Cet article fait partie de la série de billets consacrés au Fichier des Écritures Comptables (FEC).

Nous vous conseillons de prendre connaissance des articles précédents avant d’aborder cette partie consacrée au moment de validation du Fichier des Écritures Comptables :

Rappel des dispositions réglementaires

Les mouvements doivent être enregistrés au livre-journal « au jour le jour » ou, à défaut, une fois par mois, si le détail des mouvements est conservé dans les autres journaux auxiliaires.

Lorsque la comptabilité est organisée par système centralisateur, la centralisation dans le livre-journal des totaux des opérations (écritures centralisatrices) figurant dans les journaux auxiliaires (écritures de détail) doit être faite mensuellement.

Comme une écriture n’est valablement qu’après sa validation, celle-ci doit donc intervenir mensuellement pour inscription au livre-journal. Par dérogation, les commerçants placés sous le régime réel simplifié d’imposition peuvent ne procéder à la centralisation que tous les 3 mois. LA régularité des écritures s’apprécie à compter de la date de centralisation.

Que faut-il comprendre en pratique par « centralisation mensuelle » ?

L’analyse sémantique de l’expression « centralisée mensuellement » utilisée par le Code du commerce et le Plan Comptable Général (PCG) reste à faire. S’agit-il ?

  • d’une opération réalisée tous les mois, c’est-à-dire en fin de mois, voire début de mois suivant ?
  • ou bien d’un regroupement par mois, au plus tard après une validation réalisée volontairement par le professionnel comptable, ultimement à la clôture des comptes ?

La doctrine comptable est peu prolixe sur la question et se contente de reprendre littéralement les articles du Code de commerce et du PGC.

Rappelons que dans sa recommandation de 1987 précitée, l’Ordre indiquait que la centralisation était réalisée par report des totaux, au moins mensuels, des mouvements débits et crédits de chaque journal auxiliaire, avec l’indication de la période et l’identification du journal d’origine. en revanche, il n’indiquait par quand procéder au report des totaux mensuels sur le journal centralisateur.

Notons cependant que le Plan Comptable Général indiquait dans sa version de 1982, que les écritures des journaux sont récapitulées au livre-journal au moins une fois par mois. Une telle approche semble plus adaptée à la tenue d’une comptabilité papier qu’à l’étendue des options qu’offrent les logiciels de comptabilité informatisée.

Le fonctionnement des logiciels

Dans la pratique, nombreux sont les logiciels de comptabilité, y compris ceux destinées aux TPE, qui comprennent en standard des journaux pré-paramétrés. Cependant, ils offrent très souvent la possibilité de laisser les écritures en brouillard, même si le mois ou le trimestre se sont écoulés. Dans certains progiciels, il n’est d’ailleurs pas possible de saisir les écritures sans mentionner le code journal.

L’essentiel des progiciels comptables ou des ERP reposent sur des bases de données ou une architecture informatique qui permettent de présenter la même donnée selon plusieurs critères de regroupement qu’il s’agisse de brouillard d’écritures ou d’écritures validées : par journal, période, centralisateur, comptes auxiliaires, etc.

La règle posée par l’administration

De son côté, la DGFiP considère que les déclarations fiscales doivent être fondées sur une comptabilité à jour, au moins pour les achats et ventes afin de déterminer l’assiette de la TVA en cours d’exercice, et donc sur des écritures validées.

En conséquence, selon l’administration fiscale, cette validation devrait se faire mensuellement ou trimestriellement, selon la périodicité des déclarations de TVA.

La situation des entreprises face à cette règle

Les entreprises qui établissent leurs déclarations de TVA à partir des données de la comptabilité informatisée ne devraient théoriquement pas rencontrer ce problème.

Mais cette position crée des difficultés pratiques pour les TPE, car elle ne correspond pas à leur mode de fonctionnement réel. Beaucoup de contribuables et d’experts comptables établissent en cours d’exercice leur déclaration de TVA de manière extra-comptable, à partir de relevés bancaires, bandes de caisse ou pièces comptables, sans passer les écritures comptables correspondantes.

La proposition de l’Ordre à l’administration

C’est pourquoi le Conseil supérieur des l’Ordre des experts comptables a proposé à la DGFiP d’introduire une tolérance, au moins pour les TPE, qui serait la suivante : les éléments de cadrage de TVA seraient présentés lors du contrôle du vérificateur. En contrepartie, les écritures pourraient être validées au plus tard juste avant la déclaration annuelle des résultats.

Pour les contribuables qui établissent leur déclaration de TVA à partir de la comptabilité informatisée, les règles de validation des écritures resteraient les mêmes.

Toutefois, la réponse de l’administration fiscale n’est pas encore connue.