Saisie comptable : les documents

Les documents de saisie comptable

L’établissement du bilan passe par la tenue d’une comptabilité, et pour ce faire il faut saisir toutes les opérations qui concernent l’exercice comptable.

Toutes les opérations sont donc saisies sur un document qui s’appelle « le journal ».

La loi sur le commerce et le plan comptable élaboré par le CNC (Conseil National de la Comptabilité) énoncent l’obligation de tenir ce « journal » jour après jour et par ordre chronologique.

Le journal détaille les opérations effectuées par l’entreprise.

Il y a plusieurs journaux :

  • le journal d’achat et frais
  • le journal des frais généraux
  • le journal de vente
  • le journal de banque 1
  • le journal de banque 2
  • le journal des chèques postaux
  • le journal de caisse
  • le journal des encaissements
  • le journal des abonnements
  • le journal des charges périodiques
  • le journal des charges sociales
  • le journal de déclaration de tva
  • le journal des OD (Opérations Diverses dans lequel on peut y saisir toutes les opérations non concernées par les journaux d’achat, de vente et de banque).
  • le journal de reprise des soldes ou RAN (Report à nouveaux).
  • le journal des salaires et charges

Tous ces journaux ne sont pas obligatoires. Pour les petites structures par exemple, on saisi les écritures de la déclaration de TVA et les écritures de paye  dans le journal des OD.

Vous êtes libre de créer les journaux comptables.

S’il est obligatoire de tenir un journal, cela veut dire que la comptabilité doit être à jour dans les livres, même si la comptabilité n’est effectuée que périodiquement (ex: pour les petites entreprises lors de l’intervention de l’expert-comptable).

Les documents justificatifs doivent être classés chronologiquement et tenu à la disposition de tout intéressé (contrôle de l’expert-comptable, contrôle de l’administration, redressement fiscal,…).

Lors de la saisie des pièces dans un journal, l’écriture mouvemente les comptes au débit ou au crédit. Les mouvements du journal alimentent les comptes concernés et c’est dans « le grand-livre » que nous retrouverons les informations.

Quelles sont les pièces comptables saisies ?

On saisi les pièces générées par l’entreprise (factures de vente) et les pièces émanant des tiers (fournisseurs, banque,…). Ces documents doivent être des documents concernés par les flux financiers. Il ne faut donc pas saisir les devis, les BL (Bons de Livraisons) et les bons de commandes.

Le livre journal :

Le livre journal est le document sur lequel se trouve l’ensemble des opérations au jour le jour.

Chaque écriture comptable doit contenir :

  • la date du document de l’opération (date figurant sur la pièce comptable),
  • les numéros de comptes mouvementés,
  • les montants au débit et au crédit,
  • le libellé de l’opération (il permet de donner des information sur l’écriture, l’idéal de noter le nom du fournisseur ou du client et l’objet).

La somme au débit doit être égal à la somme au crédit sinon le journal est déséquilibré. Si Débit n’est pas égal au Crédit, c’est qu’il y a une erreur dans une écriture comptable.

Report au grand-livre

Les mouvements des comptes au journal sont automatiquement reportés dans le grand-livre. Le grand livre permet d’avoir tous les mouvements d’un compte date par date, qu’il soit au débit ou au crédit, et qu’il soit lettré ou non.

Modification d’une écriture comptable

En cas d’erreur de saisie, il ne faut pas supprimer une écriture. Il faut passer l’écriture en sens contraire pour annuler la mauvaise, c’est ce que l’on appelle « contre-passer » l’écriture en comptabilité.

Et après avoir « contre-passé » la mauvaise écriture en précisant dans le libellé la raison, on peut passer la bonne.

L’autre possibilité est « d’extourner » l’écriture. L’extourne consiste à annuler la ligne mouvementée à tord pour la mettre au profit du bon compte.

La chaine de la saisie comptable

En conclusion,

  • les écritures comptables sont saisies à partir de pièces comptables dans un journal au jour le jour chronologiquement,
  • les écritures saisies dans le journal sont reportées automatiquement dans le grand-livre,
  • Toute modification ne peut se faire que par la contre-passation ou par l’extourne.
23 réponses à : Saisie comptable : les documents
  1. ines dit :
    4 mars 2009 à 10:33

    il ya pas possibilité d’essai

  2. C.B. dit :
    4 mars 2009 à 13:20

    Oui, il y a possibilité de tester les logiciels de comptabilité.

    C’est pourquoi nous avons mis sur notre site de logiciels de gestion des versions appelées « version d’évaluation ».

    Ces versions d’évaluation vous permettent d’essayer le logiciel de comptabilité, de saisir une écriture dans un journal, de la visionner dans le grand-livre…

    Il vous est possible soit de rentrer dans la démo « comptabilité d’une entreprise en démonstration », soit de créer votre dossier test et saisir votre compta.

    Ensuite, il suffira de revenir vers IG Conseils (www.ig-conseils.com) ou nous appeler au 01 34 41 24 10 pour obtenir des réponses à vos questions et obtenir les codes d’activation du logiciel moyennant un tarif préférentiel.

