Au plus tard, le 1er février 2014, les entreprises ne pourront plus effectuer de prélèvements ou de virement en euros, même au plan national, si elles ne sont pas passées au système SEPA et n’ont pas modifié leurs systèmes d’information en conséquence.

Or les opérations les plus courantes de l’activité (virements aux fournisseurs et salariés, prélèvements des clients) sont concernées.

Le Comité national SEPA, la Banque de France, l’OEC et la CNCC sont mobilisés, face au retard des PME, pour alerter et accompagner les entreprises dans l’incontournable migration SEPA, sur « www.sepafrance.fr », « banque-sepa.fr » et « conseil-sup-services.com/migration-SEPA;php ».

En outre, l’Ordre a publié un dossier en juin dernier et mis en place une hotline SEPA. De même, le Comité français d’organisation et de normalisation bancaire (CFONB) propose sur son site des documentations techniques détaillées.

Voici la nouvelle donne en matière de virements et de prélèvements SEPA.

Que recouvre le SEPA ?

Les 32 pays de la zone SEPA

SEPA (Single Euro Payments Area ou espace unique de paiement en euros) ne concerne que les paiements en euros, mails il ne se limite pas à la zone euro. Aux 27 États membres de l’Union Européenne (dont 16 en zone euro) s’ajoutent :

  • 3 États de l’EEE, la Norvège, le Liechtenstein et l’Islande, dont la date butoir de bascule est fixée au 31 octobre 2016,
  • la Suisse,
  • Monaco.

Il convient de remarquer que les départements d’outre-mer (Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion et Mayotte, ainsi que Saint Pierre et Miquelon, Saint Barthélémy et la partie française de Saint Martin) font aussi partie de l’espace SEPA.

Les virements et les prélèvement SEPA ne peuvent être mis qu’à destination de comptes ouverts dans ces pays.

Moyens de paiement concernés en 2014

Sont concernés par la migration SEPA les virements et les prélèvements, qu’il s’agisse de paiements nationaux ou transfrontaliers.

S’agissant des tarifs, l’espace unique SEPA impose que chaque banque facture un prix identique quelles que soient la provenance et la destination du virement ou du prélèvement SEPA.

Précisons que les opérations en devises autre que l’euro, même à l’intérieur de la zone SEPA, ne sont pas concernées.

Les chèques, dont l’emploi comme moyen de paiement est une spécificité française, ne sont pas inclus dan le système SEPA. De même, sont exclues les lettres de change. Pour les cartes bancaires, un cadre d’interopérabilité a été mis en place.Enfin, des solutions de remplacement du TIP et du télérèglement seront mises en place d’ici le 1er février 2016, date de fin de validité de ce type de paiement.

Un nouveau format de fichiers

Le format de fichiers qui s’impose pour les échanges entre les entreprises et leurs banques est celui de la norme ISO20022XML.

Les identifiants bancaires

Le format BIC + IBAN est à utiliser, à la place du RIB, pour les virements et les prélèvement SEPA :

  • jusqu’au 1er février 2014 pour les paiements nationaux,
  • jusqu’au 1er février 2016, pour les paiements transfrontaliers.

Après ces échéances, seule la communication de l’IBAN de la contrepartie restera obligatoire lors de l’émission d’un ordre de virement ou de prélèvement SEPA.

Le virement SEPA ou SCT

Le virement SEPA, ou SEPA Credit Transfert (SCT), est un transfert de fonds en euros entre les comptes de paiement d’un donneur d’ordre et d’un bénéficiaire ouverts sur les livres de banques situées dans l’espace SEPA.

Il peut être utilisé pour des paiements ponctuels ou répétitifs, unitaires et/ou en lots, selon l’offre de chaque banque.

Le champ du « motif de paiement » est de 14 caractères (au lieu de 31), ce qui devrait faciliter les rapprochements comptables.

Le prélèvement SEPA ou SDD

Définition

Le prélèvement SEPA, ou SEPA Direct Debit (SDD), est un moyen de paiement automatisé utilisable pour payer des factures récurrentes ou ponctuelle en euros.

Obligation d’informer le débiteur

Le créancier, qui met en recouvrement les créances détenues sur son débiteur, doit le prévenir 14 jours calendaires avant la date d’échéance du prélèvement (sauf accord prévoyant un délai différent).

