Gestion Commerciale : Facturation électronique : anticipation et précisions utiles

Anticiper la facture électronique : nettoyer vos données clients et fournisseurs

La préparation à la facturation électronique, obligatoire dès 2026, nécessite une préparation préalable à sa conformité. Cette préparation incontournable consiste dans l‘assainissement des bases de données clients et fournisseurs.

Cette démarche, qui est une des étapes majeures dans le processus de conformité, implique l’ajout de renseignements essentiels, l’élimination des doublons et la correction des anomalies. Avec l’avènement de l’identité digitale, les erreurs de données entraîneront des retards de paiement dus à la nécessité de refaire les factures.

Pour garantir la conformité, un audit du système d’information, la mise à jour des solutions de gestion et un nettoyage méticuleux des bases de données sont impératifs. L’importance de cette opération apparaît tel une évidence pour une transition fluide vers la facture électronique, incluant la mise à jour des fiches clients et la correction des anomalies.

Les étapes clés du nettoyage des bases tiers

Des étapes clés pour un nettoyage efficace comprennent la définition de directives, la réalisation de tâches simples, la priorisation du travail à la source, la formation des acteurs, et l’utilisation d’outils dédiés comme Sage Data Clean & Control.

• Définition des directives : Quel est l’emplacement de stockage des données tiers (clients et fournisseurs) ? Quid des tiers actifs, à mettre en sommeil ? Quelles sont les informations manquantes ? Comment contrôler l’exactitude des données ? Quels sont les fonctions et acteurs impliqués dans la récolte, le contrôle et l’intégration de nouvelles informations ?
• Débuter par les tâches simples : Supprimer les doublons, normaliser la sémantique des contenus sont des tâches simples mais essentielles.
• Priorisation du travail à la source : Il est essentiel de fiabiliser les process d’intégration de nouvelles données. Ceci permettra à terme de garantir la conformité des factures électroniques. Il est également tout aussi essentiel de sécuriser ses données afin d’éviter les fraudes et le vol d’informations critiques (exemple : RIB).
• Formation des acteurs : Intelligence Artificielle et interventions humaines doivent se combiner afin de maintenir l’exigence d’exactitude des données tiers.
• Utilisation d’outils dédiées : Des outils garantissent aux entreprises la conformité et la véracité des données de facturation. Citons notamment parmi ces solutions, Sage Bata Clean & Control.

Focus : Sage Data Clean & Control

Sage Data Clean & Control facilite la transition vers la facturation électronique grâce à une gestion optimisée des bases de données tiers. Cet outil automatise l’analyse, la correction d’erreurs et l’ajustement des données, assurant ainsi la conformité et la précision nécessaires pour l’émission et la réception de factures électroniques.

Il permet une intégration efficace avec les solutions Sage, garantissant des données à jour et conformes aux évolutions législatives, tout en offrant des fonctionnalités de vérification de TVA et de correction en masse.

Qui est concerné par la facture électronique ?

La facture électronique concerne essentiellement les entreprises et les professionnels qui sont engagés dans des transactions commerciales, qu’ils soient vendeurs ou acheteurs. Les entreprises établies, domiciliées ou ayant leur résidence habituelle en France, assujettis à la TVA, sont donc toutes concernées par les obligations du e-invoicing.

Le e-invoicing instaure l’échange dématérialisé des données de facturation pour les relations commerciales ou domestiques inter-entreprises.

Notons également le e-reporting qui concerne les autres échanges éventuelles des entreprises établies ou ayant leur résidence habituelle en France. Le e-reporting impose aux entreprise qui exportent, à celles qui importent des services et à celles qui vendent aux particuliers, de partager avec l’administration certaines informations. L’objectif étant au minima, l’exploitation de données statistiques commerciales.

Ce seront donc au total quatre millions d’entreprises françaises concernées et qui devront se mettre en conformité. La transition vers la facturation électronique est un mouvement global visant à moderniser les processus de facturation, à améliorer l’efficacité et à assurer la conformité avec les régulations fiscales et légales en vigueur.

La facture électronique concerne essentiellement les entreprises et les professionnels qui sont engagés dans des transactions commerciales, qu’ils soient vendeurs ou acheteurs.

La transition vers la facturation électronique est un mouvement global visant à moderniser les processus de facturation, à améliorer l’efficacité et à assurer la conformité avec les régulations fiscales et légales en vigueur.

Que va changer la facture électronique pour les entreprises ?

Ce qui va changer, c’est avant tout la manière de recevoir et d’adresser les factures.

• La facturation électronique est une révolution de l’information en ce qu’elle fait office de courrier suivi. Chaque phase de progression de la facture, de l’émetteur au récepteur, est en effet tracée et susceptible de notification à l’émetteur. Cette caractéristique est nommée « statuts ».
• Le pré-remplissage de la déclaration de TVA : Informés en temps réel de chaque facture, la DGFIP sera en mesure de faciliter la vie des entreprises, lesquelles n’auront plus qu’à valider la préparation de déclaration de TVA reçue à échéance.
• Réduction du délai de paiement : La transparence des informations relatives à la réception des factures par les clients, entraînera automatiquement une réduction mécanique des délais de paiement.

Des factures émises automatiquement conformes, des factures reçues enregistrées automatiquement dans la comptabilité, des déclarations de TVA préremplies, des échéances de règlements mieux respectées permettront une automatisation des tâches et de considérables gains de temps.

Les obligations pour les entreprises, quelles sont-elles ?

