Documents commerciaux

De la commande au paiement, en passant par la facturation, le commerce impose l’utilisation de documents qui obéissent à des règles impératives, sous peine de sanctions pénales.

La production de ces documents requiert l’utilisation d’un logiciel de Gestion commerciale permettant outre l’automatisation des documents commerciaux, la possibilité d’archivage.

Bon de commande, devis ou contrat

Un écrit pour preuve de l’engagement du client

Pour éviter un éventuel contentieux ultérieur sur la réalité et le contenu d’une commande, mieux vaut faire signer aux clients un document qui détaille le contenu de sa commande, son montant et la TVA applicable.

Signé par une personne habilitée

L’engagement doit être signé par le client destinataire du devis ou de la commande, qui doit approuver ce dernier.

Dans le cas d’une entreprise, seul son dirigeant, ou une personne ayant reçu de sa part un pouvoir, peut signer valablement en engageant sa société.

  • La théorie du mandat apparent

En cas de relations commerciales suivies entre un client et son fournisseur, la production d’un pouvoir à chaque commande n’est plus nécessaire si les précédentes factures ont été honorées.

Les conditions générales de vente

Communication obligatoire entre les professionnels

Les conditions générales de vente (CGV) définissent les règles applicables aux relations entre le client et l’acheteur. Leur communication est obligatoire pour les producteurs, prestataires de services, grossistes ou importateurs, dès lors qu’ils vendent à des professionnels qui en font la demande.

Le barème des prix doit alors y être annexé.

  • Sanctions pénales

Le refus de communiquer ses CGV ou de communiquer des CGV incomplètes est passible d’une amende de 15 000 euros au plus pour une personne physique, pouvant aller jusqu’à 75 000 euros pour une personne morale.

  • Conditions générales de vente

Le fournisseur peut rédiger autant de CGV qu’il dénombre de catégories différentes d’acheteurs.

Une limite : pas d’abus, ni de discrimination.

  • Fournisseurs – distributeurs

Chaque année avant le 1er mars, un contrat doit être signé. Il indique les obligations de chacun en vue de fixer le prix à l’issue de la négociation commerciale.

Pour les produits ou les services soumis à un cycle de commercialisation particulier, le contrat doit être signé dans les 2 mois suivant le point de départ du cycle de commercialisation.

A défaut de contrat signé dans les temps, une amende de 75 000 euros (375 000 euros pour une personne morale) est encourue.

Mentions obligatoires

  • Conditions de règlement

Les délais de paiement des factures doivent être spécifiés. En principe, le délai de règlement entre professionnels est fixé à 30 jours suivant la date de réception des marchandises ou services. Il est possible de prévoir un délai différent à condition qu’il ne dépasse pas 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la facturation.

  • Accords dérogatoires

Les organisations professionnelles des différents secteurs d’activités ont eu la possibilité de conclure, sous certaines conditions et avant le 1er mars 2009, des accords fixant temporairement un délai maximal de paiement supérieur au délai légal.

Ces accords prévoient un acheminement progressif vers le délai légal. De plus, sauf nouvelle réglementation, ils ne s’appliqueront plus après le 1er janvier 2012.

Pour être applicables à l’ensemble des entreprises relevant des secteurs d’activité concernés, ces accords professionnels dérogatoires doivent avoir été soumis pour avis à l’Autorité de la concurrence puis validés et étendus par décret.

  • Pénalités

Doit également figurer le taux d’intérêt des pénalités en cas de paiement tardif ; il s’applique sans qu’un rappel soit requis.

Autre mention : les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé.

  • Amendes

Une amende de 15 000 euros (75 000 euros pour une personne morale) est encourue en cas de non-respect des délais de paiement.

Une amende de même montant sanctionne le fournisseur qui ne prévoit pas de pénalités en cas de retard de paiement ou s’il prévoit que les pénalités ne sont pas exigibles dès le lendemain de la date de règlement figurant sur la facture.

  • Pénalités de retard

Leur taux est en principe égal au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne, majorité de 10 points. Il peut être moindre, sans toutefois être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal.

  • Paiement comptant

Si l’entreprise n’accorde pas de délais de paiement, il suffit qu’elle indique « Paiement comptant à réception ». Inutile alors de préciser qu’elle n’accorde pas d’escompte pour paiement anticipé.

  • Les rabais et ristournes

Il s’agit de toutes les réductions de prix que pourrait consentir le vendeur. Celles-ci doivent être clairement énoncées.

  • Devoir d’information des prestataires de services

Lorsque le prix de vente d’un service ne peut être déterminé avec exactitude à l’avance, les CGV du prestataire de service de service doivent indiquer la méthode de calcul du prix permettant de le vérifier ou un devis suffisamment détaillé.

L’accord du client

Le vendeur ne peut invoquer ses conditions générales de vente qu’à l’encontre des acheteurs qui en ont pris connaissance et accepté leur contenu avant de passer commande.

Il est donc préférable de mentionner les CGV en termes claires et apparents sur le bon de commande ou le devis. En pratique, étant donnée leur longueur, les CGV sont souvent inscrites au verso du document. Pour s’assurer que le client les a lues, il est souhaitable de lui faire aussi signer cette page. Mais la clause figurant au recto du bon de commande , selon laquelle l’acheteur déclare avoir pris connaissances des CGV figurant au verso, est valable.

