Recruter un apprenti en 2025 reste une stratégie RH et fiscale intéressante, mais la réglementation évolue fortement cette année. Voici tout ce qu’il faut savoir pour établir la fiche de paie d’un apprenti, optimiser les exonérations, anticiper les coûts et respecter la conformité sociale et fiscale.

1. Définir précisément son effectif

Le seuil de 11 salariés reste déterminant pour le régime d’exonération de l’apprentissage. L’effectif se calcule tous établissements confondus, sur la moyenne des effectifs mensuels de l’année précédente, selon les règles du Code du travail :

  • au 31 décembre précédant la conclusion du contrat d’apprentissage
  • selon les règles prévues par le Code du travail

Les apprentis sont exclus du décompte de l’effectif : une entreprise de 12 salariés + 2 apprentis reste éligible au régime « moins de 11 salariés ».

En cas de franchissement du seuil de 11 salariés, le régime favorable « moins de 11 » s’applique encore pendant deux ans pour les contrats conclus après le franchissement.

2. Calcul du salaire de l’apprenti en 2025

Le salaire minimum d’un apprenti dépend de son âge et de l’année d’exécution du contrat. Il est exprimé en pourcentage du SMIC brut (1 801,80 € au 1er janvier 2025) ou du salaire minimum conventionnel si plus favorable.

Année du contrat 16-17 ans 18-20 ans 21-25 ans 26 ans et +
1ère année 27 % (486,49 €) 43 % (774,77 €) 53 % (954,95 €) 100 % (1 801,80 €)
2ème année 39 % (702,70 €) 51 % (918,92 €) 61 % (1 099,10 €) 100 % (1 801,80 €)
3ème année 55 % (990,99 €) 67 % (1 207,21 €) 78 % (1 405,40 €) 100 % (1 801,80 €)

La rémunération est réévaluée dès le mois suivant l’anniversaire de l’apprenti si cela change sa tranche d’âge.

3. Exonérations et cotisations sociales en 2025

Moins de 11 salariés et artisans

  • Exonération quasi-totale des cotisations patronales et salariales (URSSAF, chômage, ARRCO, CSG, CRDS).
  • Seules la cotisation accidents du travail (AT) et, le cas échéant, les cotisations supplémentaires d’AT ou de retraite complémentaire sur la part excédant le taux minimum restent dues.

11 salariés et plus

  • Exonération des cotisations patronales et salariales d’assurance maladie, vieillesse, allocations familiales, et des cotisations salariales de retraite complémentaire, AGFF et chômage.
  • Restent dues : part patronale chômage, AGS, ARRCO, AGFF, FNAL, contribution solidarité autonomie, versement transport, participations construction et formation, taxe sur les salaires, taxe d’apprentissage, cotisation AT.

Nouveauté 2025 : abaissement du plafond d’exonération

  • Contrats conclus avant le 1er mars 2025 : exonération des cotisations salariales jusqu’à 79 % du SMIC, exonération totale de CSG/CRDS.
  • Contrats conclus à partir du 1er mars 2025 : exonération limitée à 50 % du SMIC (soit 900,90 €) ; au-delà, assujettissement aux cotisations salariales et à la CSG (9,2 %) et CRDS (0,5 %).

Conséquence : la rémunération nette des apprentis baisse pour les nouveaux contrats signés à partir du 1er mars 2025.

4. Taxe sur les salaires 2025

La taxe sur les salaires concerne les employeurs non assujettis à la TVA sur 90 % au moins de leur chiffre d’affaires.

  • Moins de 11 salariés : exonération totale sur la rémunération des apprentis.
  • 11 salariés et plus : exonération limitée à la part de la rémunération inférieure ou égale à 50 % du SMIC. La part excédant ce seuil est soumise à la taxe sur les salaires (taux progressifs : 4,25 %, 8,5 %, 13,6 % selon les tranches).

La base de calcul de la taxe sur les salaires est alignée sur l’assiette de la CSG/CRDS.

5. Aide à l’embauche d’apprentis en 2025

Pour tout contrat signé entre le 24 février et le 31 décembre 2025 :

  • 5 000 € pour les entreprises de moins de 250 salariés
  • 2 000 € pour les entreprises de 250 salariés et plus
  • 6 000 € pour l’embauche d’un apprenti en situation de handicap

L’aide est versée pour la première année du contrat, sous réserve de déclaration sur la plateforme SYLAE et validation par l’OPCO. Après la première année, d’autres dispositifs peuvent prendre le relais.

6. Fiscalité et paie des apprentis

  • La rémunération de l’apprenti est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du SMIC annuel (environ 18 000 € en 2025).
  • L’employeur doit déclarer le montant imposable dans la DSN.
  • Le net imposable doit tenir compte de l’exonération spécifique aux apprentis.

7. Gestion de la paie et optimisation avec l’IA

  • L’utilisation de logiciels de paie intégrant l’IA (Sage, Cegid, EBP, etc.) permet d’automatiser la gestion des profils apprentis, de fiabiliser les paramétrages, de détecter les anomalies et d’anticiper les évolutions réglementaires.
  • Les outils modernes facilitent la génération de bulletins conformes, la gestion des aides et le suivi des exonérations.

