Une solution Paye-RH adaptée aux enjeux de chaque entreprise

L’acquisition et la mise en place d’un progiciel de paye – RH nécessite dans tous les cas une étude à priori.

L’examen préalable au choix et à l’implémentation d’une solution de gestion se compose de plusieurs étapes.

Il est, en premier lieu, nécessaire de se poser les questions essentielles :

  • Quels sont mes besoins en terme de gestion de la paie et du personnel ?
  • Quelles sont les applications de gestion de la paie reconnues sur le marché ?
  • Quelle solution de gestion (éditeur, gamme) peut gérer les spécificités liées à mon secteur d’activité ?
  • Quelle sont les préconisations techniques requises ? Mon système informatique actuel peut-il supporter l’installation de l’application choisie ?
  • Quelle est mon enveloppe budgétaire disponible pour l’achat des licences, l’installation et le transfert des compétences ?
  • Quelle est la durée de la mise en oeuvre (installation et  paramétrages du progiciel) et de la formation des utilisateurs ?
  • La formation peut-elle être prise en charge ? Dans quelles conditions et dans quelles proportions ?
  • Quelle est la période la plus adaptée pour planifier l’installation ou le changement d’un système de gestion de la paie ?

Ces premières interrogations permettront d’élaborer les lignes directrices du cahier des charges qu’il conviendra ensuite de détailler.

L’élaboration du cahier des charges constitue la première étape de la démarche.

Ce document permettra d’apporter à votre future prestataire (c’est-à-dire à l’intégrateur certifié) une vision précise et concise de vos besoins. Le cahier des charges permet ainsi  de ne rien omettre dans la définition des paramétrages et d’organiser avec plus de facilité le transfert des compétences.

Vous pouvez également demander à ce que le prestataire réalise à votre place un audit de vos besoins et définisse votre cahier des charges.

Le seconde étape consiste à sélectionner l’intégrateur compétent pour effectuer la mise en oeuvre de la solution Paie – RH.

Plusieurs critères doivent être examinés ; cette étape est en effet déterminante et assurera la bonne continuité du projet d’implémentation.

L’intégrateur est avant tout partenaire de votre développement, il convient donc que ce partenaire soit certifié auprès de l’éditeur retenu.

Les différentes certifications « officiellement » reconnues sont les suivantes :

  • Partenaire Conseil Sage (PCS) et Centre de Compétences Sage (CCS) pour les intégrateurs certifiés par Sage
  • Centre de Compétences Ebp pour les intégrateurs certifiés Ebp
  • Cegid Business Partner pour les solutions de gestion Cegid Business Place et Suite
  • Centre Partenaire Ciel pour les professionnels labellisés par l’éditeur Ciel

En complément de plusieurs années d’expérience, l’intégrateur doit disposer de références clients garantissant son savoir-faire.

La troisième étape permettra de budgétiser l’équipement logiciel(s) et les prestations d’implémentation (installation, paramétrages spécifiques, développements éventuels, formation des collaborateurs et des administrateurs, suivi).

Cette phase s’appuie, bien entendue, sur l’examen du cahier des charges et est postérieure aux démonstrations de l’application.

Une fois ce troisième point validé, il est nécessaire de planifier la mise en oeuvre. Cette phase s’effectue généralement avec des contraintes de temps.

Mettre en oeuvre une application de gestion de la paye, c’est :

  • installer le progiciel de Paie-RH (en version monoposte ou réseau ; en environnement C Base, SQL Server, Macintosh)
  • effectuer l’ensemble des paramétrages nécessaires au fonctionnement optimal du système
  • effectuer le transfert des compétences par le biais de la formation des collaborateurs de l’entreprise
  • assurer l’assistance et la maintenance du logiciel de façon pérenne

Acheter un progiciel de paye

S’équiper d’une solution de gestion de la paye est aujourd’hui indispensable pour l’entreprise quels que soient sa taille ou son secteur d’activité.

Cette nécessité d’équipement résulte des constantes évolutions légales et réglementaires qui se sont considérablement intensifiées depuis ces dernières années : réduction Fillon, loi Tepa, déclarations sociales transmises par voie électronique, chômage partiel, maintien des garanties de prévoyances, forfait social…

La gestion de la paye dépasse, de plus, le champ purement administratif. Elle est désormais un outil de gestion de l’entreprise à la fois pertinent et complexe.