  3. Jérôme dit :
    19 novembre 2009 à 13:58

    Il faut ajouter aussi que codifier les pièces comptables sont nécessaires, justement pour les retrouver.

    En tout cas, l’article est très clair et instructif, merci.

  4. Nadia dit :
    12 juillet 2011 à 21:54

    Bonjour,

    Pour une toute petite entreprise est-ce que les journaux achat, vente, banque et OD sont suffisants ?
    Concernant le Rapprochement bancaire, pouvez-vous m’expliquer la façon de procéder ?
    Pour un véhicule acheté dans le cadre de l’entreprise sur quel journal il faut saisir l’écriture et sous quel code comptable ?
    Concernant les notes de frais, doit on saisir par poste : carburant, entretien, restaurant, péage ou le global de la note et sous quel code comptable.
    Pour les factures de sous-traitants, dans quel journal doit-on saisir les écritures : achat ou OD ou autre ?
    Pour info, j’ai le logiciel SAGE 30.
    Merci pour vos réponses.

    Votre site est très instructif et nous aide beaucoup. Merci

  5. kouadio dit :
    3 novembre 2011 à 15:16

    Comment saisir mes factures dans mon journal compta ?

    Merci, votre site nous aide beaucoup.

  6. mar dit :
    25 janvier 2012 à 10:23

    Bonjour,

    Comment saisir les agios bancaires parce que j’ai déjà saisi les agios provisoires à la fin de l’exercice précédent.
    C’est-à-dire, comment doit-on annuler les agios précédents ? Et comment doit-on saisir un nouvel exercice ?

    Sincères salutations.

  7. balymba dit :
    21 février 2012 à 16:21

    Ma question est celle-ci : dans la comptabilité, le journal sert à quoi ?

  8. Zanndi Othman dit :
    16 mai 2012 à 18:04

    Bonjour,

    Concernant le rapprochement bancaire, pouvez-vous m’expliquer la façon de procéder ?

    Pour un véhicule acheté dans le cadre de l’entreprise sur quel journal faut-il saisir l’écriture et sous quel code comptable ?

    Concernant les notes de frais, doit-on saisir par poste : carburant, entretien, restaurant, péage ou le global de la note et sous quel code comptable ?

    Pour les factures des sous-traitants, dans quel journal doit-on saisir les écritures : achat ou OD ou autre ?

    Merci pour vos réponses.

    Comment saisir tous les documents de ma nouvelle entreprise dans les journaux comptables (les factures de ventes, les achats, électricité et gaz, eaux, les impôts, l’établissement des déclarations fiscales, les charges fiscales et sociales, les astuces des bulletins de paie des employés, la comptabilisation des salaires, ect.

    SVP AIDEZ moi je vous demande bien sûr si c’est possible, de m’expliquer toutes les opérations comptables.

    Comment les saisir au débit et comment gérer la partie double au crédit ? Comment dresser les budgets de trésorerie, les budgets des ventes, les budget des achats, les budgets TVA, les budgets financiers ?

    Que sont les flux de trésorerie et financiers et comment établir les états financiers, le Bilan , les états de résultat ?

    Comment faire un rapport de reporting mensuel et annuel ?

    Je vous demande un exemplaire de la déclaration fiscale et sociale URSSAF et autres…

    Comment saisir le coût de la location de notre siège et est-ce-qu’il y a une déduction avec les impôts ?

    Comment saisir et dans quel compte les agios, les frais et les commissions de tenues de comptes bancaires ? Et comment saisir les documents en cas d’achat des matériels roulants et de biens immobiliers, de Leasings, etc.

    Sincères salutations.

  9. Ilhame dit :
    21 juin 2012 à 13:03

    Bonjour,

    Si quelqu’un peut me renseigner sur la façon de tenir un état de rapprochement bancaire.

    Vous en remerciant,

    Cordialement.

  10. BAKOLY dit :
    28 juin 2012 à 12:57

    Comment passe-t-on l’écriture (classe 2 ou 6 ?) si on achète un objet de la société ?

    Est-ce-qu’il y a de valeur pour classer en classe 2 Immobilisation ou en classe 6 Charge ?

  11. Steloy dit :
    21 janvier 2013 à 14:33

    Salut à tous,

    Pour une première sur ce site, j’aimerais svp savoir comment se fait la saisie des RAN (Report à nouveau) à la fin d’un exercice. Je sais que le bilan actif passif est nécessaire pour faire le report à nouveau mais je sais pas comment m’y prendre et quel compte utiliser ni dans quel mois le saisir.

  12. fatmi dit :
    25 février 2013 à 18:34

    Ma question est la suivante :

    Le journal sert à quoi ?
    Et comment saisir les factures dans le journal ?

    Je vous remercie.

  13. coffi dit :
    25 juin 2013 à 13:06

    Pour les amis qui parlent du processus de l’état de rapprochement, je vous suggère de tenir un cahier de banque dans lequel vous tracez un tableau scindé en colonnes : dates d’opérations, libellés, banque dans l’entreprise, entreprise à la banque.