Le refus du client

  • Clause barrée par le client

Le client peut refuser certaines conditions de vente, en le précisant sur sa commande ou  en biffant les clauses qu’il souhaite écarter.

En acceptant une telle commande, le vendeur consent à renoncer à ces clauses.

  • Conditions générales d’achat (CGA)

Des acheteur économiquement puissants comme les distributeurs établissent souvent leurs propres conditions d’achat. Elles ne sont pas opposables au vendeur que s’il les a acceptées. En aucun cas, des CGA ne peuvent exclure l’application de CGV dans leur globalité.

Clauses facultatives protectrices du vendeur

Une clause de réserve de propriété selon laquelle le vendeur se réserve le droit de reprendre les marchandises non encore payées peut s’avérer utile. Il en est de même d’une décharge ou d’une limitation de responsabilité du vendeur, par exemple en cas de livraison tardive.

Est aussi fréquente la clause dite « attributive de compétences » grâce à laquelle le vendeur déroge à la compétence territoriale des tribunaux pour soumettre un éventuel litige au tribunal de son choix.

La facture

La facture est obligatoire pour les professionnels

Une facture, établie en deux exemplaires, est obligatoire pour tout achat de produits ou services réalisé pour une activité professionnelle. Le défaut de facture, ou l’omission d’une de ses mentions, peut être sanctionné par une amende de 75 000 euros pour une personne physique, qui peut être portée à 50% de la somme facturée ou de celle qui aurait du l’être.

Peuvent s’y joindre les sanctions fiscales : 50% du montant de la transaction. Toutefois, cette amende peut être ramenée à 5% en cas de vente entre professionnels, si le vendeur prouve qu’il a néanmoins régulièrement comptabilisé l’opération.

Les personnes morales encourent également une peine d’exclusion des marchés publics pour 5 ans maximum.

A noter pour les particuliers

Toute prestation de services effectuées par un particulier doit faire l’objet d’une note lorsque le prix est égal ou supérieur à 25 euros t.t.c.
Elle comporte au minimum ; la date, le nom et l’adresse de l’entreprise, le nom  du client (sauf opposition de celui-ci), la date et le lieu d’exécution de la prestation, le décompte détaillé en quantité et prix, le total à payer h.t. et la TVA.
Le défaut de note est sanctionnée par une amende s’élevant à 1 500 euros, et jusqu’à 3 000 euros en cas de récidive.

Les mentions impératives

Doivent obligatoirement figurer sur les factures les mentions suivantes :

  • les noms, adresse, numéro RCS et numéro intracommunautaire d’identification à la TVA du vendeur ainsi que, éventuellement, sa capacité de locataire-gérant, de franchisé, de bénéficiaire d’un contrat d’appui (CAPE) et/ou d’adhérent à un centre de gestion agréé,
  • les noms et adresse de l’acheteur ainsi que son numéro intracommunautaire d’identification à la TVA en cas d’opération dans un autre pays européen,
  • le détail des marchandises et/ou prestations vendues : quantités des marchandises en unités de produits ou services, en poids, volume ou taux horaire, selon les usages de l’entreprise ou de la profession,
  • le prix unitaire hors taxes de chaque produit ou prestation, suivi du taux de TVA applicable à chacun et du montant de la TVA correspondante. Si l’entreprise bénéficie de la franchise de TVA, elle devra mentionner « TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts ». De même si l’entreprise est autorisée à acquitter la TVA selon des modalités particulières, elle doit l’indiquer (par exemple, la TVA sur les débits),
  • toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture,
  • sauf paiement comptant, les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des CGV,
  • le prix total hors taxe, suivi du montant de la TVA. Le prix TTC n’est pas imposé, mais unanimement répandu,
  • la date de paiement et les pénalités encourues en cas de paiement tardif,
  • le cas échéant, les mentions spécifiques rendues obligatoires par des textes particuliers à l’activité exercée (par exemple, un numéro de licence).

Les factures doivent être obligatoirement datées et numérotées, même celles d’acomptes.

Facturation immédiate

La facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente, c’est à dire au plus tard à la livraison ou à la prise en charge par l’acheteur pour les ventes de marchandises et à la fin de l’éxécution de la prestation de service.

Si l’exécution d’une prestation est fractionnée, chaque échéance donne lieu à facturation.

Un différé de facture est admis lorsque le vendeur ne peut, matériellement établir la facture immédiatement notamment s’il manque un élément. Le vendeur doit alors y substituer un document intermédiaire en double exemplaire (par exemple, un bon de livraison) et, dès que cela sera possible, il dressera une facture qui fera référence au document intermédiaire.

Une facture récapitulative est acceptée, en accord avec le client, lorsque le vendeur est amené à des livraisons fréquentes de faibles montants. Sur le plan fiscal, la facturation peut être périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services avec un même client pendant un même mois civil.

Conservation des factures

Pendant 5 années à compter de la date de règlement mentionné, la facture peut faire l’objet d’un contentieux commercial. Sur le plan comptable, le délai de conversation des factures est de 10 ans. Il est donc très judicieux de les conserver au minimum pendant tout ce temps.

Pour de plus amples renseignements sur la conservation électronique des factures, vous pouvez consulter l’article Conservation électronique des factures.

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