Pertinent parce qu’un progiciel est un instrument d’analyse permettant le pilotage de l’activité.
Différents états et statistiques permettent au responsable de la paye et des ressources humaines de prendre les bonnes décisions au moment opportun.

Le caractère complexe de la paye s’explique, quant à lui, par deux raisons essentielles :

La première cause tient à la complexité et la perpétuelle évolution des règles légales en France. La France compte en effet parmi les pays où la paie présente le plus de complexités.

La seconde raison tient aux règles propres à chaque entreprise.
Ces règles mises en place en interne constituent un facteur supplémentaire de difficultés dans la production des bulletins : treizième mois, acomptes, primes diverses, commissions…

Les enjeux liés au choix d’un logiciel de gestion Paie – RH

Le coût lié à la gestion de la paie

Le premier enjeu est celui du coût de gestion de la paie. L’acte d’équipement est en effet motivé notamment par la réduction des charges inhérentes à l’externalisation de la paye.

Considérant que le coût moyen de l’externalisation d’un bulletin est d’environ 20 euros h.t. (tarif moyen constaté), le retours sur investissement est particulièrement rapide.

Prenons l’exemple d’une société de 20 salariés, le coût de l’externalisation de la paie sera de 4 800 euros h.t. par an.

Exemple : pour un équipement et une implémentation d’Ebp Paye PRO

Dans le cadre d’un équipement Ebp Paye PRO, l’acquisition du progiciel est rentabilisé en 8 mois.

Faisons un rapide calcul, le budget d’acquisition d’une licence monoposte et d’une assistance annuelle « VIP » (accès prioritaire à la plateforme technique et envoi des mises à jour) est d’environ 800 euros h.t.

A ce budget d’acquisition s’ajoute l’installation, le paramétrage et la formation des utilisateurs. Il faut compter 3 jours d’intervention soit un budget de mise en place d’environ 2 400 euros h.t.

Il convient de mentionner que le budget lié à la formation peut être pris en charge totalement ou partiellement par les organismes collecteurs paritaires agréés (OPCA) dans le cadre du droit à la formation professionnelle continue.

Le budget global d’équipement et de mise en place (hors remboursement OPCA) d’une application de paie Ebp PRO est donc d’environ 3 200 euros h.t.

Le seul coût fixe récurrent sera le budget de renouvellement de l’assistance annuelle d’environ 379 euros h.t.

Exemple : pour une solution Sage Paye Pack et sa mise en oeuvre

Pour l’installation du système de gestion Sage Paie Pack, le retours sur investissement est un peu plus long.

Toujours dans l’hypothèse d’une entreprise de 20 salariés, le retours sur investissement est réalisé en 18 mois. Il devient donc plus pertinent d’opter pour ce type de solution Paie – RH dans des configurations de 40 salariés et plus. Pour 40 salariés, le retours sur investissement est alors réalisé en 9 mois.

Détaillons le coût d’acquisition : pour la licence et l’assistance « haut de gamme », il faut compter 3 620 euros h.t.

S’ajoute le budget d’installation, les paramétrages et le transfert de compétences (formation des collaborateurs) d’un montant d’environ 3 600 euros pour 4 jours. Le budget total  d’acquisition et de mise en oeuvre est de 7 200 euros h.t.

Il convient de souligner à nouveau que la phase d’intervention liée à la formation peut être prise en charge. L’intervention de l’OPCA (voir l’article : prise en charge de la formation ?) permet en effet de réduire de façon non négligeable le budget final et d’optimiser considérablement le délai de retours sur investissement.

Le budget de l’assistance restera également récurrent ; il faut prévoir environ 1120 euros h.t. par an pour bénéficier de toutes les mises à jour et de l’assistance technique.

De la maîtrise de ses propres données sociales au pilotage des ressources humaines

Les limites de l’externalisation de la paie apparaissent rapidement : risque de perte des données, pas de réelle visibilité sur sa masse salariale, aucune maîtrise de ses données sociales, coût prohibitif de l’externalisation à moyen et long terme…

De la maîtrise de ses propres données sociales…

La mise en place d’un système informatisé de gestion de la paie et des ressources humaines conduit l’entreprise vers une démarche qualité.

