Logiciels de gestion en ligne

Logiciels de gestion en ligne

L’offre de logiciels de gestion a depuis ces dernières années fortement évoluée. La tendance est marquée par la dématérialisation et par le Cloud. Dans le domaine des logiciels, l’offre revêt plusieurs appellations pour des systèmes techniquement identiques : SaaS, Online, en ligne, Cloud…

Comment se présente cette offre ? Quelles spécificités techniques revêt-elle ? Quelles sont les éditeurs proposant le cloud ? Que faut-il conseiller finalement entre solution propriétaire et logiciel en ligne ?

Les logiciels en mode Cloud

Présentation de l’offre logiciel en ligne

L’offre Cloud reprend le principe d’externalisation de son outil de gestion. Le logiciel de Comptabilité, de Paie, de Gestion commerciale ou de Bâtiment est installé et activé dans une infrastructure informatique externe et appartenant  généralement à l’éditeur.

Une connexion sécurisée et personnalisée permet d’accéder à son espace dans lequel est installé le ou les logiciel(s) sélectionné(s). Les sauvegardes sont effectuées directement dans le serveur externalisé.

L’offre SaaS ou Cloud se présente sous la forme d’un abonnement annuel, trimestriel ou mensuel reconduit tacitement. Elle intègre également l’accès à son logiciel ainsi que la maintenance annuelle permettant de bénéficier des mises à jour légales, fonctionnelles et du support technique téléphonique.

Notons que le support technique ne se substitut pas à une formation et un accompagnement à la mise en place de son système de gestion ; elle permet simplement d’être en support en cas de difficulté d’utilisation.

Quelles sont les avantages des logiciels en ligne ?

Signalons tout d’abord une grande souplesse dans le mise en place de votre logiciel de gestion, la mise en ligne étant effectuée sous 48 à 72 heures en moyenne. L’adresse de connexion ainsi que vos codes d’accès vous sont transmis via plusieurs mails pour des raisons relevant de la sécurité. Une fois connecté à votre espace, votre logiciel en ligne est prêt a être utilisé.

Les logiciels en ligne permettent également aux utilisateurs d’être totalement mobiles. Une simple connexion Internet suffit en effet pour se connecter à son logiciel en ligne. Ces solutions offrent une plus grande réactivité aux commerciaux, aux gérants d’entreprise car elles permettent par exemple d’établir en temps réel ses devis, de vérifier la disponibilité des produits, de passer directement les commandes auprès des fournisseurs, etc.

L’autre avantage du SaaS est de bénéficier à coût réduit d’une infrastructure informatique permettant les connexions à distance. La mise en place, en interne, d’un système de connexion à distance nécessite un investissement informatique lourd car il est nécessaire :

  • d’acquérir un serveur dédié suffisamment performant pour gérer les différentes connexions,
  • de faire appel à un professionnel mettant en place et paramétrant le matériel.

Avec un logiciel en ligne, l’infrastructure informatique est déjà totalement opérationnelle pour un coût annuel très accessible. Le coût global est donc diffusé dans le temps contrairement à une mise en place locale qui nécessite un investissement immédiat et généralement conséquent.

Les éditeurs proposant des solutions de gestion en ligne

Parmi les éditeurs proposant des solutions en ligne, citons deux principaux éditeurs : EBP et SAGE.

EBP est un éditeur français reconnu depuis plus de 30 ans. L’éditeur français développe une large de gamme de solutions de gestion de qualité s’adressant aussi bien aux artisans qu’aux PME. Parmi ces différentes gammes citons notamment la Ligne PME Open Line, la gamme PRO, les solutions Bâtiment et Point de Vente…

SAGE est un éditeur britannique proposant depuis de nombreuses années un ensemble de solutions de gestion à destination des TPE et PME. Le mode SaaS est proposé chez l’éditeur depuis 3 ans et comprend les solutions de gestion comptable, commerciale (SAGE Comptabilité i7, Sage Gestion commerciale i7) et de gestion de la paie (SAGE Paie i7).

Focus sur les logiciels Ligne PME Open Line

D’un point de vue fonctionnel et ergonomique, les solutions EBP Ligne PME Open Line se démarquent particulièrement. La gamme des applications PME est complète est propose la Comptabilité, les États financiers, les Immobilisations, la Gestion commerciale, la Paie, le Business Plan et le pilotage de l’activité via le module OLAP.

EBP Gestion commerciale contient également des modules additionnels permettant la gestion des Points de Vente, de la Maintenance et du SAV, des Lots et numéros de série, etc.

EBP SaaS

Les logiciels en ligne EBP sont proposés en plusieurs gammes : Classic, PRO et Ligne PME Open Line.

Les applications actuellement disponibles en SaaS sont précisément :

  • EBP Compta Classic Open Line
  • EBP Liasse Fiscale Classic Open Line
  • EBP Gestion commerciale Classic Open Line,
  • EBP Comptabilité PRO Open Line,
  • EBP Gestion commerciale PRO Open Line (et les différents modules complémentaires),
  • EBP Analyses et Décisions PRO Open Line,
  • EBP Bâtiment,
  • EBP Comptabilité Ligne PME Open Line,
  • EBP Gestion commerciale Ligne PME Open Line (avec l’ensemble des modules complémentaires : Série Lot, Gestion des affaires, Maintenance SAV, Gestion des gammes, Point de Vente),
  • EBP CRM Ligne PME Open Line,
  • EBP Analyses et Décisions Ligne PME Open Line,
  • EBP Paie Ligne PME Open Line.

