Internaliser ou externaliser la paie ? Un choix stratégique !

Qu’elles soient en cours de création ou déjà en activité, de nombreuses entreprises sont confrontées au choix de gérer la paie en interne ou de faire appel à un prestataire externe.

Les critères déterminant le choix de l’internalisation ou de l’externalisation des paies

Ce choix dépend de plusieurs critères, qui sont les suivants :

Le volume de bulletins à éditer chaque mois.

Le budget consacré à la gestion de la paie.

Le volume de « turn-over » des salariés.

La spécificité du domaine d’activité de l’entreprise.

Les compétences en matière de paie que l’entreprise détient en interne.

Pour faire un choix, il faut se poser les bonnes questions !

Quels sont les avantages de l’externalisation des paies ?

  • Le savoir faire d’un prestataire spécialisé dans la gestion de paie,
  • Un gain de temps pour l’entreprise qui peut alors se consacrer aux points forts de son activité,
  • Dans certains cas, une économie financière (en fonction du nombre de salariés notamment),
  • L’entreprise ne subit pas l’absence de son gestionnaire de paie.

Y a-t-il des inconvénients à la gestion de la paie externalisée ? Quels sont-ils ?

  • Gestion des informations à transmettre au prestataire en interne (absences, primes, congés, embauches, contrats de travail…),
  • Vérification permanente des bulletins de paie et des cotisations, pour faire face à d’éventuelles erreurs,
  • Impossibilité de corriger les erreurs directement,
  • Mauvais choix du prestataire (en effet, la paie est un domaine qui demande un certain nombre de compétences spécifiques, il est donc nécessaire de prendre le temps de choisir un prestataire qualifié),
  • Spécificités de certains secteurs d’activité, parfois méconnus par certains prestataires.

Le choix d’un prestataire externe peut être judicieux, notamment au vue des économies financières engendrées, puisqu’un bulletin de salaire coûtera alors environ 30 € h.t. par mois. Il faut également considérer les compétences et le temps nécessaire pour gérer les paies.

Dans tous les cas, le choix du prestataire va réclamer du temps et un surveillance continuelle. Et l’externalisation ne dispense pas de la gestion de certains paramètres tels que les absences, ni d’une vérification.

L’entreprise reste responsable des données fournies à son prestataire de paie mais également des éléments émis par ce dernier.

C’est pourquoi certaines entreprises préfèrent se tourner vers l’internalisation de la gestion des paies.

Quels sont les avantages de gérer la paie en interne ?

  • Gain de temps sur la vérification et la correction des erreurs (qui est alors immédiate),
  • Gain de temps sur la gestion des salariés (congés, absences, primes, etc.) et sur l’édition des documents administratifs (contrats, attestations…),
  • Meilleures connaissances des spécificités de la gestion de vos paies,
  • Économie financière réalisée à long terme, puisqu’au vue du prix moyen d’un bulletin de paie, et en fonction du nombre de salariés, la mise en place d’un système de gestion de paie en interne peut être rentabilisée en quelques mois.

Quels sont alors les inconvénients de l’internalisation de la paie ?

  • Risque de départ ou d’absence du gestionnaire de paie, et nécessité de le remplacer rapidement de manière temporaire ou définitive,
  • Nécessité d’être formé aux mécanismes de la paie, aux spécificités de certains secteurs d’activité, et à l’utilisation du logiciel,
  • Actualisation permanente des connaissances acquises, du fait des fluctuations régulières du domaine de la paie,
  • Moins de temps à consacrer à d’autres activités de l’entreprise.

Quel que soit votre choix, IG Conseils vous accompagne !

Nous proposons d’une part nos services en matière de gestion de vos paies. Nos collaborateurs disposent d’une solide expérience professionnelle dans la gestion de la paie et des RH.

D’autre part, nous proposons également de vous conseiller et vous accompagner dans la mise en place de votre gestion de paie en interne, en vous proposant le conseil, l’installation et la formation sur les logiciels de gestion de paie des quatre principaux éditeurs du marché : Sage, Ciel, Cegid et Ebp.

Nous dispensons également des formations en paie, ouvertes à tous niveaux de compétences (du débutant au perfectionnement).

Contactez nous au 01 34 41 24 10 ou par e-mail à contact@ig-conseils.com.

2 réponses à : Internaliser ou externaliser la paie ? Un choix stratégique !
  1. DUPONT dit :
    9 février 2017 à 22:32

    Madame, Monsieur,

    Je m’occupe de la gestion de la paie de plusieurs société et maintenant avec les complexité de plus en plus demandée je souhaite externalisé cette activité .
    Les secteurs d’activités de ces sociétés sont variés bâtiment, HCR, restauration rapide, boulangerie, transport, pâtisserie… Cela représente environ 70 à 80 feuilles de salaires par mois , et cela concerne des contrats CDD, CDI et également contrats extras.

    Les bulletins de salaires sont-ils modifiables, car certains clients oublient de me fournir qu’ils souhaitaient accorder une prime à un tel ou que celui-ci était absent ou qu’il était en congé etc …

    Pourriez vous me donner vos tarifs pour un tel volume. Gérer vous également tout ce qui est rédaction des contrats de travail, solde de tout compte, certificat de travail, attestation pôle emploi, déclarations sociales, DSN.

    D’avance merci pour votre retour.
    Cordialement

  2. HESSOU CALIXTE PAULIN dit :
    27 janvier 2018 à 7:41

    Bonjour.
    Je suis jeune créateur d’un cabinet d’expertise comptable situé à Pantin.

    Lors de la première année d’activité, mon cabinet gèrera environ 500 paies mensuelles.
    Puis, la deuxième année d’activité, ce volume passera à 1500 paies environ par mois, suite à un rachat de clientèle prévu pour début 2019.

    Et je souhaiterais aujourd’hui, étudier vos tarifs et votre mode de fonctionnement, afin de savoir le coût de la solution « Externalisation de la paie », ainsi que les modalités de sécurisation du processus d’élaboration des paies au sein de votre structure.

    Pourriez-vous alors me faire parvenir par mail, un devis pour 500-1500 paies mensuelles, s’il vous plaît ?
    Merci pour votre retour.

    Très cordialement.

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