L’employeur à l’obligation de rembourser au salarié les frais exposés pour son travail et dans l’intérêt de l’entreprise. Pour ce faire, il peut opter pour un remboursement forfaitaire. Attention toutefois aux erreurs dans ce qui peuvent s’avérer un exercice difficile.

La clause de remboursement forfaitaire

Remboursement incontournable

L’employeur doit rembourser au salarié les frais qu’il a exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. S’il ne le fait pas, il s’expose au risque d’être condamné en justice à verser des sommes au salarié, par exemple, pour ses frais de repas.

La clause du contrat de travail mettant ces frais à la charge du salarié est nulle.

Le remboursement forfaitaire

L’employeur ne peut pas fixer unilatéralement le remboursement des frais professionnels en dessous de leur coût réel. Cependant plutôt que de rembourser au réel sur présentation d’un justificatif de dépenses, l’employeur peut mettre en place un remboursement forfaitaire qui simplifie la gestion de la paie.

Une clause du contrat de travail peut alors prévoir, en contrepartie du versement d’une somme prédéterminée, que le salarié supportera la charge de ses frais professionnels. Encore faut-il :

  • que le forfait soit clair, précis et accepté par le salarié,
  • que la rémunération proprement dite du travail respecte le SMIC ou le minimum conventionnel.

Trois écueils à éviter…

Évaluer précisément la contrepartie

L’employeur doit indiquer une somme précise et forfaitaire. La contrepartie doit être évaluable, faut de quoi il est impossible de vérifier que la rémunération du travail respecte le salaire minimum. A titre d’exemple, il est impossible de prévoir que le salarié converse à sa charge les frais de carburant afférents à ses déplacements professionnels moyennant en contrepartie la mise à disposition d’un véhicule.

Ne pas sous-évaluer le forfait

Le forfait ne doit pas être sans rapport avec la réalité des frais professionnels exposés par le salarié. Par exemple, une somme de 230 euros prévue forfaitairement a été jugé « manifestement disproportionnée », comparée au coût réel des dépenses en raison des exigences de l’employeur en nombre de visites, résultats et participations aux réunions partout en France et étant payé sur la base du SMIC.

A noter qu’un forfait sous-évalué est inopposable au salarié. Mais il faut que ce dernier prouve l’existence des frais professionnels allégués pour obtenir la condamnation de l’employeur à verser un complément de remboursement de frais.

Le remboursement ne peut pas être lié à la réalisation d’objectifs

D’une manière générale, l’employeur ne peut pas subordonner le remboursement des frais professionnels à la réalisation par le salarié de ses objectifs. La clause de remboursement forfaitaire doit veiller à respecter ce principe. Par exemple, la clause ne peut donc pas :

  • limiter la prise en charge par l’employeur du coût des cadeaux faits par le salarié à ses clients à titre professionnel à 2% du chiffre d’affaires annuel de ce salarié,
  • mettre à la charge du salarié des frais supplémentaires en cas de non-atteinte de ses objectifs.