Respecter l’obligation de formation

L’employeur doit former ses salariés. Certes, il n’ a pas l’obligation de le faire dans le cadre d’un plan de formation mais ce dernier lui permet de formaliser les besoins en formation des salariés et de l’entreprise.

L’obligation de formation

Une obligation contractuelle à la charge de l’employeur

L’employeur doit faire en sorte que chaque employé puisse accomplir ses tâches en assurant son adaptation, si cela est nécessaire, à son poste. Il s’agit bien d’une véritable obligation contractuelle qui engage la responsabilité de l’employeur si il ne la respecte pas.

L’obligation de formation relève de l’exécution du contrat en général et parfois, de cas plus particulier (préalable à un licenciement économique, reclassement dans le cadre d’un inaptitude, retours de congés parental, mutation).

Pour autant, il n’est pas exigé que l’employeur assure au salarié la formation initiale qui lui fait défaut. De même, si le salarié refuse la formation proposée, on peut considérer que l’employeur a satisfait  à son obligation légale.

Le rôle du plan de formation

L’employeur peut définir l’ensemble des actions de formation qu’il va mettre en œuvre dans un plan de formation.

Plus précisément, après constatation des besoins de formation de salariés, l’employeur définit les formations qui s’avèrent nécessaires, les personnes concernées et les modalités choisies (formation en interne, par un prestataire extérieur, recours au e-learning, etc.).

L’employeur peut toutefois se trouver dans l’obligation de respecter dans ses choix :

  • les priorités de formation fixées par un accord de branche,
  • les orientations définies en fonction des perspectives économiques de l’entreprise, des résultats de la négociation d’entreprise ou, dans les structures concernées, en fonction de la négociation triennale sur la gestion prévisionnelles des emplois et des compétences.

Dans tous les cas, il est tenu de prévoir dans le plan de formation des actions destinées à assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail. L’employeur peut également organiser des actions visant à développer leurs compétences.

L’employeur soumet le plan de formation pour avis au comité d’entreprise (à défaut, aux délégués du personnel). En pratique, une première consultation porte sur la réalisation du plan de l’année antérieure et de celle en cours. Une seconde consultation est consacrée au plan prévu pour l’année à venir. Les actions de formation ne peuvent pas être déterminées sans avoir pris l’avis des élus.

Remarquons également que le plan de formation peut également prévoir des actions de bilan de compétences  ou de validation des acquis de l’expérience qui ne peuvent être mises en œuvre qu’avec l’accord du salarié concerné.

La formation, un moyen de garder ses salariés opérationnels

Maintenir les capacités de ses salariés dans leur emploi

L’entreprise doit organiser les formations nécessaires pour assurer le maintien de la capacité du salarié à tenir correctement son poste compte tenu de l’évolution des emplois et des postes, des technologies et des organisations.

Il n’existe pas réellement de définition légale de ces actions de formation mais en réalité, il s’agit de formations permettant au salarié de demeurer en mesure d’accomplir son travail, y compris lorsque son poste évolue, voire se transforme profondément.

Il peut s’agir, par exemple, de prise en main d’un nouveau processus de fabrication ou de l’appropriation de nouvelles législations ou règles applicables.

Ces actions de formation concernent les compétences que le salarié va directement utiliser dans le cadre de ses fonctions et de l’évolution de celles-ci.

Maintien des capacités du salarié à un emploi

L’entreprise doit également veiller au maintien de la capacité d’un salarié à occuper un emploi, au-delà d’un emploi dans l’entreprise. A défaut, il existe un préjudice spécifique pour le salarié, que l’employeur peut devoir indemniser.

Formation pendant le temps de travail

Toute action de formation que le salarié suit pour assurer son adaptation à son poste de travail ou qui est liée à l’évolution ou au maintien dans l’emploi dans l’entreprise constitue un temps de travail effectif. L’employeur rémunère normalement le salarié pendant la durée de la formation.

 Le développement des compétences par le biais de la formation

Le caractère facultatif des formations

L’employeur n’a pas l’obligation légale d’assurer le développement des compétences des ses salariés. En d’autre termes, l’employeur n’a pas l’obligation d’amener son salarié au-delà de sa qualification professionnelle actuelle ou de lui permettre une évolution professionnelle.

L’employeur peut toutefois inscrire ce type de démarche au plan d’action.

La législation ne donne pas de définition de ces actions. Les accords internationaux interprofessionnels sur la formation, tout au long de la vie professionnelle, considèrent pour leur part que ce type d’action :

  • participe à l’évolution de la qualification des salariés,
  • et donne lieu à une reconnaissance de la part de l’entreprise.

