Logiciel de Gestion commerciale

La gestion commerciale constitue au même titre que la gestion comptable et financière l’épine dorsale de l’entreprise.

Gérer son activité commerciale, c’est organiser de manière pertinente ses ventes, ses achats et ses stocks.

Cette organisation permet d’optimiser les différentes tâches au sein de l’entreprise ; elle permet également de s’interroger sur les différentes stratégies de gestion à mettre en œuvre.

Différents outils sont disponibles afin de piloter l’activité commerciale. Aujourd’hui toute entreprise se doit, pour assurer sa pérennité, d’informatiser sa gestion commerciale.

Recourir à des solutions de gestion, c’est organiser, contrôler, prendre les mesures nécessaires pour rectifier certaines décisions et ouvrir de nouvelles perspectives d’évolution.

Quel est l’utilité d’un système de gestion commerciale informatisé ?

Le développement d’une entreprise passe avant tout par une gestion informatisée des ventes, des achats et des stocks.

Le système des gestion informatisé va permettre :

  • la gestion des tiers (prospects, des clients, fournisseurs, salariés)
  • la gestion des documents (devis, bons de commandes, bons de livraisons, factures, avoirs financiers,…)
  • la gestion des spécificités de l’activité de l’entreprise (négoce, fabrication, prestations de services…)
  • la gestion des achats
  • la gestion des livraisons
  • la gestion du ou des stocks
  • l’archivage des documents

La gestion commerciale informatisée regroupe toutes les phases de l’activité : de la prospection au service après vente.

Outre la mise en place d’une organisation structurée, elle permet également de générer un gain de temps et d’éviter les erreurs dues aux éventuelles ressaisies.

Focus sur les logiciels de gestion commerciale : comment circulent les informations, comment est gérée la sécurité ?

Un logiciel de gestion commerciale est un outil permettant le partage des fonctionnalités suivantes :

  • cela permet à plusieurs individus de travailler sur un même document
  • certains progiciels tels que les ERP fournissent un canal de publication (Workflow) offrant par exemple la possibilité de mettre en ligne le contenu des documents

Où sont les stockés les données ?

Le contenu est stocké dans une base de données, structurée en tables et en champs.

Le rangement des données

Toutes les données sont classées selon des codes et des critères. Ainsi, à l’aide des outils de recherche interne au logiciel, il est facile de trouver un document, un tiers, une information précise…

  • selon des tris spécifiques (dates, clients, collaborateurs,…)
  • selon les liens qui existent entre les articles

La gestion des utilisateurs et des droits

Via l’interface d’administration, le logiciel de gestion commerciale offre la possibilité de gérer les droits des utilisateurs (accès à telles ou telles fonctionnalités, accès réservés à la direction, aux responsables de services…).

Ainsi, un accès sera donné ou non aux fonctionnalités du logiciel (comme le droit de lecture, d’écriture, de modification, droit de validation des devis en bons de commandes…) selon le groupe d’utilisateurs ou selon la personne concernées.

Logiciel personnalisable

En fonction des besoins de chaque activité, le logiciel de gestion commerciale peut être personnalisée par son contenu.

Suivre la traçabilité des produits

Les entreprises qui ont besoin de suivre la traçabilité d’un produit de l’entrée en stock jusqu’au service après-vente, devront mettre en place des fonctionnalités de numéro de série ou de lot.

Ainsi l’article entré en stock sera identifié par un numéro de série (soit manuellement, soit par à l’aide d’une douchette).

Ce numéro de série sera automatiquement repris dans tous les documents concernés par le mouvement de l’article (entrée en stock, Bon de Livraison, Facture, SAV…).

Ce qui permettra de savoir avec précision où se trouve l’article (en stock, vendu, en réparation, en livraison…).

Articles liées

De nombreuses entreprises vendent des articles qui ne sont vendus qu’avec d’autres articles. Pour celles-ci il faudra rattacher les articles qui doivent se vendre ensemble.

Articles en contremarque

De nombreuses entreprises vendent des articles au juste à temps. Ces articles doivent être commandés aux fournisseurs lors de la commande client afin de ne pas faire de stock.

L’objectif est donc de générer les commandes fournisseurs à partir des commandes clients afin de gagner du temps, d’éviter tout risque d’erreurs et de garder la traçabilité.

Un investissement rentable

L’intégration d’un système de gestion commerciale peut représenter pour une entreprise un important investissement.

Il sera rentable, si le logiciel est exploité par plusieurs collaborateurs appartenant à des circuits différents.

Par exemple :

  • l’intégrateur intègre les articles, tarifs, …
  • le commercial crée le client dans la base des données et lui établi un devis
  • le client valide le devis qui est transformé en un clic en bon de commande
  • le service livraison prépare la commande et transforme le BC en Bon de Livraison
  • Le service Comptabilité transforme le BL en Factures

Le choix du logiciel de Gestion Commerciale

Il existe de nombreux logiciels de gestion commerciale d’éditeurs différents.

Le choix se fait avant tout en fonction de l’activité de l’entreprise et selon le budget disponible.

Il faut également effectuer une étude précise des caractéristiques et des enjeux de l’entreprise :

  • l’activité est-elle dédiée au négoce, à l’industrie, aux services ou s’agit-il d’un mixte ?
  • y a-t-il une gestion des stock ?
  • gère-t-on les livraisons ?
  • y a-t-il une gestion des numéros de série et des lots ?
  • y a-t-il une gestion des achats, commandes et suivi des livraisons fournisseurs ?

Le logiciel de gestion commerciale, les bénéfices :

L’implémentation d’un logiciel de gestion commerciale optimise l’organisation commerciale de l’entreprise et génère un gain de temps synonyme de rentabilité.

Le retour sur investissement est en effet considérable et conduit l’entreprise vers une démarche qualité en améliorant les « process » de travail.

Le logiciel de gestion commerciale met l’accent sur la qualité de traitement de l’information.

Les analyses générées par les informations contenu dans le logiciel permettent en effet de prendre les bonnes décisions au bon moment.

Il est donc important de construire l’architecture du logiciel de manière rationnel et solide.

L’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale implique avant toute chose, une gestion extrêmement rigoureuse des informations saisies.

Les différentes solutions de gestion commerciale présentes sur le marché

Les éditeurs de référence sur le marché du logiciel sont essentiellement au nombre de quatre.

Les éditeurs Sage, Cegid, Ciel, Ebp… proposent une offre répondant aux attentes des entreprises de structure et d’activité très diversifiées : du logiciel de gestion commerciale d’entrée de gamme au progiciel dont les fonctionnalités étendues intègrent les fonctions de pilotage de l’activité (Sage Edition Pilotée).

Ciel propose des logiciels de gestion commerciale d’accès aisé et destinés aux artisans et aux petites structures dont les besoins d’organisation restent simples : gammes Evolution et Quantum

Ebp propose une offre équivalente plus axée toutefois vers les PME-PMI : gammes PRO et Open Line

Sage propose une offre différenciée couvrant les attentes des PME-PMI présentant des besoins plus pointus en matière d’organisation commerciale : Sage 100 et Sage 100 Edition Pilotée.

Cegid propose une offre équivalente à Sage : Cegid Business Place et Business Suite.

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