    Ainsi toutes les transactions avec la banque, bien sur après report des soldes, doivent être retracées chronologiquement au jour le jour. Ainsi à la fin du mois, dès prise du relevé bancaire, essayez de voir le solde du relevé bancaire et le solde à l’issue des opérations considérées par l’entreprise.

    Par la suite passer à la correction des soldes en considérant ce que nous avons pris en compte que la banque n’a pas considéré et ce que la banque a considéré et que l’entreprise n’a pas pris en compte (le virement d’un client par exemple). Après ce processus, les soldes, après corrections, doivent être identiques débiteur pour la banque dans l’entreprise et créditeur pour l’entreprise à la banque.

    Merci, c’est Espélus.

  14. foloksas dit :
    5 septembre 2013 à 15:54

    Bonjour a tous,

    fatmi, un journal sert a passer des écritures comptables, exemple factures de ventes (prestation).

    Dans le journal de vente :tu débites le compte client 411CLI 1.196 ; Et tu crédites le compte 706000 1.000 et le 445710 196, lors de l’encaissement de ton règlement tu feras le lettrage de ton compte client.

  15. foloksas dit :
    5 septembre 2013 à 16:37

    mar, pour annuler des agios de l’année passée, tu débites ton compte 518000 et crédite le compte agios 661600
    en libellé tu pourras mettre EXT PROV 31/12/N.

    A+

  16. foloksas dit :
    5 septembre 2013 à 16:43

    Ilhame, en saisie uniquement ce qu’il y a sur ton relevé de banque, tu n’auras pas besoin de faire de rapprochement bancaire ton solde comptable sera identique à ton solde de banque.

    En fin d’année tu pourras en faire un :

    solde comptable + 1.196
    chq non débité – 100
    chq non débité – 96
    solde bancaire 1.000
    écart 0

    A bientôt

  17. foloksas dit :
    5 septembre 2013 à 17:00

    Zanndi,
    1/ rappro : réponse 5/09 à 16h43,
    2/ enregistrement dans journal achat 218200 a 404000 (tva uniquement pour les véhicules utilitaires),
    3/ 606140 carburant 615520 entretien 625600 resto 625100 péage crédit 428100 note de frais,
    4/ factures de sous traitants journal d’achat,
    5/ – factures de ventes prestation debit 411cli au crédit 706000 et 445710,
    – edf débit 606100 + 445600 et crédit 401edf,
    – tva débit 445710 + 445510 et crédit 445600 +445620 ,
    – is débit 444000 crédit 512000,
    – urssaf débit 645100 crédit 431000,
    – retraite débit 645300 crédit 437300,
    – prévoyance débit 645310 crédit 437310,
    – mutuelle débit 645200 crédit 437200,
    – salaire débit 641100(brut)/641400 et crédit 421SAL/645100/645300/645310/645200 (charges salariales).
    10/ location immobilière 613200 et 614000
    11/ agios 661600 frais de banque 627800 leasing612210/616210/445660

    Cldt.

  18. foloksas dit :
    5 septembre 2013 à 17:03

    steloy, en clôturant ta comptabilité et ouvrant ton exercice suivant, le report à nouveau se fait automatiquement.

  19. foloksas dit :
    5 septembre 2013 à 17:07

    bakoly, l’administration fiscale admet que les biens supérieurs à 500 € passent en immobilisations.

    Attention, tu peux acheter des feuilles de papiers pour 650 € mais cela est considéré comme de la charge car ce n’est pas un investissement durable de l’entreprise.

    Et lors de la fin d’un leasing d’un véhicule utilitaire, par exemple, tu as la possibilité de l’acheter et le montant peut être inférieur à 500 € et dans ce cas tu dois le considérer tout de même en immo.

    Salut.

  20. thescia dit :
    16 janvier 2014 à 12:16

    Bonjour,

    Je voudrais savoir s’il vous plait comment vérifier que toutes les écritures ont été bien passées en fin d’année dans notamment : dans le journal de caisse lorsqu’elle est centralisé, dans le journal banque et dans les OD pour une entreprise dont l’effectif est de quatre. Je voudrais être « éclaircie » avec des explications faciles.

    Merci pour votre bonne compréhension.

  21. ABOUBAKAR dit :
    2 avril 2014 à 17:25

    Bonjour à tous,

    Je tiens deux comptabilités à savoir la compta non taxable et celle taxable avec une caisse et une seule banque
    problème : comment vérifier les deux journaux (caisse et banque) ?

  22. PITO dit :
    7 août 2014 à 1:07

    Bonjour,

    J’ai repris la compta d’une société et l’ancien comptable m’a remis la balance des comptes, le grand livre des comptes et des tiers et le rapprochement bancaire. Il a clôturé les comptes N-1 et je reprend à partir du 01/01

    Je souhaiterai savoir comment saisir dans le code journal report à nouveau le rapprochement bancaire et les chèques en cours de l’année précédent non débités du compte bancaire.

    Merci pour votre compréhension.

  23. Rodolphe dit :
    25 novembre 2014 à 17:54

    Je trouve géniale votre page…

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