La Gestion commerciale ou « Gescom »
Devis, Bons de commandes, Bons de livraison, Factures
La gestion d’une entreprise implique toute une chaîne de documents :
Le devis :
Avant toute commande, la majorité des clients demande un devis. Document qu’il faut fournir rapidement.
Le devis est un document permettant de se mettre d’accord sur le prix d’une vente ou d’une prestation de service.
Le devis doit contenir les informations obligatoires de la société, le nom du client et ses coordonnées. Il doit y être indiqué les références, la désignation de l’article, la quantité, le prix proposé aux clients.
Une fois signé par le professionnel et le consommateur, le devis à la même valeur qu’un contrat.
L’établissement d’un devis est obligatoire pour certains professionnels dés lors que le montant est supérieur à 150 € :
– Installation , raccordement, réparation et entretien portant sur des équipements électriques, électroménagers et électroniques.
– Prestations de services d’installation electrique, de dépannage, de maçonnerie, fumisterie et génie climatiques (à l’exception des opérations effectuées sous contrats relatifs à l’exploitation de chauffage-climatisation), plomberie, de ramonage, d’isolation, de couverture, de menuiserie, de serrurerie, d’installation sanitaire, de plâtrerie, d’étanchéité, de peinture, de miroiterie, de vitrerie, de revêtement de murs, de revêtement de sols.
– remplacement, adjonction de pièce, d’éléments ou d’appareils liés aux prestations mentionnées ci-dessus.
Le bon de commande :
A la prise de commande, si vous devez remettre au client un bon de commande comme justificatif de la validation de sa commande, vous devez indiquer les mêmes informations que sur le devis. Pour gagner du temps, il vaut mieux ne rien à avoir à ressaisir.
Avec un logiciel de gestion commerciale, le bon de commande sera établie en 1 clic :
- transformation du devis en bon de commande.
Le bon de Livraison (BL) :
A la livraison, il faut établir un bon de livraison.
Ce document permet de justifier la livraison des produits au client.
Il est peut-être nécessaire de consulter le stock grâce à la gestion des stocks intégrés au logiciel de gestion commerciale ou proposé en option.
Avec un logiciel de gestion commerciale, le bon de livraison sera établie en 1 clic :
- transformation du devis en bon de livraison.
- transformation du bon de commande en bon de livraison.
La génération du bon de livraison mettra à jour le stock du ou des articles sortis.
La facture :
Une facture est obligatoire entre les professionnels. En revanche, pour les ventes aux particuliers, la facture est obligatoire pour toute transaction supérieure à 15.24 € ttc.
Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur la facture ?
La date de la facture, le numéro de la facture, les coordonnées de l’entreprise vendeur (son numéro de Siret, le numéro de tva intracommunautaire, son statut juridique, sa raison sociale, son adresse) les coordonnées complètes de l’entreprise cliente, dénomination précise du produit ou de la prestation de service et la quantité,
Si la société vendeur est assujetti à la tva, la facture devra comporter le total de la tva collectée et la mention du taux de tva. Dans le cas contraire il faut indiquer la mention « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts »
Avec un logiciel de gestion commerciale, la facture sera établie en 1 clic :
- transformation du devis en facture.
- transformation du bon de commande en facture.
- transformation du bon de livraison en facture.
Combien de temps doit-on garder les factures ?
Les factures doivent être conservés 10 ans.
Les logiciels de gestion commerciale sont conçus pour gagner du temps et développer l’activité. Le choix du logiciel de gestion commerciale se fait en fonction de ce que l’on veut gérer (ex: gestion des stocks, gestion des fabrications, gestion des contremarques…).
Qu'en pensez vous ?
Cécile
Bonjour,
Pour répondre à vos questions, voici l’explication concernant les trois termes employés.
Le mouvement d’entrée en stock correspond à l’entrée des marchandises en stock. Cette opération permet d’alimenter le stock et de tenir à jour la disponibilité des produits.
Dans les différents logiciels de gestion commerciale, le mouvement d’entrée est un flux physique et ne revêt pas forcément un caractère financier. En effet, afin d’associer le flux physique au flux financier, on parlera de bon de réception (document résultant d’une commande fournisseur).
