| 010110 | OD | 28183 | Dotation ordinateur FNAC | 62.50 |
Tenir la comptabilité, quelques conseils
La meilleure façon de tenir sa comptabilité est de d’effectuer des tâches quotidiennes ou hebdomadaires.
Tâches à accomplir en comptabilité une fois par semaine par exemple :
- saisir les factures d’achats reçues dans la semaine
- saisir les factures de ventes établies dans la semaine si elles ne sont pas importées directement en comptabilité
- enregistrer en comptabilité les talons de chèque si cela n’a pas été fait lors de l’établissement du chèque
- enregistrer en comptabilité les remises de chèque si cela n’a pas été fait lors de l’envoi du bordereau de remises de chèque à la banque
- Saisir en comptabilité les virements, les prélèvements, les paiements par Carte Bleue…
- importer les relevés bancaires en n’oubliant pas de supprimer les opérations déjà saisies en comptabilité
- suivre les créances et les factures à payer
Tâches à accomplir en comptabilité une fois par mois par exemple :
- Transmettre les informations à l’expert-comptable si vous en avez un. Il effectuera la mission que vous avez déterminé ensemble. Exemple : il saisira les factures que vous n’aurez pas saisi, fera le rapprochement bancaire…
- Vérifier le Chiffre d’Affaires du mois et prendre les décisions stratégiques pour rentrer le Chiffres d’Affaires du mois prochain
- Vérifier les marges et les dépenses par rapport aux rentrées
- Faire la déclaration de TVA
- Etablir les déclarations des charges sociales (DUCS).
Ainsi, la tenue de la comptabilité sera allégée. Vous saurez où vous en êtes et vous gagnerez du temps (et le temps c’est de l’argent….)
La comptabilité, c’est comme ranger des affaires dans une armoire, il faut savoir sur quelle étagère ranger telle ou telle information. Si on ne le sait pas, on va en mettre un peu n’importe où et il faudra tôt ou tard tout replacer au bon endroit (avant l’établissement du bilan comptable).
Alors un conseil, suivez une formation aux bases de la comptabilité avant de commencer quelque chose sous peine de recommencer en pleine période de bilan. Vous pourrez suivre une formation comptable associée à votre logiciel si vous le souhaitez.
De plus, vous pouvez obtenir une prise en charge dans le cadre du DIF, CIF…
Qu'en pensez vous ?
MENGUE ESSONO Brigitte
Je travaille dans une petite structure de prestation de service.
Au début, j’ai été engagée pour la facturation et toutes les opérations administratives, au fil du temps le champ d’activité a été élargie.
Je dois envoyer les factures soldées en compta et faire le lien, je ne m’y connais pas aidez-moi…
Flore
Bonjour à tous,
Je suis actuellement en stage dans une PME, au départ, je devais faire de la paie et malheureusement je fais de la compta… parce que je n’ai aucune notion de compta. Bref…
Je dois enregistrer tous les petits reçus d’achats de la carte bancaire d’entreprise sur Ciel compta mais je ne sais comment procéder, mon chef est en vacances…
Que faire, comment procéder ? Aidez-moi svp. Merci pour votre réponse.
Flore.
monnet tehe
Vraiment merci à vous car j’ai à peu près les mêmes préoccupations. J’ai été appelé dans un cabinet pour tenir la comptabilité étant assistant mais depuis que j’ai mis « mon pied » dans l’entreprise, mon supérieur qui devait me guider ne vient pas du tout.
Je ne sais pas où commencer mais avec mes recherches sur Google j’ai pu sélectionner les factures d’achats et de ventes, les remises de chèques, les talons de chèques… mais je ne sais comment les manier, enregistrer.
Comment faire aussi la déclaration de TVA, le chiffre d’affaires de chaque mois ? J’ai besoin des conseils et d’une solution.
Cordialement.
Cylien Saul Esaus
Je suis un Étudiant finissant en sciences comptables, je suis d’accord avec cette définition donnée, il est important d’ajouter qu’il est nécessaire à tous les entrepreneurs ou les gérants de connaître des notions de comptabilité pour mieux diriger leurs entreprises.
JP KALALA-B
Cet article est très important, mais maintenant, il y a tant et tant de plans comptables ; que faire ?, lequel apprendre ?