Comptabilité : Comment comptabiliser la facture logiciel ? Explications :

L’importance des logiciels pour les entreprises

Dans le monde professionnel contemporain, les logiciels sont devenus des outils indispensables pour la gestion quotidienne des entreprises. Ils permettent d’automatiser des tâches, de gérer des données complexes et de faciliter la communication interne et externe. Les logiciels de comptabilité, par exemple, sont essentiels pour suivre les finances, tandis que les logiciels de gestion de projet aident à planifier et à suivre l’avancement des travaux.

En comptabilité, il faut enregistrer en comptabilité les factures d’abonnement de ces logiciels en respectant bien le plan comptable général.

Quelles sont les règles de comptabilisation pour la saisie d’un abonnement de logiciel ?

Les règles de comptabilisation pour la saisie d’un abonnement de logiciel varient en fonction de la nature de l’acquisition et de l’utilisation du logiciel par l’entreprise. Voici les principes généraux à suivre :

Pour un logiciel acquis en tant qu’immobilisation incorporelle :

• Si le logiciel est acheté (c’est-à-dire que l’entreprise acquiert une licence d’utilisation de manière autonome), il doit être comptabilisé en tant qu’immobilisation incorporelle. Cela concerne les logiciels qui ne sont pas liés à un matériel informatique spécifique et qui sont acquis de manière indépendante

• Si le logiciel est loué (par exemple, dans le cadre d’un contrat de location ou d’un abonnement SaaS), le droit d’utilisation est généralement comptabilisé en compte 613 « Locations

Pour un logiciel de faible valeur :

• Si la valeur du logiciel est jugée non significative (par exemple, inférieure à 500 euros HT), il peut être comptabilisé directement en charges, souvent en compte 6064 « Matériel de bureau non stocké » ou en 6511 selon les sources.

Pour les logiciels préinstallés sur le matériel informatique :

• Les logiciels qui ne peuvent pas être séparés du matériel informatique acquis (préinstallés sur les machines) sont comptabilisés en compte 2183.

Pour les logiciels à souscription annuelle non SaaS :

• Si les données sont hébergées sur les serveurs de l’entreprise et non dans le Cloud de l’éditeur, la comptabilisation peut varier. Il est suggéré de prendre en compte les termes du contrat pour déterminer si le coût doit être immobilisé ou comptabilisé en charges

Quelle écriture passer en comptabilité pour la facture d’abonnement du logiciel ?

La comptabilisation d’un logiciel en licence et en mode SaaS (Software as a Service) diffère principalement en termes de propriété et de traitement comptable.

Comptabilisation d’un logiciel en licence

Lorsqu’une entreprise achète une licence de logiciel, elle acquiert le droit d’utiliser le logiciel, souvent pour une installation sur un serveur interne. Ce droit d’utilisation est comptabilisé comme une immobilisation incorporelle si le logiciel est acquis de manière autonome et non préinstallé sur un matériel informatique.

• Débit du compte 205 « Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires » pour la valeur hors taxe de la licence.
• Débit du compte 44562 « TVA déductible sur immobilisations » pour la TVA correspondante.
• Crédit du compte 404 « Fournisseur d’immobilisations » pour le montant total TTC.

Si les versements pour la licence sont échelonnés sur la durée d’utilisation, une évaluation pour la comptabilisation en immobilisation incorporelle sera nécessaire, généralement en fonction des redevances futures.

Comptabilisation d’un logiciel en mode SaaS

En mode SaaS, l’entreprise n’achète pas une licence d’exploitation mais acquiert un droit d’utiliser le logiciel via la plateforme de l’éditeur. L’éditeur reste propriétaire de la licence et assume l’entretien, les mises à jour, etc. En comptabilité, l’abonnement SaaS est généralement traité comme une location de service.

• Débit du compte 613 « Locations » pour le montant de l’abonnement hors taxe.
• Débit du compte 44566 « TVA sur autres biens et services » pour la TVA sur l’abonnement.
• Crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour le montant total TTC de l’abonnement.

