Comptabilité & Finance : Examen de comptabilité : le guide du contrôle fiscal à distance

L’examen de comptabilité, instauré en janvier 2017, est désormais le principal outil de la DGFiP pour auditer les entreprises informatiquement. Il repose sur l’analyse des Fichiers des Écritures Comptables (FEC) remis à distance, évitant les inspections sur place. Moins intrusif, il permet néanmoins de détecter des incohérences ou fraudes potentielles, tout en offrant des garanties procédurales au contribuable.

Définition et cadre juridique

Le concept

L’examen de comptabilité est une procédure de contrôle fiscal à distance reposant sur l’envoi de FEC dématérialisés. Il complète voire remplace le contrôle sur pièces ou la vérification sur place selon les cas.

Cadre légal

• Basé sur l’article L. 13‑G du Livre des Procédures Fiscales (LPF), il permet un contrôle à distance via des données numériques.
• L’envoi d’un avis de vérification (L. 47 LPF) est obligatoire avant toute procédure, accompagné de la charte du contribuable vérifié.
• Le fichier FEC doit respecter les formats définis par l’article A. 47 A‑1 du LPF.
• L’administration dispose d’un délai maximal de six mois pour conclure l’examen.

Entreprises concernées

Éligibilité

• Toutes les entreprises assujetties à tenir une comptabilité informatisée sont concernées : TPE, PME, ETI, grandes entreprises, sociétés cotées.
• Exception : les micro‑entrepreneurs, dispensés car soumis à un régime simplifié sans comptabilité informatisée.

Pourquoi ?

L’administration privilégie cette procédure lorsqu’elle estime qu’une vérification sur place n’est pas nécessaire, compte tenu du risque ou du volume à vérifier.

Déroulement détaillé de la procédure

Envoi de l’avis de vérification

• L’entreprise reçoit un avis de vérification, précisant les exercices concernés, le délai de transmission, la possibilité de se faire assister, et les coordonnées pour un recours administratif.
• Cet avis doit inclure la charte du contribuable vérifié, faute de quoi la procédure peut être annulée.

Transmission du FEC

• 15 jours ouvrés à partir de la réception de l’avis pour transmettre le Fichier des Écritures Comptables.
• Le FEC doit être conforme aux normes de structuration et contenus imposés par l’administration.
• L’entreprise peut utiliser le logiciel libre Test Compta Demat fourni par la DGFiP pour pré‑tester la conformité du fichier.

Analyse du dossier

• L’administration dispose de six mois pour analyser le contenu, vérifier la concordance entre FEC et déclarations fiscales, et détecter d’éventuelles anomalies, écritures suspectes ou incohérences comptables.
• Elle peut demander des compléments ou documents justificatifs en cours de procédure.

Conclusion de la procédure

• Absence de rectification : envoi d’un avis de conformité.
• Anomalies détectées : l’administration adresse une proposition de rectification.
• Par la suite, un débat contradictoire est ouvert entre les parties.

Voies de recours

• Le contribuable peut saisir le supérieur hiérarchique de l’agent pour éclaircissements.
• En cas de désaccord persistant, possibilité d’un recours administratif ou contentieux selon les voies indiquées dans l’avis de vérification et la charte du contribuable vérifié.

Droits et garanties du contribuable

Garanties procédurales

• Droit à un délai raisonnable pour répondre (30 jours, prorogeable).
• Existence d’un débat contradictoire, souvent par téléphone ou visioconférence.
• Droit de se faire assister par un expert‑comptable, avocat fiscaliste, ou tout autre conseiller de son choix.
• Obligation pour l’administration de répondre à chaque observation écrite du contribuable.

Prescription et effets

• Une fois l’examen validé (absence de rectification ou rectifications acceptées), l’administration ne peut plus contrôler les mêmes exercices sauf en cas de fraude avérée.
• Les délais de prescription fiscale standards s’appliquent, généralement 6 ans, sauf exceptions (plus court pour certains impôts).

Sanctions en cas de non-conformité ou de non‑respect

Délai de 15 jours non respecté

• Amende forfaitaire de 5 000 €, une seule fois par contrôle même sur plusieurs exercices.
• La procédure d’examen peut être annulée et remplacée par une vérification sur place, plus intrusive.
• En cas de redressement, l’amende peut être majorée à 10 % des droits rappelés

FEC non conforme

• Un FEC au format non conforme peut entraîner un refus d’acceptation, activant potentiellement une vérification de comptabilité sur place.
• L’administration peut appliquer les mêmes sanctions que ci-dessus.

