Un processus intégralement électronique soumis à l’acceptation du destinataire

Les factures électroniques sont soumises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de factures d’origine.

L’administration a précisé que pour être qualifiés d’électroniques, la facture ou le flux de factures doivent être créés, transmis, reçus et archivés sous forme électronique. Le processus doit être électronique dans son intégralité.

Leur transmission et leur mise à disposition sont soumises à l’acceptation du destinataire. L’administration précise que cette acceptation préalable peut être matérialisée par un document formel (contrat d’interchange entre entreprises dématérialisant leurs factures ou contrat de service avec un prestataire de facturation par voie électronique) ou bien être tacite (lorsque l’acquéreur ou le preneur traite ou acquitte la facture reçue ou, à défaut, par l’octroi au destinataire d’un délai raisonnable pour exiger une facture papier).

Une facture transmise par voie électronique n’est pas systématiquement une facture électronique

Une facture électronique est constituée par un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture  par ordinateur et pouvant être traité automatiquement de manière non équivoque.

Une facture conçue sur support papier, puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique n’est pas une facture électronique mais une facture papier.

Une facture créée sous forme électronique, puis envoyée et reçue sous format papier n’est pas une facture électronique.

Une facture papier reçue sur support papier puis numérisée pour être archivée sous forme électronique ne constitue pas une facture d’origine au sens fiscal, même si le document archivé est sécurisé par signature électronique.

Une facture papier reçue sur support puis numérisée pour être archivée sous forme électronique ne constitue pas une facture d’origine au sens fiscal, même si le document archivé est sécurisé par une signature électronique.

Quel est le mode de transmission d’une facture électronique ?

L’émetteur d’une facture électronique est libre du choix du mode technique de transmission de cette facture, sous réserve de l’accord du destinataire (par courriel, en pièce jointe d’un courriel, par le biais d’un réseau sécurisé, dans le cadre d’un site Internet sécurisé  ou par l’utilisation d’un système EDI. Ces différents modes peuvent être mis en œuvre soit directement par les services informatiques  des partenaires, soit par le biais d’une plateforme de service d’une société tierce. Dans le second cas, le fournisseur donne mandat de facturation à cette société pour préparer l’original de facture.

Seul ce type de factures peut être concerné par les conditions et procédures spécifiques prévues à l’article 289-VII-3° du GCI (modalités 3 de transmission EDI aux normes CGI).

A noter qu’en sens inverse, un message structuré n’est pas forcément sécurisé par la modalité 3 : une facture transmise par courriel et sécurisée par une piste d’audit fiable ou par une signature électronique peut se présenter sous forme d’un message structuré, ou sous la forme d’un fichier créé dans u autre format, quel qu’il soit.