Factures électroniques : mode de sécurisation et piste d’audit fiable


Controle comptabilité informatisée

Ce billet aborde le mode de sécurisation des factures émises et reçues correspondant à la « piste d’audit fiable », instauré par la troisième loi de finances rectificatives pour 2012 et commenté par l’administration au BOFiP…

Cet article constitue la seconde partie du billet consacré à la transmission électronique des factures et aux règles d’émission et de réception.

Contrôles exigibles par l’administration pour établir une « piste d’audit fiable »

Il s’agit, pour l’assujetti, de mettre en place un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison des biens et des services qui en est le fondement. Les précisions de l’administration sur la modalité de sécurisation, reprises ci-dessous, concernent, sur un pied d’égalité, les factures papier et les factures électroniques.

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Transmission électronique des factures


Transmission factures

Cet article détaille les exigences fiscales quant à l’émission et à la réception des factures papier, dématérialisées ou strictement « électronique » au sens fiscal du terme…

Principes garantissant l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures

Quels sont les principes à respecter ?

L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

Ces principes s’appliquent à la facturation sur papier et à la facture électronique. L’authenticité, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures doivent être assurées par l’émetteur et le récepteur.

Le principe d’authenticité

Il s’agit de l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture. Le fournisseur doit pouvoir établir qu’il est lui-même à l’origine de l’émission de facture, à savoir :

  • soit qu’il a lui même émis la facture,
  • soit que la facture a été émise par un tiers ou par le client (auto-facturation) agissant au nom et pour le compte du fournisseur, sachant que, dans tous les cas, elle doit être enregistrée dans la comptabilité de ce dernier.

Le principe d’intégrité du contenu

Toutes les mentions figurant sur la facture, obligatoires ou non, ne doivent pas être modifiées pendant la période de conservation. Les factures sont à conserver dans leur forme et contenu originels.

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Ouverture et acquisition des droits à congés payés


CP : ouverture et acquisition

Tout gestionnaire de paie a douté, à un moment ou à un autre, de la bonne pratique de calcul et de décompte des congés payés. Le doute est d’autant plus permis lorsque le salarié travaille à temps partiel ou qu’un jour férié est inscrit au calendrier des vacances.

Ce premier billet nous permet d’aborder les règles d’ouverture des droits à congé payés et ses règles d’acquisition.

Ouverture des droits à congés payés

Tous les salariés sont concernés

Tous les salariés ont droit à un congés annuel payé (CP) quel que soit leur contrat et la durée du travail. Depuis le 1er juin 2012, les salariés en CDI n’ont plus à justifier d’au moins 10 jours de travail effectif chez un employeur pour s’ouvrir des droits à CP.

Temps partiel

Les salariés à temps partiel bénéficient des CP dans les mêmes conditions que les autres salariés. Il n’est pas possible de proratiser les CP en proportion de leur horaire de travail.

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Comment passer du DIF au CPF ?


Du DIF au CPF

Depuis le 1er janvier 2015, le compte personnel de formation (CPF) a pris la place du DIF. Les pouvoirs publics ont mis en ligne un site officiel avec un volet question/réponse précisant notamment le passage du solde du DIF au CPF. Cet article apporte de nombreuses précisions sur ces différents points.

Obligation d’informer les salariés

Reliquat du DIF conservé

Depuis le 1er janvier 2015, le droit individuel à la formation (DIF) a été remplacé par le compte personnel de formation (CPF). Le reliquat de DIF existant au 31 décembre 2014 n’est toutefois pas perdu puisqu’il pourra être utilisé de la même manière que s’il s’agissait d’heures acquises dans le cadre du CPF. Le titulaire aura jusqu’au 31 décembre 2020 pour en user.

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Sage Batigest V13 : nouveautés


Batigest V13

Les solutions Sage Apibâtiment V13 sont désormais disponibles depuis mi-février : de nouvelles fonctionnalités et mises en conformité ont été développées par l’éditeur Sage.

L’ensemble des optimisations porte sur les solutions : Batigest Standard et Batigest Évolution, Apibâtiment Comptabilité et Financier.

