Mise à la retraite d’un salarié

Mettre un salarié à la retraite ne s’improvise pas. Il est nécessaire notamment de s’assurer que le salarié à bien atteint l’âge requis.

Si ce n’est pas le cas, des sanctions risquent d’être appliquées…

En quelques mots

La mise en retraite n’est pas un automatisme

Aucun texte n’impose la cessation de l’activité professionnelle à partir d’un âge déterminé. Les clauses « couperet » inscrites dans certaines conventions collectives sont donc, en principe, interdites (par exemple, une clause qui prévoit la mise à la retraite systématique à partir de 65 ans).

A l’initiative de l’employeur

Mettre à la retraite un salarié met fin à son contrat de travail. Pour autant, il ne s’agit pas d’un licenciement.

Lorsque vous mettez un salarié à la retraite, vous devez respecter un préavis et lui verser une indemnité spécifique.

Distinguer le départ volontaire à la retraite

La mise en retraite ne doit pas être confondue avec le départ volontaire à la retraite.

La première résulte de votre décision de mettre le salarié à la retraite alors que le second découle de la volonté du salarié de rompre son contrat de travail pour bénéficier de sa pension vieillesse.

A partir de quel âge ?

Au minimum 65 ans

Vous ne pouvez envisager la mise en retraite d’un salarié que lorsque celui-ci atteint l’âge auquel il peut bénéficier d’une pension vieillesse à taux plein, quelle que soit sa durée d’assurance.

En pratique, jusqu’au 30 juin 2016, la mise à la retraite est possible à partir de 65 ans, avec l’accord du salarié.

Attention, il est impératif de respecter cet âge minimal, sous peine de voir les juges requalifier la mise à la retraite en licenciement nul avec toutes les conséquences financières que cela suppose.

Augmentation progressive dès 2016

A la suite de la réforme des retraites, l’âge à partir duquel le salarié peut bénéficier d’une pension de vieillesse à taux plein est appelé à augmenter de 4 mois à partir du 1er juillet 2016, pour atteindre 67 ans en 2023.

Le relevé de carrière

Pour vérifier si le salarié peut bénéficier d’une pension de vieillesse à taux plein, vous avez tout intérêt à lui demander son relevé de carrière (établi par la Caisse d’Assurance Vieillesse).

En cas de refus, vous êtes en droit de saisir le juge des référés pour en demander la production sous astreinte. Il convient de savoir que le secret professionnel interdit aux caisses d’assurance vieillesse de vous transmettre ces informations directement.

Appréciez l’âge à la bonne date

Vous devez vous baser sur l’âge à la date de cessation effective du contrat de travail, c’est-à-dire à la fin du préavis qu’il soit effectué ou non.

Interrogez chaque année le salarié

Une interrogation obligatoire

Mettre un salarié à la retraite suppose que vous interrogiez l’intéressé chaque année sur son intention de quitter volontairement l’entreprise afin qu’il puisse bénéficier d’une pension de vieillesse durant l’année à venir.

Cette formalité vaut pour les salariés de 65 ans à moins de 70 ans. A partir de 70 ans, vous pouvez mettre librement le salarié à la retraite, sans l’interroger au préalable.

Une interrogation écrite

Vous devez procéder par écrit, au moins 3 mois avant la date anniversaire du salarié concerné. Si le salarié répond affirmativement (de préférence par écrit), vous pouvez le mettre à la retraite.

Il est toutefois impossible de mettre le salarié à la retraite pendant l’année suivant sa date anniversaire si le salarié répond par la négative. Il est possible ensuite de répéter la procédure à chacun ou à certains de ses anniversaires entre 65 ans et 70 ans.

Notifiez la mise à la retraite

Il ne s’agit pas d’un licenciement

La mise à la retraite est un mode à part de rupture du contrat de travail.

Comme il ne s’agit pas d’un licenciement, vous n’avez pas à respecter la procédure prévue pour celui-ci. Par exemple, vous n’êtes pas tenu de recevoir le salarié à un entretien préalable, sauf s’il s’agit d’un représentant du personnel.

Le cas échéant, veillez à respecter la procédure de mise à la retraite prévue par votre convention collective.

Des écrits sont conseillés

Il n’est pas nécessaire de motiver votre décision de mise à la retraite. Cela étant, il est vivement conseillé, pour des raisons de preuve :

  • de notifier cette décision par écrit au salarié,
  • d’y préciser qu’il s’agit d’une mise à la retraite, le salarié remplissant les conditions requises et ayant donné son accord.

La gestion du préavis

Le préavis légal

La mise à la retraite suppose le respect d’un préavis. Vous devez respecter un préavis égal à celui du licenciement.

En pratique :

  • pour une ancienneté  inférieure à 6 mois, la durée du préavis est fixée par la loi, la convention collective ou un usage,
  • pour une ancienneté comprise entre 6 mois et 2 ans, la durée du préavis est de 1 mois,
  • pour une ancienneté supérieure à 2 ans, la durée du préavis est fixée à 2 mois.

Le préavis conventionnel

Des dispositions conventionnelles peuvent prévoir un préavis plus long au bénéfice du salarié. Lorsqu’il n’existe pas de disposition conventionnelle propre à la mise en retraite, le préavis conventionnel de licenciement s’applique.

Respectez les formalités

Les documents de fin de contrat

Comme pour toute rupture du contrat de travail, vous remettez au salarié un certificat de travail, un bulletin de solde de tout compte, une attestation Pôle Emploi, etc.

La déclaration de départ des salariés

Toute entreprise ayant procédé à des mises à la retraite dans l’année civile précédente doit le déclarer sur un formulaire annuel particulier : la déclaration de départ des salariés.

Cette déclaration de départ des salariés doit être envoyée pour le 31 janvier à l’URSSAF. En pratique, elle est intégrée à la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

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