La facturation électronique requiert l’intégration d’informations spécifiques et obligatoires au niveau des fiches tiers et notamment des fiches clients.
Afin d’être accompagné dans ces démarches et de ne pas oublier d’informations essentielles relatives à la facturation électronique ; les champs à compléter ou à corriger sont signalés par un cadre rouge. Cette fonction agit ainsi comme un assistant de mise en conformité permettant de fiabiliser ses données rapidement.
Cet article met en lumière les étapes de fonctionnement de la fonction de mise en conformité intégrée dans Sage 50 Gestion commerciale.
Comment mettre les données en conformité ?
Avec l’assistant de mise en conformité, maîtrisez le processus d’analyse et de mise à jour de vos données et avancez un peu plus vers la facturation électronique.
L’assistant de mise en conformité contrôle les données et détecte les incohérences et les données manquantes pour les tiers et les paramètres de votre société. A l’issue de l’analyse, les erreurs rencontrées sont affichées afin que vous puissiez les corriger.
Quels sont les prérequis ?
Vous avez préalablement contrôlé plusieurs informations indispensables à la facturation électronique afin d’éviter un trop grand nombre d’erreurs non justifiées.
Pour démarrer la vérification des données :
- Accédez à l’Assistant de mise en conformité via le chemin suivant :
Traitements > Facturation électronique > Assistant de mise en conformité
- Prenez connaissance des informations.
- Modifiez éventuellement les critères de sélections des tiers.
Ces critères permettent d’analyser les tiers sur une certaine période. - Démarrez la vérification (Analyser).
L’analyse démarre.
Si des informations erronées sont rencontrées, l’assistant vous permet de les modifier. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de l’identification des données manquantes.
Comment modifier les informations ?
- Dans le rapport d’erreur, affichez les erreurs (Voir le détail).
Les erreurs sont mises en évidence là où elles se situent (paramètres société, fiches de tiers, etc.) - Modifiez les informations erronées.
- Enregistrez les modifications (OK).
Le rapport d’erreur est actualisé à chaque correction ; vous pouvez constater que le nombre d’erreurs diminue.
Les données sont conformes à la facturation électronique quand l’indicateur Bases de données affiche 100%.
Utilisation de l’annuaire d’entreprises afin de récupérer les bonnes informations
Soyez certain de l’exactitude des informations récupérées depuis l’Annuaire d’entreprises pour compléter les fiches des tiers. De plus, cela vous évite les saisies manuelles et les risques d’erreur.
Complétez les fiches des tiers pendant ou après leur création avec les données en ligne récupérées depuis l’Annuaire d’entreprises (Base Sirene.fr). Les avantages d’utiliser l’Annuaire d’entreprises sont entre autres :
- Conformité légale
Vous êtes assuré de l’exactitude des informations enregistrées dans les fiches des tiers. - Gain de temps
Vous évitez de collecter manuellement des informations sur les entreprises. - Mise à jour
Vous actualisez vos tiers à tout moment.
- L’Annuaire d’entreprises ne fournit pas, de manière exhaustive, toutes les informations de la fiche du tiers ; vous devrez sûrement renseigner par vous-même des informations supplémentaires.
- L’Annuaire d’entreprises ne concerne que les sociétés françaises.
Pour compléter une fiche de tiers en cours de création ou de modification :
- Dans la fiche de tiers, affichez l’Annuaire d’entreprises (Rechercher).
- Répondez au test Captcha.
La Recherche dans l’annuaire des entreprises s’affiche. - Renseignez ou complétez les critères de recherche.
La recherche est d’autant plus précise que les critères de recherche sont précis et exhaustifs. - Recherchez le tiers (Rechercher).
Si les critères correspondent à un tiers enregistré dans l’annuaire d’entreprises, le tiers recherché s’affiche dans la liste. - Sélectionnez le tiers.
- Récupérez les données dans la fiche du tiers (Mettre à jour).
Les données sont automatiquement renseignées dans la fiche du tiers. - Renseignez éventuellement des informations supplémentaires.
- Enregistrez les modifications.
Vous pouvez à tout moment utiliser l’Annuaire d’entreprises pour mettre à jour les données d’un tiers.
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