Nouveautés de Sage Batigest V13 Standard et Évolution

Remaniement de l’interface

L’interface du logiciel Batigest a fortement évoluée. L’apparence évolue en effet pour converger vers les nouveaux standards graphiques de Windows.

Cette évolution garantit aussi la compatibilité avec les environnements Windows Server, ce qui n’était auparavant pas le cas.

Devis et factures conformes à la loi Pinel

Avec la mise en application de la loi Pinel, toute entreprise relevant du secteur de l’artisanat, ainsi que les entrepreneurs relevant du régime prévu à l’article L. 133-6-8 du code de la sécurité sociale, doivent indiquer, sur chacune de leurs factures :

  • l’assurance professionnelle (si elle est obligatoire pour l’exercice de leur métier) qu’ils ont souscrite au titre de leur activité,
  • les coordonnées de l’assureur ou du garant, ainsi que la couverture géographique de leur contrat de garantie.

La V13 de Sage Batigest intègre automatiquement cette obligation légale dans l’édition des documents commerciaux (devis et factures) des clients et des prospects, assurant ainsi une parfaite conformité de l’ensemble des documents commerciaux.

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La lettre d’observations de l’URSSAF


Lettre URSSAF

A l’issue du contrôle URSSAF, l’inspecteur du recouvrement communique à l’employeur une « lettre d’observations ». Elle permet à l’employeur de formuler sa réponse en fonction des éléments qu’elle mentionne. La suite des opérations en dépend…

A l’issue du contrôle

Formalité incontournable

Au terme de tout contrôle URSSAF, même si aucune infraction n’est relevée, l’inspecteur du recouvrement communique à l’employeur un document dénommé « lettre d’observations ».

L’envoi de cette lettre constitue une formalité substantielle. Le fait que l’agent de contrôle établisse, clôture et transmette son rapport de contrôle avant d’avoir communiqué ses observations entraîne la nullité des mises en demeure postérieures.

c’est à l’URSSAF de prouver l’envoi de cette lettre. Elle le fera soit en LRAR, soit par remise en main propre contre décharge. Sa signature ne vaut pas acceptation de son contenu.

Délai non défini

Le délai pour l’envoyer à l’issue du contrôle n’est pas défini. Ainsi, lorsqu’une URSSAF envoie une première lettre d’observations non valablement notifiée, elle peut en transmettre une seconde, qui produira tous ses effets.

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Stages : gratification minimale et hausse du seuil de franchise


Gratification de stage

Gratification minimale relevée

Le versement d’une gratification est obligatoire pour les stages d’une durée supérieure à 2 mois consécutifs, ou à 2 mois non consécutifs au cours d’une même année scolaire ou universitaire.

A défaut de montant supérieur fixé par une convention de branche ou un accord professionnel étendu, la gratification minimale est de :

  • 13.75% du plafond horaire de la sécurité sociale (24 euros en 2015) par heure de stage pour les conventions de stage conclues du 1er décembre 2014 au 31 août 2015,
  • 15% du plafond horaire par heure de stage pour les conventions conclues à partir du 1er septembre 2015.

Seuil de franchise de cotisations

Quelle que soit la durée du stage, les gratifications versées aux stagiaires sont exclues de l’assiette des cotisations dans une certaine limite.

Le seuil de franchise de cotisations est aligné sur le montant de la gratification minimale.

Registre unique du personnel

La loi du 10 juillet 2014 a imposé aux organismes d’accueil d’inscrire les stagiaires dans une partie spécifique du registre unique du personnel. Pour les conventions conclues depuis le 1er décembre 2014, il faut mentionner dans ce registre (ou tout autre document s’il n’y a pas de registre) les noms et prénoms du stagiaire et du tuteur, les dates de début et de fin  de stage ainsi que le lieu de présence du stagiaire.

