La modification de l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 introduit une exigence pour les entreprises françaises assujetties à la TVA d’adopter la facturation électronique, marquant une étape significative vers la digitalisation.
Quelles modalités entourent la facturation électronique et quels logiciels de gestion se révèlent conformes à ces nouvelles normes ?
Cette nouvelle réglementation exige que les entreprises ajustent leurs processus comptables pour gérer les factures électroniquement via des plateformes spécifiques dès septembre 2026.
Les factures électroniques, caractérisées par leur format structuré et dématérialisé, diffèrent des versions papier ou PDF simples, nécessitant ainsi une adaptation des pratiques commerciales et comptables actuelles.
Le calendrier de mise en œuvre des factures électroniques
Le déploiement de l’obligation de facturation électronique se fera en deux temps selon la taille des entreprises.
Les changements concernant la réception de factures électroniques
Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront :
- Accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs ;
- Être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale.
Il ne sera donc plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple.
Les évolutions relatives à l’émission de factures électroniques
À partir du 1er septembre 2026 pour les plus grandes, puis au 1er septembre 2027 pour les autres, toutes les entreprises devront :
- Disposer de la capacité d’émettre des factures électroniques dans les formats conformes ;
- Pouvoir les transmettre automatiquement vers leurs clients à travers une plateforme qu’elles auront librement choisie.
Processus de validation des factures électronique entre entreprises
Dans le processus de facturation électronique entre entreprises, les factures électroniques sont envoyées à travers des plateformes dédiées qui facilitent la transmission des informations à l’administration fiscale.
Les entreprises ont le choix entre utiliser un portail public, tel que Chorus Pro, ou des plateformes privées certifiées par la DGFiP.
Ces systèmes jouent un rôle d’intermédiaire, assurant la conformité des données transmises pour la TVA et la comptabilité nationale, simplifiant ainsi le dépôt et la réception des factures électroniquement.
Les plateformes de dématérialisation : PDP
Une plateforme de dématérialisation, fournisseur de services tiers, joue un rôle clé dans l’acheminement des factures électroniques entre entreprises, garantissant leur conformité et leur intégration dans les systèmes comptables.
Ces plateformes, certifiées par la DGFiP, offrent des services essentiels comme la conversion de formats de factures, la vérification de l’intégrité des données, l’extraction d’informations fiscales critiques, et la communication de ces données à l’administration fiscale.
Elles proposent également des avantages supplémentaires tels que l’attestation de transmission, le suivi des factures, l’archivage sécurisé, et le rapprochement des paiements, soulignant leur valeur ajoutée pour les entreprises dans le processus de facturation électronique.
Formats de facture électroniques conformes
Le décret 2022-1299 et son arrêté, publiés le 7 octobre 2022 indiquent les 3 formats de factures électroniques autorisés à partir du 1er septembre 2026 :
- XML UBL
- XML CII
Ces deux formats XML sont compatibles avec un flux EDI.
- Factur-X (PDF/A-3 XML CII)
Ce format hybride combine une facture format PDF/A-3 lisible par l’homme, et une facture format XML, lisible pour la machine.
La Factur-X se compose obligatoirement d’un PDF lisible joint dans un XML CII. Les données mentionnées dans la version PDF sont strictement identiques à la version XML.
Le fichier XML est le codage qui permet d’automatiser l’analyse, le traitement et l’intégration comptable de la facture. Ce format est compatible avec tous les logiciels comptables.
Les factures du vendeur seront converties au format Factur-X par les Plateformes de Dématérialisation Partenaires. Ainsi, les entreprises n’auront pas de manipulations supplémentaires à réaliser.
Il est à noter qu’un PDF lisible joint dans un XML UBL, comme pratiqué pour Chorus Pro, n’est pas admis.
Les plateformes donneront la possibilité aux clients de choisir le format dans lequel ils souhaitent réceptionner leurs factures d’achat.
Nouvelles obligations : e-invoicing et e-reporting
À partir du 1er septembre 2026, il sera nécessaire d’être équipé pour accueillir une facture électronique. Mais êtes-vous au courant que d’autres obligations relatives à la facturation électronique seront introduites progressivement jusqu’en 2027 ? Il est crucial de se préparer en avance pour ces futures exigences en matière de facturation électronique.
Réception de factures
- Dès le 1er septembre 2026, il ne sera plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple. Toutes les entreprises devront :
- Accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs
- Être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale.
Emission de factures
- À partir du 1er septembre 2026 pour les plus grandes, et progressivement jusqu’en septembre 2027 pour les autres, toutes les entreprises devront :
- disposer de la capacité d’émettre des factures électroniques dans les formats conformes
- Pouvoir les transmettre automatiquement à leurs clients à travers à une plateforme qu’elles auront librement choisie.
La conformité des factures
Assurez-vous d’être en conformité. Quatre modalités de facturation électronique seront acceptées :
- L’échange des factures aux formats structurés, répondant à la norme européenne EN16931 (formats UBL 2.A et CII) avec obligation pour les plateformes (publique ou privées) de produire un lisible.
- L’échange des factures en format mixte, répondant à la norme européenne EN16931, associant des données structurées et un PDF lisible à l’écran ; le standard franco-allemand Factur-X est le plus connu de ces formats mixtes. Il représente la facture originale et embarque un fichier de données structurées (XML)
- Des formats optionnels (format EDIFACT, par exemple), sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur/acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
- Des flux dématérialisés (via EDI, API…) ou une saisie en ligne sur la plateforme publique
Les obligations d’archivage
Il sera obligatoire de conserver les factures électroniques dans leur format informatique original. L’archivage consiste en un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.
