L’installation d’un système de gestion comptable informatisée est une étape incontournable dans la vie de toute entreprise quels que soient sa taille, son statut juridique ou son secteur d’activité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité, quelle en est l’utilité ?

Un progiciel comptable automatise la saisie des opérations comptables et permet d’établir rapidement les états comptables les plus courants : le bilan, le compte de résultat, un tableau des flux de trésorerie.

L’époque où les comptables utilisaient encore les supports papier est donc révolue. Les progrès en informatique et en systèmes de gestion ont permis des gains de productivité considérables.

Fréquemment on y associe un reporting plus ou moins élaboré en fonction des attentes de l’entreprise pour synthétiser les données de la comptabilité analytique.

La solution de gestion comptable couvre parfois des besoins de gestion plus étendus, tels que le suivi des investissements, les tableaux d’emprunts, l’analyse financière, la gestion prévisionnelle, l’analyse des écarts entre prévisions et réalisations, etc.

Des gammes de progiciels prennent désormais en compte des fonctions d’analyse, permettant un pilotage de l’activité particulièrement poussé. On peut citer à titre d’exemple, le progiciel « Sage Comptabilité 100 Pack + Edition Pilotée » de l’éditeur britannique.

Plus le logiciel comporte de fonctions, plus il se rapproche de la définition d’un PGI (progiciel de gestion intégré).

Plus récemment, à l’heure de l’Internet et du travail collaboratif en réseau, apparaissent les applications de comptabilité en ligne de type ASP (Application Services Provider) qui permettent de partager sur le web en temps réel le travail du comptable d’entreprise, de l’expert comptable réviseur et des auditeurs commissaires aux comptes.

C’est notamment le cas d’Itool Comptabilité d’Ebp et de Cool Coala de Sage.

Le logiciel de comptabilité, pour quelle typologie d’entreprise ?

On peut regrouper les solutions de gestion comptable en catégories distinctes. Certaines applications sont destinées à de très petites entreprises ; d’autres répondent à des problématiques de gestion plus pointues.

Les solutions répondant aux attentes des professions libérales

Les logiciels de comptabilité dédiés aux professions libérales gère une comptabilité en mode Recettes-Dépenses ou en mode Créances-Dettes. Ces applications intègrent la déclaration  2035 (BNC) agréée par la DGFIP , le dossier de gestion pour les Associations de Gestion Agréées (ARAPL, UNASA, FNAGA…). Ils incluent généralement la gestion des immobilisations.

Quelles sont les applications adaptées à ce type de gestion ? : Ebp Compta Libérale ou Ciel Compta Libérale

Les logiciels dédiés aux TPE

Les TPE ont généralement des besoins comptables simples. Souvent épaulés par un expert, le logiciel leur permet d’effectuer leur saisie au quotidien.

Des applications comptables intuitives et simples sont adaptées à leur besoins : Ebp Comptabilité Classic, Ciel Comptabilité Millésime, Sage Comptabilité 30

Le logiciel de comptabilité doit également leur permettre une souplesse d’évolution. Ainsi si, au départ, les besoins comptables sont simples, ils peuvent évoluer vers plus de complexité (gestion de l’analytique, comptabilité budgétaire, pilotage de la comptabilité…). La solution de gestion doit être capable de suivre l’évolution de l’entreprise au fil du temps.

Certains préféreront donc un équipement plus complet dès le départ. Dans ce cas, les applications suivantes sont conseillées : Ebp Comptabilité PRO, Ciel Comptabilité Evolution, Sage Comptabilité 30 Edition Pilotée, Sage Comptabilité 100 et Cegid Comptabilité Business Suite.

Les progiciels dédiés aux PME-PMI

Les Petites & Moyennes Entreprises et Industries ont une gestion comptable plus dense et plus complexe.

Leur niveau d’exigence, quant aux capacités fonctionnelles, de leur solution de gestion comptable est ainsi plus élevé : comptabilité analytique, gestion des budgets, suivi de trésorerie, télécommunication bancaire, analyse des ratios permettant une meilleure anticipation, optimisation de la visibilité à long terme, gestion des immobilisations, reporting…

Les besoins d’automatisation permettant d’optimiser la gestion des différentes opérations comptables sont primordiaux :

  • gestion des modèles de saisie
  • gestion des modèles d’abonnement
  • glisser-déposer
  • registres de taxes pour la déclaration de TVA de régimes et de taux différents
  • révision comptable pour le calcul des charges et produits constatés d’avance
  • gestion des devises
  • analytique sur plusieurs plans
  • reporting
  • gestion des lots…

Les logiciels répondant à ces niveaux d’exigence sont les suivants : Sage Comptabilité 100 Pack, Sage Comptabilité 100 Pack +, Cegid comptabilité Business Place.

