Où acheter un logiciel de gestion ?

Vépéciste, grande distribution ou intégrateur certifié ?

A la veille de s’équiper d’une solution de gestion, vous êtes à la recherche d’un prestataire capable de vous fournir les licences et les services associés adaptés à vos besoins.

Plusieurs questions se posent :

Principe de réflexion

Le domaine du logiciel de gestion est un environnement spécifique qui requiert la maîtrise des applications de gestion, la connaissance de la comptabilité, de la paye et la maîtrise des systèmes et réseaux.

Cette activité se situe à mi-chemin des activités dédiées aux systèmes d’information et à l’expertise en matière de comptabilité et de paie.

Le conseil, l’installation et la formation doivent donc être assurés par un professionnel expérimenté et certifié.

Les compétences ne s’improvisent pas, d’autant plus qu’un système de gestion est un élément essentiel au développement et à la pérennité de l’entreprise.

Conseiller dans le choix d’un logiciel de gestion

Seul un interlocuteur maîtrisant les différentes applications de gestion est capable de vous guider dans votre choix d’équipement.

La première démarche consiste à effectuer l’analyse de vos besoins en matière de gestion comptable, commerciale ou sociale. L’objectif est de vous aiguiller vers la solution précisément adaptée à votre activité, vos spécificités de gestion, votre taille d’entreprise, votre budget…

L’audit de vos besoins et la rédaction d’un cahier des charges constituent des phases qui détermineront le choix de votre futur système de gestion.

Outre le choix d’un progiciel adapté, il est également essentiel de vérifier les bonnes configurations techniques de votre équipement informatique : configuration des ordinateurs et du serveur, système d’exploitation…

Accompagner dans la mise en place et l’utilisation d’une solution de gestion

Avant de vous équiper d’une solution de gestion, il est impératif de bien vérifiez que votre interlocuteur dispose des capacités à vous accompagner dans l’installation et le paramétrage de votre logiciel.

Si l’installation d’un logiciel sur un poste demeure une opération relativement simple, l’installation en réseau ou en connexion à distance via TSE/VPN requiert l’intervention d’un professionnel.

Il en est de même pour l’ensemble des opérations complexes liées aux paramétrages des applications de gestion. Celles-ci doivent en effet être confiées à un professionnel expérimenté.

Afin de vous assurer des compétences de votre prestataire,  demandez lui s’il dispose de l’agrément éditeur et de références clients.

Votre interlocuteur doit également disposer des compétences pour vous accompagner dans l’utilisation de votre logiciel de comptabilité, de paie ou de gestion commerciale.

La formation est essentielle à l’utilisation préalable de votre logiciel. Elle permet de rendre les utilisateurs autonomes dans l’exploitation de leur système de gestion et permet ainsi d’importants gains de temps.

Privilégiez également les prestataires disposant d’un numéro de déclaration en tant qu’organisme de formation. Le numéro de déclaration permet en effet de demander la prise en charge totale ou partielle de l’intervention de formation par votre organisme collecteur.

Adapter les solutions de gestion à évolution de l’entreprise

Votre système de gestion comptable, sociale ou commerciale doit répondre à vos besoins actuels et futurs.

Seul un véritable professionnel est capable d’anticiper vos attentes et de faire évoluer vos logiciels vers plus de performances.

La solution préconisée doit, dès l’origine, être capable d’évoluer pour anticiper les futurs enjeux de l’entreprise. Le choix de départ est donc essentiel, c’est la raison pour laquelle il est nécessaire d’être conseillé avec pertinence.

Il faut donc être capable d’anticiper les éléments suivants ou de se poser les questions suivantes (cette liste n’étant pas exhaustive) :

  • Un accroissement des utilisateurs réseau et une augmentation de la taille de la base de données (c’est notamment le cas pour les applications de gestion commerciale)
  • La possibilité de mise en place d’accès à distance (toutes les applications de gestion ne sont pas compatibles avec ce système)
  • L’optimisation des différents paramétrages de l’application permettra-telle de gérer les futurs besoins de gestion (un cahier des charges est donc requis)
  • Planifier des formations de niveau « expert » pour rendre les utilisateurs plus performants (mise en place des automatismes de gestion par l’intermédiaire des paramétrages par exemple…)
  • Dans le cas d’une migration du système, il faut prévoir la faisabilité de la récupération des données (quelles données récupérer ? combien de temps ? quelles procédures ?)
  • Changement de base : de C Base vers SQL (temps, coût et modalités de migration de la base)
  • Mise en place d’une comptabilité analytique (combien d’axes analytiques ? comment mettre en oeuvre la structure comptable ?)…

Quels sont les points de distribution de logiciels ?

