Dépôt des comptes au greffe : règles applicables en 2016

Dépôt des comptes au greffe

Après l’approbation de leurs comptes annuels, les sociétés commerciales non cotées sont tenues de les déposer au greffe du tribunal. Les plus petites peuvent opter pour la confidentialité totale ou partielle de leurs comptes annuels déposés au greffe.

Les personnes concernés

Sont soumises à cette obligation de publicité :

  • les sociétés par actions (SA, SCA et SAS) (Code du commerce, article L.232-23),
  • les SARL et EURL (Code du commerce, article L.232-22),
  • les SNC dont tous les associés indéfiniment responsables (Code du commerce, article L.232-21) : des sociétés à responsabilités limitées ou des sociétés par actions ou des sociétés en nom collectif ou en commandite simple dont tous les associés indéfiniment responsables sont des sociétés à responsabilités limitées ou par actions.

Sont également concernés :

  • les sociétés dont le siège est situé à l’étranger qui ont ouvert un établissement en France. Elles doivent déposer les documents comptables qu’elles ont établis, fait contrôler et publier dans l’état où elles ont leur siège. Le dépôt est effectué dans le délai prévu par la législation dont relève le siège de la société,
  • les entrepreneurs individuels à responsabilité limitée (EIRL). Ils doivent déposer leur bilan ou les documents résultant de leurs obligations comptables simplifiées.

Documents à déposer

Les comptes sociaux

Ces sociétés sont tenues de déposer (Code du commerce, article L.232-21, L.232-22 et L.232-23) :

  • les comptes annuels (le bilan étant avant répartition),
  • pour les SA à directoire ou les SCA, le rapport du conseil de surveillance,
  • le rapport des commissaires aux comptes (lorsqu’il existe) sur les comptes annuels, éventuellement complété de leurs observations sur les modifications apportées par l’assemblée (ou l’associé unique) aux comptes annuels qui leur ont été soumis. En revanche, le rapport spécial des commissaires aux comptes sur les conventions n’a pas à être déposé au greffe.

Remarquons que dans les sociétés par actions et les SARL, un rapport d’expertise peut être établi à la demande d’associés minoritaires, d’une association d’actionnaires, du ministère public ou du comité d’entreprise sur une ou plusieurs opérations de gestion. Ce rapport doit être annexé à celui établi par les commissaires aux comptes et recevoir la même publicité.

  •  la proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée (ou à l’associé unique) et la résolution d’affectation votée ou la décision d’affectation prise,
  • la déclaration de confidentialité, le cas échéant.

Ces sociétés (dès lors qu’elles sont non cotées sur un marché réglementé ou sur un système multilatéral de négociation, pour les sociétés par actions) n’ont pas à déposer au greffe leur rapport de gestion.

Ce dernier doit néanmoins être tenu à la disposition de toute personne qui en fait la demande au siège de la société. La copie du rapport de gestion est transmise aux frais de la personne qui en fait la demande au siège.

Le montant total des frais à acquitter, pour le communication du rapport de gestion, ne peut excéder le coût de la reproduction, l’intéressé en est avisé dès sa demande. Aucun paiement préalable ne peut être envisagé.

En cas de refus d’approbation des comptes annuels, il suffit de déposer une copie de la délibération de l’assemblée dans les délais prévus.

Comptes consolidés

Les sociétés établissant des comptes consolidés doivent, en outre, déposer :

  • les comptes consolidés,
  • le rapport sur la gestion du groupe,
  • le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés.

Les délais à respecter

Le dépôt des comptes doit être effectué au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège de la société dans le mois qui suit l’approbation des comptes par l’assemblée générale. Pour les sociétés qui déposent leurs comptes par voie électronique, ce délai est alors porté à deux mois.

Notons que pour pouvoir déposer ses comptes sous le format électronique, la société doit conclure un accord avec le greffe compétent.

Dépôt du rapport du CAC par lui-même

Possibilité de dépôt par le professionnel

L’assemblée générale ordinaire ou l’organe compétent peut autoriser, sur proposition de l’organe chargé de la direction de la société, les commissaires aux comptes à adresser directement au greffe leurs rapports sur les comptes annuels et les comptes consolidés. Il peut être mis un terme à cette autorisation selon les mêmes formes.

Ce dispositif permet au commissaire aux comptes de s’assurer du dépôt de ses rapports, surtout en cas de refus de certification ou de réserves sur les comptes.

