Il existe deux grandes déclarations annuelles, la déclaration annuelle des données sociales (DADS) et le tableau récapitulatif (TR) des cotisations qui sont destinées à l’Urssaf.

Déclaration annuelle des données sociales

La DADS doit être réalisée par tous les employeurs, quels qu’ils soient, au plus tard le 31 janvier de l’année suivant celle qui sert de référence à ladite déclaration.

La DADS peut être réalisée sur les différents supports, papier ou informatique ; ce choix est laissé à l’employeur si la taille de son entreprise ne dépasse pas les quelques dizaines de salariés car au-delà de ce chiffre, le support informatique reste la seule vraie solution organisationnelle.

Parmi les progiciels de gestion de la paie permettant la gestion de la DADS, on peut citer Ebp Paye PRO, Sage Paie Pack, Cegid Paie Business Suite…

Cette liste n’est pas exhaustive, ainsi pour de plus amples renseignements sur le logiciel de paie, consulter la rubrique Logiciel de paye.

Toutes les informations regroupées dans la DADS sont totalisées par établissement distinct. On trouve tout d’abord les informations identifiant l’entreprise comme le nom et l’adresse de l’entreprise, son numéro de SIREN ainsi que son effectif total.

Ensuite, salarié par salarié, il faut renseigner dans cet ordre :

  • la base de ses cotisations de Sécurité sociale en totalité ainsi que dans la limite du plafond,
  • la rémunération brute et nette fiscale,
  • la base de la CRDS et de la CSG,
  • le montant des avantages en nature,
  • le montant des remboursements de frais pour le cas où le salarié opterait pour la formule d’abattement pour frais professionnels
  • le nombre d’heures travaillées,
  • la rémunération et les taux de cotisations particuliers pour les salariés exonérés de cotisations ou bénéficiant de taux réduits,
  • les données relatives à la taxe sur les salaires pour les entreprises qui y sont assujetties (non soumises à la TVA),
  • le taux d’accident du travail.

Les trois formats possibles

  • La DADS  « papier » a une utilisation restreinte du fait de la généralisation de l’informatique, d’une part, et du fait que les entreprises qui ont souscrit une déclaration comportant au moins 200 salariés l’année précédent n’y sont pas autorisées, d’autre part.
  • La DADS Net correspond à une possibilité offerte aux employeurs de saisir directement les données relatives à la DADS sur le site www.dads.net.cnav.fr. Aucun fichier d’envoi n’est donc nécessaire.
  • La norme DADSU regroupe l’obligation de déclarer les données sociales à la sécurité sociale et aux impôts, et l’obligation de déclarer les salaires et leurs accessoires aux caisses de retraites complémentaires. En pratique, l’entreprise transmet ses données sociales au site net-entreprise.fr, portail des déclarations sociales qui trie et distribue les données à chaque organisme concerné.

La DADS-Unifiée

Dans le cadre de la simplification administrative, la DADS unifiée regroupe la DADS habituelle et la DADS-CRC destinée aux caisses de retraites complémentaires et de prévoyance collective.

La DADSU a pour principe de déclarer l’activité professionnelle d’un salarié par période homogène de même situation au sein d’une entreprise au cours d’une période dans le cadre d’un exercice de déclaration.

Les modes de transmission de données possibles

A partir du site net-entreprise.fr, les entreprises ont le choix entre deux modes de transmission de leur déclaration :

  • La déclaration de type EFI par transmission d’un formulaire électronique dont les champs sont pré-remplis.
  • La déclaration de type EDI, ou déclaration automatique , pour laquelle le formulaire se crée automatiquement par l’agrégation des données déjà saisies (feuille de paie, gestion du personnel…). L’avantage de cette déclaration est qu’elle évite une deuxième saisie. En revanche, elle nécessite l’achat par l’entreprise de logiciels capables de constituer ces fichiers et de les envoyer.

La structuration de la DADSU

Les messages informatiques qu’elle contient sont composés de la façon structurée en groupes, sous-groupes et rubriques.

Cette structuration hiérarchique se retrouve dans les références des rubriques.

Exemple pour les adresses :

La sous-rubrique « Nature et nom de la voie » pour la période est référencée S41.G01.00.060.006.

Cette sous-rubrique appartient à la structure S41, au groupe G01 de cette structure, au sous-groupe 00 du groupe G01.060 représente un numéro de rubrique dans le sous-groupe 00 du groupe G01 de la structure S41.006 représente un numéro de sous-rubrique.

La liste des structures

Structure 10 – Emetteur Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration.
Structure 20 – Entreprise Pour identifier l’entreprise déclarée.
Structure 30 – Identification salarié Pour identifier le salarié déclaré.
Structure 41 – Période(s) d’activité Les périodes d’activité décrivent les différentes situations administratives du salarié au cours d’une même période de référence de la déclaration.
Structure 42 – Collectivités publiques Ircantec Pour la période d’activité citée, complément d’information pour un salarié du secteur public relevant de l’Ircantec.
Structure 43 – Collectivités publiques Cnracl Pour la période d’activité citée, complément d’information pour un salarié du secteur public relevant de la Cnracl
Structure 44 – Retraite complémentaire Pour la période d’activité citée, complément d’information pour un salarié relevant de l’Arrco ou de l’Agirc.
Structure 45 – Prévoyance et santé collectives Pour la période d’activité citée, complément d’information pour un salarié bénéficiant d’un régime de prévoyance collective.
Structure 46 – Périodes d’inactivité Pour signaler les périodes de maladie, maternité ou accident du travail survenues au cours de l’exercice déclaré.
Structure 66 – Caisse de congés payés du bâtiment et des travaux publics (BTP) Complément d’information pour le calcul des droits à congés payés réglés par une caisse de congés payés du BTP.
Structure 70 – Honoraires Pour identifier les bénéficiaires d’honoraires et pour déclarer les montants versés.
Structure 80 Pour identifier tous les établissements de l’entreprise faisant l’objet de la déclaration.
Structure 90 – Total envoi Pour totaliser certaines rubriques composant l’envoi.

Ces structures sont obligatoires ou facultatives selon la nature ou le type de déclaration.

Le tableau récapitulatif des cotisations (TR)

Le tableau récapitulatif est une annexe de la DADS destinée à l’URSSAF.

Il doit parvenir à cet organisme en même temps que la DADS, c’est-à-dire au plus tard le 31 janvier de l’année qui suit l’année concernée par la déclaration.

Il doit être accompagné, le cas échéant, d’un versement régularisateur.

En aucun cas ce bordereau ne peut remplacer le bordereau de la dernière période de l’exercice.

Ce tableau récapitulatif comprend l’effectif global de l’entreprise au dernier jour de l’exercice qui permettra, entre autres, de définir la périodicité et la date du versement des cotisations pour l’année suivante.