Lors de la mise à disposition d’un véhicule aux salariés, il faut définir l’utilisation quotidienne qui en sera faite.

Véhicule de service

En effet, lorsqu’un véhicule est mis à la disposition d’un salarié uniquement à des fins professionnelles, il s’agit alors d’un véhicule de service.

Cela sous entend que le salarié est tenu de rapporter ce véhicule à chaque fin de journée dans les locaux de l’entreprise, et qu’il ne peut en aucun cas l’utiliser à des fins personnelles.

Ce véhicule ne représente pas un avantage en nature pour le salarié.

Véhicule de fonction

A l’inverse un véhicule de fonction est mis à disposition d’un salarié pour ses déplacements professionnels et personnels (congés, week-ends…). Cet avantage en nature pour le salarié doit être mentionné dans son contrat de travail et sur chaque bulletin de paie.

La mise à disposition d’un véhicule de fonction est soumise à un prélèvement de charges sociales et d’impôt sur le revenu.

Le calcul de l’avantage en nature

Seuls les déplacements à titre personnel sont considérés comme avantage en nature. Pour le calculer, trois éléments sont à prendre en compte :

  • Si l’employeur est propriétaire ou locataire du véhicule,
  • Si le véhicule a plus ou moins de 5 ans,
  • Si le calcul de l’avantage en nature est basé sur les dépenses réelles ou un forfait annuel (dans ce cas, il faut aussi calculer la prise en charge ou non des frais de carburant par l’employeur).

Il est important de préciser que la simple mention d’un « véhicule de service » ou d’un « véhicule de fonction » dans le contrat de travail n’a aucun sens juridique.

Il est obligatoire de déterminer ce que le salarié a le droit de faire avec le véhicule afin de déterminer s’il s’agit bien d’un véhicule de fonction, représentant un complément de salaire et soumis à cotisation, ou d’un simple véhicule de service.

Si rien n’est indiqué dans le contrat de travail le salarié pourra utiliser le véhicule pour ses besoins professionnels et personnels.