Les options comptables pour les professions libérales

Quelques choix à faire :

  • HT ou TTC ?
  • Tenir une comptabilité de Dépenses-Recettes ou alors de Créances-Dettes ?
  • Frais réels ou forfait ?

Attention, ces options s’adressent aux professions libérales.

Cet article est la suite de l’article « La comptabilité des professions libérales« .

Option HT ou TTC

Les professionnels assujettis à la TVA peuvent déclarer les montants de recettes et de dépenses Hors Taxe (HT) ou Toutes Taxes Comprises (TTC).

Cette option  vaut pour tous les montants saisis durant l’exercice déclaré et le choix est à effectuer en début d’exercice sans notification expresse à l’administration fiscale, mais est indiqué lors de la déclaration.

Le montant Hors Taxes (HT) est la réalité de recette et le coût pour l’entreprise. Une comptabilité tenue Hors Taxes donne une vision réelle de l’activité et c’est le mode le plus utilisé.

Le montant Toutes Taxe Comprises (TTC) retrace les flux financiers, mais le compte bancaire est suffisant pour en faire une lecture.

La conséquence d’un choix de comptabilité tenue en TTC est que le résultat est augmenté de la TVA à payer. C’est pour cela que cette TVA à payer de l’exercice est ensuite déduite pour la neutralisé sur la déclaration fiscale en ligne 11.

Les personnes relevant de la franchise de TVA et sous le régime de la déclaration contrôlée indiquent les sommes TTC, la TVA n’ayant pas d’existence comptable.

Option recettes-dépenses ou dettes-créances

Ces deux formes de comptabilité entraînent un calcul de résultat différent.

Comptabilité recettes-dépenses

C’est la comptabilité par la banque. On enregistre uniquement les sommes encaissées et décaissées.

Les pertes dues aux impayés n’ont pas à être constatées puisque la recette correspondante n’a pas été comptabilisée.

C’est la méthode la plus facile pour les novices en comptabilité (interdite en SARL), mais ce n’est pas celle  des professionnels de la comptabilité (en général).

Et pour cause, cette méthode ne permet pas d’avoir une vision réelle de l’entreprise pour l’exercice comptable concerné. En effet, on ne saisi pas les prestations effectuées et non encaissées, et on ne saisies pas les dépenses engagées et non réglées.

Comptabilité Dettes-Créances

Toutes les factures concernant l’exercice comptable sont enregistrées :

  • Les achats à la date d’achat dans un journal d’achat,
  • Les recettes à la date de vente dans un journal de vente.

Les encaissements et décaissements sont enregistrés dans la banque par la contrepartie du compte fournisseurs (un compte 401) ou la contrepartie d’un client (un compte 411).

Le résultat calculé sur la base de droits acquis (créances) et de dettes engagées (fournisseurs…) est réel mais potentiel sur le plan financier car certaines créances ou certaines dettes ne seront peut-être pas réglées.

On passera des Opérations Diverses (OD) pour constater les créances douteuses, les pertes pour créances irrécouvrables, les provisions…

Un état des créances et des dettes actualisées au 31 Décembre doit être fourni en annexe de la 2035.

Attention : faire le bon choix

Certes la comptabilité Dettes-Créances est plus lourde à gérer que celle Recettes-Dépenses. Elle se justifie si l’entreprise fonctionne avec des échéances de paiement.

Modalité de l’option :

Cette option doit être formulée avant le 1er Février de l’exercice concerné et reste valable pour les exercices suivants tant qu’elle n’a pas été dénoncée. La demande s’effectue de préférence par une lettre recommandée avec AR adressée aux services fiscaux dont dépend l’entreprise.

Attention aux conséquences de changement d’option :

Le changement de comptabilité nécessite des régularisations délicates pour que le passage d’un système à l’autre n’entraîne pas d’irrégularités du calcul du résultat.

Option des dépenses mixtes

Certaines dépenses concernent à la fois l’entreprise et le domaine privé. Il est courant d’occuper une partie des locaux privés d’habitation à des fins professionnelles.