Le modèle SaaS est caractérisé par un paiement d’abonnement mensuel ou annuel, sans nécessité d’investir dans du matériel ou des licences, et sans installation ou mise à niveau des infrastructures.

Quelles sont les principales différences entre l’achat du logiciel et la location du logiciel en mode saas ?

Il est important de noter que les règles de comptabilisation peuvent évoluer et qu’il est conseillé de se référer aux normes comptables en vigueur et de consulter un expert-comptable pour des cas spécifiques.

Exemple concret : Saisie comptable d’une facture d’abonnement logiciel

Prenons l’exemple de la SARL DUBAT qui a reçu deux factures de la part de IG Conseils pour des abonnements annuels à des logiciels Sage.

• Une facture datée du 05/01/2024 de 1750€ HT (350€ TVA) soit 2100€ TTC pour Sage Batigest, un logiciel de gestion pour les professionnels du BTP (devis, factures, suivi de chantier).
• Une facture datée du 05/03/2024 de 1550€ HT (310€ TVA) soit 1860€ TTC pour Sage 50 Comptabilité, un logiciel de comptabilité seul (ou avec la gestion commerciale incluse).

Comment comptabiliser ces factures d’abonnement logiciel ?

Pour la comptabilisation, il faut distinguer si l’abonnement est considéré comme une charge ou une immobilisation. S’il s’agit d’un logiciel en location (SaaS), alors la facture sera à comptabiliser en charge dans un compte de la classe 6, le compte 613 correspondant à la location. L’écriture comptable à passer sera identique quelque soit la marque du logiciel (Ebp, Cegid, Dext, pennylane, sylae…).

Comptabilisation de la facture de bâtiment Sage Batigest :

• Montant HT : 1750 euros
• TVA (20%) : 350 euros
• Montant TTC : 2100 euros

• Débit du compte 613000 pour 1750 euros
• Débit du compte 445661 « TVA déductible sur immobilisations » pour 350 euros
• Crédit du compte 401IGC « Fournisseurs IGC » pour 2100 euros

On va saisir dans un journal d’achat (codifié AC) la facture en commençant de préférence par le compte auxiliaire (il y a une bonne raison à cela).

Détail des comptes utilisés du plan comptable :

Comment comptabiliser le prélèvement mensuel (ou bien le paiement) de l’abonnement Sage Batigest ?

Comptabilisation de la facture Sage Comptabilité 50 :

La facture pour Sage Comptabilité 50 s’élève à 1550 euros hors taxe et 310 euros de TVA, soit un total de 1860 euros TTC.

• Montant HT : 1550 euros
• TVA (20%) : 310 euros
• Montant TTC : 1860 euros

• Débit du compte 205 ou 6064 pour 1550 euros
• Débit du compte 44562 pour 310 euros
• Crédit du compte 404 pour 1860 euros

On va saisir dans un journal d’achat (codifié AC) la facture en commençant de préférence par le compte auxiliaire (il y a une bonne raison à cela).

Détail des comptes utilisés du plan comptable :

Il est important de noter que la comptabilisation en immobilisation incorporelle nécessite une évaluation pour déterminer la durée d’utilisation et donc la durée d’amortissement.

Comment comptabiliser le prélèvement mensuel (ou bien le paiement) de Sage Comptabilité ?

Règles de comptabilisation pour un abonnement logiciel, conclusion

Pour un abonnement logiciel, la comptabilisation dépend de la nature de l’abonnement (licence ou SAAS) et de la valeur du logiciel. Si l’abonnement est en mode SAAS, il est généralement comptabilisé en tant que location dans le compte 613 « Locations ». Si c’est une licence acquise avec un paiement échelonné, une évaluation pour la comptabilisation en immobilisation incorporelle sera nécessaire.

Conclusion

La saisie comptable d’une facture d’abonnement logiciel nécessite une attention particulière aux détails du contrat et à la nature de l’abonnement. Il est essentiel de déterminer si l’abonnement doit être comptabilisé en tant que charge ou immobilisation, ce qui influencera la manière dont les écritures comptables sont enregistrées.