Comptabilité : Enregistrer l’achat des logiciels en comptabilité

On distingue trois catégories de logiciels : les logiciels indissociables du matériel informatique comptabilisés en 2183, les logiciels faisant partie d’un projet de recherche et de développement et les logiciels autonomes.

Cet article traitera des logiciels autonomes (par exemple un logiciel de Gestion commerciale, un logiciel de Comptabilité ou un logiciel de Paye, etc.).

Les logiciels à usage interne

Le traitement comptable des logiciels acquis

Les logiciels acquis sont immobilisés (compte 205) s’ils sont destinés à servir de façon durable à l’entreprise. Les logiciels d’exploitation intégrés à l’ordinateur, dont le prix est dissocié de celui du matériel, sont également immobilisés en compte 205.

Sont néanmoins comptabilisés en charges les logiciels de faible valeur (inférieur ou égal à 500 euros), les logiciels ne correspondant pas à la définition d’une immobilisation (logiciels utilisés en une seule fois), l’actualisation d’un logiciel et la mise à jour ponctuelle d’un logiciel.

En revanche, la modification de fond d’un logiciel et la mise à jour ponctuelle d’un logiciel en vue d’accroître les possibilités de son utilisation sont comptabilisés en 205.

La comptabilisation nécessite de distinguer les logiciels standards et les logiciels spécifiques :

• Les logiciels standards sont assimilés à ces biens corporels. La TVA est donc exigible à la livraison,
• Les logiciels spécifiques sont assimilés à des prestations de services. La TVA est donc exigible au règlement.

Les logiciels bénéficient de l’amortissement sur 12 mois à compter du premier jour du mois de l’achat.

Attention, les logiciels d’exploitation pour lesquels la facture est indissociée de la facture de l’ordinateur sont amortis comme l’ordinateur et ne bénéficient pas de l’amortissement exceptionnel sur 12 mois.

Le traitement comptable des logiciels associés

Les logiciels créés constituent des immobilisations incorporelles (compte 205) lorsque les conditions suivantes sont simultanément remplies :

• Projet présentant de sérieuse chances de réussite technique,
• Intention, clairement exprimée par la Direction, de produire ce logiciel et de l’utiliser durablement,
• Indication de la durée d’utilisation minimale estimée, compte-tenu de l’évolution prévisible des connaissances techniques en matière de conception et de production du logiciel,
• Précision de l’impact attendu sur le compte de résultat.

Le coût de production des logiciels correspond à l’ensemble des coûts supportés par l’entité durant les phases suivantes :

Durant la phase conceptuelle, l’analyse organique (conception détaillée de l’application) fait partie des charges incorporées au coût de production. Seront exclues du coût de production, l’étude générale (analyse préalable) et l’analyse fonctionnelle (conception générale de l’application).

Pendant la phase de production, la programmation (codification), la réalisation des tests et des jeux d’essai sont des charges incorporées au coût de production.

Lors de la phase de mise à disposition de l’utilisateur et du suivi, l’élaboration de la documentation technique fait partie des charges incorporées au coût de production. Sont exclues du coût de production, la formation et la maintenance (c’est-à-dire le suivi des logiciels).

La comptabilisation est conforme à celle des immobilisations produites par l’entreprise. Cependant, l’élaboration d’un logiciel spécifique étant assimilée à une prestation de service soumise à la TVA sur encaissements, la TVA ne sera pas comptabilisée puisqu’il n’y a pas d’encaissement.

En matière d’amortissement, les règles comptables diffèrent des règles fiscales :

Concernant la durée d’amortissement, les règles comptables se base sur la durée probable d’utilisation. Les règles fiscales fixent, quant à elles, une durée maximale de cinq ans.

Le point de départ est fixé, selon les règles comptables, sur la date d’achèvement du logiciel.

Les règles fiscales prévoient deux hypothèses. Soit on se base sur la date d’achèvement du logiciel ; soit on effectue une déduction des coûts de création de logiciels du résultats de l’exercice au cours duquel ils sont engagés.

Les logiciels à usage commercial

Un logiciel à usage commercial est un logiciel utilisé comme moyen d’exploitation ou destiné à être vendu, loué ou commercialisé sous d’autres formes.

Le traitement comptable des logiciels utilisés comme moyen d’exploitation (logiciels-mère)

Les logiciels-mères acquis ont un traitement comptable identique à celui des logiciels à usage interne acquis.

Les logiciels-mère créés sont des logiciels-mère développés par l’entreprise dans le but d’en revendre des copies et des logiciels servant d’outils et des logiciels servant d’outils de production dont les prestations sont facturées à des clients (location, traitement à façon).

Ils constituent une immobilisation incorporelle (205) si les conditions d’activation sont simultanément réunies. Le traitement comptable, le contenu du coût de production et l’amortissement sont identiques à ceux des logiciels créés à usage interne.

Le traitement comptable des logiciels destinés à être vendus ou loués

Trois cas doivent être distingués :

• Les logiciels standards fabriqués en série à partir d’un logiciel-mère

Les dépenses de reproduction du logiciel-mère sur support magnétique, de documentation et d’outils pédagogiques de formation sont comptabilisés en charges. Les logiciels vendus sont comptabilisés en 706. A la clôture de l’exercice, les travaux non encore facturés constituent des en-cours (dépenses nécessaires à l’élaboration du logiciel dont les DAP relatives à l’amortissement du logiciel-mère).

Les en-cours de production se comptabilise ainsi :

A débiter : 34 – En-cours de production de services
A créditer : 713 – Variation des en-cours de production

Les en-cours doivent être repris lors de l’exercice au cours duquel a lieu la cession :

A débiter : 713 – Variation des en-cours de production
A créditer : 34 – En-cours de production de services

• Les logiciels spécifiques créés pour une commande spécifique

Les dépenses engendrées sont comptabilisées en charges au cours de l’exercice. Les logiciels vendus sont comptabilisés en 706. A la clôture de l’exercice, les travaux non encore facturés constituent des en-cours.

On comptabilise les en-cours de production de la manière suivante :

A débiter : 34 – En-cours de production de services
A créditer : 713 – Variation des en-cours de production

Les en-cours doivent être repris lors de l’exercice au cours duquel a lieu la cession.

• Les logiciels standards acquis pour être revendus en l’état

Il s’agit d’une activité de négoce. Les achats figurent dans les achats de marchandises (compte 607). Les logiciels vendus sont ensuite comptabilisés en 707.