Les juges de leur côté estiment que les actions de formation qui consistent à assurer l’acquisition, l’entretien ou le perfectionnement de connaissance du salarié ne relèvent pas du développement des connaissances mais plutôt de l’adaptation du salarié à l’évolution de son emploi.

Se former pendant le temps de travail

Lorsque les actions de développement des compétences se déroulent durant le temps de travail, il s’agit de temps de travail effectif rémunéré comme tel. Dans ce cas, l’employeur n’a pas à tenir compte des connaissances acquises de cette manière par le salarié., sauf engagement de sa part.

Notons que le déroulement de la formation ayant pour objet le développement des compétences peut prendre place durant le temps de travail soit parce que l’employeur le souhaite, soit parce que le salarié a refusé de se former en dehors de son temps de travail sans que ce refus puisse lui être reproché.

Se former en dehors du temps de travail

Les actions de développement des compétences peuvent, si le salarié et l’employeur en conviennent, se dérouler en tout ou partie en dehors du temps de travail :

  • dans la limite de 80 heures par an et par salarié,
  • ou dans la limite de 5% du forfait annuel en heures ou en jours dont le salarié est titulaire (par exemple, la formation est limitée à 10 jours en dehors du temps de travail pour un salarié ayant une convention de forfait annuel de 200 jours).

Concrètement, le salarié va se former pendant des jours de RTT, un jour non ouvré dans l’entreprise ou un jour où il est en « temps partiel ». En revanche, la formation ne peut pas empiéter sur ses repos quotidiens, hebdomadaires et ses congés payés.

L’employeur et le salarié formalisent leu accord par écrit, ce dernier pouvant être  dénoncé dans les 8 jours suivant sa conclusion.

Remarquons également, qu’en cas de formation, en dehors du temps de travail visant notamment à l’obtention d’un diplôme ou d’un certificat de qualification professionnelle, une convention est signée par l’employeur, le salarié et le prestataire de formation.

Avant le départ en formation, l’employeur prend obligatoirement des engagements à mettre en œuvre dès lors que le salarié aura suivi assidument la formation  et aura satisfait aux évaluations prévues. De plus, il verse au salarié une allocation de formation au titre de temps de formation.

Mettre en œuvre la formation

Se former en interne

L’entreprise peut organiser tout ou partie e ses formations d’adaptation à l’emploi ou de développement des compétences en interne.

Elle prend alors en charge :

  • l’organisation pédagogique de la formation (contenus, objectifs, supports pédagogiques adaptés, formateurs salariés ou non de l’entreprise, etc.),
  • l’organisation matérielle de la formation (salles de stages, matériel, etc.).

Cependant, pour pouvoir être considérées comme des actions de formation professionnelle, les actions doivent être réalisées conformément à un programme préétabli en fonction d’objectifs déterminés précisant notamment les moyens pédagogiques utilisés.

Le respect de ces conditions est nécessaire pour que les formations soient imputables sur le budget de  la formation. A fortiori, le lieu de formation doit être distinct du lieu de travail.

Dans la réalité, les entreprises de moins de 10 salariés n’organisent généralement pas leur formation en interne car, d’une part, elles en disposent pas de la structure nécessaire et, d’autre part, elles ne peuvent pas imputer leurs dépenses directes sur leur participation de formation.

Formation en externe

L’employeur peut choisir de confier la réalisation de formation d’adaptation au poste de travail ou de développement des compétences à une société extérieure. Cet organisme réalise alors l’enseignement apporté (programme, support, animation, moyens pédagogiques, etc.).

L’organisme de formation doit être enregistré ou en cours d’enregistrement. Pour que les actions puissent être considérées comme des actions de formation professionnelles et être imputable sur le budget de formation, des conditions précises doivent être appliquées.

L’entreprise sous-traite ou garde à sa charge l’organisation matérielle du stage (salle, repas, etc.). La formation doit se dérouler dans des locaux distincts des locaux de travail habituels des salariés, sauf pour les éventuelles parties d’enseignement pratique.

Une convention de formation concernant les mentions obligatoires est signée entre l’employeur et l’organisme de formation. Une facture ou bon de commande suffit parfois.

Choisir qui part en formation et à quel moment

C’est l’employeur qui choisit les salariés qui seront formés et les dates de leur formation. Ses choix doivent lui permettre de remplir son obligation légale d’adapter le salarié et ses éventuelles obligations conventionnelles. En tout cas, on choix doit être motivé par les attentes des salariés et l’intérêt de l’entreprise sans être discriminatoire.

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