Le mouvement de sortie consiste à faire sortir du stock des produits ou marchandises. Cette sortie de stock peut être justifiée soit par un prêt de produits, par une détérioration des marchandises ne pouvant plus être commercialisées (et donc mises au rebut), soit pas des vols. Comme pour le mouvement d’entrée en stock, le mouvement de sortie est un flux physique et non financier. Pour que les aspects financiers (vente du produit et facturation) et physique soient associés, on parlera de bon de livraison.
Le mouvement de transfert permet de transférer tel ou tel produit vers un autre dépôt de stockage. Cette configuration est rencontrée lorsque l’on dispose de plusieurs lieux de stockages géographiquement distincts. On peut alors avoir besoin de déplacer certains produits pour les rendre disponibles auprès des client proche du lieu de stockage.
Le mouvement de transfert est également un flux physique ; il n’entraine pas la création de flux financiers c’est-à-dire d’une facturation.
En complétant ma réponse, précisons que l’état d’inventaire permet d’afficher la traçabilité de l’ensemble des mouvements d’entrée, de sortie et de transfert.
PEGGY OLIVE NAMHINGUINA
SVP, en quoi consiste :
– un mouvement d’ entrée en stock
– un mouvement de sortie de stock
– un mouvement de transfert
dally
Bonjour,
Je suis un étudiant en 1ere année de gescom et je vais commencer bientôt les cours. J’ai besoin de votre aide : avoir quelques conseils pour mieux réussir mon parcours dans ce domaine.
Merci.
AMBASSA
Bonjour,
J’aimerais savoir dans quelle mesure les bons de livraison mouvementent le stock théorique avant la facturation.
RAKOTOARISOA
Bonjour,
Je souhaiterais savoir si c’est possible de modifier des factures qui ont été déjà comptabilisées.
Si oui, comment ?
Et sinon, comment faut-il faire ?
Cordialement.
Viviane
Mme TRAORE
Bonjour,
J’ai urgemment besoin d’aide pour une formation hyper urgente au logiciel svp.
J’utilise un logiciel similaire d’ordinaire « SAP » et je viens de trouver un nouvel emploi qui exige GesCom pour la gestion des stocks.
Je sollicite une aide de formation urgemment svp. Merci d’avance. Le poste est disponible dans moins de 15 jours.
Meryem
Bonjour,
En version 16 de la Gestion Commerciale, est-il possible de gérer plusieurs départements au sein d’une même entreprise ?
i.e : Chaque département contient des utilisateurs et n’a le droit de voir que ses devis, commandes, factures, et règlements.
Merci d’avance pour votre réponse,
Cdt.
Sébastien
Bonsoir,
Il existe plusieurs logiciels pouvant répondre à vos besoins.
Citons les logiciels Ebp Gestion commerciale Classic ou encore Ciel Gestion commerciale 2011.
Si vous disposez d’un magasin, je vous conseille plutôt d’aller vers des solutions tels qu’Ebp Point de Vente ou Ciel Point de Vente.
Ces logiciels de Point de Vente sont destinés aux magasins, boutiques et peuvent être installés sur du matériel de caisse (Terminal Point de Vente). Vous pourrez ainsi notamment éditer des tickets de caisse.
Tous ces logiciels pourront gérer vos ventes, vos prix, vos statistiques…
Si vous souhaitez gérer votre comptabilité, il faudra ajouter Ebp Compta ou Ciel Compta.
njuekue abdon rahman
Je suis vendeur d’oignons et je cherche un logiciel de gestion.
Les informations de mes fournisseurs sont les suivantes : nombre de sacs, prix unitaire, prix total et gestion de mes paiements.
Pour mes clients : nombre de sacs, prix unitaire, prix total, avance. Le clients doit pouvoir commander plusieurs produits.
Statistiques par client.
Vente expresse journalière.
Cordialement.
Hervé
Bonjour,
Il faut paramétrer vos modèles de documents.
Tout dépend de la marque de votre logiciel mais en règle générale, il est possible de récupérer les champs concernant le numéro de BL, BC et de les insérer dans votre facture.
La marche à suivre pour paramétrer les modèles diffère ensuite selon le logiciel acquis.
Moez Chtioui
Bonjour ,
Ce que j’aimerai avoir dans la facture, c’est que le numéro du bon de Livraison (BL) apparaisse aussi et également que le numéro du bon de commande (BC) apparaisse dans le bon de livraison. Comment faire ?
Merci d’avance .