Et toute charge ayant un caractère professionnel peut être comptabilisée.

Il faut donc séparer les charges privées et professionnelles et définir une règle au prorata sur les éléments les plus significatifs de ce partage avant de répartir la charge.

Cette règle choisi sous la responsabilité du professionnel doit être au plus juste pour ne pas être contestée lors d’un contrôle fiscal.

Principes de bon sens, la répartition d’un loyer d’habitation au prorata de la surface est très bien acceptée.

Comptabiliser les dépenses mixtes :

Deux possibilités pour saisir les opérations dans un logiciel de comptabilité :

Constater la charge nette. Mais cela suppose d’avoir la clé de répartition.

Si cette dernière n’est connue qu’en fin d’année la charge est alors passée en brut avec régularisation en fin d’année.

Soit passer la charge brute en comptabilité puis réintégrer en profit ligne 36 sur la 2035 dans le poste « divers à réintégrer » la partie relative au domaine privé. La charge effective déduite sera la différence.

Le choix est global et vaut pour toutes les charges. Il est conseillé de pratiquer la comptabilisation en net lorsque que cela est possible, cela évite des régularisations et des oublis.

Les amortissements sont toutefois saisies en totalité et la partie non déductible est réintégrée.

Option pouvant être mise en place sans en aviser l’administration fiscale, ni même par une option indiquée sur la 2035.

Option dépenses réelles ou forfaitaire

La comptabilité repose sur la réalité des faits à partir de documents justificatifs. Les dépenses doivent être réelles et figurer sur un document « une facture ».

Toutefois, il existe des exceptions autorisées par la fiscalité : les dépenses de véhicule, les dépenses de repas et de nettoyage de linge effectuées à titre professionnel et qui pourront être évaluées sur une base forfaitaire.

Le choix entre dépenses réelles et dépenses forfaitaires est libre et sans formalisme. Il entraîne cependant une obligation de ne comptabiliser aucune charge réelle couverte par l’application du forfait.

Les frais de voiture (essence, assurance, entretien) payés par le professionnel n’apparaitront pas en comptabilité s’il à choisi la déduction forfaitaire des frais de véhicule.

2 réponses à : Les options comptables pour les professions libérales
  1. Luc Giard dit :
    30 décembre 2012 à 18:54

    Bonjour,

    Mon véhicule considéré jusqu’à cette année comme un véhicule professionnel (dépenses t.t.c. moins 20% de réintégration pour usage personnel), arrive en fin d’amortissement.

    Je prends doucement ma retraite et je désire le faire passer dans le domaine personnel. Je ne compterais alors que les kilomètres utilisés selon le barème des impôts. Quelle écriture dois-je faire car ce véhicule a encore une valeur d’argus de 5 000 € (plus ou moins values).

    Dois-je par exemple virer une somme de mon compte personnel à mon compte professionnel ?

    Merci à l’avance pour vos conseils.

    LG

  2. giry didier dit :
    24 mars 2016 à 15:41

    Bonjour,

    Médecin, suite à un retard de cotisations CARMF (retraite), mon comptable m’a fait passer à l’option créances/dettes en 2014.

    Gain : « à la louche » de 18/20000 euros entre les impôts et URSSAF CARMF, puis … !!! :
    + 20 000 euros d’impôt en plus en 2015, + 10 000 URSSAF, cette année + 10 000 de retraite, idem URSSAF… JE SUIS COMPLÈTEMENT COULE … !

    Je suis obligé de vendre mes murs et même pas sûr que cela suffise à régler tout ce qui m’est demandé…

    Précédemment, je n’ai eu aucune information sur les conséquences des années suivantes, en tout cas pas à cette hauteur, sinon pourquoi aurai-je accepté ce « suicide « … ?

    Ai-je un recours possible face à la responsabilité de la société comptable (grosse société…). Le comptable n’est plus là cette année, sans savoir pourquoi… !

    Help ! Cordialement.

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