Factures électroniques obligatoires et commande publique

Calendrier de mise en oeuvre obligatoire

Pour rappel, l’Etat doit, depuis le 1er janvier 2012, accepter les factures électroniques de ses fournisseurs. Cette obligation a été élargie  aux Collectivités territoriales et à tous les établissements publics à partir du 1er janvier 2017.

La facture électronique liée à une commande publique s’impose pour les émetteurs, aux contrats en cours d’éxécution ou conclus postérieurement au :

  • 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 1 000 salariés),
  • 1er janvier 2019 pour les petites et moynnes entreprises (10 à 250 salariés),
  • 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises (moins de 10 salariés).

Les fournisseurs qui  ne sont pas encore soumis à l’obligation ont tout de même la possibilité s’ils le souhaitent, de déposer leurs demandes de paiement via la plateforme Chorus Pro.

Mentions obligatoires pour l’acceptation des factures par chorus Pro

L’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics acceptent les factures transmises par les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct de leur contrat, sous réserve qu’elles comportent les mentions suivantes :

  • les dates d’émission  de la facture,
  • la désignation de l’émetteur et du destinataire de la facture,
  • le numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue établie par l’émetteur de la facture, avec possibilité de numéroter sur plusieurs séries,
  • le numéro du bon de comande ou le numéro du bon d’engagement généré par le système d’information financière et comptable de l’entité publique,
  • le code d’identification du service en charge du paiement,
  • la date de livraison des fournitures ou d’exécution des services ou des travaux,
  • la quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés,
  • le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu’il y a lieu, leur prix forfaitaire,
  • le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la préparation de ces montants par taux de TVA, ou, le cas échéant, le bénéfice d’un exonération,
  • le cas échéant, les modalités particulières de règlement,
  • le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires.

Chorus Pro est un mode de transmission exclusif pour les factures électroniques

Une solution mutualisée, mise à disposition par l’Etat et dénommée « portail de facturation », doit permettre le dépôt, la réception et la transmission des factures sous forme électronique. L’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de leurs contrats utilisent le portail de facturation pour la mise en oeuvre de leurs obligations. De plus, l’utilisation du portail de facturation est exclusive de tout autre mode de transmission.

L’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE) a développé cette solution technique mutualisée « Chorus Pro », mise à disposition gratuitement.

Ce portail permet d’assurer le dépôt et le suivi de l’ensemble des factures annuelles sur le périmètre de l’Etat, du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des établissements publics en prenant en compte la diversité des entités publiques et privées. Il offre également le choix des modalités d’émission et de réception.

Il gère les demandes de paiement, celles des sous-traitants de cotraitants ainsi que l’échange des documents en matière d’exécution de marché de travaux.

Le dépôt, la transmission et la réception de ces factures électroniques sont effectués exclusivement via le portail de facturation Chorus Pro, dont le mode d’utilisation a été précisé par un arrêté du 9 décembre 2016.

Facture électronique et sphère privée

Afin de permettre le développement de la facturation électronique dans les relations entre les entreprises, la loi dite « Macron » avait prévue l’institution, par voie d’ordonnance dans les 9 mois, d’une obligation d’acceptation des factures émises sous forme dématérialisée, applicable aux contrats en cours. Elle devrait entrer en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées : en visant d’abord les grandes entreprises, et en laissant le temps aux petites entreprises de s’adapter.

L’obligation ne visait que la réception des factures électroniques et, non l’émission par les  fournisseurs qui auraient pu donc, s’ils le souhaitaient, continuer à émettre des factures papier.

Le calendrier progressif qui avait été envisagé était le même que celui de l’entrée en vigueur de l’obligation de la facture électronique en cas de commande publique. L’idée était d’homogénéiser les échanges d’une entreprise avec l’administration enpassant obligatoirement par la facture électronique et ses relations avec les autres entreprises.

L’ordonnance n’a pas été publiée dans le délai de 9 mois imparti et a donc été abandonnée. La raison essentielle était qu’elle contrevenait à l’article 232 de la directive 2006/112 modifiée par la directive 2010/45 selon lequel la facture électronique est soumise à l’acceptation du destinatiare.

Depuis, lItalie a obtenu une dérogation de la Communauté  européenne pour rendre la facture électronique obligatoire entre entreprises, assortie d’une obligation de la transmettre en temps réel à l’administration fiscale.