Les logiciels EBP en mode SaaS sont identiques aux versions dites « propriétaires », c’est-à-dire aux licences que l’on achète et qui sont installées localement (dans ses propres ordinateurs et serveur).

L’abonnement en mode SaaS comprend l’accès à son propre espace de travail. Dans cet espace le ou les applications EBP sélectionnées sont à disposition. L’accès est totalement personnel et sécurisé et l’ensemble du système repose sur la technologie Citrix garantissant fiabilité et performance. A noter que l’abonnement proposé est annuel et se reconduit tacitement.

Le mode SaaS d’EBP a fait ses preuves : la mise en place est rapide et les solutions de l’éditeur performantes et souples d’utilisation.

Sage Online

L’éditeur SAGE propose également une offre Cloud regroupant les solutions de gestion commerciale, de comptabilité et de paie. L’offre se décline en deux principales gammes : SAGE Online 30 et 100. Les gammes Online reprennent les fonctionnalités des lignes 30 et 100 et sont également proposées via un abonnement mensuel regroupant l’accès au logiciel, les mises à jour et le support technique téléphonique.

L’ensemble du système repose sur la technologie du cloud Microsoft Azure.

Logiciel en ligne ou logiciel en mode « propriétaire » ?

Que privilégier dans le choix d’un logiciel de gestion ? Quel est l’intérêt d’un logiciel en ligne ? Quelles sont les différences en terme de coût financier ?

Les avantages d’un logiciel en ligne

L’offre en ligne présente de nombreux avantages : rapidité de mise en œuvre, ouverture à la mobilité, mise à disposition d’une technologie sans investissement lourd…

Le cloud est avant tout à privilégier lorsque l’on souhaite se dégager totalement de la mise en place ou de la gestion d’une infrastructure informatique (serveurs, connexions à distance, maintenance du matériel, sécurité, gestion des sauvegardes…). Son mode « en abonnement » permet de plus d’en diffuser le coût.

L’intérêt du SaaS est sa grande souplesse d’évolution. Il est en effet possible d’augmenter sur demande le nombre de postes en réseau. Ainsi vous pouvez étendre aisément une version EBP Gestion commerciale Ligne PME en réseau 2 postes à 5 ou 6 postes (voir plus). Inversement, il est tout a fait possible de réduire sur l’année suivante son abonnement en passant par exemple de 5 postes à 2 postes en réseau. Le SaaS permet ainsi de s’adapter à l’activité de l’entreprise en maîtrisant ses coûts et en réduisant ainsi les risques.

Le SaaS est d’autant plus flexible qu’il offre aussi le choix d’évoluer vers une version « propriétaire » en toute simplicité. Outre des conditions tarifaires privilégiées permettant la transition d’un mode Cloud à un mode « local », la récupération des données est complète. L’ensemble du dossier est en effet récupéré ce qui permet une transition sans impact sur l’activité commerciale ou administrative de l’entreprise. La récupération peut également s’effectuer dans le sens inverse (d’un mode local vers un mode Cloud) sans aucune rupture dans l’activité.

Et en terme de coût…

En terme de coût, l’abonnement à une solution SaaS prend la forme d’un abonnement et permet ainsi de ne pas mobiliser immédiatement d’importants montants. Le seul bémol reste le coût sur le long terme, celui-ci s’avérant plus important que dans l’hypothèse d’un achat immédiat.

Quoiqu’il en soit, il ne faut pas omettre que le mode SaaS incorpore le coût de l’infrastructure informatique et sa mise en œuvre ainsi que sa maintenance. Afin de comparer précisément les tarifs d’un mode « propriétaire » et d’un mode « SaaS », il ne faut pas omettre de tenir compte de ces éléments lesquels restent incontournables.

Finalement, que choisir ?

Il faut bien peser l’environnement, l’organisation de l’entreprise et ce vers quoi elle veut tendre afin de valider un choix d’équipement.

Afin d’être conseillé et accompagné dans le choix d’une solution de gestion adaptée à vos attentes, faites appel à un intégrateur spécialisée dans les différents systèmes de gestion informatisées.

En qualité d’intégrateur spécialisé dans les logiciels de gestion et leur déploiement depuis plus de 10 ans, nous accompagnons nos clients dans le choix de leur système de gestion et l’adaptons à leurs besoins. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients afin de les accompagner tout au long de leur évolution et de l’utilisation de leur système de gestion. N’hésitez pas à prendre contact avec nos service au 01 44 300 410 ou par mail à l’adresse commercial@ig-conseils.com.

Une réponse à Logiciels de gestion en ligne
  1. André Didier dit :
    3 novembre 2016 à 11:18

    Bien analysé et très astucieux comme article. Je pense que c’est à la fois utile et très pratique dans le domaine de l’externalisation.

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