L’éditeur

En règle général, le principe qui prévaut est celui de la vente indirecte. Les éditeurs disposent en effet d’un réseau d’intégrateurs certifiés garantissant :

  • le vente des solutions de gestion
  • leur installation en monoposte ou réseau, en mode d’accès à distance TSE/VPN
  • la récupération des données et leur intégration dans votre nouveau progiciel
  • les paramétrages sur-mesure de vos applications
  • les développements spécifiques
  • la formation et l’accompagnement des utilisateurs
  • la maintenance de vos applications (mise à jour, formation sur les nouveautés, assistances)

Les intégrateurs certifiés Ebp  disposent du label Centre de Compétences Ebp
Les professionnels certifiés et formés par Ciel disposent du label Centre Partenaire Ciel
Les intégrateurs certifiés par l’éditeur Sage disposent des certification Partenaire Conseil Sage ou Centre de Compétences Sage
Les revendeurs agréés par Cegid détiennent la certification Cegid Business Partner

Les « vendeur de boites » : la grande distribution, les vépécistes

Ces points de diffusion de logiciels ne disposent d’aucune certification éditeur. Il s’agit simplement de points de distribution ne possédant pas la connaissance du secteur d’activité dédié aux systèmes de gestion.

Les « vendeurs de boites » ne sont pas en mesure de conseiller dans le choix d’une solution de gestion comptable, commerciale ou sociale adaptée à vos besoins. Ils ne maîtrisent donc aucune des étapes liées à l’installation, aux différents paramétrages et à la formation de l’utilisateur.

Le seul avantage peut être celui d’un tarif légèrement plus bas résultant de commandes de stocks importantes. Le risque majeur est toutefois de recevoir une version qui n’est pas le dernière version commercialisée.

En effet, les éditeurs effectuent des mises à jour correctives et fonctionnelles plusieurs fois par an. Une version stockée depuis plusieurs semaines ne peut donc être être une version récente… Attention ne pas regarder uniquement le début de la version. Exemple. Une version 2010 après avoir bénéficié de correctives s’appellera  toujours « 2010″ mais  le contenu de l’application, lui ne sera pas identique…

Cet élément est à prendre en note en considérant que les remises proposées sont en moyenne supérieures de 5 à 10% sur un panier oscillant entre 300 à 700 euros h.t.

L’intégrateur certifié par l’éditeur

L’intégrateur certifié par l’éditeur s’engage à respecter une charte de qualité :

  • Seules les dernières versions des logiciels sont proposées à la vente
  • Les tarifs pratiqués sont les tarifs officiels de l’éditeur
  • L’intégrateur s’engage à former régulièrement ses consultants sur les dernières évolutions des logiciels proposés
  • Vous êtes conseillé dans le choix d’un logiciel précisément adapté à votre cahier des charges
  • Vous bénéficiez d’un interlocuteur dédié tout au long de l’utilisation de votre système de gestion
  • Le paramétrage de votre logiciel peut être proposé clef en main : cette possibilité peut se révéler particulièrement intéressante pour les solutions de gestion de la paie notamment
  • Vous pouvez être formé à votre rythme sur vos propres données
  • Pouvoir développer des passerelles ou des applications complémentaires sur-mesure…

L’ensemble des prestations (vente des logiciels, installation, paramétrages, formation des utilisateurs) effectuées par un intégrateur certifié sont donc garantie par l’éditeur.

En cas de litige, vous pouvez contacter l’éditeur, qui n’hésitera pas à « rappeler à l’ordre » le partenaire certifié si besoin.

Typologie des prestataires

La grande distribution

La grande distribution reste par nature un lieu de diffusion de produits diversifiés. Elle n’a donc pas vocation à être spécialisée dans le domaine des progiciels de gestion et des problématiques associées.

Le choix et l’achat que vous effectuerez seront donc motivés par la lecture de divers documents, par des conseils d’utilisateurs exploitant une solution de gestion dont ils sont satisfaits. Il convient toutefois de faire attention car ce qui vaut pour un profil d’entreprise ne vaut pas forcement pour tous…

Il est également impératif de bien vérifier que la version du logiciel achetée correspond à la dernière version de l’éditeur.

Les enseignes de la grande distribution stockent, en effet, les différents produits qu’elles diffusent ; leur objectif est donc tout naturellement d’écouler ces stocks. Les enseignes ne vérifient donc pas toujours  systématiquement les versions proposées.