Le mandat de prélèvement SEPA

Le nouveau mandat de prélèvement SEPA remplace les demandes et autorisations de prélèvement.

Le principe est la continuité des mandats faits par les débiteurs sur les prélèvements nationaux qui prévalaient antérieurement. Toutefois, le créancier doit informer ses clients du passage au prélèvement SEPA (sachant qu’à partir de là, il ne pourra plus émettre de prélèvement national), en leur indiquant :

  • son identifiant créancier SEPA (ICS), qi est à demander à sa banque,
  • la référence unique de mandat (RUM), unique pour chaque mandat,
  • les coordonnées auxquelles le débiteur devra adresser ses demandes de modification et de révocation de mandat,
  • les coordonnées auxquelles le débiteur devra s’adresser en cas de réclamation sur le mandat.

Gros plan sur la RUM

Le Comité national SEPA attire l’attention des créanciers sur la constitution de la RUM qui identifie un mandat unique, pour éviter sa réutilisation frauduleuse (émission d’ordres de paiement non autorisés par le détenteur du compte débité).

Les données sensibles formant la RUM, telles que l’IBAN ou les numéros de carte de paiement, doivent donner lieu à un masquage partiel ou total ou être modifiées par des algorithmes.

Le créancier est seul responsable de la conservation des mandats signés par ses débiteurs, ainsi que des pièces justificatives (et non de la banque).

Le mandat peut être sous forme de papier, ou bien électronique dans le respect des conditions d’identification et d’intégrité.

Remarquons qu’un mandat pour lequel aucun ordre de prélèvement SEPA n’a été présenté pendant une période de 36 mois devient caduc et ne peut être utilisé.

Durée du cycle de l’exécution

Le créancier doit remettre son ordre de prélèvement au moins 4 jours ouvrés bancaires avant sa date d’échéance pour son prélèvement ponctuel ou la première opération d’une série, soit un cycle d’exécution de 5 jours.

A partir de la seconde opération, le cycle est réduit de 2 jours (prélèvement accéléré).

Le prélèvement SEPA interentreprises (SEPA B2B Direct Debit)

Le prélèvement SEPA inter enprises (SDD B2B), par opposition au prélèvement classique (SDD Core), est un service optionnel qui s’adresse aux créanciers et aux débiteurs non consommateurs et suppose que les banques des deux parties le proposent.

L’avantage est que ce cycle d’exécution n’est que de 1 jour bancaire ouvré (tant pour les prélèvements ponctuels que pour les récurrents) et que le débiteur renonce expressément à tout droit de remboursement des transactions autorisées par le débiteur.

Un nouveau mandat spécifique doit être signé pour le prélèvement SEPA interentreprises.

Opposition du client

Le client peut à tout moment demander au créancier de ne plus émettre de prélèvement. En pratique, il est conseillé  de faire enregistrer par sa banque l’opposition en présence de l’identifiant du créancier (ICS) et la référence unique du mandat (RUM). Le débiteur peut de même révoquer son mandat SEPA.

Droit à remboursement

En cas de contestation, le débiteur peut demander à se banque :

  • le remboursement d’un prélèvement autorisé, dans le délai de 8 semaines à compter de la date de débit de son compte,
  • le remboursement immédiat d’un prélèvement non autorisé, au plus tard dans les 13 mois à compter de la date de débit de son compte. Le compte est alors remis dans l’état où il serait trouvé si le prélèvement non autorisé n’avait pas eu lieu.

Étapes de la démarche

Les entreprises qui ne l’ont pas encore fait doivent mettre en œuvre une démarche active, avec les étapes suivantes de la migration SEPA :

  • identifier tous les comptes des partenaires avec lesquels l’entreprise procède à des virements ou des prélèvements,
  • obtenir de la banque son ICS (un certain délai peut être nécessaire),
  • vérifier que le logiciel peut prendre en charge l’ICS, la RUM… et/ou engager la modification du système d’information (pour se faire, contacter-nous : IG-Conseils au 0 34 41 24 10),
  • mettre à jour les coordonnées des partenaires de l’entreprise au format BIC + IBAN,
  • transmettre aux clients déjà en prélèvement les informations requises,
  • organiser la gestion et l’archivage des mandats de prélèvements,
  • prévoir une période de tests du processus pour prévenir les dysfonctionnement avant la date butor du 1er février 2014.