Quatre statuts, obligatoires, seront communiqués par toutes les plateformes :
- Déposée
- Rejetée
- Refusée
- Encaissée
D’autres statuts (mise à disposition ; prise en charge ; approuvée ; approuvée partiellement ; paiement transmis), recommandés mais facultatifs, et d’autres encore, dits libres, seront inclus ou non dans les offres de services des plateformes. Ces statuts vont pouvoir être traités comme des informations de gestion et non comme des informations de facture. En clair, la gestion du crédit clients, la gestion de la trésorerie et la business intelligence s’en trouvent profondément optimisées.
Le e-reporting
Le e-reporting est la transmission de données à l’administration fiscale. Ces nouveaux flux doivent être transmis :
- en cas de transaction B2B internationale pour les factures envoyées ou reçues (hors importation de biens)
- en cas de transaction B2C (factures, Z caisse, transaction hors factures)
- pour l’encaissement (lorsqu’il est relatif aux factures de prestation de service dont la TVA est collectée à l’encaissement)
Comment ça marche ?
La fréquence des flux e-reporting est définie en fonction du régime de TVA de l’entreprise. La plateforme d’émission choisie par l’entreprise (PPF ou PDP) concentre et transmet ces flux à destination de l’administration fiscale.
Les éditeurs de logiciels de gestion et la facturation électronique
Les éditeurs de logiciels de gestion doivent intégrer ces évolutions et les anticipent d’ailleurs dès à présent. Parmi ces éditeurs, citons notamment Sage avec, par exemple, la solution Sage 100 Gestion commerciale.
La facturation électronique avec Sage 100 Gestion Commerciale représente une avancée majeure pour les entreprises cherchant à moderniser leurs processus de gestion commerciale et à se conformer aux nouvelles réglementations en vigueur en France.
Cette solution permet aux entreprises de toutes tailles de gérer efficacement leur cycle de vente, de l’émission des devis à la facturation, tout en optimisant leur chaîne commerciale grâce à une automatisation poussée et une conformité garantie.
Intégration et conformité de Sage 100 Gestion commerciale
Sage 100 Gestion Commerciale s’intègre parfaitement dans l’écosystème numérique des entreprises, facilitant non seulement la gestion des factures mais aussi celle des stocks, des achats et des relations avec les clients et fournisseurs.
La solution est conçue pour répondre aux exigences de la facturation électronique en France, notamment en se conformant aux normes et formats de factures numériques comme Factur-X et UBL, qui sont essentiels pour le respect des obligations légales et la facilitation des échanges interentreprises.
Fonctionnalités clef et avantages de Sage 100 Gestion commerciale
- Automatisation des processus de facturation : Sage 100 permet une gestion fluide de l’ensemble de la chaîne commerciale grâce à l’automatisation des processus de facturation, réduisant ainsi les erreurs manuelles et accélérant le cycle des ventes.
- Gestion de la conformité : La solution assure une mise à jour continue pour respecter les dernières réglementations en matière de facturation électronique, offrant une tranquillité d’esprit aux entreprises concernant leur conformité fiscale.
- Optimisation de la gestion des stocks et des achats : Sage 100 offre des outils avancés pour la gestion des stocks et des processus d’achat, permettant aux entreprises de réduire les coûts et d’améliorer leur efficacité opérationnelle.
- Accès et mobilité : Avec Sage 100, les utilisateurs peuvent accéder à leurs données commerciales et financières en temps réel, depuis n’importe quel appareil, garantissant une prise de décision rapide et éclairée.
Sage Data Clean & Control ; un assistant permettant de mettre à jour les données obligatoires pour le passage à la facturation électronique
En anticipation du passage à la facturation électronique, Sage a introduit le module Data Clean & Control dans sa version 10 de Sage 100 Gestion Commerciale.
Ce module aide les entreprises à préparer leurs données pour la facturation électronique en vérifiant, ajustant et nettoyant les bases de données pour garantir leur compatibilité avec le processus de facturation électronique. Cette fonctionnalité souligne l’engagement de Sage à accompagner les entreprises dans leur transition numérique, en simplifiant la conformité et en optimisant les opérations commerciales.
En pratique, Sage Data Clean & Control :
- Analyse les données clients, fournisseurs et paramètres
- Identifie et correction des erreurs avec l’assistant et directement dans les listes
- Alimente et contrôle les numéros Siren / Siret, lesquels constituent une clé indispensable pour les transactions
- Effectue des contrôles évolutifs
Il permet ainsi de garantir la qualité des données pour générer automatiquement le bon type de flux, le canal de communication associé, l’intégration dans votre solution de gestion, la génération des flux et cycle de vie.
Il automatise la génération des écritures et le rapprochement des documents de ventes.
Il permet d’accéder à des plateformes de dématérialisation partenaires. et permet des contrôles évoluant avec la législation et la réforme. Ces contrôles doivent être effectués à chaque intégration de données, écritures, factures, bon de commande pour assurer le suivi des flux et du cycle de vie.
Pour conclure
Sage 100 Gestion Commerciale se positionne comme un allié clé pour les entreprises qui cherchent à naviguer dans le paysage complexe de la facturation électronique. En offrant une solution complète et intégrée qui répond aux besoins de conformité, d’efficacité et de mobilité, Sage aide les entreprises à se préparer au mieux aux défis futurs et à saisir les opportunités qu’offre la digitalisation des processus financiers et commerciaux.
Qu'en pensez vous ?