Le vépéciste

Le vépéciste ne dispose pas de lieu physique de distribution. Les produits sont proposés via Internet avec d’autres produits plus ou moins connexes.

Ce ne sont pas des spécialistes de l’informatique de gestion, ils s’apparentent davantage à de simples lieux de distribution virtuels et ne sont pas compétents pour accompagner avec pertinence et professionnalisme dans la mise en oeuvre d’une solution de gestion.

Les précautions à prendre lors d’un achat sur le net

Plusieurs principes de sécurité sont à prendre en considération dans le cas d’un achat via Internet :

  • Le vépéciste doit disposer d’un numéro de téléphone afin d’être contacté directement. Vous devez, bien entendu, avoir un interlocuteur au bout du fil
  • Le vépéciste est une entreprise ; il doit donc présenter sur son site les mentions légales obligatoires : numéro de Siret, Siège social, numéro de RCS
  • Il est préférable que le vépéciste dispose de locaux « physiques » dans le cas où vous seriez amener à vous déplacer pour d’éventuels litiges
  • Vérifiez bien que le commerçant pratique les vrais tarifs publics de l’éditeur et non pas ses propres tarifs
  • Vérifiez également que les remises proposées ne sont pas farfelues (par exemple, une remise de 20% sur 100 euros ne donne pas 95 euros…). Certains vépécistes peuvent afficher des tarifs doublés par rapport au tarif général de l’éditeur puis proposer une remise de 50%…
  • Examinez ce que le commerçant va vous envoyer. Si vous commandez un progiciel, vérifiez quelle sera la forme de l’envoi : boite complète, simple CD sous enveloppe, téléchargement…
  • Vous devez recevoir lorsque vous commandez un progiciel (sauf si vous demandez expressément le téléchargement) les éléments suivants : un CD estampillé de l’éditeur (attention aux copies illicites), les codes et clés sur un document portant mention de l’éditeur, un manuel pour les applications Ebp. L’ensemble des éléments mentionnés doivent être présenté dans un emballage de l’éditeur. Cet emballage doit être fermé.
  • Attention ! Il n’existe pas de distributeur officiel Sage, Ciel, Ebp ou encore Cegid. Seuls les intégrateurs certifiés (Centre de Compétences Ebp, Centre Partenaire Ciel, Partenaire Conseil Sage, Centre de Compétences Sage, Cegid Business Partner) sont reconnus officiellement par les éditeurs.
  • Il faut également faire attention aux fausses références et faux témoignages. Un témoignage doit comporter le nom et les coordonnées précises de l’entreprise ou de l’utilisateur. Ces coordonnées permettent de contacter le témoin pour vérifier la véracité des propos tenus.

L’intégrateur certifié par un ou plusieurs éditeurs

Un garantie de sécurité

Le prestataire certifié présente un gage de sécurité pour la vente des solutions de gestion et pour leur mise en oeuvre.

Plusieurs raisons prévalent :

  • L’intégrateur est formé directement par l’éditeur et dispose d’une certification attestant de ses compétences
  • Il a l’obligation de mettre à jour ses connaissances tous les ans. Il est donc formé sur l’intégralité des nouveautés développées par l’éditeur ou par les éditeurs. Le budget annuel dédié aux formation des consultants et formateurs est donc important.
  • Il est soumis à une obligation de qualité dans l’ensemble de ses prestations. Faisant partie du réseau des certifiés, l’intégrateur est soumis à des contrôles « qualité » de l’éditeur. Ces contrôles portent à la fois sur les interventions effectuées et sur l’ensemble des relations clients.

Les avantages liés aux services

L’intégrateur est un partenaire reconnu auprès de l’éditeur, il dispose ainsi de prérogatives beaucoup plus étendues que les vépécistes ou la grande distribution. En cas de difficulté, l’intégrateur est un appui de premier ordre.

Il peut par exemple :

  • Faire débloquer une assistance temporaire en urgence ou prolonger exceptionnellement une assistance de quelques semaines
  • Faire accélérer une livraison de commande
  • Demander le calcul des codes et clefs en express
  • Négocier des remises spécifiques
  • Etre un interlocuteur de poids auprès de l’éditeur en cas de litige…

Dans tous les cas, l’intégrateur est un professionnel dédié, compétent pour assurer, outre la fourniture des produits et leur mise en place, l’accompagnement des utilisateurs et le suivi de votre système de gestion.

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