Conservation éléctronique des factures

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Assouplissement de la règle de conservation des factures.

La législation évolue avec le développement des outils informatiques.

Par exemple, la réglementation fiscale en matière de conservation des documents comptables justificatifs autorise la transmission des factures par voie télématique.

Le cas des factures de vente créées et archivées sous forme électronique, mais transmises aux clients dans leur version papier vient de donner lieu à des assouplissements de la réglementation. Les entreprises sont désormais dispensées de l’obligation de conserver un double original sous forme de version papier.

Toutefois, cette conservation électronique du double des factures reste soumise à des conditions particulières. Ces exigences sont d’ordre essentiellement technique :

1/ le fichier doit être probant.
Le fichier contenant le double électronique doit, en principe, reprendre la totalité des renseignements figurant sur la facture papier originale.

Il est admis que seules les mentions obligatoires en matière de facturation soient retranscrites : renseignements sur les parties, numéro et date de la facture, détail sur les opérations. La non reproduction d’un logo ou d’un message commercial ne remet pas en cause le caractère probant de la facture.

2/ le fichier doit être enregistré.

L’opération d’enregistrement du fichier doit se dérouler selon des procédures précises :

  • utilisation d’un support optique ou magnétique non réinscriptible ne pouvant permettre aucune modification du fichier après sa constitution. La signature électronique apporte ce type de garantie.
  • enregistrement automatique et quasi concomitant à l’émission de la facture.

3/ les exigences de conservation.

Toute facture créée sur support informatique doit être conservée pendant 6 ans à compter de la date à laquelle elle a été établie. Durant cette période, le contenu du fichier doit pouvoir être restitué dans son intégralité de manière claire et lisible. Cette condition vaut pour toute demande même ponctuelle du fisc. Le fichier doit donc être accessible.

Enfin, l’entreprise doit veiller à pouvoir répondre à de telles demandes, notamment en cas de modifications de l’environnement matériel du logiciel.

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