De nombreuses entreprises de taille moyenne restent encore équipées d’un système de gestion commerciale inadapté à leur activité et leurs besoins.
En effet selon de récentes études réalisées notamment par l’éditeur Sage, plus de 50% des PME-PMI en France utilisent encore des solutions tels que le logiciel tableur Excel de Microsoft pour ne pas le citer.
Si l’utilisation de tels outils peut être plus ou moins justifiée pour un créateur d’entreprise, la justification du recours à de tels moyens est moins évidente pour une entreprise déjà existante.
Tout d’abord parce que ce type de solutions ne peut être que de « dépannage » et n’est pas destinée à pérenniser l’activité de l’entreprise.
En effet, elle n’est pas vecteur de structuration et d’organisation car elle ne permet pas un suivi qualitatif de la chaîne commerciale.
Un tableur nécessite de nombreuses ressaisies et par conséquent des risques d’erreurs conséquents. Il n’optimise pas la gestion du temps et n’offre pas, de surcroît, une vision pertinente de la santé de l’entreprise.
Une solution de gestion commerciale est avant tout un outil organisant et structurant l’entreprise, la conduisant vers une démarche « qualité » et lui permettant à terme d’augmenter ses résultats commerciaux.
Comment définir un progiciel de gestion commerciale ? Quels sont les solutions dédiées aux PME-PMI ? Que choisir parmi les logiciels de gestion commerciale Sage, Cegid, Ebp et Ciel ? Comment bien les utiliser ? Quel budget faut-il allouer ?
Ce billet aura pour vocation d’apporter un éclairage global sur les logiciels de gestion commerciale dédiés aux PME-PMI.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion commerciale ?
Un logiciel de gestion commerciale est un programme informatique organisant et analysant les données de l’entreprise.
Les applications de gestion commerciale permettent en effet, outre le stockage des données, d’accéder en temps réel à l’ensemble de l’information.
Le logiciel de gestion commercial permet ainsi la mise en oeuvre de la base « articles » en recensant les informations liées aux tarifs généraux et conditions tarifaires spécifiques, à la désignation des produits, aux fournisseurs, aux prix d’achat, aux stocks produits…
Le logiciel gère également la base des clients et des prospects en indiquant l’adresse de facturation et de livraison, les coordonnées générales, les différents contacts. Les solutions de gestion commerciale en exploitant notamment ces données rendent possible l’automatisation des mailings et e-mailings.
L’intérêt du logiciel de gestion commerciale est également de produire, en les automatisant, les différents documents commerciaux : devis, bons de commande, bons de livraison, facture, bons de commande fournisseur…
Au-delà de ces capacités purement fonctionnelles, citons les fonctions de pilotage permettant à l’entreprise de disposer d’outils d’analyse pointues permettant de prendre les bonnes décisions au moment opportun.
Les logiciels de gestion commerciale dédiés aux PME et PMI
Parmi les éditeurs constituant des références sur le marché des logiciels, citons Sage, Cegid, Ebp et Ciel.
Ces quatre principaux éditeurs proposent des logiciels de gestion commercial adaptés à des besoins de gestion distincts et à des typologies d’entreprises étendues.
L’offre peut être segmentée selon les secteurs d’activité. En effet le cahier des charges des entreprises des secteurs du Négoce, de l’industrie et des Services diffère.
Quel logiciel de gestion commercial pour les entreprises du Négoce ?
Les logiciels de gestion commerciale dédiés au Négoce
Les entreprises du secteur du Négoce présentent généralement un cahier des charges axé sur la gestion des clients et des prospects, une gestion multi-fournisseurs avec des conditions tarifaires distinctes selon les sources et les quantités achetées, une gestion des stocks selon un mode mono-dépôt ou multi-dépôts.
En réponse à ce type de cahier des charges, il est possible de proposer les logiciels de gestion commerciale Ebp Gestion commerciale PRO, Ebp Gestion commerciale Ligne PME.
Ces progiciels de gestion commerciale Ebp apportent des réponses pertinentes tant au niveau des fonctionnalités, de l’ergonomie que du budget. Remarquons que désormais les logiciels Ebp fonctionnent sous SQL Server.
L’offre de l’éditeur Sage répond également aux activités de Négoce, citons parmi les logiciels de gestion commerciale Sage, Sage Gestion commerciale ligne 30 et Sage Gestion commerciale 100 Base.
