Préparer le contrôle sur pièces de l’URSSAF

Contrôle URSSAF

Les employeurs peuvent faire l’objet d’un contrôle URSSAF sur place classique mais également, pour ceux occupant 9 salariés au plus, d’un contrôle sur pièces dans les locaux de l’organisme. Retours sur les modalités et le formalisme de ce contrôle particulier.

Quelles sont les parties concernées ?

Les employeurs de 9 salariés au plus

Le contrôle sur pièces au sein de l’URSSAF est réservé aux employeurs occupant 9 salariés au plus au 31 décembre de l’année précédant celle de l’avis de contrôle.

Qui contrôle ?

Le contrôle peut âtre réalisé, soit par des inspecteurs du recouvrement, soit par des agents de contrôle assermentés.

Modalités du contrôle

L’objectif du contrôle

Le contrôle sur pièce porte sur les obligations déclaratives et de paiement de l’employeur, à partir des éléments dont dispose l’URSSAF et de ceux demandés au moment du contrôle à l’employeur.

Quel est le lieu de contrôle ?

Le contrôle sur pièce se déroule dans les locaux de l’URSSAF. Dès lors, il ne peut donner lieu à audition de salariés puisque celle-ci doit être faite sur place dans les locaux de l’entreprise.

Périodes contrôlées

Le contrôle peut porter sur l’assiette des cotisations et contributions exigibles dans la limite des trois dernières années civiles et de la période en cours précédent le début du contrôle.

Cependant, cette règle n’interdit pas au contrôleur de demander la production de tout document sur une période antérieure à celle contrôlée, dès lors qu’il est nécessaire à l’examen d’une situation sur la période non prescrite.

Formaliste du contrôle

Le principe

Le contrôle sur pièce obéit au formalisme que le contrôle sur place.

L’avis de contrôle

L’employeur reçoit un avis de contrôle par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) au moins 15 jours avant le début du contrôle.

Cet avis invite l’employeur à transmettre à l’agent chargé du contrôle les documents nécessaires et en précise la date limite de dépôt. Il indique en outre l’adresse électronique où la charte du cotisant contrôlé est consultable et téléchargeable.

Sur demande, ce document peut également être adressé à l’employeur.

Dès réception de l’avis de contrôle, l’employeur ne peut plus interroger son URSSAF dans le cadre de la procédure de rescrit social.

L’employeur transmet les documents requis sous forme de papier (copie d’originaux) ou dématérialisée. Il n’existe pas de liste exhaustive mais il peut s’agir notamment de bulletins de paye, du registre du personnel, des justificatifs de frais, etc.

Il convient de remarquer que si l’employeur ne transmet pas les éléments demandés ou si d’autres recherches sont nécessaires, la procédure est clôturée par un document informant celui-ci qu’un contrôle sur place va être engagé.

Lettre d’observation

Au terme du contrôle, l’inspecteur communique à l’employeur un document daté et signé mentionnant l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée et la date de fin du contrôle ainsi que le cas échéant, le mode de calcul et le montant du redressement envisagé.

Cette lettre d’observation doit également indiquer que l’employeur dispose d’un délai de 30 jours pour répondre et qu’il a la possibilité de se faire assister du conseil de son choix pour formuler cette réponse. Le cas échéant, elle doit mentionner les motifs conduisant à ne pas retenir la bonne foi de l’employeur.

Le procès verbal de contrôle

A l’expiration du délai de 30 jours imparti à l’employeur pour répondre à la lettre d’observation, l’inspecteur transmet à l’URSSAF dont il relève le procès-verbal de contrôle faisant état de ses observations ainsi que la réponse éventuelle de l’employeur.

La mise en demeure de l’URSSAF

Passé ce délai, l’URSSAF adresse à l’employeur une mise en demeure de payer les cotisations issues du redressement. A défaut de règlement, l’URSSAF pourra procéder à une mise en recouvrement.


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