Modalités d’acceptation de la mission

Selon la Commission des études juridiques de la CNCC, cette autorisation suppose une concertation préalable entre la société et le commissaire aux comptes, ce dernier restant libre d’accepter cette mission ou de la refuser. De façon, à éviter toute ambiguïté sur la portée de cette autorisation, le commissaire aux comptes doit faire connaître sa position en réponse à cette autorisation.

En cas d’acceptation, il s’assure, avant de procéder au dépôt, que l’autorisation n’a pas été retirée. Il demande à la société d’être informé sans délai de la décision éventuelle de l’assemblée de revenir sur l’autorisation de dépôt. Bien sûr, seuls les rapports et documents préparés par le commissaire aux comptes sont visés.

Possibilité de ne pas rendre publics les comptes déposés

Champ des sociétés bénéficiant de l’option élargi aux petites entreprises

Les microentreprises (au sens comptable), sauf les holdings, bénéficiaient déjà d’une option pour la confidentialité de leurs comptes annuels.

Depuis cette année, les petites entreprises (au sens comptable) peuvent ne pas rendre public leur compte de résultat. L’option pour la confidentialité du compte de résultat des petites entreprises est en effet applicable pour les exercices clos depuis le 31 décembre 2015 et déposer à compter du 7 août 2016. L’option n’est toutefois pas ouverte aux petites entreprises appartenant à un groupe publiant des comptes consolidés.

Il faut noter qu’ont accès à l’intégralité des comptes pour lesquels l’option a été exercée :

  • les autorités judiciaires,
  • les autorités administratives,
  • la Banque de France,
  • les personnes morales qui financent ou investissent directement ou indirectement l’entreprise,
  • les personnes morales qui fournissent des prestations au bénéfice des ces personnes morales.

Déclaration de confidentialité à déposer

Pour bénéficier de l’option, les entreprises déposent en même temps que leurs comptes, une déclaration de confidentialité établie selon le modèle prévu par les textes.

Non-dépôt ou dépôt tardif

Une injonction de dépôt sous astreinte

A la demande de tout intéressé ou du ministère public, le président du tribunal de commerce statuant en référé peut enjoindre, sous astreinte, le dirigeant de toute personne morale de procéder au dépôt. Le président peut, de la même façon, désigner un mandataire chargé d’effectuer ces formalités.

Dans le cadre de la prévention des difficultés des sociétés et des EIRL, le président du tribunal peut adresser aux dirigeants sociaux, même sans demande d’un tiers, une injonction de déposer les comptes annuels s’ils n’ont pas été déposés dans les délais impartis.

Remarquons qu’en cas d’inexécution du dépôt, le greffier peut également informer le président du tribunal de commerce pour qu’il puisse adresser une injonction de le faire.

Des sanctions pénales

Amende

La sanction prévue est l’amende pour les contraventions de la 5ème classe, soit 1 500 euros, pouvant être portés à 3 000 euros en cas de récidive. Le paiement de l’amende ne libère pas le dirigeant de son obligation de dépôt.

Information du Parquet

Celui-ci peut être informé en cas de non-dépôt par :

  • certains greffes. Les sociétés peuvent faire l’objet de lettres de rappel de la part du greffe. A défaut de régularisation, la liste des sociétés en infraction est envoyée au Parquet du procureur de la République qui peut engager des poursuites,
  • le commissaire aux comptes. Un courrier peut être adressé au greffe au commissaire aux comptes en demandant d’intervenir auprès de la société et ce dernier doit alors communiquer avec la société. Selon la réponse de celle-ci, le CAC doit procéder à la révélation de faits délictueux, communiquer l’irrégularité à l’organe compétent et à la prochaine assemblée.

En pratique, si la société indique avoir déposé ses comptes dans l’intervalle, le CAC demande une copie au récépissé matérialisant leur réception par le greffier. Il procède à la révélation du fait délictueux et peut indiquer que la société a régularisé.

Si la société indique qu’elle va procéder au dépôt, le CAC document le dossier avec la réponse de la société et demande, à cette dernière de lui communiquer, dans les meilleurs délais, le suivi du dépôt avec documentation du dossier.

Dans ces 2 cas, l’irrégularité étant réparée, le CAC peut s’abstenir de la signaler à l’organe délibérant.

Dans les autres cas, le CAC doit effectuer la révélation du fait délictueux sans délai et communiquer l’irrégularité à l’organe compétent et à la plus prochaine réunion de l’organe délibérant par une communication ad hoc.

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