Sage Gestion commerciale 30 permet un fonctionnement en réseau jusqu’à 4 postes. Au delà, il sera nécessaire d’opter pour Sage Gestion commerciale 100 Base (de 1 à 15 postes en réseau selon les besoins).
Ciel Gestion commerciale Evolution répondra également aux attentes des entreprises du Négoce. Le logiciel Ciel permettra une utilisation en réseau jusqu’à 2 postes.
Au-delà de 2 postes, le choix devra se porter sur Ciel Quantum. Le seul bémol concernant Ciel Quantum est qu’il intègre obligatoirement le module comptable même si le besoin est uniquement axé sur la gestion commerciale.
Quel logiciel de gestion commerciale pour les entreprises de Services ?
Les entreprises de Services présentent fréquemment une gestion des abonnements (contrat de services mensualisés ou annualisés, abonnements mensuels ou trimestriels). Certaines ont également recours à la gestion d’un planning permettant d’organiser les différentes interventions des techniciens par exemple.
Leurs besoins sont également axés sur la gestion des clients et des prospects.
A ce type de cahier des charges, il est possible de répondre par les logiciels de gestion commerciale tels que : Sage Gestion commerciale 100 Pack Services, Ebp Gestion commerciale PRO Open Line, Ebp Gestion commerciale Ligne PME, Ciel Gestion commerciale Evolution, Ciel Quantum, Cegid Gestion commerciale Business Suite.
Les logiciels de gestion commerciale dédiés à l’Industrie
Les activités dédiées à l’industrie ont recours à la gestion des processus de fabrication : gestion de la matière première, gestion des nomenclatures, intégration du coût de la main d’oeuvre, gestion des stocks…
Le progiciel de gestion commerciale doit ainsi gérer la fabrication des différents produits de l’entreprise. Ceci implique, outre une gestion poussée des nomenclatures, une gestion pertinente de la main d’oeuvre.
Ces activités nécessitent une gestion poussée des achats fréquemment multi-fournisseurs ainsi qu’une gestion des stocks en CMUP, LIFO ou FIFO.
Les différentes solutions de gestion commerciale répondant à ce type de cahier de charge sont Sage Gestion commerciale 100 Pack Industrie ou Sage Gestion commerciale 100 Pack +.
Lorsque la fabrication est associée à une prestation de services avec une gestion des abonnements et l’utilisation d’un planning d’intervention, la solution préconisée est Sage Gestion commerciale 100 Pack +.
Cegid propose également avec Cegid Gestion commerciale Business Place une solution dédiée aux activités industrielles.
Que choisir parmi les différentes solutions de gestion commerciale ?
Le premier impératif reste l’enveloppe budgétaire disponible. L’aspect financier doit, en effet, être analysé avec le cahier des charges.
Lorsque l’enveloppe budgétaire est limitée ou réduite, il sera nécessaire de faire des concessions sur certaines fonctionnalités du logiciel de gestion commerciale.
Le tarif des différentes solutions varient en effet selon l’envergure fonctionnelle du logiciel de gestion commerciale.
Le second élément ayant un impact sur le budget d’acquisition est le nombre de licences acquises. Les tarifs des progiciels varient, en effet, selon qu’il s’agit d’une version monoposte, en réseau 2 postes, 5 postes, 10 postes…
Le choix et le déploiement d’une solution de gestion commerciale doivent dans tous les cas être accompagnés par un intégrateur certifié. Ce professionnel permet, par le biais de ses compétences et de son expérience, de valider la solution répondant aux besoins de chaque entreprise.
La première étape incontournable reste l’établissement d’un cahier des charges
Cette étape permet de poser à plat le mode de fonctionnement et d’organisation de l’entreprise. Elle permet une réflexion sur les process internes et parfois une remise en cause de certains modes de fonctionnement. ces éventuelles remises en cause permettent in fine une amélioration de la manière de travailler qui impactera positivement les résultats commerciaux.
L’intégrateur peut vous accompagner et vous conseiller dans la réalisation du cahier des charges. L’accompagnement débute en effet dès le premier contact ou le premier rendez-vous et se poursuit jusqu’à la maintenance du système mis en oeuvre.
Comment bien utiliser un progiciel de gestion commerciale ?
Bien exploiter un progiciel de gestion commerciale, c’est d’abord bien l’installer et le paramétrer de façon à ce qu’il réponde au cahier des charges de l’entreprise.
Paramétrer un logiciel de gestion commerciale
Un logiciel de gestion commerciale est livré en standard, ce qui signifie qu’il est en quelque sorte livré sans réglages. Ces réglages ou paramétrages doivent impérativement être réaliser par un professionnel, il en est de même de l’installation notamment lorsqu’elle est en réseau ou encore en réseau avec des connexions à distance de type TSE par exemple.
