L’obligation de présenter la comptabilité sous forme de fichiers


Compta informatisée

Depuis 2006, l’administration fiscale ne cesse d’inciter le législateur à adopter et renforcer l’arsenal légal et réglementaire mis à sa disposition pour contrôler les comptabilités informatisées.

La loi de finance rectificative (LFR) pour 2012 ne déroge pas à cette tendance, avec, notamment, la nouvelle obligation, à partir de 2014, de transmettre des écritures comptables sous formes de fichiers informatiques à la demande des vérificateurs.

Les entreprises et leurs conseils doivent anticiper cette contrainte et s’y préparer dès maintenant : pour ce faire, nous leur indiquons le contenu minimal requis pour ces fichiers et traçons le contour des traitements que peuvent effectuer les inspecteurs sur les données qu’ils contiennent.

L’obligation de présenter la comptabilité

Dès lors que la comptabilité a été établie grâce à un système informatique, elle doit être conservée et présentée aux agents de l’administration sur support informatique.

Sont concernées par cette obligation, les entreprises industrielles et commerciales relevant d’un régime réel d’imposition.

Ainsi, le livre-journal peut être présenté sous forme d’un fichier image (au format pdf ou print), ce qui s’avère difficile lorsque le volume des écritures est important (du fait des limitations du format pdf).

Cependant sous sa forme actuelle, l’article L 7 A-1 du livre des procédures fiscales offre au contribuable la faculté de remettre un tel fichier, dans un format défini (ASCII) permettant son import et/ou sa lecture par des logiciels d’analyse de données.

Ces fichiers peuvent être remis sur des supports variés (CD-Rom, clef USB, disque dur externe).

De plus, depuis 2010, les grandes entreprises peuvent déposer l’ensemble des écritures retracées dans les journaux, numérotées par ordre chronologique de saisie, sous forme d’un fichier unique, sur le site dédié de la DVNI, Altoweb.

Les données communiquées sont stockées et exploitées sur un serveur central auquel les entreprises et les vérificateurs accèdent au moyen d’une interface web.

En promouvant la remise de fichiers des écritures comptables, l’administrateur cherche à faciliter la phase de prise de connaissance de la comptabilité préalable ou initiant le contrôle fiscal.

Les vérificateurs peuvent pratiquer des contrôles de cohérence entre les déclarations souscrites et la comptabilité présentée. Ils peuvent alors réaliser des tris, des classements et des calculs. Ils sont ainsi mieux à même de cibler leurs demandes de traitement dans le cadre d’un contrôle fiscal de comptabilité informatisée.

La nouveauté de la LFR 2012

L’article 14 de la LFR 2012 impose la remise d’une copie de fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée pour la présentation de la comptabilité.

Cette obligation concerne toutes les entreprises tenant leur comptabilité au moyen d’un logiciel comptable, quels que soient leur activité ou leur régime d’imposition, à l’exception des entreprises agricoles relevant du régime forfaitaire.

Le délai maximal de trois mois encadrant les vérifications des petites entreprises ne démarrera qu’à compter de la remise des fichiers des écritures.

Le défaut de présentation des documents comptables sous forme dématérialisée sera sanctionné par une amende minimale de 1 500 euros par exercice ou par année soumis à contrôle.

Ce montant pourra être porté, en cas de manquements graves, à 5% du chiffre d’affaires ou du montant des recettes brutes déclarées ou rehaussées (selon le cas), par exercice ou année soumis à contrôle.

En outre, cette situation constituera une opposition à contrôle fiscal, de sorte que l’administration pourra procéder à une taxation d’office.

Ces dispositions s’appliqueront aux contrôles de comptabilité dont l’avis de vérification est adressé après le 1er janvier 2014. Sont donc visées les écritures des exercices non prescrits à la date de l’avis, ce qui peut concerner des exercices antérieurs à 2014.

Voir l’article suivant concernant la définition du contenu des fichiers d’écritures.


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