A l’issue du contrôle URSSAF, l’inspecteur du recouvrement communique à l’employeur une « lettre d’observations ». Elle permet à l’employeur de formuler sa réponse en fonction des éléments qu’elle mentionne. La suite des opérations en dépend…

A l’issue du contrôle

Formalité incontournable

Au terme de tout contrôle URSSAF, même si aucune infraction n’est relevée, l’inspecteur du recouvrement communique à l’employeur un document dénommé « lettre d’observations ».

L’envoi de cette lettre constitue une formalité substantielle. Le fait que l’agent de contrôle établisse, clôture et transmette son rapport de contrôle avant d’avoir communiqué ses observations entraîne la nullité des mises en demeure postérieures.

c’est à l’URSSAF de prouver l’envoi de cette lettre. Elle le fera soit en LRAR, soit par remise en main propre contre décharge. Sa signature ne vaut pas acceptation de son contenu.

Délai non défini

Le délai pour l’envoyer à l’issue du contrôle n’est pas défini. Ainsi, lorsqu’une URSSAF envoie une première lettre d’observations non valablement notifiée, elle peut en transmettre une seconde, qui produira tous ses effets.

Mentions obligatoires

Les mentions de base

La  lettre d’observations, datée, signée, mentionne l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée et la date de fin de contrôle. Elle mentionne également s’il y a lieu :

  • les observations faites lors du contrôle, assorties de l’indication de la nature, du mode de calcul et du montant des redressements,
  • les éventuelles majorations et pénalités appliquées pour travail dissimulé, pour absence de mise en conformité.

La lettre d’observation n’est pas valable si elle n’indique pas clairement le mode de calcul du redressement.

Récidive ou mauvaise foi

En cas de réitération d’une pratique ayant fait déjà l’objet d’une observation ou d’un redressement lors d’un précédent contrôle, la lettre d’observations précise les éléments caractérisant le constat d’absence de mise en conformité. Le cas échéant, la lettre mentionne les motifs qui conduisent à ne pas retenir la bonne foi.

A noter que le contrat d’absence de mise en conformité et de bonne foi est contresigné par le directeur de l’URSSAF.

Invitation de l’employeur à répondre

La lettre d’observations doit indiquer que l’employeur dispose d’un délai de 30 jours pour répondre et qu’il a la possibilité de se faire assister du conseil de son choix pour formuler cette réponse.

L’indication de la possibilité de se faire assister tout comme celle relative au délai de trente jours sont des formalités substantielles. L’absence de l’une ou l’autre entraîne la nullité de la totalité de la procédure de contrôle.

Quelles sont les suites de la lettre ?

Réponse de l’employeur

Si l’employeur répond à la lettre d’observations dans le délai de 30 jours, l’inspecteur du recouvrement doit lui répondre. En l’absence de réponse de l’employeur dans ce délai, l’URSSAF peut engager la mise en recouvrement du redressement en passant directement au procès-verbal de contrôle.

L’employeur qui ne répond pas aux observations de l’URSSAF garde la faculté de contester, par la suite, l’insuffisance de ces observations en justice.

Procès verbal de contrôle

A l’expiration du délai de 30 jours, l’inspecteur du recouvrement transmet à l’URSSAF dont il relève le procès-verbal de contrôle faisant état de ses observations ainsi que la réponse éventuelle de l’employeur et son propre courrier de réponse.

Le procès-verbal ne peut pas être clôturé avant l’expiration du délai de 30 jours.