Vers une grande souplesse d’évolution d’un progiciel à l’autre

Quelque soit la solution de gestion retenue, vous avez toujours la possibilité d’évoluer vers un système plus performant. Les migrations d’une application vers une autre sont, en effet, possible.
Elles restent relativement simples à gérer lorsque le système reste affilié à une même marque d’éditeur.

Par exemple, vous pouvez dans un premier temps, opter pour un progiciel de gestion comptable de la ligne Sage 30 puis migrer vers une application Sage Comptabilité 100. L’évolution s’apparente à une mise à jour du logiciel ; l’intégralité des données comptables sont conservée.

La migration peut également être opérée vers une autre marque. Si vous êtes propriétaire d’une solution Ciel, par exemple, vous avez la possibilité d’évoluer vers un logiciel Ebp PRO ou Open Line, Cegid Business ou Sage 30 ou 100. L’intervention d’un professionnel vous permettra de récupérer l’intégralité de vos données comptables et de les importer dans votre nouveau logiciel comptable : récupération des données

Le coût d’installation d’un progiciel de comptabilité

Mettre en oeuvre un progiciel de comptabilité nécessite un budget dédié à son acquisition, son installation et sa maintenance.

Le coût d’installation comprend :

  • l’audit et la rédaction du cahier des charges
  • l’acquisition de la ou des licences
  • l’installation de l’application de gestion comptable (monoposte, réseau, accès à distance via TSE/VPN)
  • la réalisation des paramétrages sur-mesure
  • l’éventuelle migration de la base
  • la formation des utilisateurs

Le budget dédié à l’implémentation d’une solution de gestion comptable varie en fonction du progiciel retenu.

Le coût d’installation d’un progiciel Sage

  • Le prix des licences Sage

Les premiers tarifs d’acquisition concernent Sage Comptabilité 30 et Sage Comptabilité 30 Edition Pilotée. Ces tarifs oscillent entre 495 euros h.t. pour la version standard et 695 euros h.t. pour la version Pilotée.  Ces prix s’appliquent pour une configuration monoposte Windows.

Pour une configuration correspondant à un réseau 1 à 4 postes, le budget d’achat est compris entre 995 euros h.t. et 1195 euros h.t. pour la version pilotée .

Ces tarifs ne comprennent pas les maintenances annuelles permettant de bénéficier des mises à jour et de l’assistance technique.

Les gammes dédiées aux PME-PMI (Sage ligne 100) nécessitent un budget minimum d’environ 2 300 euros (Sage Comptabilité 100 Base – monoposte – Windows). Il s’agit d’un prix de départ ; les versions Pack et Pack+ proposant de plus larges capacités fonctionnelles nécessitent des budgets plus étendus. Les prix des progiciels comptable de la ligne 100 comprennent obligatoirement la maintenance annuelle.

Pour une version monoposte Windows Pack 100, l’enveloppe budgétaire est d’environ 4 000 euros h.t. (assistance comprise).

Pour une configuration monoposte Windows Sage 100 Pack +, l’estimation est d’environ 5 800 euros h.t. (contrat d’assistance inclus).

Afin de pouvoir déterminer la gamme adaptée aux enjeux de chaque entreprise, il est nécessaire de recourir à un professionnel certifié. Cet intervenant va pouvoir élaborer votre cahier des charges en effectuant un audit de vos besoins et budgéter précisément l’implémentation de la solution retenue.

  • La prestation liée à l’installation « clef en main »

La prestation de mise en place des solutions de gestion comptable comprend l’installation, les paramétrages spécifiques (avec étude du cahiers des charges au préalable) et la formation des utilisateurs garantissant le transfert de compétences.

Il est essentiel de faire intervenir un professionnel certifié Sage, à même d’assurer une mise en oeuvre fiable du système de gestion comptable.

Les tarifs d’intervention sont calculés sur la base d’un forfait journalier d’environ 900 euros h.t. / jour pour un prestataire certifié.

Le budget nécessaire à la mise en oeuvre de Cegid PGI

  • Les prix de l’offre modulaire Cegid

Les licences Cegid Comptabilité débutent à 1 600 euros h.t. pour une version Business Suite monoposte Windows. L’offre Cegid étant d’une grande modularité, la gestion du budget, les rapprochements bancaires, le suivi des règlements ou les télé-transmissions bancaires constituent des licences complémentaires qu’il convient d’ajouter. Il faut budgéter pour chaque module entre 550 à 1 100 euros h.t.

Là encore, il convient de déterminer avec un intégrateur certifié Cegid, l’équipement adapté aux enjeux de gestion de l’entreprise.

Les tarifs des licences Cegid ne comprennent pas les maintenances annuelles (mises à jour, hot-line technique…) qui seront à moduler avec un revendeur Cegid.

