Rappel des règles issues du PCG : qu’est ce que la validation ?

Selon le PCG, le caractère définitif des écritures comptables doit être assuré par une procédure de validation qui doit interdire toute modification ou suppression de l’enregistrement.

De même, selon l’administration fiscale, la validation résulte d’un traitement informatique volontaire, activé grâce à une fonction du logiciel, dans le but de figer les différents éléments de l’écriture. Une fois validée, une écriture ne peut être corrigée que par une contre-passation et une nouvelle écriture.

Remarquons qu’un logiciel qui permettrait de modifier ou supprimer postérieurement à la validation une écriture validée ne garantirait pas l’irréversibilité et l’intangibilité des écritures validées. L’administration serait alors fondée à contester le caractère régulier et probant de la comptabilité. De plus, son éditeur encourait de lourdes sanctions financières et pénales, ainsi que le contribuable qui procéderait intentionnellement à de telles suppressions ou modifications.

Par ailleurs, le PCG énonce que :

  • toute donnée comptable entrée dans le système de traitement est enregistrée sur tout support offrant toute garantie en matière de preuve,
  • les documents informatiques tenant lieu de livre-journal et livre d’inventaire sont identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

Contraintes fiscale sur le FEC : écritures validée avant le dépôt d’une déclaration

L’administration a explicitement précisé que les écritures du FEC, même sur une période qui ne coïncide pas avec l’exercice clôturé, doivent être intangibles (c’est-à-dire validées) dès lors qu’elles justifient une déclaration qui a été déposée.

En conséquence, la date de validation doit figurer dans le FEC remis lors d’une vérification de comptabilité portant sur la TVA de l’exercice en cours.

Défaut de conformité du FEC pour écritures non validées : redressements

En octobre dernier, de nombreuses revues spécialisées ont signalé un récent redressement fiscal dont la motivation a suscité de nombreuses réactions. L’un des syndicats professionnels d’expert comptables a d’ailleurs fait circuler une pétition demandant « le retrait pur et simple de la dernière doctrine administrative qui impose la validation des écritures à chaque déclaration ».

En l’espèce, l’analyse du FEC avait permis au vérificateur de constater que les écritures d’amortissement n’étaient toujours pas validées à la date d’envoi de la déclaration fiscale. Considérant que les dotations n’étaient pas passées valablement en comptabilité, le vérificateur a refusé leur déduction du résultat.

Depuis, d’autres contribuables se sont vus notifier des redressements pour des motifs similaires.

Les difficultés pratiques auxquelles sont confrontés les cabinet comptables

les experts comptables se trouvent toutefois confrontés en pratique, aux difficultés suivantes :

  • La transmission tardive des pièces par les TPE, qui ne remettent au Cabinet leurs justificatifs qu’au dernier moment (la fameuse boite à chaussures qui recueillent en vrac toutes les factures et preuves de paiement !),
  • la récupération parfois difficile des informations permettant de passer les écritures d’inventaires,
  • la nécessité de corriger fréquemment les écritures en brouillard récupérées auprès des clients, faute d’une imputation ou d’un schéma comptable pertinent,
  • le fonctionnement de certains logiciels de tenue. En effet, certains imposent d’émettre la liasse fiscale pour pouvoir ensuite valider les écritures et clôturer les comptes. D’autres n’intègrent pas de notion de validation à proprement parler, mais seulement une clôture annuelle.

Par ailleurs, l’opération de validation n’existe pas dans certains ERP, qui ne comportent pas d’enregistrement des écritures en brouillard, suivi d’une véritable opération de figement supposée rendre irréversibles les enregistrements comptables. Enfin, d’autres progiciels de gestion intégrée permettent, bien que les écritures aient été théoriquement validées, une modification à postériori des libellés.

Dans le contexte, on peut comprendre que la position de la DGFIP suscite de vives réactions : il est, dans les faits, parfois quasi-impossible de valider les écritures comptables avant l’émission de la liasse fiscale, soit que l’organisation du client ne le permette pas, soit que l’outil informatique l’empêche.

La suite de cet article sur ce blog : Quels sont les fondements invoqués par l’administration fiscale dans le cadre du contrôle FEC ?