Documents comptables : le classement

Chaque entreprise à l’obligation de justifier ces comptes par la présentation du bilan, du compte de résultat et des documents annexes.

Pour pouvoir présenter un bilan il faut avant tout tenir une comptabilité.

Il y a plusieurs façons de classer les documents comptables pour les TPE et PME:

Les factures doivent être classées par ordre chronologique de date d’émission afin d’être saisies et rangées dans cet ordre pour en faciliter le contrôle.

  1. Classer les factures d’achats dans un classeur d’achats avec des onglets mensuels.
  2. Classer les factures de ventes dans un classeur de vente avec des onglets mensuels.
  3. Classer les relevés bancaires  dans un classeur de banque avec des onglets mensuels.
  4. Classer les remises de chèques dans un classeur de banque avec des onglets mensuels.
  5. Classer les talons de chèques par dates dans une pochette, une enveloppe,…
  6. Classer les avis de débit (LCR…) et de crédit des banques dans le classeur de banque.
  7. Classer les bulletins de salaires dans un classeur de paie mois par mois.
  8. Classer les charges sociales dans un classeur social.
  9. Classer les charges fiscales dans un classeur fiscal en séparant les déclarations de TVA, la Taxe Professionnelle, l’impôt sur les sociétés, l’impôt sur le revenu…
  10. Classer les immobilisations dans un dossier de préparation de Bilan.
  11. Classer les charges constatées d’avance dans un dossier de préparation de Bilan.

Pour les entreprises plus importantes, les factures d’achat sont classées par fournisseurs. Il est également possible pour les autres entreprises de faire des copies des factures d’achat et les classées par fournisseurs en plus du classement présentés ci-dessus. Ainsi la recherche des factures fournisseurs en sera facilitée.

Petite astuce : Pour en faciliter la recherche, il est conseillé de noter les numéros de pièce (du logiciel ou un autre numéro) sur chaque facture.

Ex: 1ere facture d’achat le 10/01/2009. Nous pouvons lui attribuer le numéro AC09012001. Ainsi on retrouvera facilement dans le classement la facture concernée par le numéro AC09012001 qui correspond à la 1ere facture de l’année 2009 et du mois de janvier dans les achats.

Les logiciels de comptabilité propose de choisir entre une numérotation automatique et une numérotation manuel.

Notes de frais :

Les notes de frais doivent elles aussi être classées. Et pour en faciliter le classement, il est conseillé de :

  1. Faire une photocopie du ticket de caisse (un ticket de caisse s’efface et devient vite illisible)
  2. Agrafer le ticket de caisse sur une feuille de format A4 (sur la photocopie)
  3. Présenter un tableau récapitulatif des notes de frais en détaillant les charges et la TVA déductible. Sur ce tableau devra figurer de préférence la date, le motif du déplacement, le lieu, les frais engagés…

Les notes de frais sont remis au comptable pour la saisie.

Lui présenter les documents comme indiqués ci-dessus, c’est lui faire gagner du temps pour la saisie comptable.

C’est beaucoup mieux que de les donner à votre comptable en vrac dans une enveloppe…