La gestion des paies et du personnel au sein même de l’entreprise confère en effet au gérant ou au responsable RH une vision beaucoup plus pertinente des chiffres. Des indicateurs clés permettent de dégager les grandes tendances et de prendre les bonnes décisions au bon moment.

Par exemple, le poids trop important de la masse salariale à certaines périodes de l’année peut conduire l’entreprise à remanier les horaires de travail en les modulant ou à rendre plus flexible sa masse salariale en recourant notamment aux contrats intérimaires durant les périodes de fortes activités…

Intégrer la gestion de la paie, c’est également comprendre et maîtriser avec plus de pertinence les spécificités légales, réglementaires et conventionnelles liés à son secteur d’activité.

… au pilotage des ressources humaines

Au-delà de la simple gestion du bulletin de salaire, le progiciel de paye permet un véritable pilotage des compétences et des carrières. La gestion de la formation et l’amélioration des compétences des employés est un atout pour eux-mêmes et un facteur de développement pour l’entreprise.

Bien souvent proposé sous forme de module complémentaire (par exemple, Sage Gestion des Compétences et des Carrières), ces fonctions poussées de gestion du personnel ouvre à l’entreprise des perspectives de gestion plus réfléchies et plus efficaces.

La gestion des temps est également une fonction complémentaire à la gestion des paies. Interfacée avec une pointeuse, le progiciel de paye permet de gagner du temps et de fiabiliser le comptage des heures. Ce type de configuration répond, par exemple, aux besoins de l’industrie ou d’entreprises gérant d’importants flux logistiques nécessitant des horaires tournants…

Typologie des solutions de gestion de la paie

Différentes typologies de progiciels dédiés à la gestion de la paye sont disponibles sur le marché. On peut schématiquement regrouper ces différentes solutions en 4 grandes catégories.

Les logiciels dédiés aux petites structures, aux créateurs disposant d’un budget d’acquisition restreint.

Il s’agit des applications d’entrée de gamme comme Ciel Paye, Ebp Paye, Sage Paie Base.

Ces solutions gèrent un nombre de salariés limités : jusqu’à  20 salariés / mois pour Ebp et Ciel, jusqu’à 40 salariés / mois pour Sage.

Ils n’incluent pas les principaux documents et déclarations administratifs liés à la paie : DADS-U complète, DUCS, DADS-U Sociétés d’Assurances, attestations de salaires, attestations d’employeur (Pôle emploi), déclaration nominative des salariés (DNA)…

Ces logiciels gèrent donc essentiellement la production des bulletins de salaires, la gestion des congés payés légaux, la déclaration unique d’embauche (régime général), le DIF (droit individuel à la formation). Ils proposent également des tableaux de bord optimisant la visibilité sur sa masse salariale.

Ces logiciels de paye s’adressent aux petites entités, aux indépendants et créateurs ne disposant pas d’un budget d’équipement important et souhaitant retrouver l’essentiel des fonctionnalités liés à la production du bulletin.

Ces solutions d’entrée de gamme peuvent ensuite évoluer vers des versions plus puissantes comme Ebp Paye PRO, Ciel Paye Evolution ou Sage Paie Pack et Sage Paie Pack +. Le coût d’évolution correspondra alors à la différence entre le tarif d’acquisition de la première version et le tarif de la nouvelle version choisie (sous condition de conserver le même éditeur).

Les progiciels de paye dédiés aux PME

Ces progiciels correspondent à la grande majorité des besoins des PME et PMI en matière de gestion de la paie et du personnel.

Leurs fonctionnalités plus étendues prennent en charge la gestion des bulletins jusqu’au bilan social (notamment Sage Paie Pack + et Cegid Paie Business Place pour la partie concernant le bilan social) .