Ces obligations sont au nombre de cinq :

1. Produire les factures conformément à un format structuré. Ce format doit être lu directement par un logiciel sans aucune intervention humaine. Seul un éditeur de logiciels conformes ou un opérateur de dématérialisation pourront assurer cette tâche.
2. Intégrer à chacune des factures en cours des informations nouvelles listées par la DGFIP. Ainsi une facture, ne présentant pas ces mentions impératives, sera rejetée en amont de la remise du document à son destinataire.
3. Transférer les factures via une plateforme de dématérialisation qui peut être public (PFP comme Chorus par exemple) ou une plateforme dématérialisée privée (PDP).
4. Être identifié formellement par ses prestataires commerciaux. C’est la raison pour laquelle il faut s’inscrire dans l’annuaire central.
5. Il faut enfin déclarer sa plateforme partenaire. Il s’agit de l’accès à travers lequel l’entreprise sera à même de transmettre ses factures.

Qu’est-ce qu’une PDP et comment la choisir ?

Pour transmettre et recevoir des factures, il faut une sorte de sas d’accès. Celui-ci est nommée PDP (Plateforme de dématérialisation partenaire) ou PPF (Plateforme public de facturation)

Deux sortent de plateformes coexistent : PPF et PDP

• La plateforme public de facturation (PPF).
• Les plateforme portées par les éditeurs : les plateformes de dématérialisation partenaire ou PDP).

La plateforme PDF et les plateformes PDP permettent de poster des factures destinées aux clients et de réceptionner celles des fournisseurs. Elles permettent également de recevoir des informations sur l’avancement de vos factures au sein du système d’information des clients (e-invoicing).

La plateforme se charge de transmettre à l’administration, les données des transaction et de paiement (données relevant de l’obligation de e-reporting).

Pour ces informations de base, les services des PPF et des PDP sont en tous points similaires.

Quelle est alors l’utilité de la PDP ?

La PDP apporte des services supplémentaires permettant de fluidifier la gestion de l’entreprise.

Elle assurera de plus la gestion des échanges à l’export contrairement à la PPF qui assurera la gestion des flux inter entreprises en France uniquement. Pour les clients devant être facturés ou résidents hors de France, une PDP adaptée permettra d’envoyer, via le même circuit, les factures en France et à l’étranger. A noter que chaque entreprise restera libre de choisir sa plateforme en fonction de ses propres attentes et spécificités.

Comment choisir sa PDP ?

Des services à valeur ajoutée seront proposés par chaque PDP. Chaque service additionnel sera propre à une PDP. Quatre critères peuvent orientés la décision des entreprises quant au choix d’une PDP :

• La paternité de la plateforme : par qui est-elle développée et gérée ?
• La proximité technologique : un interopérabilité est essentielle entre la plateforme et le système d’information utilisée par l’entreprise. Cette connexion fluidifiera les échanges.
• L’utilisation de la PDP à l’international : pour une entité qui exporte une partie de ses biens et services, il sera plus pertinent d’opter pour une PDP qui assurera la gestion des échanges en France et à l’international.
• Les capacités techniques de la PDP : capacité à gérer les volumes, la gestion des délai de transmission des données.

Quid de la déclaration de TVA dans le cadre de la facture électronique ?

Le pré remplissage de la déclaration de TVA constitue l’objet même de la réforme

Lorsqu’une facture électronique est adressée à un client, l’administration fiscale récupère automatiquement les données utiles à la collecte de la TVA. L’administration est ainsi au courant en temps réel de l’émission des factures de chaque entreprise assujettie à la TVA et du contenu de chaque facture.

Cette information alimente alors le compte de TVA de l’entreprise émettrice de la facture et celui de l’entreprise destinataire de ce même document. L’une sera débitrice et la seconde créditrice.

La TVA peut selon l’activité de l’entreprise être exigible soit au moment de la facturation (cas des biens), soit au moment de l’encaissement de la rémunération de la prestation (cas des services).

L’administration fiscale reçoit une notification de paiement lorsque le vendeur active le statut ‘encaissé ». De manière similaire pour l’émission de la facture, l’information de règlement vient alimenter les deux comptes de TVA. Avec cette double information (émission et paiement), l’administration fiscale est en mesure de préremplir la déclaration de TVA pour chaque entreprise quelque soit le régime de TVA et la nature de l’activité. Pour parvenir à ce résultat, il sera cependant nécessaire que toutes les entreprises aient basculées dans la facturation électronique.

Les entreprises recevront alors une proposition de TVA qu’il conviendra de valider. La déclaration sera toujours à déposer selon la périodicité qui dépend directement du régime d’imposition. La pré déclaration ne sera qu’une facilité permise par l’échange des flux d’information inhérentes à la facturation électronique.

Rappel du calendrier de mise en place de la facturation électronique

Conformément à la Loi de finance 2024, le nouveau calendrier déployant progressivement l’usage obligatoire de la facture électronique s’articule en 2 phases espacées d’une année :

1^er septembre 2026 (ou au 1^er décembre 2026)

• Obligation d’émission et e-reporting pour les ETI et les Grandes Entreprises
• Obligation de réception pour toutes les entreprises

1^er septembre 2027 (ou au 1^er décembre 2027)

• Obligation d’émission et e-reporting pour toutes les entreprises, y compris TPE, PME et indépendants.

Rappelons que la facturation électronique est déjà obligatoire dans le cadre de la commande publique. La plateforme utilisée à cet effet et d’ors et déjà opérationnelle étant Chorus.