Quel contenu pour les fichiers d’écritures comptables?


Fichiers comptable

Qu’imposent les textes comptables ?

Aucune disposition légale ne précise la forme du livre-journal, du grand-livre et du livre d’inventaire. Aussi, chaque éditeur de logiciel (Sage, Cegid, Ebp, Ciel…) a élaborées propres masques d’enregistrement et ses propres modèles d’états, dont certains comportent de nombreux champs.

L’AFNOR et certain éditeurs de comptabilité réunis au sein d’Infocert ont créé la marque « NF Logiciel Comptabilité Informatisé » qui constitue un certificat de conformité aux exigences des instructions fiscales sur le contrôle fiscal des comptabilités informatisées.

Toutefois, le Code de commerce et le PCG (Plan Comptable Général) listent les informations à enregistrer dans les écritures.

Le livre-journal enregistre chronologiquement tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise.

Tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références des pièces justificatives qui l’appuie.

L’article 420-1 du PCG impose le principe de la comptabilisation en partie double.

Les opérations sont enregistrées dans les comptes dont l’intitulé correspond à leur nature.

Selon l’Ordre des experts comptables, plusieurs dates peuvent être associées à un même fait comptable. La date, dite date comptable est en pratique celle de la pièce justificative.

 Le contenu proposé par les logiciels

Contenu de base

Les données composant informatiquement une écriture comptable sont composées d’une ou de plusieurs tables de données, reliées entre elles.

Chaque ligne d’écriture mentionne le montant porté au débit ou au crédit d’un compte du plan comptable, la date de valeur, l’origine, le compte d’affectation, les références à la pièce justificative.

Les informations enregistrées doivent permettre :

  • d’examiner la validité d’un enregistrement élémentaire en le comparant à la pièce justificative de base,
  • de contrôler la validité d’un enregistrement porté dans un compte, à l’aide de la (ou des) pièces(s) récapitulative(s), et vérifier la validité des pièces justificatives de base qui ont été utilisées pour la pièce récapitulative,
  • de s’assurer de la concordance entre les opérations saisies par les journaux et par les comptes (égalité des mouvements des journaux et ceux du grand-livre).

Les informations optionnelles proposées

La plupart des logiciels permettent de mentionner, outre le numéro de compte imputé, son intitulé, ainsi que le prévoyait le PCG 82. De même, ils numérotent chaque mouvement, ainsi que les lignes d’écritures le composant. Un champ « libellé » permet de fournir des informations en format texte sur l’opération enregistrée.

On trouve aussi fréquemment la possibilité d’affecter un code de lettrage ainsi qu’un code analytique à l’opération enregistrée.

Les grands progiciels de gestion intégrés (ERP) du marché enregistrent dans une ou plusieurs tables de la base de données un nombre élevé d’informations. Par exemple, le nombre de champs contenant des informations de dates dépasse souvent la vingtaine.

Par exemple, les deux tables principales utilisées dans le progiciel SAP pour générer le livre-journal comportent plus de 420 champs.

En outre, aux côtés des données de base sont, de plus, enregistrées des informations de gestion.

Les informations à retenir pour le fichier des écritures comptables

Il est alors essentiel de sélectionner avec soin les types de champs devant figurer dans le fichier des écritures comptables lors de l’exportation ou l’extraction des donnes issues du progiciel.

Les informations de type analytique ou de gestion ne sont pas à inclure dans le fichier des écritures comptables à transmettre à l’administration dans le cadre de l’obligation de présentation de la comptabilité. Seules les écritures affectant la comptabilité générale sont visées.

Les écritures comptes mouvementant des comptes d’engagement ou analytiques (classes 8 et 9) ne sont pas non plus concernées.

Remarquons que les demandes de traitement effectuées dans un contrôle fiscal de comptabilité informatisée peuvent requérir les informations de type analytique ou de gestion ainsi que les informations sur les engagements.

Certains logiciels permettent d’associer à l’enregistrement comptable un fichier pdf scanné à partir de la pièce justificative. Ces données ou fichiers images ne sont pas à inclure dans les fichiers des écritures comptables.

La base documentaire de l’administration fiscale ne décrit pas les informations devant figurer dans le fichier des écritures comptables.

Toutefois, lors de contrôles récents, certaines BVCI ont remis à des contribuables un document décrivant  une structure de « fichier unique, regroupant l’ensemble des écritures retracées dans les journaux, par ordre chronologique de saisie ». Les champs à intégrer « au minimum » étaient les suivants.

Structure minimale d’une écriture comptable

1 / Code journal
2/ Numéro d’opération comptable (numéro d’écriture)
3/ Date de comptabilisation
4/ Numéro de compte
5/Code tiers
6/ Intitulé du compte
7/Numéro de pièce
8/ Date de la pièce
9/Libellé de l’écriture
10/ Montant débit
11/ Montant crédit
12/Lettrage des opérations réalisées avec des tiers

Voir la suite de ce billet en consultant l’article : Comment le vérificateur peut-il utiliser le fichier ?


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