Contrôler la paie avant d’établir les déclarations sociales

La paie réalisée, même avec la plus grande minutie, exige un contrôle rigoureux tant les enjeux sont importants.

Un premier type de contrôle consiste à reprendre ligne à ligne tous les bulletins de paie pour vérifier la bonne saisie des éléments variables et les principaux automatismes de calcul du progiciel Sage, Ebp, Ciel, Cegid, etc.

Ces contrôles sont justifiés et se font généralement entre le premier et le dernier tour de paie. Ils permettent de vérifier les paies dites « sensibles », c’est-à-dire celles qui comportent des régularisations, celles pour lesquelles on a saisi une rubrique nouvellement paramétrée ou bien encore les bulletins de solde de tout compte.

Les moyens de contrôler la paie

Les contrôles que nous vous proposons sont d’un second type car ils visent la cohérence générale de la paie.

Ils portent sur la vérification des bases de cotisations entre elles et permettent de justifier les écarts constatés entre la paie elle-même et sa comptabilisation dans le compte 64.

La cohérence des bases entre elles

Il y a un certain nombre d’égalités qui doivent se vérifier.

La référence du plafond de la tranche 1 et de la tranche A sont équivalentes ; ceci nous permet de vérifier l’égalité de toutes ces bases entre elles.

Dans la constitution de la base plafonnée on va retrouver les rémunérations inférieures ou égales au plafond de la Sécurité sociale de tous les salariés assujettis quels que soit leur statut : cadre ou non cadre.

De ce fait, on contrôle une égalité entre la base vieillesse et la base AGFF TA + T1 puisque ces deux cotisations s’appliquent à tous les salariés dans la limite du plafond.

C’est au niveau des bases retraite que le statut de salarié va créer des différences. C’est la raison pour laquelle en additionnant la base retraite sur la tranche A des cadres avec la base retraite de la tranche 1 des non cadres, on retrouve la base plafonnée. On peut donc décrire cela sous la forme :

Base plafonnée = Base vieillesse = Base AGFF TA+T1 = Base retraite cadre Ta + Base retraite non cadre T1

En ce qui concerne les rémunérations qui sont supérieures au plafond, on va retrouver une égalité entre la base tranche B de l’AGFF avec la base tranche B de la retraite des cadres.

On peut donc écrire ces deux égalités sous la forme :

Base retraite tranche B = Base AGFF TB = Base APEC TB

Base retraite T2 = Base AGFF T2

Pour les deux premières tranches A et B, on retrouve une égalité pour la base des cotisations Assedic.

Base Chômage =Base plafonnée + Base Tranche B + Base T2

Cette formule peut également s’écrire :

Base Chômage = Base AGFF TA + T1 + Base AGFF TB + T2

On a ensuite la tranche C pour les seuls salariés de statut cadre ou assimilé cadre qui amène un contrôle supplémentaire. La base de la cotisation CET, destinée aux cadres, porte sur la somme des tranches A, B et C ; on peut écrire l’égalité suivante :

Base CET = Base retraite cadre TA + Base retraite cadre TB + Base retraite cadre TC

Enfin il est possible de trouver une part de la rémunération totale brute qui ne soit soumise à aucune cotisation obligatoire sur tranche, il s’agit de la part des salaires qui excède la tranche C .

On vérifie ensuite l’égalité suivante par statut de cotisants :

Rémunération totale brute = (TA et T1) + (TB et T2) + TC + Partie hors tranche

Quelques précautions doivent être prises lors de ces contrôles qui tiennent à des règles spécifiques appliquées à des salariés spécifiques également.

Parmi ces particularités, il faut tenir compte de l’abattement de la base de cotisations pour frais professionnels applicables, entre autres, aux journalistes comma aux VRP.

De plus, les cas d’exonération de cotisation peuvent créer des écarts dans les bases qui sont alors à expliquer mais parfaitement justifiés.

Le contrôle des bases de la paie et celles de la comptabilité

La logique de la paie est différentes de la logique comptable.

En paie, on agrège les éléments de la rémunération pour en faire des bases de cotisations et pour les verser nets aux salariés.

Ainsi une somme totalement exonérée de cotisations et de contributions sociales, l’indemnité conventionnelle de licenciement par exemple, échappe aux bases de cotisations, alors que cette même somme figurera dans le compte 64 de la comptabilité parce qu »elle représente bien une charge pour l’entreprise.

C’est cette différence d’approche, assujettissement à cotisations d’un côté et charge pour l’entreprise de l’autre, qui va creuser des écarts entre les états de rapprochement des services paies et comptables.

Pour illustrer ces sommes qui sont en écart, on peut citer les indemnités de stage-école, les sommes versées à titre de dommage-intérêts, ainsi que les sommes ayant le caractère de remboursement de frais comme la prime de panier pour sa partie exonérée.

Pour conclure, ajoutons que la notion de « provision » pour congés payés ou pour primes non mensuelles est une obligation uniquement comptable qui n’existe pas en paie, mais qui créé parfois des incompréhensions entre les deux services.

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