Contenu du fichier des écritures comptables : précisions de la DGFIP


Fichier des écritures comptables

Le service du contrôle fiscal de la DGFIP a mis à jour début juin ses questions et réponses relatives au fichiers des écritures comptables (FEC) sur le site « www.impots.gouv.fr ».

Les professionnels ont donc des confirmations ou des compléments au BOFIP sur des points délicats qu’ils se posent quant au contenu de ce fichier à remettre au vérificateur à sa demande.

Nous avons sélectionné les commentaires portant sur :

  • le cas de la vérification sur une période étendue en matière de TVA (FEC d’un exercice non clos),
  • les écritures de report à nouveau (tolérance pour 2014),
  • la numérotation séquentielle des écritures (cas des logiciels disposant d’un mode « brouillard »),
  • la définition de la date de comptabilisation.

FEC d’un exercice non clos : les exigences du BOFIP sont confirmées

Lorsque l’avis de vérification prévoit que la période vérifiée est étendue en matière d’impôt ou d’une taxe autre que l’impôt sur le bénéfice et dont la date légale est expirée, le contribuable a l’obligation de présenter ses documents comptables obligatoires relatifs à cette période sous forme dématérialisée, même si l’exercice n’est pas clos.

Prenons un exemple concret

Un avis de vérification adressé en juillet N vise les exercices clos N-2 et N-1, période étendue au 31 mai N en matière de TVA.

Le contribuable doit communiquer au service vérificateur :

  • un fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre N-2,
  • un second fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre N-1,
  • et un fichier des écritures comptables relatif à la période du 1er janvier N au 31 mai N.

Il est confirmé que le FEC ainsi remis doit comporter toutes les écritures, et pas seulement celles relatives à la TVA, puisqu’il porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice ou période visée dans l’avis de vérification.

Cependant, dès lors que l’exercice visé n’est pas clos, le FEC ne comportera évidemment pas certaines informations telles que les écritures de clôture d’exercice et celles d’inventaire.

Inclure les écritures d’à nouveau dans le fichier

Tolérance pour 2014

Le problème des écritures de report à nouveau à inclure dans le FEC qui ne sont pas toujours générées automatiquement dans certains ERP a donné lieu à une mesure de tolérance dérogatoire, uniquement pour les fichiers des exercices clos en 2014 ; elles peuvent être remisées dans un fichier distinct du FEC.

Le contenu

Ces écritures d’ »à nouveau »ou d’enregistrement du bilan d’ouverture correspondent bien au solde du poste des immobilisations et aux écritures du solde du poste des stocks, et non au détail des écritures justifiant ces soldes.

Numérotation séquentielle des écritures

Les logiciels comptables ayant un brouillard peuvent générer des trous de séquence dans la numérotation des écritures comptables lors de la constitution du FEC avec les écritures validées (par exemple avec une facture enregistrée par erreur).

L’administration indique que dès lors que la phase de validation consiste à figer le numéro affecté à l’écriture en mode brouillard, il existera nécessairement, avec cette procédure de validation, des trous de séquence correspondant aux écritures non validées : le FEC comportera alors des trous dans la numérotation des écritures. Dans le cadre du débat oral et contradictoire, le vérificateur peut demander de justifier ces ruptures de séquence.

Attention, les écritures ne doivent en aucun cas, être renumérotées pour supprimer ces trous, sinon le FEC ne serait plus une image fidèle de la comptabilité.

Dates de pièce justificative, de comptabilisation et de validation

Date de la pièce justificative

S’agissant de la date de la pièce justificative, il s’agit de celle qui figure sur la pièce (facture, ticket…) reçue ou émise par le contribuable ou, à défaut, de sa date d’enregistrement en comptabilité.

Date de comptabilisation

La date de comptabilisation est, quant à elle, la date où l’événement doit prendre date dans la comptabilité (par exemple, la date de règlement effectif d’une facture d’achat ou celle de vente d’un bien).

Elle peut correspondre :

  • si l’enregistrement comptable est fait le même jour que celui de l’événement qu’il constate, à la date de saisie,
  • dans certains cas (par exemple, règlement au comptant d’une facture d’achat du même jour), à la date de la pièce justificative,
  • lorsque la saisie en comptabilité est décalée dans le temps par rapport à la date de l’événement comptable (et non pas à la date de saisie). A défaut, il est possible d’indiquer la date de la pièce justificative ou la date du dernier jour du mois en cas de centralisation mensuelles des écritures,
  • lorsque le logiciel comptable n’a pas de mode brouillard, à la date de validation de l’écriture.

Ce qu’il faut retenir dans le contenu du FEC

  • Le FEC d’un exercice non clos en cas d’extension de la période vérifiée en matière de TVA doit comporter l’ensemble des écritures comptables.
  • Il est toléré, pour le fichier d’écritures comptables (FEC) des exercices clos en 2014, que les écritures d’à nouveau soient remises dans un fichier distinct du FEC ( pour les ERP ne les générant pas automatiquement).
  • Avec un logiciel disposant d’un mode brouillard, non seulement il peut y avoir des « trous » de numérotation des écritures, mais ils ne doivent absolument pas être supprimés.
  • Lorsque l’écriture est saisie en décalage par rapport à l’événement comptable, la date de comptabilisation est celle de l’événement. A défaut, il est possible d’indiquer la date de la pièce justificative ou celle du dernier jour du mois en cas de centralisation mensuelle.


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