Les assistances offrent en effet la particularité de proposer des services sur-mesure. Élaboré avec un revendeur certifié « Cegid Business Partner », le contrat de maintenance peut comprendre  un ensemble de services à la carte. Les tarifs varieront donc d’un revendeur à l’autre.

  • L’intervention de mise en place du progiciel Cegid Business Comptabilité

L’intervention liée à l’implémentation du progiciel Cegid comprend l’installation de l’application (en version monoposte ou réseau), les paramétrages permettant une gestion comptable sur-mesure, la récupération et la migration des données comptables et le transfert des compétences.

Les durées d’intervention sur des PGI tels que Cegid oscillent en moyenne entre 6 à 15 jours. Pour une mise en place complète de la comptabilité et de l’ensemble des modules complémentaires, la durée d’intervention est de 15 à 20 jours.

Le nombre de postes à équiper, le contenu du cahier des charges, le nombre de personnes à former sont des critères qui détermineront le temps d’intervention.

Le budget d’implémentation d’une solution Ebp Comptabilité

  • Les tarifs des logiciels Ebp

Le prix des logiciels de comptabilité Ebp se situent entre 159 euros h.t. (gamme Classic) et 299 euros h.t. (gamme PRO) pour les versions monoposte.

Le tarif du PGI Open line PRO (intégré de gestion comprenant la comptabilité et la gestion commerciale) s’élève à 1 200 euros h.t. pour la version monoposte Windows. Cet intégré de gestion constitue désormais le haut de gamme des applications comptables et commerciales de l’éditeur Ebp.

Ces tarifs correspondent au montant d’acquisition des licences et ne comprennent pas l’assistance technique téléphonique et les mises à jour. Les contrats de maintenance (ou d’assistance) peuvent être pris en complément des solutions de gestion comptable. Les assistances proposées sont annuelles.

  • Installer et paramétrer les logiciels Ebp

L’installation, le paramétrage « clef en main » et la formation des utilisateurs font l’objet d’une prestation distincte des licences logicielles. Ces prestations d’intervention sont assurées par les Centres de Compétences Ebp.

Les Centres de Compétences sont des professionnelles intégrés au réseau Ebp et assurant une qualité de prestation validée par l’éditeur lui-même.

Les tarifs d’intervention sont fixés à la journée (7 heures d’intervention) et se situent autour des 800 euros h.t. / jour. Certains professionnels disposent d’un numéro d’agrément permettant la prise en charge de leur intervention de formation par les organismes paritaires collecteurs agréés.

La formation peut être organisée dans les locaux de l’entreprise (intra entreprise) ou dans les locaux du Centre de Compétences s’il dispose de salles de formation (inter entreprise). Le tarif de prestation diffère selon qu’il s’agit de formation intra ou inter entreprise.

L’intervention de mise en place peut également intégrée la récupération des données comptables et leur transfert dans la solution Ebp. Ainsi, il est possible de récupérer les données comptables issues de Ciel, par exemple, et de les migrer intégralement vers une application de marque Ebp.

Le coût dédié à l’acquisition et la mise en oeuvre d’un logiciel Ciel

  • Les prix des solutions Ciel

Le tarif d’une solution basique (Ciel Compta) débute à 159 euros h.t. La gamme Evolution, plus complète, est affichée à un tarif de 299 euros h.t.

Les licences achetées restent la propriété définitive de l’entreprise ; elles ne sont pas cessibles sauf réserve du rachat d’une entreprise par une autre entité. Dans ce cas, les licences sont légalement acquises.

Il n’est donc pas légalement possible d’acheter une licence Ciel Comptabilité d’occasion.

Les contrats d’assistance sont proposés indépendamment de l’acquisition des licences Ciel. Ils peuvent être souscrits pour un an et arrêtés au terme de l’année écoulée.

Pour tous les logiciels Ciel, une assistance téléphonique est proposée gratuitement pour un mois à compter du jour d’achat du logiciel comptable (c’est également le cas pour les solutions Ebp).

  • Mise en place des logiciels comptables Ciel

Les prestations de mise en place d’une solution Ciel comprennent l’installation, le paramétrage et la formation des utilisateurs. Ces prestations doivent être réalisées par un Centre Partenaire Ciel disposant des compétences dans la mise en oeuvre des applications Ciel. Ce label constitue une garantie et assure le sérieux de l’intégrateur.

Les tarifs des prestations sont fixés à la journée ; ce tarif se situe autour de 800 /900 euros h.t. la journée.

La maintenance de votre application de gestion comptable

Qu’appelle-t-on « maintenance » ?

La maintenance est un ensemble de services proposés autour d’un logiciel permettant :

  • de le maintenir à jour d’un point de vue fonctionnel
  • de le mettre à jour afin qu’il reste en conformité avec les évolutions légales et réglementaires
  • de garantir une assistance technique téléphonique permettant d’être accompagné au quotidien

Des contrats spécifiques avec un ensemble de services associés