Cet article permet de résumer les évolutions fonctionnelles et ergonomiques du logiciel Ebp Association de 2005 à nos jours.

Ebp Association 2005

Look XP et nouvelle ergonomie

Votre logiciel Ebp Association s’adapte aux thèmes de Windows XP et dispose d’une barre de navigation ergonomique accessible en permanence. Elle vous propose les opérations essentielles pour votre gestion.

Duplication de fiches

Afin d’éviter les saisies répétitives vous pouvez dupliquer vos fiches d’activité, cotisations et matériels.

Reçu fiscal mensuel

Imprimez pour chaque donateur un reçu fiscal mensuel au format Cerfa 11580*02.

Gestion des NPAI (N’habite Plus à l’Adresse Indiquée)

Économisez sur vos frais d’affranchissement. Vous pouvez cocher les membres dont l’adresse est erronée et imprimer uniquement la liste des membres dont l’adresse est exacte.

Infos pratiques

Aidez-vous des infos pratiques pour respecter vos obligations : formalités pour la création d’une association, le conseil d’administration, les statuts, le règlement intérieur…

Modèles types

Rédigez aisément vos documents officiels grâce aux 40 modèles types inclus dans le logiciel : procès verbal, bulletin d’adhésion, courrier de demande de subvention…

Modèles d’impression personnels

Vous disposez de 2 modèles paramétrables pour réaliser vos cartes de membres.

Ebp Association 2006

Gestion des places et de la surréservation

Vous pouvez désormais connaître en temps réel le nombre de places restantes et vendues pour vos activités. Il suffit simplement de saisir le nombre de places disponibles pour une activité, ainsi que le nombre de places disponibles en sur-réservation.

Saisie des cotisations plus rapide

Vous pouvez sélectionner les membres se rattachant à la même cotisation en renseignant le montant de la cotisation ainsi que les dates de début et de fin de l’abonnement. Le logiciel fait le reste.

Edition d’un reçu fiscal annuel

Fournissez à chaque donateur un reçu fiscal annuel au modèle Cerfa récapitulant la totalité de ses dons.

Transfert des données sur le site Oxatis

Vous pouvez publier la liste de vos activités depuis EBP Association 2006 vers votre site Internet*. Aucune ressaisie n’est nécessaire et vous obtenez immédiatement le descriptif de vos activités avec les tarifs et les places disponibles. Vous pouvez même ajouter des illustrations.

* via EBP Web Asso, application à acquérir séparément.

Plan comptable adapté aux associations

Le logiciel intègre désormais un plan comptable Association de référence Loi 1901. Vous pouvez ainsi personnaliser votre plan comptable en intégrant des éléments du plan Loi 1901.

Localisation des membres

Vous pouvez exporter la liste de vos membres dans EBP Cartographie & Décisions 2006* et visualiser ainsi leur répartition sur la carte de France selon différents critères : adresse, code postal, ville, type de membre…

* logiciel à acquérir séparement.

Intégration de logos et d’images

Vous pouvez intégrer dans vos fiches membres des photos sous différents formats (gif, jpg, jpeg, bmp) ainsi que le logo de votre association dans les propriétés du  dossier.

Ajout de modèles types

Vous disposez de modèles supplémentaires pour vous aider dans l’administration de votre association : demande de subvention, fiche de remboursement de frais, lettre  de demande d’ouverture d’un compte bancaire.

Modèles d’impression personnels

De nouveaux modèles d’impression paramétrables sont disponibles :

Composition du bureau

  • Propriétés du dossier
  • Coordonnées bancaires (RIB)
  • Liste des émargements
  • Liste détaillé des membres par activité

Ebp Association 2007

Compatibilité Windows Vista®

EBP a fait le nécessaire pour qu’Ebp Association 2007 soit compatible avec ce nouveau système d’exploitation. Si vous travaillez sous un environnement Windows Vista®, vous pourrez donc continuer à pleinement tirer partie de votre logiciel sans aucun problème.

Tableau de bord

Le logiciel est désormais doté d’un tableau de bord qui se lance automatiquement dès l’ouverture. Vous pouvez visualiser le nombre d’adhérents
inscrits et le nombre d’activités enregistrées. Les graphiques vous permettent d’obtenir instantanément des informations clés sur votre association comme l’évolution de vos recettes et dépenses sur les 12 derniers mois.

Publipostage par e-mail

Avec la fonction « Publipostage » vous pouvez envoyer depuis le logiciel des informations par e-mail (bulletin d’adhésion, lettre d’information…) à vos adhérents. De plus un message d’avertissement vous indique les adresses erronées et les adresses vides.

