Formation : VAE et CPF : comprendre les nouvelles règles d’éligibilité

VAE et CPF : comprendre les nouvelles règles d’éligibilité pour réussir votre parcours en 2025

La Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) a été réformée en profondeur au cours des dernières années. Objectif affiché par l’État : en faire un véritable levier de reconnaissance des compétences acquises en situation de travail. Mais pour les candidats comme pour les organismes accompagnateurs, la réforme pose de nombreuses questions. Quelles sont les étapes ? Quelles dépenses sont financées par le CPF ? Quels documents faut-il fournir ? Et surtout, comment ne pas se perdre dans une procédure perçue comme administrative et complexe ?

Cet article fait le point sur les dernières règles d’éligibilité à la VAE, telles que détaillées dans les textes officiels publiés en 2021 et mis à jour par le décret n° 2025-663 du 18 juillet 2025. Notre objectif ? Rendre ces règles accessibles à tous : candidats à la VAE, RH, responsables formation, dirigeants de TPE/PME, et bien sûr organismes de formation comme IG Conseils.

La VAE aujourd’hui : pourquoi tant d’enjeux autour de son financement et de son encadrement ?

La VAE permet à toute personne, salariée ou non, de faire reconnaître officiellement les compétences qu’elle a acquises par l’expérience, afin d’obtenir une certification inscrite au RNCP. Longtemps marginale, la VAE devient un instrument stratégique dans les politiques de formation et de reconversion professionnelle.

Mais cette montée en puissance a entraîné deux conséquences : d’une part, une hausse des fraudes (faux dossiers, accompagnements non réalisés) ; d’autre part, une complexification des exigences administratives pour garantir la traçabilité des parcours. Le Compte Personnel de Formation (CPF), principal outil de financement, est donc devenu un champ hautement réglementé.

La publication de plusieurs lois, dont la loi n° 2022-1587 contre la fraude au CPF et le décret de juillet 2025, ont pour objectif d’encadrer strictement les conditions d’accès, les modalités de financement et les obligations des acteurs impliqués.

Quelles sont les étapes d’un parcours de VAE réussi ?

Le parcours VAE se déroule en quatre grandes phases, chacune assortie de formalités spécifiques :

1. La définition du projet et le choix de la certification : le candidat définit son objectif professionnel et identifie une certification correspondant à son expérience. Cette phase peut être réalisée seul ou avec l’aide d’un accompagnateur.
2. Le dépôt de la demande de recevabilité (livret 1) : il est obligatoirement déposé auprès de l’organisme certificateur. Le dossier doit prouver la durée et la pertinence de l’expérience au regard du référentiel visé. Sans recevabilité validée, le parcours ne peut pas se poursuivre.
3. La constitution du dossier de validation (livret 2) : c’est là que le candidat met en récit son expérience, avec un accompagnement fortement recommandé. Ce livret est déposé également auprès de l’organisme certificateur.
4. La session de validation avec un jury : le candidat est convoqué pour une évaluation, le plus souvent orale, devant un jury habilité. Ce jury peut valider totalement, partiellement ou refuser la certification visée.

En option, un entretien post-jury peut être proposé pour débriefer le parcours et conseiller la suite (rattrapage, formation complémentaire…).

CPF et VAE : ce qui est finançable (et ce qui ne l’est plus)

Pour être finançable par le CPF, l’action de VAE doit respecter plusieurs conditions cumulatives :

• Être liée à une certification enregistrée au RNCP et accessible via la VAE.
• Faire l’objet d’un accompagnement réalisé par un organisme référencé sur MonCompteFormation.
• Avoir un descriptif clair, incluant objectifs, contenu, durée, livrables, et résultats attendus.

Le CPF peut prendre en charge l’intégralité ou une partie :

• de l’accompagnement pédagogique et méthodologique,
• des frais annexes (certains frais de déplacement, de jury, etc.),
• du coaching post-jury si prévu dans l’offre.

Ne sont pas éligibles : les prestations de coaching sans cadre, les modules d’analyse préalable non adossés à un référentiel, ou les formations de remise à niveau sans lien direct avec la certification visée.

Être accompagnateur VAE : quelles obligations pour les organismes ?

Tout organisme proposant un accompagnement VAE doit respecter un double référencement :

• Sur France VAE, via l’espace professionnel national, pour être visible des candidats et certificateurs.
• Sur MonCompteFormation, pour permettre le financement via le CPF.

L’offre d’accompagnement doit comporter un intitulé clair, un objectif pédagogique explicite, un contenu détaillé (nombre d’heures, phases d’intervention), les points forts de la méthodologie, les résultats attendus (validation partielle, totale, accès à la certification), et bien sûr un prix transparent, incluant ou non les frais annexes.

Chaque organisme est tenu de réaliser la déclaration d’entrée en formation, puis la déclaration de sortie et de service fait, via l’interface EDOF. Le non-respect de ces étapes peut entraîner le refus de paiement, voire le déréférencement.

Les obligations administratives à ne pas négliger

La VAE, surtout lorsqu’elle est financée par le CPF, entraîne un ensemble de déclarations obligatoires :

• Création du dossier CPF : devis, contenu, dates, nom du certificateur, précision du parcours.
• Validation par le candidat : sans validation sur MonCompteFormation, la formation ne peut commencer.
• Suivi des entrées et sorties : toute entrée en formation doit être déclarée, même pour un accompagnement VAE.
• Service fait : pour obtenir le paiement, l’organisme doit prouver que le service a bien été réalisé, documents à l’appui.

En cas de contrôle, l’organisme doit pouvoir présenter les documents suivants : feuille d’émargement, compte-rendu de suivi, dossier d’activité du candidat, preuve du contact avec le certificateur. La moindre lacune documentaire peut entraîner un redressement.

Ce que doivent retenir les candidats et les professionnels de la formation

Que vous soyez candidat à la VAE, responsable RH ou acteur du développement des compétences, il est essentiel de bien comprendre le cadre réglementaire qui encadre aujourd’hui les actions de VAE éligibles au CPF. La VAE n’est pas une démarche anodine : elle mobilise du temps, de l’engagement, et repose sur des règles strictes que nul ne peut ignorer sous peine de voir son dossier rejeté ou son financement refusé.

Les étapes sont clairement définies, les attendus sont exigeants, et la transparence est devenue un prérequis à toutes les phases du parcours. Cela signifie qu’une bonne préparation est indispensable, que ce soit pour constituer un dossier recevable, rédiger un livret de validation convaincant ou simplement sécuriser les aspects administratifs de l’inscription CPF.

S’il est recommandé de se faire accompagner, ce choix doit être mûrement réfléchi. Tous les prestataires ne se valent pas, et l’enjeu ne se limite pas à « faire son livret » : il s’agit de faire reconnaître ses compétences avec rigueur, sincérité et professionnalisme.

La réforme de la VAE et l’encadrement renforcé des financements CPF redéfinissent les contours de ce dispositif ambitieux. Ce n’est plus un simple outil de valorisation individuelle, mais un véritable processus réglementé, à la croisée des politiques de formation, d’insertion et de reconnaissance des compétences professionnelles.