Cet article détaille les exigences fiscales quant à l’émission et à la réception des factures papier, dématérialisées ou strictement « électronique » au sens fiscal du terme…

Principes garantissant l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures

Quels sont les principes à respecter ?

L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

Ces principes s’appliquent à la facturation sur papier et à la facture électronique. L’authenticité, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures doivent être assurées par l’émetteur et le récepteur.

Le principe d’authenticité

Il s’agit de l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture. Le fournisseur doit pouvoir établir qu’il est lui-même à l’origine de l’émission de facture, à savoir :

  • soit qu’il a lui même émis la facture,
  • soit que la facture a été émise par un tiers ou par le client (auto-facturation) agissant au nom et pour le compte du fournisseur, sachant que, dans tous les cas, elle doit être enregistrée dans la comptabilité de ce dernier.

Le principe d’intégrité du contenu

Toutes les mentions figurant sur la facture, obligatoires ou non, ne doivent pas être modifiées pendant la période de conservation. Les factures sont à conserver dans leur forme et contenu originels.

Lisibilité de la facture

La facture doit être lue sans difficulté par utilisateur et par l’administration, sur papier ou sur écran.

Les modes de sécurisation des factures

Pour répondre à ces conditions, l’assujetti à la TVA peut émettre ou recevoir des factures :

  • Soit sous format électronique en recourant à toute solution technique (y compris un PDF) autres que celles prévues au second et troisième point ci-dessous, ou sous forme de papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison des biens ou prestations de services qui en est le fondement. Cette modalité est détaillé ci-dessous :
  • Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée fondée sur un certificat de qualité, créée par un dispositif sécurisé de création de signature et qui ne peut être attribuée qu’à une personne physique. Il s’agit ainsi de la seconde modalité.
  • Soit sous forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque pour l’échange de données informatisés (EDI), répondant aux normes prévues par le CGI. Ce paragraphe constitue la troisième modalité.

La sécurisation est assurée par l’émetteur et le destinataire de la facture

Différentes méthodes peuvent exister simultanément

L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures doivent être assurées par l’émetteur et le récepteur, mais la méthode utilisée peut être différente entre l’émetteur et le récepteur.

La méthode utilisée peut être différente pour un même assujetti selon qu’il est en position d’émetteur ou de récepteur de facture.

Enfin plusieurs méthodes peuvent être utilisées de façon concomitante aux fins d’émission et/ou de réception de ses factures :

  • soit pour la même facture ou le même flux de factures. Un assujetti peut, par exemple, transmettre par EDI des factures qu’il signe électroniquement,
  • soit pour le même client. Un assujetti peut sécuriser les factures émises en EDI et émettre les avoirs sous forme papier, en les sécurisant au moyen de contrôles établissant une piste d’audit fiable,
  • soit pour des factures ou flux de factures différents. Un assujetti peut, par exemple, recourir à la signature électronique pour transmettre ses factures au client X, à l’EDI pour celle du client Y et à la transmission par courriel accompagnée de contrôles établissant une piste d’audit fiable, pour les factures au client Z,
  • soit pour les factures émises et reçues. Un assujetti peut envoyer à ses clients des factures sécurisées par signature électronique qualifiée et sécuriser les factures qu’il reçoit de ses fournisseurs par la mise en place de contrôles établissant une poste d’audit fiable.

A noter que dans le cadre de la signature électronique avancée, le destinataire d’une facture assortie d’une signature électronique doit la vérifier au moyen de données de vérification contenues dans le certificat électronique et également vérifier l’authenticité et la validité du certificat. En outre, il est soumis à des obligations de conservation.