Conformément à la Loi 13L-1-06 de la direction générale des impôts concernant le contrôle des comptabilités informatisées : le contribuable est tenu d’archiver les données qui concourent directement ou indirectement aux écritures comptables.

Qui est concerné par cette loi ?

Cette loi relative à l’archivage des données comptables concerne toutes les entreprises, quelque soit leur activité (commerciale, industrielle, agricole ou non commerciale).

Tous les contribuables sont contraints de présenter l’ensemble des documents comptables et des pièces justificatives.

Quel type de documents doit-on archiver ?

Sont soumis à un contrôle toutes les solutions de gestion comptable dont les informations concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables. Sont ainsi également concernés les logiciels de gestion commerciale.

L’administration fiscale peut demander à tout moment tous les documents liés à :

  • La comptabilité générale, analytique ou budgétaire, la gestion des immobilisations
  • La gestion commerciale : tarifs, factures, remises, clients, fournisseurs…
  • La gestion des stocks : quantité, valorisation, destruction, pertes
  • La gestion de la production : prix de revient industriels…

Les fichiers de gestion commerciale doivent être archivés :

Historique des mouvements, commandes, livraisons, mouvements de stocks, factures, devis, bons de commande, bons de livraison, fichiers clients, fournisseurs, tarifs… Ces exemples ne sont pas exhaustifs.

Combien de temps ces documents doivent-ils être archivés ?

Tous les documents générés par votre logiciel de gestion commerciale doivent être conservés au moins 3 ans. La conservation informatique autorise l’entreprise à ne pas constituer d’archivage supplémentaire sur support papier.

L’utilisation des images « PDF », « Print » ou tout autre format « image standard » peuvent être utilisés par les entreprises à partir du moment ou ces informations sont validées, lisibles et chronologiquement classées.

Quelles sont les pénalités encourues en cas de non respect de la loi ?

L’administration fiscale dispose d’un droit d’accès, qui se traduit pour l’entreprise par une obligation de présentation des documents cités.

En cas de non présentation de ces documents, le contribuable est soumis à un procès verbal et encourt une majoration de 100% pour opposition au contrôle fiscal.

Exemple d’archivage d’une facture

L’archivage d’une facture, lorsqu’il est mis en oeuvre, devra comprendre l’intégralité des informations contenues dans le fichier source lisible par le logiciel qui l’a créé, de manière à reconstituer les pièces justificatives présentées à l’appui des déclarations fiscales.

L’archivage doit permettre la reconstitution de la facture avec l’intégralité des éléments existants lors de sa création. Il en sera de même pour les autres pièces justificatives, telles que les commandes et les bons de livraisons, qui obéissent aux mêmes règles d’archivage.

A noter que l’éditeur Sage propose d’ores et déjà une solution d’archivage et de numérisation de vos fichiers en format PDF. Pour plus d’information : Sage Scanfact 100.