Remboursement des dépenses liées aux formations

Le fait de suivre une formation dans le cadre d’un plan de formation peut amener le salarié à engager des frais liés à son activité professionnelle.

L’entreprise doit-elle dans ce type de situation prendre à sa charge ces dépenses ?

Quelles sont les dépenses à  la charge de l’employeur ?

Les frais habituellement engagés

Le salarié qui part en formation dans le cadre du plan de formation engage parfois des dépenses pour ses déplacements, ses repas ou encore pour son hébergement.

Les dépenses à la charge de l’employeur

Les frais de transport, d’hébergement et de repas liés à des actions du plan de formation sont à la charge de l’entreprise. Ils peuvent être imputables sur sa participation au développement de la formation professionnelle continue. L’employeur a le choix entre les rembourser aux stagiaires qui les ont payés ou les régler directement.

Les frais à la charge de l’employeur

Les frais d’entreprise correspondent à des charges d’exploitation de l’entreprise.

Ils doivent remplir trois critères cumulatifs :

  • avoir un caractère exceptionnel,
  • être engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
  • être exposées en dehors de l’exercice normal de l’activité de salarié.

Certains frais engagés à l’occasion de la participation du salarié à une formation prévue dans le cadre du plan de formation peuvent entrer dans cette catégorie. Les juges considèrent ces frais comme des frais professionnels.

Quels sont les frais concernés ?

Il peut s’agir de frais de déplacement et de séjour (restauration et hôtel), remboursées au salarié en formation ou pris en charge directement par l’employeur (comme par exemple des billets de train, d’avion, une facture d’hôtel adressée à l’employeur et réglée par lui).

Prise en charge totale en exonération de charges

Dès lors qu’ils entrent dans la catégorie des frais d’entreprise, les frais de déplacement et de séjours liés à la participation à des actions de formation professionnelle ne relèvent ni de la réglementation des avantages en nature, ni de celle des frais professionnels.

Qu’ils soient pris en charge directement par l’employeur ou remboursés aux salariés :

  • ils ne sont pas des éléments de rémunération,
  • ils sont exonérés de cotisations sociales, même en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

En cas de contrôle, l’employeur doit produire le plan de formation ou les documents attestant que la formation répond à une obligation légale ou conventionnelle.

Il doit aussi être en possession des pièces comptables attestant de la réalité des dépenses engagées (par exemple, factures de restaurant).

Les limites du remboursement

L’employeur pourrait par exemple poser des limites aux sommes remboursées aux salariés, au titre du déjeuner notamment, en se basant sur les limites d’exonérations sociales des frais de déplacement légales ou conventionnels.

L’employeur pourrait aussi ne pas les prendre en charge, par exemple, si le salarié se voit attribuer un titre-restaurant pour les jours de formation.

En revanche, les frais de déplacement et de logement pour une formation hors de l’entreprise incombent intégralement à l’employeur.

12 réponses à : Remboursement des dépenses liées aux formations
  1. Lagroue Bruno dit :
    20 février 2014 à 20:22

    Bonsoir,

    J’ai engagé des frais de déplacement en voiture personnelle (gazole, péages, parking) pour une formation décentralisée régionale.

    Mon employeur tarde à me rembourser : plus d’un mois déjà. Est-il en faute ou n’ai-je pas de chance ?

  2. Talon dit :
    23 octobre 2014 à 21:04

    Bonsoir,

    J’ai engagé des frais de péage et gazole pour une formation en décembre 2013. A ce jour (octobre 2014) je n’ai toujours rien vu venir. Mon employeur reste évasif. J’ai fourni les factures originales. Ai-je un recours?

    Merci.

  3. ISABELLE dit :
    11 septembre 2015 à 21:46

    Bonsoir,

    Mon employeur m’impose une formation. Il vient de m’apprendre que les frais de parcmètre étaient à ma charge, que désormais nous sommes remboursés sur un ticket SNCF aller-retour lieu de travail-lieu de formation.

    Or, si je prends le train, cela me coûte plus cher…

    Mon employeur peut-il refuser de me rembourser les frais de parcmètre ?

  4. ALICIA dit :
    24 mars 2016 à 15:25

    Mon employeur m’a envoyé en formation à Paris pendant 2 jours. Il a refusé de me rembourser mes frais d’hébergement, m’expliquant que le lieu de la formation étant situé à moins de 100 km de mon lieu de travail, l’hébergement n’était pas justifié.

    Mon domicile, lui, étant situé à plus de 100 km du lieu de formation, a-t-il le droit de me refuser ce remboursement ?

  5. celine granier dit :
    17 octobre 2016 à 13:17

    Bonjour,

    J’entame une reconversion professionnelle.
    L’employeur peut-il prendre en charge une partie des frais de transport ?

    SVP. Merci.

  6. Convention collective dit :
    31 octobre 2016 à 12:35

    L’employeur doit rembourser 50% des frais de transports collectifs de ses salariés, si ils souscrivent un abonnement afin d’effectuer leurs déplacements domicile-entreprise.

  7. PADOVANI dit :
    11 décembre 2016 à 6:44

    J’ai engagé des frais de formation pour une formation C.H.S.C.T. prise en charge et payée par l’employeur.

    Cette formation a été annulée par l’organisme de formation et j’ai des frais de pénalités d’une nuit d’hébergement d’hôtel pour l’annulation de l’hébergement. Mon employeur a t-il le droit de me refuser le remboursement de ces pénalités ?

    Je vous remercie de votre réponse.

  8. convention.fr dit :
    24 janvier 2017 à 13:36

    Les juges peuvent condamner le retard dans le remboursement des frais et ordonner à un employeur de rembourser au salarié les frais professionnels que celui-ci a engagé pour les besoins de son activité.

  9. stephane dit :
    28 février 2017 à 19:57

    Bonjour,

    Mon employeur m’envoie en formation. Mes frais kilométriques commencent de mon domicile ou de mon lieu de travail ?

    Merci.
    Cordialement.

  10. deloup dit :
    14 mai 2017 à 18:26

    J’ai fais une formation de deux mois de TP transport marchandises sur tout type de véhicule.
    Mon entreprise me dit qu’elle ne me rembourse pas mes frais de repas, ni mes frais kilométriques parce que
    seule la formation de deux mois est remboursée.

    Ai-je le droit de demander ces remboursements ?
    Merci de votre réponse.

    Cordialement.

  11. TOGNIETTAZ dit :
    17 juillet 2017 à 23:02

    Bonjour,

    Je vais bientôt repasser la FCO, je suis en CDI dans cette entreprise.
    Oui, je sais que je suis couvert pour le trajet (domicile / travail), aller-retour. Je mets environ 15 min pour m’y rendre alors que ma formation et à plus d’une heure de mon domicile, environ 100 km, donc si je vais avec mon véhicule personnel, c’est aux frais de la société ou pas !

    La société peut me mettre à ma charge un véhicule de fonction ou pas ? Merci de votre réponse. Cordialement

  12. Lemberton dit :
    7 octobre 2017 à 11:34

    Bonjour,

    Je voudrais savoir quand je vais être remboursée par la formation pour mes frais de déplacement ?

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