Onglet « Médical » dans les fiches adhérents

Les fiches adhérents s’enrichissent d’un onglet « Médical ». Vous pouvez y renseigner toutes les informations liées au certificat médical, au médecin, aux personnes à prévenir en cas d’urgence… Pratique si vous êtes une association ou un club sportif !

Gestion des activités

Les fiches activités s’enrichissent de nouveaux champs :

  • vous pouvez désormais renseigner l’adresse complète dans la fiche
  • vous disposez d’un onglet « Contacts », vous permettant de créer et d’associer des personnes à chaque activité : moniteur, gérant… Vous pouvez renseigner 4 contacts au maximum. Toutes ces informations (adresse et contacts) sont exportables vers le site de votre Association si  vous possédez EBP Web Asso (application à acquérir séparément).

Ebp Association 2008

Gestion des liens de parenté des adhérents

A partir de la fiche « Adhérent », onglet « Etat-Civil », vous pouvez définir un lien de parenté (enfant, parent, conjoint) reliant la fiche adhérent à une autre personne (adhérente ou pas).

Gestion des remboursements

A partir de la fiche « Adhérent », le logiciel vous permet de générer un remboursement pour une cotisation, une activité…. Le montant du remboursement sera automatiquement déduit du «reste dû» de l’entête de l’adhérent.

Gestion des partenaires

Dans l’onglet «Contacts » des fiches activités, vous pouvez désormais gérer les partenaires associés à vos activités grâce aux champs « Titre » et « Raison sociale » qui vous permettent d’indiquer les informations sur les sociétés partenaires.

Gestion des horaires des activités

Avec la version 2008 du logiciel, vous pourrez définir des horaire précis pour vos activités. Vous pourrez également gérer les activités récurrentes de type hebdomadaire ou mensuelle (ex : atelier poterie tout les lundis, perfectionnement tennis le 1er mardi de chaque mois à 19h30….). Ces horaires seront ensuite automatiquement reportés dans le planning des activités.

Planning

EBP Association se dote d’un planning. Pratique pour organiser et repérer plus facilement vos activités, vos prêts de matériel, noter vos RDV….

Le planning vous permet :

  • de visualiser le matériel utilisé (tranche horaire, type de matériel…)
  • de visualiser les activités prévues sur la journée, la semaine, le mois….
  • Vous pouvez également consulter le planning sous la forme « Planning des activités par adhérent ». Ceci vous permet de voir pour un adhérent et une période défini, les activités auxquelles il participe.

Rattachement d’adhérents à une activité

Tout comme il est possible de rattacher plusieurs adhérents à une cotisation, vous pouvez maintenant affecter automatiquement plusieurs adhérents à une activité, à  partir de la fiche « Activité ». Le rattachement s’effectue pour une sélection d’adhérents pour un tarif unique et une quantité de place unique.

Ebp Association 2009

Le tableau de bord

Des alertes ont été ajoutées dans le tableau de bord vous indiquant le nombre d’adhérents ayant des cotisations et/ou activités non réglées, les adhésions et certificats médicaux expirés… En un clic vous accédez à la liste souhaitée et pouvez ainsi prendre les mesures nécessaires pour informer vos adhérents.

Gestion des adhérents en sommeil

Si vous avez des adhérents qui ne sont plus actifs mais que vous ne souhaitez pas supprimer de votre base, vous avez désormais la possibilité de mettre des fiches en sommeil. Ainsi ils n’apparaîtront plus dans l’affichage de votre liste.

Gestion des remises

Vous pouvez appliquer des remises sur vos cotisations et vos activités.

Amélioration de la gestion du matériel

Vous pouvez ajouter jusqu’à 4 contacts sur la fiche et imprimer également la liste des matériels.

Planning

Le planning gagne en souplesse vous permettant d’ajouter, de modifier ou de supprimer des activités et/ou du matériel directement dans celui-ci. Il est également possible d’affecter une périodicité de type « Quotidienne » sur les horaires des activités.

Communication avec l’Expert-Comptable

Vous pouvez exporter vos écritures comptables au format de nombreux logiciels : EBP, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM.

Champs personnalisables

Il est désormais possible de renommer les champs persos.

Gestion des contacts / partenaires

Sur les fiches contacts/partenaires est indiqué les activités et matériels auxquels ils sont rattachés.

Impressions

Vous avez le choix d’imprimer vos états/documents avec le nom de l’association et/ou le nom du dossier.