Absence de coopération

• Refus de fournir des documents ou absence de réponse aux demandes peuvent également entraîner une taxation d’office, voire des pénalités plus graves selon les circonstances (fraude intentionnelle, opposition à contrôle).

Préparation en amont : bonnes pratiques

Préparation régulière du FEC

• Générer et vérifier un FEC à la clôture de chaque exercice ou trimestre.
• Utiliser Test Compta Demat pour anticiper les anomalies.
• Conserver une copie certifiée conforme pour faciliter la transmission en cas de contrôle.

Audit interne périodique

• Effectuer des audits réguliers des écritures comptables, rapprochements bancaires, justificatifs classiques.
• Organiser un mini‑audit chaque année pour détecter des erreurs fréquentes (comptes de tiers, TVA, immobilisations, provisions).

Accompagnement expert

• Faire appel à un expert‑comptable ou avocat fiscaliste pour préparer un dossier de conformité.
• Lors de réception de l’avis, solliciter un conseil pour répondre de manière argumentée ou gérer le débat contradictoire.

Gouvernance et traçabilité

• Mettre en place une checklist interne des fichiers à conserver, des documents à présenter, et des dates clés.
• Nommer un référent FEC dans le service comptabilité ou finance.
• Prévoir des tests internes du processus pour assurer une transmission rapide et fiable.

Cas pratique et retours d’expérience

Exemple : PME de mode

• Étude contexte : PME française basée en Nouvelle‑Aquitaine tient sa compta via un ERP comptable exportable en FEC.
• Préparation :
  • Export du FEC fin d’année 2024 ; test via Test Compta Demat → signalé deux anomalies de format date.
  • Correction, export final, archivage.
  • Audit interne sur trois mois clos : revue des écritures fournisseurs, comptes clients, TVA, rapprochements bancaires.
• Suite procédure :
  • Réception de l’avis de vérification (exercices 2023‑2024).
  • Transmission du FEC corrigé dans le délai de 12 jours.
  • Pas de demande supplémentaire ; six mois plus tard, avis de conformité.

Exemple moins favorable : PME négligente

• Tient comptabilité informatisée mais ne vérifie pas régulièrement.
• Réception d’avis, mais FEC non conforme → procédure annulée, passage à une vérification sur place, 2 jours de contrôle dans les locaux.
• Résultat : redressement de la TVA, amende 5 000 €, majoration 10 % → coût administratif et financier élevé.

Outils recommandés (avec citations)

Test Compta Demat

• Logiciel libre de la DGFiP permettant de pré‑valider les FEC et détecter les anomalies avant envoi.

Modèle de checklist FEC

• Vérification des libellés obligatoires (code journal, num écriture, date, compte, montant…).
• Contrôle des formats de date, des séparateurs décimaux.
• Concordance entre total journaux et grand livre, rapprochement bancaire.

Assistance juridique

• L’expérience montre que faire appel à un cabinet d’avocat fiscaliste permet de répondre efficacement à une proposition de rectification, ou de négocier un accord amiable.

Checklist stratégique

Questions stratégiques pour vous accompagner

• Avez-vous intégré un planning annuel de génération et vérification du FEC ?
• Quel est le dernier audit comptable effectué sur vos exercices ? Y a‑t‑il eu des anomalies répétées ?
• Votre logiciel comptable ou ERP exporte-t-il le FEC au bon format sans intervention manuelle ?
• Avez-vous ménagé un budget ou partenariat avec un expert‑comptable ou avocat fiscaliste pour anticiper une éventuelle procédure ?

L’examen de comptabilité place la responsabilité de la préparation et conformité du FEC au cœur de la gestion d’entreprise informatisée. Les délais (15 jours pour transmettre, 6 mois d’analyse) sont courts, mais les garanties procédurales nombreuses. En cas de défaut, les sanctions financières ou humaines (vérification sur place) sont lourdes. Une préparation rigoureuse, une gouvernance claire, et un recours aux experts permettent non seulement de limiter les risques, mais aussi de renforcer votre crédibilité auprès de toutes vos parties prenantes.