La gestion des absences obéit à un cadre légal et réglementaire propre à chaque établissement.

La plupart des progiciels de gestion de la paie permettent le calcul automatique des bulletins de salaire selon la typologie de l’absence et sa durée.

Parmi les principaux logiciels de gestion de la paye présents, on peut citer des applications reconnues et pérennes telles que Sage Paie Pack, Sage Paie Pack +, Sage Paie Base, Ebp Paye PRO, Cegid Paie Business Suite, Ciel Paye Evolution…

Quels est le principe de la gestion des absences ?

Les absences constituent généralement une suspension du contrat de travail.

Une absence non justifiée et non autorisée peut entraîner la rupture du contrat de travail.

Les absences peuvent faire l’objet d’une diminution de salaire, parfois compensée par l’employeur ou par un organisme extérieur.

Les absences justifiées et autorisées sont aussi appelées « congés ». Elles sont alors généralement rémunérées par l’employeur ou par un organisme extérieur.

Les congés rémunérés par l’employeur

  • Congés pour événement familiale (mariage, naissance, décès…)
  • Congés payés
  • Repos compensateur, RTT
  • Jours fériés (parmi la liste des 11 jours de fêtes légaux admis par le code du travail, seul le 1er mai est obligatoirement chômé et payé, les autres le sont en application des accords collectifs)

Les congés non rémunérés par l’employeur (sauf convention collective)

  • Mandat public ou professionnel
  • Congés maternité
  • Congé parental d’éducation
  • Congé d’accompagnement de malade
  • Congé pour création d’entreprise
  • Congé sabbatique

Les absences non justifiées sont non rémunérées et entrainent une retenue sur salaire. Il en est de même pour les jours de grève.

La gestion des absences

Chaque entreprise peut déterminer ses propres horaires de travail :

  • Un horaire fixe et collectif

L’employeur définit la répartition des jours ouvrés dans la semaine, les heures de début et de fin de travail. L’horaire est affiché et communiqué à l’inspection du travail.

  • Des horaires individualisés

Ils sont généralement contrôlés par un pointage, avec des plages de présence obligatoires.

  • Des horaires propres à chaque contrat à temps partiel

La retenue pour absence

La retenue pour absence doit être proportionnelle à la durée de l’absence.

Retenue = durée de l’absence(2) x Salaire du mois (1) / Durée du travail mensuelle (3)

(1) Le salaire du mois réduit proportionnellement à la durée de l’absence comprend  principalement :

  • Le salaire brut
  • Les heures supplémentaires
  • Les primes se calculant en fonction du travail effectif
  • Les primes d’ancienneté
  • La participation et l’intéressement

Une prime d’assiduité peut, si c’est la règle générale de l’entreprise, être retenue en totalité pour certaines absences.

(2) Si l’absence couvre une période incluant les jours fériés, ceux-ci sont généralement décomptés de la durée de l’absence. Ils ne font donc pas l’objet d’une retenue.

(3) Les jours fériés chômés payés entrent dans le calcul du nombre d’heures réelles du mois.