Le paramétrage d’un logiciel de gestion commerciale est donc une phase incontournable qu’il ne faut pas négliger car il sera ensuite très difficile au bout de plusieurs semaines d’exploitation de compléter les réglages. En effet, effectuer des retouches peut nécessiter de tout reprendre à zéro.
Prenons l’exemple de la structure de la base articles : si la base n’est pas dès le départ structurée et organisée en familles et sous-familles, les données statistiques peuvent être incomplètes voir inexploitables. Il sera alors nécessaire de « casser » la base et de reprendre l’intégralité du travail.
Former sur le logiciel de gestion commerciale
Bien exploiter son progiciel de gestion commerciale, c’est également être former à son utilisation. La formation est un étape incontournable car elle confère aux utilisateurs les bons réflexes d’utilisation et l’autonomie indispensable à une exploitation saine de l’application. Nous entendons par « exploitation saine », le fait d’être capable d’exploiter le logiciel dans son intégralité sans détériorer ce qui a été mis en place.
Prenons à ce titre, l’exemple de la création d’un article. Créer un article implique une série de manipulations et de paramétrages afin que celui-ci puisse être gérer sur le plan des statistiques, en matière d’achat, de gestion de stocks, en matière de prix, au niveau des nomenclatures, etc.
Toutes les manipulations effectuées dans un logiciel de gestion commerciale ont donc des conséquences sur l’ensemble du système de gestion ; aussi faut-il être formé à leur maîtrise afin de conserver un système fiable et opérationnel.
Quel budget pour un logiciel de gestion commerciale et sa mise en place ?
L’enveloppe budgétaire nécessaire pour mettre en place un système de gestion commerciale se compose, en quelque sorte, de deux parties.
La première partie est dédiée à l’acquisition des licences et des maintenances techniques (accès au support technique et mises à jour constantes du logiciel). Le budget sera donc tributaire de la marque, des fonctionnalités retenues et du nombre de licences acquises.
La seconde partie du budget concerne la prestation d’implémentation, c’est-à-dire la prestation de l’intégrateur certifié consistant à assurer l’installation, les paramétrages standards et avancés, l’éventuel transfert de données avec réintégration, le développement si besoin, la formation des utilisateurs.
Le nombre de journées d’intervention diffère selon le cahier des charges de l’entreprise et selon le nombre d’utilisateurs à former. Quelque soit le logiciel de gestion commerciale sélectionné, il n’est pas possible d’assurer une implémentation complète et de qualité en 1 ou 2 jours.
Ne retenez pas le prestataire selon le nombre de jours de prestation le plus réduit, en effet, lorsque ce nombre est faible, il y a de très fortes probabilités que le prestataire ne soit pas compétent. Pour une mise en place avec installation, paramétrages avancées (comprenant notamment la réalisation des modèles de documents commerciaux), la formation des utilisateurs, compter au minimum 5 à 6 jours (et dans ce cas, le cahier des charges reste basique). Le tarif d’intervention à la journée est en moyenne de 800 à 950 euros la journée.
Certains intégrateurs disposent d’un numéro d’enregistrement en tant qu’organisme de formation permettant ainsi la prise des journées de formation par les différents OPCA (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés).
Qu'en pensez vous ?
Paul
Article très intéressant !
GMAO
Article complet qui permet de s’y retrouver dans cette jungle 😀
Julien
Vous devez utiliser une solution spécifique pour ça je pense. Mais si les factures rentrent totalement dans votre chiffre d’affaires, vous êtes obligés d’établir deux factures :
– La facture totale, avec le montant total qui rentre dans votre SAS,
– La facture de commission, qui est adressée à l’entreprise qui vous a mandaté pour la prestation de vente.
Cela, vous pouvez le faire avec votre logiciel EBP ou un autre logiciel spécialisé dans la facturation plus « poussée » comme Fletesia (avec des acomptes etc…).
HREGLICH
Nous allons créer une sas ou nous serons agent commerciaux. Nous n’aurons donc que des factures de commissions sur les ventes à réaliser. Il me faudrait donc un logiciel permettant de rentrer une commande mais de ne sortir que la commission qui nous reviendrait en facture. Que dois-je prendre ?
Merci de votre réponse.
ps : j’ai actuellement Ebp Gestion commerciale pour une autre entreprise.