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Hausse des cotisations retraite au 1er janvier


Cotisations

Assurance vieillesse sécurité sociale

Les cotisations d’assurance vieillesse sécurité sociale déplafonnées sont relevées de 0.05 point chaque 1er janvier, de 2015 à 2017 :

  • la part salariale passe de 0.25% à 0.30% au 1er janvier 2015, à 0.35% au 1er janvier 2016 puis à 0.40% à partir de 2017,
  • la part patronale passe de 1.75% à 1.80% au 1er janvier 2015, à 1.85% au 1er janvier 2016 puis à 1.90% à partir de 2017.

Les cotisations d’assurance vieillesse plafonnées augmentent également, comme prévu par un décret de décembre 2013 :

  • la part salariale passe de 6.80% à 6.85% au 1er janvier 2015, puis à 6.90% à partir de 2016,
  • la part patronale passe de 8.45% à 8.50% au 1er janvier 2015 puis à 8.55% à partir de 2016.

Retraite complémentaire

Les hausses programmées des contributions de retraite complémentaire entrent aussi en vigueur le 1er janvier 2015.

Pour l’ARRCO, le taux effectif en tranche 1 est de 7.75% (part salariale de 3.10% et part patronale de 4.65% pour une répartition 40/60%). En tranche 2, il est de 20.25% (part salariale de 8.10% et part patronale de 12.15% pour une répartition 40/60%.

Pour l’AGIRC, le taux effectif est de 20.55% (dont 7.80% de part salariale et 12.75 de part patronale en tranche B pour la répartition de droit commun).

GMP AGIRC provisoire

Le niveau définitif de la GMP pour 2015 sera connu à la fin du 1er trimestre. Dans cette attente, l’employeur doit appeler les cotisations sur une assiette fictive de 322.82 euros, soit un salaire charnière provisoire 3 492.82 euros par mois (valeurs pour un salarié à temps plein).


Paramètres de la paye au 1er janvier 2015


Paramétrages

SMIC au minimum garanti

Le SMIC horaire est relevé de 9.53 euros à 9.60 euros au 1er janvier 2015 (+ 0.8%) soit un SMIC mensuel de 1 457.52 euros pour un salaire mensualisé soumis à une durée collective du travail de 35 heures hebdomadaires. Le minimum garanti est porté, à la même date, à 3.52 euros. Il sert encore, en matière d’assiette des cotisations, pour l’évaluation de l’avantage en nature nourriture dans le secteur des hôtels-cafés-restaurants.

Plafond de sécurité sociale

Le plafond mensuel de la sécurité sociale pour 2015 est fixé à 3 170 euros, soit 38 040 euros par an.

Cette valeur s’applique aux rémunérations versées à compter du 1er janvier 2015. Les employeurs d’au plus 9 salariés en décalage de la paye avec rattachement à la période d’emploi doivent se référer au plafond 2014 pour les salaires de décembre 2014 versés dans les 15 premiers jour de janvier 2015.

Avantages en nature et frais professionnels

Les avantages en nature nourriture, logement ainsi que les limites d’exonération des allocations forfaitaires pour frais professionnels sont aussi réévalués.


Loi de simplification de la vie des entreprises : volet social


Volet social

Différentes mesures sociales viennent d’être publiées. Nombreuses sont celles qui devront être prises par ordonnance.

Sécurisation du temps partiel

Le Gouvernement est autorisé, par ordonnance, à simplifier et sécuriser le régime du temps partiel et à préciser les conditions dans lesquelles un salarié travaillant moins de 24 heures par semaine peut demander à obtenir une durée de travail supérieure ou égale à ce seuil.

Le projet d’ordonnance, d’ores et déjà connu, prévoit notamment :

  • de limiter l’application de la durée minimale de 24 heures par semaine aux contrats d’une durée au moins égale à 8 jours,
  • d’exclure de cette durée minimale les CDD et les contrats de mission de remplacement
  • d’octroyer une priorité au salarié qui travaillerait moins de 24 heures par semaine, dans le cadre d’une dérogation, pour occuper ou reprendre un emploi à temps partiel avec une durée minimale de 24 heures, dans la même entreprise, relevant  de sa catégorie professionnelle.

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