Voici quelques exemples des fonctionnalités gérées par ces applications :

  • Gestion d’un nombre illimité d’établissements
  • Paiement des salariés sur 2 banques
  • Calcul des heures supplémentaires
  • Rappel des salaires
  • Traitement multi-dossiers
  • Plans de paie utilisateur
  • Préparation par rubrique
  • Gestion des acomptes
  • Edition en masse des états administratifs
  • Edition en masse des duplicatas
  • DADS-U CRC, IP, CCPBTP et RAFP
  • Mouvements du personnel
  • Déclaration Unique d’Embauche
  • Certificat de travail
  • Attestation accident de travail / maladie professionnelle
  • Attestation maladie / maternité / paternité
  • Solde de tout compte
  • États personnalisés
  • Paramétrage des alertes
  • Paramétrages des bulletins…

Il s’agit des gammes Ebp Paye PRO, Ciel Paye Evolution, Sage Paye Pack, Sage Paye Pack+, Cegid Paie Business Suite ou Cegid Paie Business Place.

Les gammes Sage et Cegid disposent de capacités fonctionnelles plus étendues et permettent d’ajouter des modules complémentaires : gestion des temps, analyse et synthèse, gestion des carrières et des compétences, gestion de la formation, gestion des « Workflow »…

Les progiciels Sage et Cegid sont également disponibles sous différents environnements : C Base, SQL Express, SQL Server. Ils proposent une véritable gestion en réseau contrairement à certaines autres applications qui proposent une configuration multi monopostes.

Les intégrés de gestion ou ERP proposant une couverture fonctionnelle étendue

Les éditeurs ont développé depuis ces dernières années des systèmes de gestion entièrement modulaires permettant une grande souplesse d’utilisation et d’évolution.

C’est le cas notamment de l’éditeur Cegid qui propose une offre composée de briques fonctionnelles. Ces briques ou modules peuvent être ajoutés selon l’évolution des besoins en matière de gestion de la Paie – RH.

Le progiciel Cegid Paie peut donc intégrer au gré des besoins la gestion d’un nombre supplémentaire de bulletins (par tranche de 100), la gestion de la formation, la gestion du Workflow, l’analyse et la synthèse des données sociales…

L’éditeur Sage propose un ERP de gestion de la Paie « Sage Suite RH ». Cet intégré de gestion est disponible sous environnement SQL Server ; il regroupe l’intégralité des capacités fonctionnelles de Sage Paie Pack + sous environnement SQL Server avec en complément le module performant de pilotage ‘Edition Pilotée ».

L’ensemble des fonctions est complété par la gestion des temps, la gestion des compétences et des carrières, la gestion de la formation et la gestion des « Workflow ».

La gestion des Worflow se généralisent actuellement avec l’utilisation des progiciels  de Paye – RH. Ils offrent une grande souplesse d’utilisation dans la gestion des demandes de congés, des notes de frais par exemple.

Le principe consiste à ce que le salarié remplisse par exemple, lui-même, sa demande de congés et l’adresse à son supérieur hiérarchique (n+1). Cette demande s’effectue via l’application sur un espace dédié à ce type de requêtes.

Une fois la demande effectuée, celle-ci fait l’objet d’une validation ou d’un refus. Dans le cas de la validation, les données relatives au congés sont automatiquement intégrées par le système.

Les progiciels de paie axés Métiers

Certaines solutions dédiées à la paye répondent aux besoins d’un secteur d’activité spécifique. C’est le cas des progiciels de paye s’adressant exclusivement au secteur du Bâtiment ou encore au secteur Agricole. Dans ce type de configuration, le progiciel intègre le plan de paye spécifique au secteur d’activité concerné.

L’un des principaux éditeurs développant des solutions Métiers est Ebp. L’éditeur propose une solution de gestion de la paie et du personnel dédiée au BTP et une application spécifique au secteur agricole (Ebp Paye Bâtiment et Ebp Paye Agricole).

On peut également citer les solutions de paye Sage Apibâtiment. Ces applications jouent la carte métier en s’adressant à un secteur professionnel très ciblé.

Quel budget d’acquisition ?

Le budget d’une solution de gestion de la paie varie selon l’étendue fonctionnelle de l’application. Plus la capacité fonctionnelle du logiciel est étendue, plus le budget d’acquisition est important.

Il est donc essentiel dans un premier d’examiner ses propres besoins.