8. Points de vigilance et conseils d’expert-comptable

  • Anticipez la hausse du coût de l’apprentissage pour les contrats signés à partir du 1er mars 2025 (plafond d’exonération abaissé, taxe sur les salaires partielle).
  • Vérifiez la date de signature et de début d’exécution du contrat pour appliquer le bon régime social et fiscal.
  • Optimisez votre effectif en excluant les apprentis du calcul, ce qui peut permettre de rester sous le seuil des 11 salariés.
  • Intégrez l’IA dans vos processus RH et paie pour fiabiliser les paramétrages et anticiper les évolutions réglementaires.
  • Respectez la revalorisation du SMIC ou du SMC, et vérifiez les éventuels accords de branche plus favorables.

Conclusion

La réforme 2025 modifie en profondeur le régime social et fiscal de l’apprentissage, notamment pour les entreprises de 11 salariés et plus, avec un plafond d’exonération abaissé à 50 % du SMIC et une taxation accrue au-delà. L’intégration de l’IA dans la gestion de la paie devient incontournable pour optimiser la conformité et la performance sociale de l’entreprise. Faites-vous accompagner par un expert-comptable pour sécuriser vos pratiques et maximiser les avantages de l’apprentissage.

FAQ – Paie des apprentis en 2025

Q : Un apprenti doit-il recevoir une fiche de paie ?

Oui, l’employeur doit obligatoirement remettre une fiche de paie à l’apprenti chaque mois, comme pour tout salarié. La fiche de paie doit mentionner le salaire, les exonérations et les cotisations applicables.

Q : Comment calculer le salaire d’un apprenti en 2025 ?

Le salaire d’un apprenti dépend de son âge et de l’année d’exécution du contrat. Il correspond à un pourcentage du SMIC brut :

  • 1ère année : 27 % à 53 % du SMIC selon l’âge
  • 2ème année : 39 % à 61 % du SMIC
  • 3ème année : 55 % à 78 % du SMIC
  • 26 ans et plus : 100 % du SMIC à chaque année

Le salaire minimum conventionnel peut s’appliquer si plus favorable.

Q : Quelles sont les exonérations de cotisations pour les apprentis en 2025 ?

Pour les contrats conclus avant le 1er mars 2025 :
– Exonération de cotisations salariales jusqu’à 79 % du SMIC (1 424 €)
– Exonération totale de CSG/CRDS
– Exonération d’impôt sur le revenu dans la limite du SMIC annuel
Pour les contrats conclus à partir du 1er mars 2025 :
– Exonération de cotisations salariales et de CSG/CRDS jusqu’à 50 % du SMIC (900,90 €)
– La part de salaire au-delà de ce seuil est soumise aux cotisations classiques
– Exonération d’impôt sur le revenu dans la limite du SMIC annuel

Q : Pourquoi le salaire net des apprentis baisse-t-il en 2025 ?

Depuis mars 2025, le plafond d’exonération des cotisations salariales et de CSG/CRDS est abaissé à 50 % du SMIC pour les nouveaux contrats. Au-delà, des prélèvements sociaux sont dus, ce qui réduit le salaire net par rapport aux années précédentes.

Q : Quelles charges restent dues par l’employeur pour un apprenti ?

  • La cotisation accidents du travail (AT)
  • Les cotisations patronales de retraite complémentaire pour la part excédant le taux minimum
  • La part patronale chômage, AGS, ARRCO, AGFF
  • Le FNAL, la contribution solidarité autonomie, le versement transport
  • Les participations construction et formation
  • La taxe sur les salaires
  • La taxe d’apprentissage

Q : Les aides à l’embauche d’apprentis changent-elles en 2025 ?

Oui, les aides sont revues à la baisse :

  • 5 000 € pour les entreprises de moins de 250 salariés
  • 2 000 € pour les entreprises de 250 salariés et plus
  • 6 000 € pour l’embauche d’un apprenti en situation de handicap

Ces montants s’appliquent pour les contrats signés à partir du 24 février 2025.

Q : Le salaire de l’apprenti est-il imposable ?

Le salaire de l’apprenti est exonéré d’impôt sur le revenu dans la limite du SMIC annuel (environ 20 815 € en 2025). Seule la part dépassant ce seuil est imposable.

Q : Les apprentis sont-ils inclus dans le calcul de l’effectif de l’entreprise ?

Non, les apprentis sont exclus du calcul de l’effectif, ce qui peut permettre à une entreprise de rester sous le seuil de 11 salariés et de bénéficier d’un régime d’exonération plus favorable.

Q : Quelles sont les obligations de l’employeur lors de l’embauche d’un apprenti ?

  • Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
  • Remise d’un contrat écrit d’apprentissage
  • Transmission du contrat à l’OPCO
  • Remise d’une fiche de paie mensuelle

Q : Un apprenti bénéficie-t-il d’une mutuelle d’entreprise ?

Oui, l’apprenti est un salarié à part entière et doit bénéficier de la complémentaire santé collective, sauf s’il demande une dispense dans certains cas (ex : couverture par la mutuelle de ses parents).