Les premiers prix

Les tarifs d’entrée de gamme oscille entre 209 euros h.t. et 249 euros h.t. .Ces prix correspondent au tarif de la licence. La maintenance technique annuelle est comprise entre 249 et 299 euros h.t. (tarifs des assistances Privilège pour les gammes Ciel et Ebp).

La version Base de Sage Paie affiche un tarif global d’acquisition d’environ 1 500 euros h.t.

Ces maintenances annuelles permettent de bénéficier de l’assistance technique téléphonique illimitée et de l’intégralité des mises à jour. Il convient de les renouveler tous les ans afin de rester en conformité avec les évolutions législatives et réglementaires.

Les tarifs de milieu de gamme

Ces tarifs correspondent aux versions PRO d’Ebp, Evolution de Ciel, Pack et Pack + de Sage, Business Suite et Place de Cegid.

Le tarif d’acquisition de la licence d’Ebp Paye PRO est fixé à 429 euros h.t. ; celui de Ciel Paie Evolution à 499 euros h.t. Les assistances annuelles s’élèvent respectivement à 379 euros pour l’assistance « VIP » d’Ebp et à 449 euros h.t. pour la maintenance Privilège de Ciel.

Les applications Sage Paie débutent à environ 3 600 euros h.t. pour la version Pack et 5 600 euros h.t. pour la gamme Pack +. Ces tarifs comprennent la licence du logiciel et l’assistance technique annuelle avec l’ensemble des mises à jour durant une année. Ils correspondent à une solution monoposte sous environnement Windows.

Les tarifs publics des solutions Cegid sont très similaires : environ 3 500 euros h.t. pour l’application Business Suite (SQL Server, monoposte) et environ 6 000 euros h.t. pour la solution Business Place.

Les différences tarifaires entre les solution Ebp, Ciel, Sage et Cegid s’expliquent par la plus grande étendue fonctionnelle et la plus grande performance des progiciels Sage et Cegid.

Les tarifs publics des ERP

Les ERP Paie – RH sont développés et proposés respectivement par Cegid et Sage.

Les tarifs de départ s’affichent à environ 12 000 euros h.t. (licence et assistance comprise). Ces prix correspondent à une version monoposte, SQL Server et comprennent l’application Paye – RH avec la couverture fonctionnelle la plus étendue.

Ils incorporent également l’ensemble des modules poussés de gestion du personnel : gestion des temps, gestion de la formation, gestion des carrières et des compétences.

Ils proposent des fonctions pointues d’analyse des données avec la possibilité de créer ses propres états (requêtes) d’analyse.

Les prix varient ensuite selon le nombre de postes connectés en réseau et le nombre de salariés.

L’intervention de mise en oeuvre de l’application Paie-RH

Le déploiement d’une solution de gestion requiert l’intervention d’un professionnel.

L’implémentation comprend l’installation du progiciel en monoposte ou en réseau, la mise en oeuvre de l’ensemble des paramétrages, la formation des utilisateurs (transfert des compétences).

Quel budget prévoir ?

Les tarifs d’intervention sont généralement proposés  sous la forme d’un « forfait à la journée ».

Durant l’intervention, l’intégrateur effectue l’installation, l’ensemble des paramétrages spécifiques, la récupération, la migration des données dans le nouveau système de gestion et le transfert de compétences.

Le tarif d’un intégrateur certifié auprès de l’éditeur et expérimenté dans le déploiement de la solution choisie oscille entre 800 à 1200 euros h.t.

Ces tarifs d’intervention varient selon la marque du progiciel sélectionné.

Le nombre de jours d’intervention dépend du cahier des charges de l’entreprise et de l’éditeur sélectionné. Pour une solution Ebp Paye PRO, le nombre de jours « standards » d’intervention est de 3. Ce nombre de jour peut être plus conséquent dans le cas d’un paramétrage clef en main associé à l’installation et la formation des utilisateurs.

Il est d’au minimum 5 jours pour une solution Sage Paie et Cegid Paie.

Il faut privilégier les intégrateurs disposant d’un numéro d’agrément permettant la prise en charge de la formation par les organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA).

Pour de plus amples informations sur la prise en charge de la formation et les différentes procédures :

Prise en charge de la formation : à qui s’adresser ?
Procédures pour la prise en charge de la formation
Organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA)
Financement de la formation